Luật Lưu trữ 2024 số 33/2024/QH15

• Số hiệu: 33/2024/QH15
• Loại văn bản: Luật
• Nơi ban hành: Quốc hội
• Người ký: Trần Thanh Mẫn
• Ngày ban hành: 21/06/2024

QUỐC HỘI -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Luật số: 33/2024/QH15	Hà Nội, ngày 21 tháng 6 năm 2024

LUẬT

LƯU TRỮ

Căn cứ Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;

Quốc hội ban hành Luật Lưu trữ.

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Luật này quy định về quản lý tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; nghiệp vụ lưu trữ; tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; lưu trữ tư; hoạt động dịch vụ lưu trữ và quản lý nhà nước về lưu trữ.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Lưu trữ là hoạt động lưu giữ tài liệu nhằm gìn giữ và phát huy các giá trị của tài liệu lưu trữ, phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của công dân.

2. Tài liệu là thông tin gắn liền với vật mang tin có nội dung và hình thức thể hiện không thay đổi khi chuyển đổi vật mang tin. Tài liệu bao gồm tài liệu giấy, tài liệu trên vật mang tin khác và tài liệu điện tử.

3. Tài liệu giấy, tài liệu trên vật mang tin khác là tài liệu tạo lập trên giấy, trên vật mang tin khác.

4. Tài liệu điện tử là tài liệu tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu.

5. Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng thuộc các chế độ chính trị - xã hội được lưu trữ theo quy định của Luật này và pháp luật khác có liên quan.

6. Bản sao tài liệu lưu trữ là bản chụp, in, số hóa, trích xuất nguyên văn toàn bộ hoặc một phần nội dung thông tin từ tài liệu lưu trữ.

7. Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng có mối quan hệ hệ thống và lịch sử.

8. Lưu trữ hiện hành là đơn vị, bộ phận thực hiện lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

9. Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ vĩnh viễn được tiếp nhận từ cơ quan, tổ chức và tài liệu lưu trữ khác theo quy định của pháp luật.

10. Nghiệp vụ lưu trữ là việc xác định giá trị, thu nộp, bảo quản, thống kê, số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

11. Dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ là dữ liệu chứa thông tin cơ bản để mô tả về tài liệu lưu trữ và đặc tính của tài liệu lưu trữ, làm cơ sở để tham chiếu, đồng bộ giữa các cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ hoặc các tập dữ liệu tài liệu lưu trữ khác nhau.

12. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là tập hợp các dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ được sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, chia sẻ, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử.

13. Kho lưu trữ chuyên dụng là cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ, kỹ thuật để bảo quản, thực hiện nghiệp vụ lưu trữ khác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

14. Lưu trữ tư là lưu trữ của cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng, tổ chức không phải là hội quần chúng do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ.

Điều 3. Áp dụng Luật Lưu trữ và pháp luật có liên quan

1. Việc lưu trữ tài liệu thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam, tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt phải tuân thủ quy định của Luật này, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều này.

2. Trường hợp tài liệu lưu trữ được công nhận là bảo vật quốc gia hoặc công nhận, ghi danh hình thức khác theo quy định của Luật Di sản văn hóa và luật khác có liên quan thì ngoài việc thực hiện theo quy định của Luật này, còn phải thực hiện theo quy định của Luật Di sản văn hóa và luật khác có liên quan. Việc mang tài liệu lưu trữ được công nhận là bảo vật quốc gia ra nước ngoài do Thủ tướng Chính phủ quyết định.

3. Trường hợp luật khác có quy định khác về thời hạn lưu trữ và trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành thì thực hiện theo quy định của luật đó.

4. Việc lưu trữ tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam thực hiện theo quy định của cơ quan có thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam.

5. Tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng quyết định việc áp dụng quy định của Luật này đối với lưu trữ tài liệu lưu trữ tư không thuộc trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này.

Điều 4. Nguyên tắc lưu trữ

1. Bảo đảm sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam; sự quản lý tập trung, thống nhất của Nhà nước; sự tham gia của xã hội, cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng.

2. Bảo đảm mục tiêu phát huy hiệu quả giá trị của tài liệu lưu trữ vì lợi ích quốc gia, dân tộc, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

3. Bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của công dân đối với tài liệu lưu trữ theo quy định của Hiến pháp và pháp luật.

4. Bảo đảm công khai, minh bạch, đúng thẩm quyền theo quy định của pháp luật Việt Nam, phù hợp với chuẩn mực và thông lệ quốc tế.

5. Quản lý tài liệu lưu trữ theo phông lưu trữ, kết hợp quản lý theo lãnh thổ, bảo đảm tính khoa học, hệ thống, khách quan, toàn diện và tính liên tục lịch sử của tài liệu lưu trữ.

6. Bảo đảm an toàn, toàn vẹn, gìn giữ lâu dài tài liệu lưu trữ và thực hiện lưu trữ dự phòng tài liệu lưu trữ.

Điều 5. Chính sách của Nhà nước về lưu trữ

1. Xây dựng nền lưu trữ Việt Nam hiện đại, đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước, hiện đại hóa nền hành chính, phục vụ Nhân dân.

2. Bảo đảm các điều kiện cần thiết cho lưu trữ. Ưu tiên nguồn vốn đầu tư công và nguồn lực khác để hiện đại hóa lưu trữ, bảo đảm an toàn, toàn vẹn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

3. Xây dựng và phát triển nguồn nhân lực lưu trữ chuyên nghiệp, phục vụ; đào tạo, xây dựng đội ngũ chuyên gia đầu ngành về lĩnh vực lưu trữ; thu hút nguồn nhân lực chất lượng cao thực hiện hoạt động lưu trữ.

4. Xây dựng xã hội lưu trữ, khuyến khích tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng bảo vệ, bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tư.

5. Xã hội hóa lưu trữ; tạo điều kiện thuận lợi để tổ chức, cá nhân trong nước đầu tư, kinh doanh dịch vụ lưu trữ. Khuyến khích tổ chức, cá nhân tài trợ, tham gia các hoạt động bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

6. Tăng cường hội nhập và hợp tác quốc tế toàn diện về lưu trữ.

Điều 6. Ngày Lưu trữ Việt Nam

Ngày 03 tháng 01 hằng năm là Ngày Lưu trữ Việt Nam.

Điều 7. Giá trị của tài liệu lưu trữ

1. Tài liệu lưu trữ là bằng chứng về hoạt động của Đảng, Nhà nước, xã hội và cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng qua các thời kỳ lịch sử của Việt Nam.

2. Tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử, giá trị pháp lý và giá trị thực tiễn trong các lĩnh vực của đời sống xã hội.

3. Tài liệu lưu trữ số có đầy đủ giá trị pháp lý như thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Điều 8. Các hành vi bị nghiêm cấm

1. Chuyển giao, cung cấp, hủy trái phép hoặc cố ý làm hư hỏng, mua bán, chiếm đoạt, làm mất tài liệu lưu trữ do cơ quan có thẩm quyền của Đảng, Nhà nước quản lý.

2. Làm giả, làm sai lệch nội dung, làm mất tính toàn vẹn của tài liệu lưu trữ và dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ; truy cập, sao chép, chia sẻ trái phép tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

3. Hủy trái phép tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt.

4. Sử dụng tài liệu lưu trữ hoặc lợi dụng hoạt động dịch vụ lưu trữ để xâm phạm lợi ích quốc gia, dân tộc, lợi ích công cộng, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng; cản trở quyền tiếp cận, sử dụng hợp pháp tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

5. Mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài, ra ngoài lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử trái quy định của pháp luật.

Chương II

QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 9. Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam

1. Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin. Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam và tài liệu lưu trữ tư.

2. Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam bao gồm toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị - xã hội, nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng Cộng sản Việt Nam. Cơ quan có thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam quy định cụ thể thành phần Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.

3. Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam gồm toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, doanh nghiệp nhà nước, đơn vị thuộc lực lượng vũ trang nhân dân; nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu lưu trữ khác được hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước, bao gồm:

a) Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trung ương của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa và Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; cơ quan, tổ chức cấp Bộ, liên khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa; cơ quan, tổ chức trung ương của Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam và tổ chức trung ương khác thuộc chính quyền cách mạng từ năm 1975 về trước; đơn vị sự nghiệp công lập thuộc cơ quan, tổ chức ở trung ương do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập; doanh nghiệp nhà nước do Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ quyết định thành lập và tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật; cơ quan, tổ chức của chế độ phong kiến và chế độ xã hội khác tồn tại trên lãnh thổ Việt Nam từ năm 1975 về trước; nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Nhà nước;

b) Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện và đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt; đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; doanh nghiệp nhà nước do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập và cơ quan, tổ chức, cá nhân không quy định tại các điểm a, c và d khoản này;

c) Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã;

d) Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của hội quần chúng do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ.

4. Tài liệu lưu trữ tư bao gồm:

a) Tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng;

b) Tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp không thuộc trường hợp quy định tại điểm d khoản 3 Điều này;

c) Tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của tổ chức phi chính phủ, tổ chức kinh tế không phải là doanh nghiệp nhà nước.

Điều 10. Thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

1. Cơ quan có thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam quản lý và lưu trữ tài liệu quy định tại khoản 2 Điều 9 của Luật này và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.

2. Bộ Nội vụ quản lý tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ sau đây:

a) Tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương;

b) Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam, không bao gồm cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ quy định tại khoản 3 Điều này;

c) Tài liệu lưu trữ dự phòng Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam, không bao gồm tài liệu lưu trữ dự phòng quy định tại khoản 3 Điều này.

3. Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Bộ Ngoại giao quản lý và lưu trữ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động, tài liệu lưu trữ dự phòng, tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của ngành quốc phòng, công an, Bộ Ngoại giao. Việc quản lý, lưu trữ tài liệu của tổ chức đảng trong các ngành quốc phòng, công an, Bộ Ngoại giao được thực hiện theo quy định của cơ quan có thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam.

4. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản lý tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh; cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ quy định tại điểm b và điểm c khoản 3 Điều 9 của Luật này và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của hội quần chúng ở địa phương do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ.

5. Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhà nước, hội quần chúng do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ quản lý và lưu trữ tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành và tài liệu lưu trữ khác theo quy định của luật có liên quan.

6. Tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng quản lý và lưu trữ tài liệu lưu trữ tư, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tư (nếu có).

Điều 11. Xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

1. Bộ trưởng Bộ Nội vụ chỉ đạo xây dựng, quản lý, vận hành cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.

Đối với cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của ngành quốc phòng, công an và Bộ Ngoại giao do Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, Bộ trưởng Bộ Công an, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao chỉ đạo xây dựng, quản lý, vận hành.

2. Người đứng đầu Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Kiểm toán nhà nước, Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Quốc hội, cơ quan khác ở trung ương, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chỉ đạo xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của Bộ, ngành, địa phương; cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.

3. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức chỉ đạo xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của Bộ, ngành, địa phương.

4. Các cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được kết nối để chia sẻ, khai thác theo quy định của pháp luật.

5. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.

Điều 12. Quản lý tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử

1. Lưu trữ hiện hành trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ có thời hạn, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn chưa đến thời hạn nộp vào lưu trữ lịch sử và tài liệu lưu trữ vĩnh viễn không thuộc trường hợp nộp vào lưu trữ lịch sử.

Lưu trữ hiện hành thực hiện các hoạt động xác định giá trị, thu nộp, bảo quản, thống kê, số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; thực hiện nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử theo quy định.

2. Lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương và cấp tỉnh trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ vĩnh viễn và tài liệu lưu trữ khác theo quy định của pháp luật.

Lưu trữ lịch sử thực hiện hoạt động thu nộp, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ theo quy định.

Điều 13. Quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp cơ quan, tổ chức giải thể, phá sản hoặc tổ chức lại

1. Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức bị giải thể, phá sản được chuyển giao cho cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý.

2. Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết khoản 1 Điều này và quy định việc quản lý tài liệu lưu trữ, trách nhiệm nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử trong trường hợp cơ quan, tổ chức được tổ chức lại.

Chương III

NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ

Mục 1. QUY ĐỊNH CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ

Điều 14. Xác định giá trị tài liệu

1. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá tài liệu để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn lưu trữ, tài liệu hết giá trị và tài liệu không có giá trị lưu trữ.

2. Nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu được quy định như sau:

a) Bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp;

b) Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn: nội dung của tài liệu; vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân có tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động; ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu; mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ; hình thức của tài liệu; tình trạng vật lý của tài liệu;

c) Xác định thời hạn lưu trữ tài liệu không được thấp hơn thời hạn lưu trữ tài liệu do cơ quan có thẩm quyền quy định.

Điều 15. Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu

1. Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu bao gồm lưu trữ vĩnh viễn và lưu trữ có thời hạn.

2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn bao gồm: tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt; hồ sơ, tài liệu về đường lối, chủ trương, chính sách, cương lĩnh, chiến lược; chương trình mục tiêu quốc gia, đề án, dự án quan trọng, trọng điểm quốc gia; hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn khác theo quy định của luật có liên quan và của cơ quan có thẩm quyền.

3. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ có thời hạn là hồ sơ, tài liệu không thuộc trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu quy định tại khoản này được tính theo năm, tối thiểu là 02 năm và tối đa là 70 năm kể từ năm kết thúc công việc.

4. Trường hợp hồ sơ có các tài liệu lưu trữ với thời hạn khác nhau thì thời hạn lưu trữ hồ sơ được xác định theo thời hạn của tài liệu có thời hạn lưu trữ dài nhất trong hồ sơ.

5. Bộ, cơ quan ngang Bộ, Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Kiểm toán nhà nước quy định cụ thể thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước sau khi có ý kiến của Bộ Nội vụ.

6. Căn cứ quy định tại các khoản 2, 3 và 5 Điều này, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định danh mục, thời hạn lưu trữ cụ thể đối với hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức mình.

7. Căn cứ quy định tại khoản 5 và khoản 6 Điều này, người được giao xử lý công việc có trách nhiệm xác định cụ thể thời hạn lưu trữ đối với hồ sơ, tài liệu.

Điều 16. Hủy tài liệu lưu trữ

1. Việc hủy tài liệu lưu trữ được thực hiện đối với các tài liệu sau đây:

a) Tài liệu lưu trữ hết thời hạn lưu trữ;

b) Tài liệu lưu trữ trùng lặp.

2. Khi hủy tài liệu lưu trữ phải bảo đảm hủy toàn bộ tài liệu và không thể khôi phục được.

3. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành được quy định như sau:

a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc trường hợp nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương quyết định hủy tài liệu lưu trữ sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ; người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc trường hợp nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh quyết định hủy tài liệu lưu trữ sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ;

b) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc trường hợp nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử quyết định hủy tài liệu lưu trữ theo quy định.

4. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử được quy định như sau:

a) Bộ trưởng Bộ Nội vụ quyết định hủy tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương;

b) Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định hủy tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh.

5. Việc hủy tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước tại lưu trữ hiện hành được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

6. Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định trình tự, thủ tục hủy tài liệu lưu trữ.

Điều 17. Thời hạn, yêu cầu và hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ

1. Người được giao xử lý công việc có trách nhiệm lập hồ sơ công việc theo quy định của pháp luật về văn thư; nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đúng yêu cầu và thời hạn theo quy định của Luật này.

2. Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tối đa là 01 năm, tính từ năm kết thúc công việc.

3. Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tối đa là 05 năm, tính từ năm nộp vào lưu trữ hiện hành, trừ trường hợp quy định tại khoản 6 Điều này.

Trường hợp luật khác có quy định về thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử thì thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tối đa là 30 năm, kể từ năm nộp vào lưu trữ hiện hành.

4. Yêu cầu đối với hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ được quy định như sau:

a) Tài liệu được nộp là bản gốc, bản chính; trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp;

b) Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị;

c) Bảo đảm đầy đủ tài liệu, có sự liên quan chặt chẽ và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc;

d) Đối với hồ sơ giấy phải đáp ứng yêu cầu quy định tại khoản 2 Điều 28 của Luật này; đối với hồ sơ, tài liệu điện tử phải đáp ứng yêu cầu quy định tại khoản 1 Điều 36 của Luật này.

5. Hồ sơ, tài liệu có đóng dấu chỉ độ mật được nộp vào lưu trữ hiện hành đúng thời hạn và bảo quản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

6. Hồ sơ có tài liệu đóng dấu chỉ độ mật hoặc tài liệu có đóng dấu chỉ độ mật chỉ được nộp vào lưu trữ lịch sử sau khi tài liệu được giải mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

7. Trường hợp hồ sơ có tài liệu giấy, tài liệu trên vật mang tin khác và tài liệu điện tử thì thu nộp tất cả tài liệu vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử.

8. Trường hợp một tài liệu đồng thời được tạo lập trên giấy, trên vật mang tin khác hoặc ở dạng thông điệp dữ liệu thì thu nộp tất cả các loại.

Điều 18. Cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước

1. Cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương được quy định như sau:

a) Quốc hội, Hội đồng bầu cử quốc gia, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Hội đồng Dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội, cơ quan thuộc Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Tổng Thư ký Quốc hội, Văn phòng Quốc hội.

Văn phòng Quốc hội làm đầu mối nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan quy định tại điểm này;

b) Chủ tịch nước, Văn phòng Chủ tịch nước.

Văn phòng Chủ tịch nước làm đầu mối nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan quy định tại điểm này;

c) Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ.

Văn phòng Chính phủ làm đầu mối nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan quy định tại điểm này;

d) Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Kiểm toán nhà nước; Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 10 của Luật này; cơ quan, tổ chức thuộc và trực thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực chuyên môn;

đ) Doanh nghiệp nhà nước do Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ quyết định thành lập; đơn vị sự nghiệp công lập do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập, trừ đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;

e) Hội quần chúng ở trung ương do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ.

2. Cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở địa phương được quy định như sau:

a) Hội đồng nhân dân cấp tỉnh, Đoàn đại biểu Quốc hội, Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân cấp tỉnh.

Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân cấp tỉnh làm đầu mối nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan quy định tại điểm này;

b) Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh làm đầu mối nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan quy định tại điểm này;

c) Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện.

Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện làm đầu mối nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan quy định tại điểm này;

d) Cơ quan chuyên môn khác thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện; Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện; tổ chức trực thuộc cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước; đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp của trung ương được tổ chức, hoạt động theo ngành dọc ở cấp tỉnh, cấp huyện; doanh nghiệp nhà nước do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập;

đ) Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã.

Ủy ban nhân dân cấp xã làm đầu mối nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan quy định tại điểm này;

e) Hội quần chúng ở địa phương do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ.

3. Trường hợp cần thiết, Thủ tướng Chính phủ quyết định cơ quan, tổ chức khác của Nhà nước không thuộc trường hợp quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước.

4. Trường hợp cơ quan, tổ chức quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này thay đổi về tên gọi thì vẫn có trách nhiệm nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo quy định tại Điều này.

Điều 19. Quyền và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trong việc thu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử

1. Cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử có quyền và trách nhiệm sau đây:

a) Đăng ký nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử;

b) Gửi hồ sơ đề nghị cho lưu trữ lịch sử có thẩm quyền, bao gồm văn bản đề nghị nộp hồ sơ, tài liệu, mục lục hồ sơ, tài liệu, trong đó xác định rõ hồ sơ, tài liệu tiếp cận có điều kiện (nếu có);

c) Nộp hồ sơ, tài liệu theo mục lục hồ sơ, tài liệu đã được hoàn thiện sau khi có ý kiến của lưu trữ lịch sử;

d) Khiếu nại việc từ chối thu hồ sơ, tài liệu của lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật.

2. Lưu trữ lịch sử có quyền và trách nhiệm sau đây:

a) Hướng dẫn cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử;

b) Có ý kiến bằng văn bản về mục lục hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ lịch sử;

c) Thu hồ sơ, tài liệu hoặc từ chối thu hồ sơ, tài liệu;

d) Sưu tầm tài liệu lưu trữ;

đ) Báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ việc thu nộp, sưu tầm tài liệu vào lưu trữ lịch sử.

3. Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết trình tự, thủ tục, việc thu nộp hồ sơ, tài liệu và sưu tầm tài liệu vào lưu trữ lịch sử.

Điều 20. Yêu cầu bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ

1. Tài liệu lưu trữ được bảo quản an toàn, có các điều kiện công nghệ, kỹ thuật cần thiết để gìn giữ lâu dài và đáp ứng yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử phải được bảo quản tại kho lưu trữ chuyên dụng.

2. Tài liệu lưu trữ phải được thống kê theo quy định của pháp luật về thống kê.

3. Việc bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Điều 21. Kho lưu trữ chuyên dụng

1. Kho lưu trữ chuyên dụng bao gồm kho lưu trữ tài liệu lưu trữ giấy, tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác và kho lưu trữ số.

2. Kho lưu trữ chuyên dụng được xây dựng đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa, có công nghệ tiên tiến, trang bị đủ phương tiện, thiết bị kỹ thuật cần thiết để thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

3. Kho lưu trữ chuyên dụng phù hợp với yêu cầu công nghệ bảo quản và đặc thù của mỗi loại hình tài liệu lưu trữ.

4. Khu vực kho lưu trữ chuyên dụng được tổ chức bảo vệ chặt chẽ, an toàn, theo quy định của pháp luật; trang bị đủ phương tiện, thiết bị kỹ thuật cần thiết cho quan sát, giám sát, phòng, chống thiên tai, hỏng, mất, phòng cháy, chữa cháy và yếu tố khác có thể gây thiệt hại đến tài liệu lưu trữ.

5. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.

Điều 22. Lưu trữ dự phòng

1. Lưu trữ dự phòng là việc lập và bảo quản tài liệu lưu trữ theo phương pháp, tiêu chuẩn đặc biệt để sử dụng trong trường hợp tài liệu lưu trữ gốc bị mất hoặc không sử dụng được. Thông tin trong tài liệu lưu trữ dự phòng có giá trị thay thế thông tin trong tài liệu lưu trữ gốc trong trường hợp tài liệu lưu trữ gốc bị mất hoặc không sử dụng được.

2. Lưu trữ dự phòng được thực hiện đối với tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn có nguy cơ bị hỏng.

3. Lưu trữ dự phòng phải đáp ứng các yêu cầu sau đây:

a) Tài liệu lưu trữ dự phòng phải bảo đảm tính toàn vẹn, độ chính xác của thông tin so với tài liệu lưu trữ gốc;

b) Tài liệu lưu trữ dự phòng có khả năng sử dụng trong trường hợp tài liệu lưu trữ gốc bị mất hoặc không sử dụng được;

c) Vật mang tin của tài liệu lưu trữ dự phòng có tính chất vật lý ít chịu tác động của điều kiện môi trường;

d) Tài liệu lưu trữ dự phòng phải được bảo quản an toàn, riêng biệt tại địa điểm khác với địa điểm bảo quản tài liệu lưu trữ gốc;

đ) Sử dụng công nghệ, thiết bị tiên tiến, hiện đại, đáp ứng yêu cầu tạo lập, lưu trữ tài liệu lưu trữ dự phòng phù hợp với các loại hình tài liệu lưu trữ.

4. Cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng thực hiện tạo lập, bảo quản và quyết định cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ dự phòng theo thẩm quyền.

5. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.

Điều 23. Hình thức, thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm:

a) Phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ;

b) Cấp bản sao tài liệu lưu trữ.

2. Bản sao tài liệu lưu trữ bao gồm bản sao tài liệu lưu trữ có xác thực của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, người đứng đầu lưu trữ lịch sử và bản sao tài liệu lưu trữ không có xác thực.

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, người đứng đầu lưu trữ lịch sử chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc cấp bản sao tài liệu lưu trữ có xác thực.

Bản sao tài liệu lưu trữ có xác thực của cơ quan, tổ chức, lưu trữ lịch sử có giá trị như tài liệu lưu trữ gốc đang bảo quản tại lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử.

3. Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ được quy định như sau:

a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại lưu trữ hiện hành;

b) Người đứng đầu lưu trữ lịch sử quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại lưu trữ lịch sử. Đối với tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện quy định tại khoản 3 Điều 25 của Luật này, người đứng đầu lưu trữ lịch sử quyết định việc sử dụng sau khi có sự đồng ý của cơ quan tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ hoặc chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư.

4. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

5. Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết khoản 1 và khoản 2 Điều này.

Điều 24. Mang tài liệu lưu trữ ra ngoài lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử

1. Tài liệu lưu trữ được phép mang ra ngoài lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử theo quyết định của người có thẩm quyền quy định tại các khoản 2, 3 và 4 Điều này và phải được hoàn trả đầy đủ, nguyên vẹn.

2. Việc mang tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam ra ngoài lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử của Đảng do cơ quan có thẩm quyền của Đảng quy định.

3. Trừ trường hợp mang tài liệu lưu trữ được công nhận là bảo vật quốc gia ra nước ngoài quy định tại khoản 2 Điều 3 của Luật này, thẩm quyền mang tài liệu lưu trữ ra ngoài lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử được quy định như sau:

a) Bộ trưởng Bộ Nội vụ quyết định việc mang tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương ra nước ngoài;

b) Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định việc mang tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh ra nước ngoài;

c) Người đứng đầu lưu trữ lịch sử quyết định việc mang tài liệu lưu trữ ra ngoài lưu trữ lịch sử để sử dụng ở trong nước;

d) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc mang tài liệu lưu trữ ra ngoài lưu trữ hiện hành để sử dụng ở trong nước và nước ngoài.

4. Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, Bộ trưởng Bộ Công an, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định việc mang tài liệu của ngành quốc phòng, công an, Bộ Ngoại giao ra ngoài lưu trữ để sử dụng ở trong nước và nước ngoài.

5. Việc mang tài liệu lưu trữ có chứa bí mật nhà nước ra ngoài lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Điều 25. Tiếp cận thông tin trong tài liệu lưu trữ

1. Việc tiếp cận thông tin trong tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành thực hiện theo quy định của pháp luật về tiếp cận thông tin.

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được tiếp cận thông tin trong tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử theo quy định của Luật này, được tiếp cận thông tin trong tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện theo quy định tại khoản 3 Điều này.

3. Việc tiếp cận có điều kiện đối với tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử được quy định như sau:

a) Tài liệu lưu trữ có thông tin nếu sử dụng có thể ảnh hưởng xấu đến quốc phòng, an ninh quốc gia, lợi ích quốc gia, dân tộc, quan hệ quốc tế; trật tự, an toàn xã hội; đạo đức xã hội, sức khỏe của cộng đồng được tiếp cận sau khi có ý kiến của cơ quan tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ;

b) Tài liệu lưu trữ tư đang lưu trữ tại lưu trữ lịch sử được tiếp cận khi có sự đồng ý của chủ sở hữu.

4. Chính phủ quy định chi tiết điểm a khoản 3 Điều này.

5. Bộ trưởng Bộ Nội vụ phê duyệt danh mục tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương; Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt danh mục tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh.

6. Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, Bộ trưởng Bộ Công an, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao phê duyệt danh mục tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện của ngành quốc phòng, công an và Bộ Ngoại giao.

Điều 26. Quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc tiếp cận và sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có các quyền sau đây:

a) Được tiếp cận thông tin trong tài liệu lưu trữ chính xác, đầy đủ, kịp thời, đúng quy định của pháp luật;

b) Sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và nhu cầu hợp pháp khác;

c) Khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ có các nghĩa vụ sau đây:

a) Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ; tôn trọng tính nguyên bản của thông tin trong tài liệu lưu trữ khi giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ;

b) Trả phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật;

c) Tuân thủ quy định của Luật này, quy chế của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ và quy định khác của pháp luật có liên quan.

Mục 2. NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ TÀI LIỆU GIẤY VÀ TÀI LIỆU TRÊN VẬT MANG TIN KHÁC

Điều 27. Phạm vi áp dụng nghiệp vụ lưu trữ tài liệu giấy và tài liệu trên vật mang tin khác

Nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu giấy và tài liệu trên vật mang tin khác phải tuân thủ quy định chung về nghiệp vụ lưu trữ tại Mục 1 Chương này và quy định cụ thể tại Mục này.

Điều 28. Thu nộp tài liệu giấy

1. Tài liệu giấy thu nộp vào lưu trữ phải được lập thành hồ sơ theo quy định tại khoản 2 Điều này.

2. Hồ sơ phải đáp ứng các yêu cầu sau đây:

a) Các yêu cầu chung đối với hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ quy định tại khoản 4 Điều 17 của Luật này;

b) Phải có tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn lưu trữ hồ sơ, người lập hồ sơ, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc; đánh số tờ; lập danh mục tài liệu đối với hồ sơ lưu trữ vĩnh viễn.

Điều 29. Tài liệu lưu trữ giấy được chuyển đổi từ tài liệu lưu trữ số

1. Tài liệu lưu trữ giấy được chuyển đổi từ tài liệu lưu trữ số có giá trị pháp lý như tài liệu lưu trữ số khi đáp ứng các yêu cầu sau đây:

a) Thông tin trong tài liệu lưu trữ giấy bảo đảm toàn vẹn như thông tin trong tài liệu lưu trữ số;

b) Có thông tin để xác định được hệ thống thông tin và chủ quản hệ thống thông tin lưu trữ tài liệu lưu trữ số;

c) Có dấu hiệu nhận biết đã được chuyển từ tài liệu lưu trữ số và có chữ ký, dấu của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện việc chuyển đổi.

2. Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định thể thức, kỹ thuật trình bày khi chuyển đổi tài liệu lưu trữ số sang tài liệu lưu trữ giấy.

Điều 30. Nghiệp vụ lưu trữ tài liệu trên vật mang tin khác

1. Nghiệp vụ lưu trữ tài liệu trên vật mang tin khác phải phù hợp với tính chất của thông tin và tính chất vật mang tin của tài liệu lưu trữ.

2. Tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác được chuyển đổi sang tài liệu lưu trữ số để thuận tiện cho quá trình quản lý, sử dụng và phát huy giá trị.

Mục 3. NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

Điều 31. Phạm vi áp dụng nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử

Nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu điện tử phải tuân thủ quy định chung về nghiệp vụ lưu trữ tại Mục 1 Chương này và quy định cụ thể tại Mục này.

Điều 32. Tài liệu lưu trữ điện tử

1. Tài liệu lưu trữ điện tử bao gồm tài liệu lưu trữ số và các tài liệu lưu trữ điện tử khác.

2. Tài liệu lưu trữ số là tài liệu được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiệu số bao gồm:

a) Tài liệu lưu trữ tạo lập dạng số;

b) Bản số hóa tài liệu lưu trữ.

3. Tài liệu lưu trữ điện tử khác là tài liệu được tạo lập, gửi, nhận và lưu trữ bằng các phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ thông tin, công nghệ điện, điện tử, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ khác tương tự, không bao gồm tài liệu được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiệu số quy định tại khoản 2 Điều này.

Điều 33. Tài liệu lưu trữ tạo lập dạng số

1. Tài liệu lưu trữ tạo lập dạng số là tài liệu được tạo ra, gửi, nhận, lưu trữ và sử dụng ở định dạng số.

2. Tài liệu lưu trữ tạo lập dạng số phải đáp ứng các yêu cầu sau đây:

a) Được xác thực số bởi cơ quan, tổ chức, cá nhân tạo ra tài liệu hoặc có yếu tố xác định được nguồn gốc của tài liệu;

b) Bảo đảm toàn vẹn từ lúc khởi tạo hoàn chỉnh đến trước khi đưa ra sử dụng. Tài liệu được bảo đảm toàn vẹn khi thông tin chưa bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình gửi, nhận, lưu trữ hoặc hiển thị;

c) Được lưu trữ đồng thời với dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ số;

d) Truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh.

Điều 34. Bản số hóa tài liệu lưu trữ

1. Bản số hóa tài liệu lưu trữ có giá trị pháp lý như tài liệu lưu trữ được số hóa khi đáp ứng các yêu cầu sau đây:

a) Thông tin trong bản số hóa tài liệu lưu trữ bảo đảm toàn vẹn như thông tin trong tài liệu lưu trữ được số hóa;

b) Có khả năng truy cập và sử dụng;

c) Có dấu hiệu nhận biết do được số hóa và được cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xác thực.

2. Thẩm quyền xác thực bản số hóa tài liệu lưu trữ được quy định như sau:

a) Cơ quan, tổ chức, cá nhân tạo ra tài liệu;

b) Cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận được tài liệu do cơ quan, tổ chức, cá nhân tạo ra tài liệu gửi đến;

c) Lưu trữ lịch sử xác thực bản số hóa tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý.

3. Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định thể thức, kỹ thuật trình bày và quy trình số hóa tài liệu lưu trữ.

Điều 35. Kho lưu trữ số

1. Kho lưu trữ số bao gồm hệ thống hạ tầng kỹ thuật, hệ thống phần mềm, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ số. Kho lưu trữ số phải đáp ứng các điều kiện sau đây:

a) Hỗ trợ thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số; quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

b) Bảo đảm an toàn thông tin, tính toàn vẹn, xác thực, khả năng truy cập, sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

c) Kết nối để chia sẻ, khai thác theo quy định của pháp luật.

2. Hạ tầng kỹ thuật bao gồm hạ tầng lắp đặt thiết bị, hạ tầng công nghệ thông tin.

3. Hệ thống phần mềm được thiết lập nhằm thực hiện các hoạt động thu nộp, phân loại, thống kê, xác định giá trị, bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số và tạo lập, quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

4. Cấp độ an toàn hệ thống thông tin của kho lưu trữ số được xác định và thực hiện theo quy định về cấp độ bảo đảm an toàn hệ thống thông tin.

5. Kho lưu trữ số nhà nước được thiết lập để quản lý, vận hành cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam và tài liệu lưu trữ số thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Nội vụ theo quy định tại khoản 2 Điều 10 của Luật này. Kho lưu trữ số nhà nước do Bộ Nội vụ quản lý.

6. Kho lưu trữ số của Bộ, ngành, địa phương được thiết lập để quản lý, vận hành cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ số thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ, ngành, địa phương.

Điều 36. Thu nộp, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ số và hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị

1. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ số được thu nộp theo quy trình, tiêu chuẩn, cấu trúc dữ liệu hồ sơ, tài liệu nộp, được kiểm tra xác thực và truyền nhận trong môi trường điện tử an toàn.

Trường hợp hồ sơ có tài liệu giấy thì tài liệu giấy phải được số hóa; việc thu nộp được thực hiện theo quy định tại các điều 17, 18 và 19 của Luật này.

2. Việc bảo quản tài liệu lưu trữ số được quy định như sau:

a) Tài liệu lưu trữ số phải đáp ứng các tiêu chuẩn, cấu trúc dữ liệu hồ sơ, tài liệu lưu trữ số; bảo đảm tính toàn vẹn, thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt;

b) Tài liệu lưu trữ số phải bảo quản an toàn, toàn vẹn về nội dung và khuôn dạng, bảo đảm được xác thực lâu dài, khả năng truy cập và được chuyển đổi phù hợp với sự thay đổi của công nghệ, đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về an toàn thông tin mạng;

c) Thời hạn lưu trữ dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ số như thời hạn lưu trữ của tài liệu lưu trữ số;

d) Tài liệu lưu trữ số được bảo quản trong kho lưu trữ số theo đơn vị là hồ sơ hoặc tài liệu.

3. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ số được quy định như sau:

a) Tài liệu lưu trữ số được sử dụng thông qua các hình thức: đọc, cấp bản sao, cung cấp thông tin từ tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

b) Tài liệu lưu trữ số được sử dụng thông qua bản dành cho người sử dụng. Bản dành cho người sử dụng được chuyển đổi khuôn dạng, điều chỉnh cấu trúc, cách thức hiển thị theo yêu cầu của công tác quản lý và nhu cầu tiếp cận của người sử dụng, bảo đảm nội dung như bản gốc.

4. Việc hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị được quy định như sau:

a) Tài liệu lưu trữ số hết giá trị khi tài liệu đó không có mối liên kết với tài liệu lưu trữ số khác có thời hạn lưu trữ dài hơn trong cùng hệ thống;

b) Khi hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị phải đồng thời hủy toàn bộ dữ liệu chủ của tài liệu đó và tài liệu giấy đã được số hóa (nếu có).

5. Căn cứ quy định của Luật này, Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, Bộ trưởng Bộ Công an, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định nguyên tắc thu nộp, bảo quản, sử dụng, hủy tài liệu lưu trữ số của ngành quốc phòng, công an, Bộ Ngoại giao.

6. Bộ trưởng Bộ Quốc phòng chủ trì, phối hợp với các Bộ có liên quan xây dựng, ban hành tiêu chuẩn, quy chuẩn và triển khai giải pháp về bảo mật, xác thực trong hoạt động nghiệp vụ lưu trữ của các cơ quan Đảng, Nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước về cơ yếu, chữ ký số chuyên dùng công vụ.

7. Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết các khoản 1, 2, 3 và 4 Điều này.

Điều 37. Lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử khác

1. Nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ điện tử khác được thực hiện phù hợp với tính chất vật mang tin của tài liệu lưu trữ điện tử đó.

2. Tài liệu lưu trữ điện tử khác được chuyển đổi sang tài liệu lưu trữ số để thuận tiện cho quá trình quản lý, sử dụng và phát huy giá trị.

Chương IV

TÀI LIỆU LƯU TRỮ CÓ GIÁ TRỊ ĐẶC BIỆT VÀ PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Mục 1. TÀI LIỆU LƯU TRỮ CÓ GIÁ TRỊ ĐẶC BIỆT

Điều 38. Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt

1. Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phải đáp ứng một trong các tiêu chí về nội dung quy định tại khoản 2 Điều này và một trong các tiêu chí về hình thức, xuất xứ quy định tại khoản 3 Điều này.

2. Tiêu chí về nội dung bao gồm:

a) Phản ánh lịch sử hình thành và phát triển của quốc gia, dân tộc, của ngành, lĩnh vực;

b) Quá trình hình thành, xác lập và thực thi chủ quyền lãnh thổ Việt Nam, biên giới quốc gia;

c) Công trình khoa học, sản phẩm tiêu biểu của ngành, lĩnh vực;

d) Thân thế, sự nghiệp và đóng góp của cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu;

đ) Tài liệu lưu trữ khác có tầm quan trọng đặc biệt đối với quốc gia, dân tộc hoặc thế giới.

3. Tiêu chí về hình thức, xuất xứ bao gồm:

a) Phương pháp, kỹ thuật trình bày đặc sắc, có tính thẩm mỹ và nghệ thuật;

b) Đặc trưng, điển hình của thời kỳ lịch sử;

c) Hình thành trong hoàn cảnh lịch sử đặc biệt về thời gian, địa điểm hoặc tác giả.

4. Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt được lưu trữ dự phòng; được thống kê và ưu tiên tổ chức sử dụng, phát huy giá trị.

Điều 39. Trình tự, thủ tục công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức; người đứng đầu lưu trữ lịch sử và cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng lập hồ sơ đề nghị công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt đối với tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý, sở hữu.

2. Hồ sơ đề nghị công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt bao gồm:

a) Văn bản đề nghị công nhận;

b) Bản thuyết minh tài liệu lưu trữ;

c) Bản sao hoặc ảnh chụp tài liệu lưu trữ thể hiện được các thông tin cơ bản của tài liệu;

d) Tư liệu, tài liệu khác chứng minh giá trị đặc biệt của tài liệu lưu trữ (nếu có).

3. Không xem xét hồ sơ đề nghị công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt trong trường hợp đang tranh chấp về quyền sở hữu, quyền quản lý.

4. Thẩm quyền công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt được quy định như sau:

a) Bộ trưởng Bộ Nội vụ công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt đối với tài liệu lưu trữ đang lưu trữ tại lưu trữ lịch sử và tài liệu lưu trữ của Bộ, ngành, cơ quan trung ương, doanh nghiệp nhà nước do Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quyết định thành lập; đơn vị sự nghiệp công lập thuộc cơ quan, tổ chức ở trung ương do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập;

b) Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt đối với tài liệu lưu trữ tư và tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức thuộc địa bàn quản lý, trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản này.

5. Người có thẩm quyền công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt quyết định hủy bỏ việc công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt trong các trường hợp sau đây:

a) Phát hiện hồ sơ đề nghị công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt không khách quan, trung thực;

b) Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt không còn đáp ứng tiêu chí tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt quy định tại khoản 1 Điều 38 của Luật này.

6. Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định trình tự, thủ tục công nhận, hủy bỏ việc công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt.

Mục 2. PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 40. Tài liệu lưu trữ được phát huy giá trị

1. Những tài liệu lưu trữ có các nội dung sau đây được phát huy giá trị bằng hình thức quy định tại Điều 41 của Luật này:

a) Lịch sử dựng nước, giữ nước, xác lập và thực thi chủ quyền; quá trình hình thành, phát triển của quốc gia, dân tộc và giá trị truyền thống của đất nước, con người Việt Nam;

b) Các sự kiện tiêu biểu, dấu mốc quan trọng trong quá trình hình thành và phát triển của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước Việt Nam; các ngành, lĩnh vực, địa phương; cơ quan, tổ chức thuộc các chế độ chính trị - xã hội; cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng qua các thời kỳ lịch sử;

c) Thành tựu tiêu biểu trong công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa.

2. Đối với tài liệu lưu trữ khác không thuộc trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này, người đứng đầu cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ, cơ quan, tổ chức, lưu trữ lịch sử chủ động phát huy giá trị bằng hình thức phù hợp.

Điều 41. Hình thức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

1. Các hình thức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ bao gồm:

a) Công khai danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ;

b) Công bố tài liệu lưu trữ;

c) Triển lãm, giới thiệu tài liệu lưu trữ;

d) Biên soạn, xuất bản, in, phát hành xuất bản phẩm lưu trữ;

đ) Lồng ghép trong hoạt động của cơ sở giáo dục;

e) Các hình thức khác.

2. Việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ được thực hiện theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan.

Điều 42. Công khai danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ

1. Danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 40 của Luật này phải được công khai trên cổng thông tin điện tử, trang thông tin điện tử của lưu trữ lịch sử, cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ.

2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, lưu trữ lịch sử có trách nhiệm công khai danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

Điều 43. Công bố tài liệu lưu trữ

1. Công bố tài liệu lưu trữ là việc cơ quan có thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chính thức thông báo công khai toàn văn hoặc một phần tài liệu lưu trữ cho công chúng.

2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc công bố tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý.

3. Lưu trữ lịch sử thực hiện công bố tài liệu lưu trữ theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền quản lý tài liệu.

Điều 44. Triển lãm, giới thiệu tài liệu lưu trữ và biên soạn, xuất bản, in, phát hành xuất bản phẩm lưu trữ

1. Triển lãm tài liệu lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật về triển lãm.

2. Xây dựng các chương trình phát thanh, truyền hình, phóng sự, phim tài liệu, bài viết, chuyên đề, chuyên mục định kỳ để giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các phương tiện thông tin đại chúng và trên các phương tiện khác.

3. Xuất bản, in, phát hành xuất bản phẩm lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật về xuất bản.

Điều 45. Lồng ghép trong hoạt động của cơ sở giáo dục

Khuyến khích cơ sở giáo dục thuộc hệ thống giáo dục quốc dân lồng ghép việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ thông qua tổ chức sự kiện ngoại khóa, hoạt động giáo dục ngoài giờ lên lớp, hoạt động trải nghiệm tại lưu trữ lịch sử; sử dụng tài liệu lưu trữ có nội dung quy định tại khoản 1 Điều 40 của Luật này trong hoạt động giáo dục, đào tạo để giáo dục truyền thống cho học sinh, sinh viên.

Điều 46. Các hình thức khác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

1. Tổ chức các hoạt động giao lưu, tọa đàm, hội nghị, hội thảo, sự kiện giáo dục, du lịch liên quan đến lưu trữ.

2. Tổ chức các cuộc thi tìm hiểu, phát triển các ý tưởng sáng tạo, ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số trong phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

3. Kết nối, chia sẻ thông tin tài liệu lưu trữ giữa các cơ quan lưu trữ trong nước và nước ngoài.

4. Thiết kế, sản xuất vật phẩm, quà tặng, đồ lưu niệm.

Chương V

LƯU TRỮ TƯ

Điều 47. Quản lý lưu trữ tư

1. Lưu trữ tư được tổ chức, thực hiện phù hợp với quy định của Luật này, quy định khác của pháp luật có liên quan và thông lệ quốc tế, phù hợp với điều kiện cụ thể của tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng và theo nguyên tắc tự bảo đảm kinh phí hoạt động.

2. Lưu trữ tư để phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử, gìn giữ, phát huy giá trị truyền thống của gia đình, dòng họ, cộng đồng và các giá trị khác của tài liệu lưu trữ, góp phần bảo tồn và phát huy bản sắc văn hóa dân tộc Việt Nam.

Điều 48. Chính sách của Nhà nước để phát triển lưu trữ tư

1. Tuyên truyền, nâng cao nhận thức của xã hội về ý nghĩa, tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ.

2. Bảo hộ quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ tư; có biện pháp ngăn chặn, xử lý kịp thời hành vi phá hoại, chiếm đoạt, sử dụng trái phép tài liệu lưu trữ tư.

3. Khuyến khích tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng cung cấp thông tin về tài liệu lưu trữ tư để xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tư, ký gửi, tặng cho, bán tài liệu lưu trữ tư cho Nhà nước.

4. Hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ tư phục vụ cộng đồng. Hỗ trợ phương tiện, trang thiết bị để tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng thực hiện lưu trữ tư phục vụ cộng đồng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tư.

5. Tạo điều kiện thuận lợi để tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng đầu tư nguồn lực, phát triển lưu trữ tư phục vụ cộng đồng.

6. Cung cấp dịch vụ thẩm định giá trị tài liệu lưu trữ tư và công nhận tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt; nhận ký gửi tài liệu lưu trữ tư.

7. Vinh danh, khen thưởng tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng có thành tích, đóng góp cho lưu trữ.

Điều 49. Quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư

1. Sở hữu hợp pháp tài liệu lưu trữ tư.

2. Quản lý, bảo quản an toàn và sử dụng, phát huy hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ tư.

3. Ký gửi, tặng cho, bán tài liệu lưu trữ tư.

4. Tổ chức lưu trữ tư phục vụ cộng đồng.

5. Cho phép cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu lưu trữ tư theo thỏa thuận.

6. Tiếp nhận, huy động và sử dụng các nguồn lực hợp pháp trong lưu trữ tư.

7. Được Nhà nước vinh danh, khen thưởng theo quy định của pháp luật về thi đua, khen thưởng.

Điều 50. Ký gửi tài liệu lưu trữ tư vào lưu trữ lịch sử

1. Tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng được ký gửi tài liệu lưu trữ tư vào lưu trữ lịch sử.

2. Lưu trữ lịch sử có quyền từ chối nhận ký gửi tài liệu lưu trữ tư khi thuộc một trong các trường hợp sau đây:

a) Đang có tranh chấp về quyền sở hữu hoặc quyền quản lý hợp pháp;

b) Tài liệu không có khả năng bảo quản lâu dài;

c) Không phù hợp với điều kiện bảo quản của lưu trữ lịch sử;

d) Vi phạm quy định về hành vi bị nghiêm cấm quy định tại Điều 8 của Luật này.

Điều 51. Tặng cho Nhà nước tài liệu lưu trữ tư

1. Tài liệu lưu trữ tư được tặng cho Nhà nước khi không thuộc trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 50 của Luật này.

2. Lưu trữ lịch sử tiếp nhận tài liệu lưu trữ tư được tặng cho Nhà nước theo thẩm quyền, phạm vi quản lý tài liệu lưu trữ.

3. Lưu trữ lịch sử quản lý, lưu trữ tài liệu lưu trữ tư được tặng cho theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan.

4. Tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng đã tặng cho tài liệu lưu trữ được ưu tiên sử dụng miễn phí tài liệu lưu trữ đã tặng cho Nhà nước; được vinh danh, khen thưởng theo quy định của pháp luật về thi đua, khen thưởng.

Điều 52. Tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt

1. Tiêu chí xác định và trình tự, thủ tục công nhận tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt được thực hiện theo quy định tại Điều 38 và Điều 39 của Luật này.

2. Tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt được Nhà nước lập bản dự phòng theo quy định tại Điều 22 của Luật này.

3. Tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt do tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng tự bảo quản được Nhà nước hỗ trợ việc bảo quản và phát huy giá trị khi tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng có yêu cầu. Nội dung hỗ trợ bao gồm:

a) Phương tiện, trang thiết bị để bảo đảm an toàn, toàn vẹn tài liệu lưu trữ;

b) Hướng dẫn, hỗ trợ thực hiện nghiệp vụ lưu trữ;

c) Phối hợp thực hiện các hình thức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

4. Việc ký gửi, tặng cho, mua bán tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt được thực hiện như sau:

a) Khuyến khích tặng cho, bán tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt cho Nhà nước. Nhà nước mua tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt theo thỏa thuận;

b) Tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng được ký gửi miễn phí tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt vào lưu trữ lịch sử theo thỏa thuận.

5. Chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt có trách nhiệm thông báo bằng văn bản đến Bộ Nội vụ ngay sau khi thực hiện các giao dịch dân sự hoặc xảy ra sự kiện sau đây:

a) Trao đổi, tặng cho, bán, để lại di sản thừa kế tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt không thuộc trường hợp quy định tại điểm a khoản 4 Điều này;

b) Khi tài liệu lưu trữ bị mất, hỏng.

6. Việc mang tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt ra nước ngoài phải đáp ứng các điều kiện sau đây:

a) Không ảnh hưởng xấu đến quốc phòng, an ninh quốc gia, lợi ích quốc gia, dân tộc;

b) Được sự đồng ý bằng văn bản của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 3 của Luật này.

Chương VI

HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ LƯU TRỮ

Điều 53. Các hoạt động dịch vụ lưu trữ

1. Các hoạt động dịch vụ lưu trữ bao gồm:

a) Kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ giấy, tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác;

b) Kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để lưu trữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

c) Số hóa, tạo lập, chuẩn hóa cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

d) Tu bổ, khử trùng, khử axit, vệ sinh tài liệu, kho lưu trữ tài liệu;

đ) Tư vấn nghiệp vụ lưu trữ.

2. Hoạt động kinh doanh dịch vụ lưu trữ quy định tại khoản 1 Điều này thuộc ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện.

3. Tổ chức đầu tư kinh doanh dịch vụ lưu trữ quy định tại điểm a và điểm b khoản 1 Điều này phải đáp ứng các điều kiện sau đây:

a) Là doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp;

b) Có cơ sở vật chất, nhân lực phù hợp để thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ; cá nhân phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ lưu trữ phải có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

4. Tổ chức đáp ứng điều kiện quy định tại khoản 3 Điều này được cơ quan tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ nơi đặt trụ sở cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ.

5. Cá nhân phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ lưu trữ tại tổ chức kinh doanh dịch vụ lưu trữ quy định tại các điểm c, d và đ khoản 1 Điều này, cá nhân độc lập kinh doanh dịch vụ lưu trữ phải có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

6. Chính phủ quy định chi tiết khoản 3 Điều này và quy định trình tự, thủ tục cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ.

Điều 54. Phạm vi cung cấp dịch vụ lưu trữ của tổ chức, cá nhân

1. Tổ chức, cá nhân kinh doanh dịch vụ lưu trữ bao gồm:

a) Tổ chức có đăng ký kinh doanh dịch vụ lưu trữ được kinh doanh các hoạt động dịch vụ lưu trữ quy định tại khoản 1 Điều 53 của Luật này;

b) Cá nhân độc lập kinh doanh dịch vụ lưu trữ được kinh doanh các hoạt động dịch vụ lưu trữ quy định tại các điểm c, d và đ khoản 1 Điều 53 của Luật này.

2. Đơn vị sự nghiệp công lập cung cấp dịch vụ lưu trữ theo thẩm quyền được giao.

Điều 55. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân

1. Trách nhiệm của cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ đối với hoạt động dịch vụ lưu trữ được quy định như sau:

a) Bộ Nội vụ hướng dẫn, thanh tra, kiểm tra về hoạt động dịch vụ lưu trữ trong phạm vi cả nước; cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; giải quyết khiếu nại, tố cáo về hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật;

b) Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện hướng dẫn, thanh tra, kiểm tra về hoạt động dịch vụ lưu trữ theo thẩm quyền quản lý; giải quyết khiếu nại, tố cáo về hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.

2. Tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ có trách nhiệm sau đây:

a) Tuân thủ quy định của pháp luật về lưu trữ và quy định khác của pháp luật có liên quan;

b) Chịu trách nhiệm về chất lượng dịch vụ lưu trữ, bồi thường thiệt hại (nếu có) trong quá trình thực hiện dịch vụ theo quy định của pháp luật;

c) Bảo mật thông tin về hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ lưu trữ; lưu trữ đầy đủ hồ sơ, tài liệu về việc thực hiện dịch vụ lưu trữ;

d) Cung cấp tài liệu, thông tin liên quan đến kết quả thực hiện dịch vụ lưu trữ khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

3. Cơ quan, tổ chức sử dụng dịch vụ lưu trữ có trách nhiệm sau đây:

a) Lựa chọn tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ bảo đảm chất lượng và chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm dịch vụ lưu trữ;

b) Quản lý, giám sát quá trình và kết quả thực hiện hợp đồng dịch vụ lưu trữ của tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ;

c) Cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước phải thông báo việc sử dụng dịch vụ lưu trữ cho cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lưu trữ. Thời hạn gửi thông báo trước ngày 31 tháng 12 của năm báo cáo.

Điều 56. Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

1. Chứng chỉ hành nghề lưu trữ được cấp cho cá nhân có đủ trình độ chuyên môn và các điều kiện theo quy định của pháp luật để thực hiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ.

2. Cá nhân được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ có quyền và nghĩa vụ sau đây:

a) Được hành nghề trên phạm vi toàn quốc theo quy định của pháp luật;

b) Tuân thủ quy định của pháp luật về lưu trữ và quy định khác của pháp luật có liên quan; tuân thủ đạo đức nghề nghiệp;

c) Không được cho người khác thuê, mượn, sử dụng Chứng chỉ hành nghề được cấp để hành nghề lưu trữ;

d) Xuất trình Chứng chỉ hành nghề và chấp hành các yêu cầu về thanh tra, kiểm tra khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

3. Điều kiện được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ bao gồm:

a) Là công dân Việt Nam;

b) Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;

c) Có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên phù hợp với hoạt động dịch vụ lưu trữ và đạt yêu cầu kiểm tra nghiệp vụ do Bộ Nội vụ tổ chức.

Trường hợp có bằng tốt nghiệp cao đẳng trở lên ngành lưu trữ thì chỉ cần đáp ứng điều kiện quy định tại điểm a và điểm b khoản này.

4. Người thuộc một trong các trường hợp sau đây không được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ:

a) Đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự;

b) Đang chấp hành hình phạt tù; đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính đưa vào cơ sở giáo dục bắt buộc, đưa vào cơ sở cai nghiện bắt buộc;

c) Đã bị kết án về một trong các tội liên quan đến an ninh quốc gia; tội cố ý làm lộ bí mật nhà nước; tội chiếm đoạt, mua bán hoặc tiêu hủy tài liệu bí mật nhà nước.

5. Chứng chỉ hành nghề lưu trữ được cấp lại trong các trường hợp sau đây:

a) Chứng chỉ hành nghề lưu trữ bị hỏng hoặc bị mất;

b) Thay đổi thông tin cá nhân trên Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

6. Chứng chỉ hành nghề lưu trữ bị thu hồi trong trường hợp sau đây:

a) Không đáp ứng điều kiện quy định tại khoản 3 Điều này;

b) Thuộc trường hợp không được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ quy định tại khoản 4 Điều này.

7. Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định việc kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ; quy định chi tiết việc cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

Chương VII

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ LƯU TRỮ

Điều 57. Nội dung quản lý nhà nước về lưu trữ

1. Xây dựng, ban hành, hướng dẫn, tổ chức thực hiện chiến lược, kế hoạch và chính sách phát triển lưu trữ; văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ; tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, yêu cầu kỹ thuật, định mức kinh tế - kỹ thuật, chất lượng sản phẩm, dịch vụ trong hoạt động lưu trữ.

2. Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ.

3. Quản lý công tác báo cáo, thống kê về lưu trữ.

4. Quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ.

5. Đào tạo, bồi dưỡng, phát triển nguồn nhân lực lưu trữ; định hướng chương trình bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ về lưu trữ.

6. Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về lưu trữ.

7. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về lưu trữ.

8. Hợp tác quốc tế về lưu trữ.

Điều 58. Trách nhiệm quản lý nhà nước về lưu trữ

1. Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về lưu trữ.

2. Bộ Nội vụ là cơ quan đầu mối giúp Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về lưu trữ; chủ trì, phối hợp với các Bộ, cơ quan ngang Bộ thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ.

3. Bộ Công an, trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, có trách nhiệm bảo đảm an ninh thông tin trên không gian mạng trong lĩnh vực lưu trữ.

4. Bộ Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm xây dựng, ban hành tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về an toàn thông tin mạng trong lưu trữ tài liệu điện tử, trừ nội dung quy định tại khoản 6 Điều 36 của Luật này; phối hợp với Bộ Nội vụ trong việc ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số, an toàn thông tin mạng và giao dịch điện tử trong lĩnh vực lưu trữ.

5. Bộ, cơ quan ngang Bộ, trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ.

6. Ủy ban nhân dân các cấp, trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ ở địa phương.

Điều 59. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và cá nhân

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, có trách nhiệm sau đây:

a) Tổ chức tuyên truyền, nâng cao nhận thức về bảo vệ, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

b) Chỉ đạo việc số hóa, xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; quản lý tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và tổ chức thực hiện lưu trữ theo quy định của pháp luật;

c) Chỉ đạo lưu trữ hiện hành nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử đủ thành phần, đúng thời hạn;

d) Chịu trách nhiệm về việc lựa chọn tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý.

2. Người đứng đầu lưu trữ lịch sử có trách nhiệm bảo đảm các điều kiện cần thiết để cơ quan, tổ chức, cá nhân tiếp cận kịp thời, đầy đủ thông tin trong tài liệu lưu trữ khi có nhu cầu.

3. Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, Bộ trưởng Bộ Công an, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao thực hiện trách nhiệm quy định tại các điểm a, b và d khoản 1 Điều này và trách nhiệm sau đây:

a) Quy định về lưu trữ thuộc phạm vi quản lý phù hợp với cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ sau khi có ý kiến thống nhất của Bộ trưởng Bộ Nội vụ;

b) Lập kho lưu trữ chuyên dụng để quản lý tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý;

c) Lập danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn thuộc phạm vi quản lý, trừ tài liệu chứa bí mật nhà nước và hằng năm cập nhật, gửi Bộ Nội vụ.

4. Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động có trách nhiệm nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đúng yêu cầu và thời hạn theo quy định của pháp luật.

Điều 60. Kinh phí bảo đảm lưu trữ

Kinh phí bảo đảm lưu trữ của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, lưu trữ lịch sử do ngân sách nhà nước bảo đảm và được sử dụng cho các hoạt động sau đây:

1. Thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ; sưu tầm tài liệu lưu trữ;

2. Chỉnh lý, xác định giá trị, lập mục lục hồ sơ, tài liệu lưu trữ;

3. Bảo quản, lưu trữ dự phòng, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin và thống kê tài liệu lưu trữ;

4. Số hóa, xây dựng, chuẩn hóa cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

5. Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

6. Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ;

7. Phát triển nguồn nhân lực lưu trữ;

8. Hợp tác quốc tế về lưu trữ;

9. Xây dựng, bố trí kho lưu trữ; hạ tầng kỹ thuật, hạ tầng công nghệ thông tin lưu trữ;

10. Mua sắm thiết bị, phương tiện lưu trữ;

11. Hoạt động khác phục vụ lưu trữ.

Điều 61. Người làm lưu trữ

Người làm lưu trữ ở cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị - xã hội, doanh nghiệp nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân được hưởng chế độ ưu đãi ngành, nghề, công việc đặc thù, chế độ, chính sách khác theo quy định của pháp luật.

Điều 62. Hợp tác quốc tế về lưu trữ

1. Hợp tác quốc tế về lưu trữ được thực hiện trên cơ sở tôn trọng độc lập, chủ quyền, bình đẳng, các bên cùng có lợi theo quy định của pháp luật Việt Nam và phù hợp với điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên.

2. Nội dung hợp tác quốc tế về lưu trữ bao gồm:

a) Ký kết và tổ chức thực hiện điều ước quốc tế, thỏa thuận quốc tế về lưu trữ;

b) Gia nhập các tổ chức quốc tế về lưu trữ;

c) Xây dựng và thực hiện chương trình, dự án hợp tác quốc tế về lưu trữ;

d) Trao đổi, hợp tác về quản lý lưu trữ và nghiệp vụ lưu trữ;

đ) Phối hợp với cơ quan, tổ chức nước ngoài tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ về Việt Nam;

e) Nghiên cứu, ứng dụng, chuyển giao khoa học và công nghệ về lưu trữ;

g) Hợp tác trong việc bảo hộ tài liệu lưu trữ của Việt Nam ở nước ngoài;

h) Hợp tác phát triển nguồn nhân lực và trao đổi chuyên gia về lưu trữ;

i) Trao đổi, chia sẻ tài liệu lưu trữ để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

Chương VIII

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 63. Sửa đổi, bổ sung một số điều của các luật có liên quan

1. Bổ sung ngành, nghề số thứ tự 229 vào sau số thứ tự 228 thuộc Phụ lục IV về Danh mục ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện ban hành kèm theo Luật Đầu tư số 61/2020/QH14 đã được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Luật số 72/2020/QH14, Luật số 03/2022/QH15, Luật số 05/2022/QH15, Luật số 08/2022/QH15, Luật số 09/2022/QH15, Luật số 20/2023/QH15, Luật số 26/2023/QH15, Luật số 27/2023/QH15, Luật số 28/2023/QH15 và Luật số 31/2024/QH15 như sau:

229	Kinh doanh dịch vụ lưu trữ

2. Bổ sung số thứ tự 10 vào sau số thứ tự 09 mục V phần B của Phụ lục số 01 về Danh mục phí, lệ phí ban hành kèm theo Luật Phí và lệ phí số 97/2015/QH13 đã được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Luật số 09/2017/QH14, Luật số 23/2018/QH14, Luật số 72/2020/QH14, Luật số 16/2023/QH15, Luật số 20/2023/QH15 và Luật số 24/2023/QH15 như sau:

10

Lệ phí cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Bộ Tài chính

Điều 64. Hiệu lực thi hành

1. Luật này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2025.

2. Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 hết hiệu lực kể từ ngày Luật này có hiệu lực thi hành, trừ trường hợp quy định tại các điểm a, b, c và d khoản 1, khoản 5 và khoản 6 Điều 65 của Luật này.

Điều 65. Quy định chuyển tiếp

1. Kể từ ngày Luật này có hiệu lực thi hành:

a) Trong thời hạn 10 năm, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu theo quy định của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 và nộp vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh đối với tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã trước ngày Luật này có hiệu lực thi hành;

b) Trong thời hạn 05 năm, cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu theo quy định của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 phải hoàn thành việc chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu theo quy định của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 đối với tài liệu hình thành trước ngày Luật này có hiệu lực thi hành nhưng chưa được chỉnh lý theo quy định của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định của Luật này;

c) Trong thời hạn 10 năm, lưu trữ lịch sử phải hoàn thành việc chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu theo quy định của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 đối với tài liệu đang bảo quản tại lưu trữ lịch sử nhưng chưa được chỉnh lý theo quy định của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13;

d) Tổ chức, cá nhân đủ điều kiện thực hiện dịch vụ chỉnh lý tài liệu theo quy định của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 và tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ tư vấn nghiệp vụ lưu trữ theo quy định của Luật này được thực hiện việc chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu quy định tại các điểm a, b và c khoản này;

đ) Trong thời hạn 05 năm, cơ quan, tổ chức đã xác định bí mật nhà nước có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với lưu trữ lịch sử thực hiện việc giải mật tài liệu đã nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Việc giải mật tài liệu lưu trữ đã nộp vào lưu trữ lịch sử trong trường hợp cơ quan xác định bí mật nhà nước không còn hoạt động thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và quy định tại khoản 2 Điều này.

2. Việc giải mật tài liệu lưu trữ trong trường hợp cơ quan xác định bí mật nhà nước không còn hoạt động quy định tại điểm đ khoản 1 Điều này được quy định như sau:

a) Người đứng đầu cơ quan tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định việc giải mật tài liệu lưu trữ trong trường hợp để đáp ứng yêu cầu thực tiễn bảo vệ lợi ích quốc gia, dân tộc; phát triển kinh tế - xã hội; hội nhập, hợp tác quốc tế;

b) Người đứng đầu lưu trữ lịch sử thực hiện các hình thức xác định việc giải mật tài liệu lưu trữ trong trường hợp tài liệu không còn thuộc danh mục bí mật nhà nước;

c) Không thực hiện việc giải mật tài liệu lưu trữ trong trường hợp việc giải mật có thể gây nguy hại đến lợi ích quốc gia, dân tộc.

3. Việc hủy tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước đã nộp vào lưu trữ lịch sử trước ngày Luật này có hiệu lực thi hành được quy định như sau:

a) Bộ trưởng Bộ Nội vụ quyết định hủy tài liệu tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương; Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định hủy tài liệu tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh;

b) Tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước được hủy trong các trường hợp sau: khi không cần thiết phải lưu giữ và việc hủy tài liệu không gây nguy hại đến lợi ích quốc gia, dân tộc; nếu không hủy tài liệu sẽ gây nguy hại cho lợi ích quốc gia, dân tộc;

c) Việc hủy tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước phải bảo đảm các yêu cầu theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

4. Tài liệu lưu trữ có thời hạn được lưu trữ tại lưu trữ lịch sử trước ngày Luật này có hiệu lực thi hành thì lưu trữ lịch sử tiếp tục lưu trữ cho đến hết thời hạn.

5. Chứng chỉ hành nghề lưu trữ được cấp theo quy định của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 được tiếp tục sử dụng đến khi hết thời hạn ghi trên Chứng chỉ.

6. Đối với hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn của cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử được hình thành trước ngày Luật này có hiệu lực thi hành, thời hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thực hiện theo quy định của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 nhưng không quá ngày 01 tháng 7 năm 2030.

Luật này được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XV, kỳ họp thứ 7 thông qua ngày 21 tháng 6 năm 2024.

CHỦ TỊCH QUỐC HỘI Trần Thanh Mẫn

Tiếng Anh (English)

THE NATIONAL ASSEMBLY OF VIETNAM --------	THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ---------------
Law No. 33/2024/QH15	Hanoi, June 21, 2024

LAW

ARCHIVES

Pursuant to the Constitution of Socialist Republic of Vietnam;

The National Assembly hereby promulgates the Law on Archives.

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

Article 1. Scope

This Law provides for management of archived documents and database on archived documents; archiving works; archived documents having special value and upholding of the value of archived documents; private archives; archiving services and state management of archiving.

...

...

...

For the purposes of this Law, the terms below shall be construed as follows:

1. ”Archiving” means an act of archiving documents in order to preserve and uphold values of archived documents, thereby serving development and protection of the Fatherland and safeguarding right to access to information of each citizen.

2. ”Document” means information attached to a carrier where contents and appearance are not changed when the carrier is changed. Documents include physical documents, documents on other information carriers and electronic documents.

3. ”Physical document” or “document on another information carrier” means a document produced on a paper or another information carrier.

4. ”Electronic document” means a document produced in the form of data message.

5. ”Archived documents” mean documents produced by operations conducted by agencies, organizations, individuals, families, clans and community under socio-political regimes and archived according to regulations of this Law and other relevant laws.

6. ”Copy of an archived document” means information photocopied, printed, digitized, or extracted in part or in full from the archived document.

7. ”Fonds” means all archived documents produced throughout operation by an agency/organization/individual/family/clan/community and having systematic and historical relationships.

8. ”Archiving unit” means a unit or department that archives archived documents of an agency/organization.

...

...

...

10. ”Archiving works” mean determination of value, collection, submission, preservation, production of statistics, digitalization, creation of database and use of archived documents.

11. “Master data of archived documents” mean data containing the core information that is used to describe archived documents and their attributes, thereby serving as a basis for reference and synchronization among different databases on archived documents or datasets of archived documents.

12. “Archived document database” means a collection of master data of archived documents arranged and organized for access, sharing, management and updating by electronic means.

13. “Specialized archive” means a facility or technical and technological infrastructure used to preserve and carry out other archiving works, and uphold the value of archived documents.

14. “Private archive” means an archive of an individual/family/clan/community/organization that is not a social organization assigned tasks by the Communist Party or the State.

Article 3. Application of the Law on Archives and relevant laws

1. Documents included in a National Fonds of Vietnam and private archives having special value shall be archived according to regulations of this Law, except for the cases specified in Clause 2 and Clause 3 of this Article.

2. If archived documents are recognized as national treasures or recognized or registered in other forms according to regulations of the Law on Cultural Heritage and other relevant laws, in addition to regulations of this Law, regulations of the Law on Cultural Heritage and other relevant laws shall apply. Archived documents recognized as national treasures shall be carried abroad under the Prime Minister's decision.

3. In case another law provides for period of archiving documents and responsibilities for management of documents archived at archiving units, such law shall prevail.

...

...

...

5. Organizations, individuals, families, clans and community shall decide to apply regulations of this Law to archive private archives other than those specified in Clause 1 of this Article.

Article 4. Rules for archiving documents

1. Ensure the leadership of the Communist Party of Vietnam; focused and uniform management by the State; and participation of the public, agencies, organizations, individuals, families, clans and community.

2. Fullfil objectives of increasing the importance and upholding the value of archived documents for national and public benefits and legitimate rights and interests of agencies/organizations/individuals.

3. Protect citizens' rights to access documents archived according to regulations of the Vietnamese Constitution and laws.

4. Be public and transparent, archive documents intra vires according to regulations of Vietnamese laws, and conform to international standards and practices.

5. Manage archived documents by fonds and territory. Make sure that they are managed in a scientific, systematical, objective, comprehensive and historically continuous manner.

6. Ensure safety and integrity of, and preserve archived documents for a long term and back up archived documents.

Article 5. State’s policies on archives

...

...

...

2. Meeting necessary conditions for archiving documents. Giving priority to public investment capital and other resources so as to modernize archiving, ensure safety and integrity of, and uphold the value of archived documents.

3. Building and developing professional human resources in charge of archiving documents; training and develop a qualified staff of the archiving sector; attracting high-quality human resources to archive documents.

4. Developing archiving society and encouraging organizations/individuals/families/clans/community to protect, preserve and uphold the value of private archives.

5. Promoting private sector involvement in archiving; enabling domestic and individuals to invest and trade in archiving services. Encouraging organizations and individuals to give donation and participate in protection and upholding of the value of archived documents.

6. Promoting comprehensive international cooperation and integration of archiving.

Article 6. Vietnam Archiving Day

Vietnam Archiving Day is celebrated on January 03 every year.

Article 7. Value of archived documents

1. Archived documents are evidences for operations conducted by the Communist Party, the State, the society and agencies, organizations, individuals, families, clans and community in historical periods of Vietnam.

...

...

...

3. A digitally archived document shall have legal value as a data message according to regulations of the law on electronic transactions.

Article 8. Prohibited acts

1. Illegally transferring, providing, destroying or intentionally damaging, purchasing, selling, appropriating or losing archived documents managed by competent authorities of the Communist Party and the State.

2. Counterfeiting, falsifying contents of, losing the integrity of archived documents and master data of archived documents; illegally accessing, copying and sharing archived documents and archived document database.

3. Illegally destroying private archives having special value.

4. Using archived documents or taking advantage of archiving services to infringe national and public benefits, public interests, legitimate rights and interests of agencies, organizations, individuals, families, clans and community; obstructing exercise of rights to legally access and use archived documents of agencies, organizations and individuals.

5. Illegally carrying archived documents abroad and out of archiving units and historical document-archiving units

Chapter II

MANAGEMENT OF ARCHIVED DOCUMENTS AND ARCHIVED DOCUMENT DATABASE

...

...

...

1. A national fonds of Vietnam includes all archived documents of Vietnam, regardless of the time on which these archived documents are produced, preservation locations, information-recording techniques and information carriers. National fonds of Vietnam include fonds of the Communist Party, fonds of the State and private archives.

2. A fonds of the Communist Party of Vietnam includes all archived documents produced during operation by agencies and organizations of the Communist Party of Vietnam, the forerunner of the Communist Party, Vietnam Fatherland Front, socio-political organizations, historical and typical figures of the Communist Party. The competent authority affiliated to the Communist Party of Vietnam shall elaborate components of the fonds of the Communist Party.

3. A fonds of the State includes all archived documents produced during operation by regulatory bodies, public service providers, state-owned enterprises, units affiliated to the people's armed forces; historical and typical figures and other archived documents produced in historical periods of Vietnam, including:

a) Archived documents produced during operation by central authorities and organizations of the State of the Democratic Republic of Vietnam and Socialist Republic of Vietnam; ministerial agencies and organizations, inter-zones, zones and special zones of the State of the Democratic Republic of Vietnam; central authorities and organizations of the Provisional Revolutionary Government of the Republic of South Vietnam and other central organizations of the revolutionary administration in 1975 and earlier; public service providers affiliated to central authorities and organizations established under decisions of the Government and the Prime Minister; state-owned enterprises established under decisions of the Prime Minister, Ministers, Heads of ministerial agencies and Governmental agencies and other economic organizations according to regulations of law; authorities and organizations of the feudalism and other regimes in the territory of Vietnam in 1975 and earlier; historical and typical figures of the State;

b) Archieved documents produced during operation by agencies and organizations of provinces and districts and special administrative – economic zones; public service providers affiliated to Provincial People’s Committees; state-owned enterprises established under decisions of Chairpersons of Provincial People’s Committees and agencies/organizations/individuals other than those specified in points a, c and d of this Clause;

c) Archived documents produced during operation by People's Councils and People’s Committees of communes;

d) Archived documents produced during operation by social organizations assigned tasks by the Communist Party and the State;

4. Private archives include:

a) Archived documents produced during operation by individuals, families, clans and community;

...

...

...

c) Archieved documents produced during operation by non-governmental organizations and economic organizations that are not state-owned enterprises.

Article 10. Power to manage archived documents and archived document database

1. The competent authority of the Communist Party of Vietnam has power to manage and archive documents specified in Clause 2 Article 9 of this Law and the archived document database included in the fonds of the Communist Party.

2. The Ministry of Home Affairs has power to manage the following archived documents and archived document database:

a) Documents archived at the historical document-archiving unit of the State at central level;

b) Archived document database of the fonds of the State, excluding the archived document databases specified in Clause 3 of this Article;

c) Backup documents of the fonds of the State, excluding backup documents specified in Clause 3 of this Article.

3. The Ministry of National Defense, the Ministry of Public Security, and the Ministry of Foreign Affairs have power to manage and archive documents produced during operation, backup documents, archived documents having special value and archived document databases in national defense, public security and foreign affair sectors. Documents of Communist Party organizations in national defense, public security and foreign affair sectors shall be managed and archived according to regulations issued by the competent authority of the Communist Party of Vietnam.

4. Provincial People’s Committees have power to manage archived documents at historical document-archiving units of the State in their provinces; archived document databases specified in point b and point c Clause 3 Article 9 of this Law and archived document databases of social organizations assigned tasks by the Communist Party and the State in such provinces.

...

...

...

6. Organizations/individuals/families/clans/community have power to manage and archive private archives and their databases (if any).

Article 11. Establishing and updating archived document database

1. The Minister of Home Affairs shall direct establishment, management and operation of an archived document database of the fond of the State.

The Minister of National Defense, the Minister of Public Security, and the Minister of Foreign Affairs shall direct establishment, management and operation of archived document databases of national defense, public security and foreign affair sectors.

2. Ministers, Heads of ministerial agencies, Governmental agencies, Supreme People's Court, Supreme People's Procuracy, State Audit, Office of the President, Office of the National Assembly, other central authorities, Chairpersons of Provincial People’s Committees shall direct establishment and updating of archived document databases of Ministries, central and local authorities; and updating of the archived document database of the fonds of the State.

3. Heads of agencies and organizations shall direct establishment and updating of their archived document databases; and updating of archived document databases of Ministries, central and local authorities.

4. Archived document databases included in the national fonds of Vietnam shall be connected for the purposes of sharing and access according to regulations of law.

5. The Government shall elaborate this Article.

Article 12. Managing archived documents at archiving units and historical-document archiving units

...

...

...

The archiving unit shall determine value, collect, submit, preserve, produce statistics, digitalize, establish a database, and use archived documents and uphold the value of these archived documents;

2. Historical document-archiving units of the State at central and provincal levels shall directly manage permanently archived documents and other archived documents according to regulations of law.

Historical document-archiving units shall determine value, collect, submit, preserve, produce statistics, digitalize, establish a database, and use archived documents and uphold the value of these archived documents according to regulations of law.

Article 13. Managing archived documents in case agencies and organizations are dissolved, declared bankrupt or re-organized

1. Archived documents of agencies and organizations that are dissolved or declared bankrupt shall be transferred to superior agencies and organizations or agencies and organizations having power to manage such archived documents.

2. The Minister of Home Affairs shall elaborates Clause 1 of this Article, management of archived documents, and responsibilities for submission of documents to historical document-archiving units in case agencies and organizations are re-organized.

Chapter III

ARCHIVING WORKS

Section 1. GENERAL PROVISIONS ON ARCHIVING WORKS

...

...

...

1. Determination of value of documents means assessment of such documents with a view to determining documents to be archived, the period of archiving documents, documents whose archiving period has elapsed and documents that do not have to be archived.

2. The value of documents shall be determined according to the following rules and principles:

a) The value of documents shall be determined in a manner that ensures political, historical, comprehensive and general principles.

b) The value of documents shall be determined according to standards, including contents, locations of agenciens/organizations/individuals whose documents are produced during their operation; meanings of events, time and places for production of documents; integrity of fonds; forms and physical conditions of documents;

c) The period of archiving documents shall not be shorter than the period regulated by the competent authority.

Article 15. Period of archiving dossiers and documents

1. Dossiers and documents may be archived permanently or for a certain period.

2. Dossiers and documents permanently archived include archived documents having special value; dossiers and documents on polices, guidelines, platforms and strategies; national target programs, key works and projects of national importance; and other documents permanently archived according to regulations of relevant laws and competent authorities.

3. Dossiers and documents other than those specified in Clause 2 of this Article are archived for a fixed period.

...

...

...

4. If a dossier contains archived documents whose archiving periods are different, the period of archiving such dossier is the longest period of archiving the document

5. Ministries, ministerial agencies, Supreme People's Court, Supreme People’s Procuracy and State Audit shall issue specific regulations on periods for archiving dossiers and documents used for sectors and fields under their state management after seeking opinions from the Ministry of Home Affairs.

6. Pursuant to regulations in Clauses 2, 3 and 5 of this Article, heads of agencies and organizations shall promulgate specific regulations on lists of and periods of archiving dossiers and documents produced during their operation.

7. Pursuant to regulations in Clauses 5 and 6 of this Article, a person assigned to perform tasks shall be responsible for determining a fixed period of archiving dossiers and documents.

Article 16. Destruction of archived documents

1. Archived documents shall be destroyed in the following cases:

a) The period of archiving such archived documents ends;

b) Archived documents are identical.

2. Upon destruction, archived documents must be completely destroyed, thereby making them unrecoverable.

...

...

...

a) Heads of agencies and organizations required to submit documents to historical document-archiving units of the State at central level have power to decide to destroy documents after seeking assessment opinions from agencies advising and assisting the Minister of Home Affairs in state management of archiving; heads of agencies and organizations required to submit documents to historical document-archiving units of the State at provincial level have power to decide to destroy documents after seeking assessment opinions from agencies advising and assisting Provincial People’s Committees in state management of archiving;

b) Heads of agencies and organizations not required to submit documents to historical document-archiving units have power to decide to destroy archived documents according to regulations of law.

4. Power to decide destruction of documents archived at historical document-archiving units is regulated as follows:

a) The Minister of Home Affairs has power to decide to destroy documents archived at historical document-archiving units of the State at central level;

b) Chairpersons of Provincial People’s Committees have power to decide to destroy documents archived at historical document-archiving units of the State at provincial level;

5. Documents containing state secrets archived at archiving units shall be destroyed according to regulations of law on protection of state secrets.

6. The Minister of Home Affairs shall issue regulations on procedures for destroying archived documents.

Article 17. Time limit, requirements and dossiers and documents submitted to archiving units

1. A person assigned to perform tasks shall be responsible for compiling official dossiers according to regulations of the law on management of records; submitting dossiers and documents to an archiving unit according to requirements and within the time limit according to regulations of this Law.

...

...

...

3. The time limit for submission of dossiers and documents to a historical document-archiving unit shall not exceed 05 years from the year in which such dossiers and documents are submitted to the archiving unit, except for the case specified in Clause 6 of this Article.

In case another law contains regulations on time limit for submission of dossiers and documents to the historical document-archiving unit, the time limit for submission of dossiers and documents to the historical document-archiving unit shall not exceed 30 years from the year in which such dossiers and documents are submitted to the archiving unit.

4. Requirements to be satisfied by dossiers and documents submitted to an archiving unit are regulated as follows:

a) Each dossier or document submitted shall be an original or authentic copy; if the original or authentic copy is not available, a legal copy of the dossider or document is required;

b) Dossiers and documents shall properly explain functions and tasks of the agency/organization/unit;

c) Dossiers and documents shall be adequate, closely related to each other and properly reflect sequences of events or business functions to be performed;

d) Physical dossiers shall meet requirements specified in Clause 2 Article 28 of this Law; electronic dossiers and documents shall meet requirements specified in Clause 1 Article 36 of this Law.

5. Dossiers and documents marked with classification levels shall be submitted to the archiving unit within the prescribed time limit and preserved according to regulations of the law on protection of state secrets.

6. Dossiers containing documents marked with classification levels or documents marked with classification levels may only be submitted to historical document-archiving units after they are declassified according to regulations of the law on protection of state secrets.

...

...

...

8. If a document is currently produced on a paper and another information carrier or produced in the form of data message, all types of document shall be collected and submitted.

Article 18. Agencies and organizations submitting dossiers and documents to historical document-archiving units of the State

1. Central agencies and organizations submitting dossiers and documents to historical document-archiving units of the State:

a) National Assembly, National Election Council, Standing Committee of the National Assembly, Ethnic Council, Committees of the National Assembly, agencies affiliated to the Standing Committee of the National Assembly, Secretary General of the National Assembly, Office of the National Assembly.

The Office of the National Assembly shall act as a focal point to submit archived documents and dossiers of agencies specified in this point;

b) The President, Office of the President.

The Office of the President shall act as a focal point to submit archived documents and dossiers of agencies specified in this point;

c) The Government, the Prime Minister, the Government’s Office.

The Office of the Government shall act as a focal point to submit archived documents and dossiers of agencies specified in this point;

...

...

...

dd) State-owned enterprises established under decisions of the Prime Minister, Ministers, Heads of ministerial agencies and Governmental agencies; public service providers established under decisions of the Government or the Prime Minister, except for public service providers affiliated to Provincial People’s Committees;

e) Central social organizations assigned tasks by the Communist Party and the State;

2. Local agencies and organizations submitting dossiers and documents to historical document-archiving units of the State:

a) Provincial People's Council, Delegation of the National Assembly Deputies, Office of Delegation of the National Assembly Deputies and People’s Council of province.

The Office of Delegation of the National Assembly Deputies and Provincial People’s Council shall act as focal points to submit archived documents and dossiers of agencies specified in this point;

b) Provincial People's Committee, Office of Provincial People's Committee.

The Office of the Provincial People's Committee shall act as a focal point to submit archived documents and dossiers of agencies specified in this point;

c) People's Council, People's Committee, Office of People's Council and People’s Committee of district.

The Office of People’s Council and the People’s Committee of district shall act as focal points to submit archived documents and dossiers of agencies specified in this point;

...

...

...

dd) The People’s Council and People’s Committee of commune;

The People’s Committee of commune shall act as a focal point to submit archived documents and dossiers of agencies specified in this point;

e) Local social organizations assigned tasks by the Communist Party and the State;

3. If necessary, the Prime Minister shall decide state agencies and organizations which submit dossiers and documents to historical document-archiving units of the State other than those specified in Clause 1 and Clause 2 of this Article.

4. If any agency or organization specified in Clause 1 and Clause 2 of this Article changes its name, they are still be responsible for submitting dossiers and documents to historical document-archiving units according to regulations in this Article.

Article 19. Rights and responsibilities of agencies and organizations for submission of dossiers and documents to historical document-archiving units

1. An agency/organization submitting dossiers and documents to a historical document-archiving unit has the following rights and responsibilities:

a) Apply for submission of documents and dossiers to the historical document-archiving unit;

b) Send an application to the competent historical document-archiving unit. The application shall include an application form for submission of dossiers and documents and a list of dossiers and documents, specifying dossiers and documents with conditional access (if any);

...

...

...

d) Complain about refusal to collect dossiers and documents by the historical document-archiving unit according to regulations of law.

2. The historical document-archiving unit has the following rights and responsibilities:

a) Instruct the agency/organization to submit documents and dossiers to the historical document-archiving unit;

b) Give written opinions about the list of documents and dossiers submitted;

c) Collect or refuse to collect dossiers and documents;

d) Collect archived documents;

dd) Report collection and submission of documents to the historical document-archiving unit to the archiving authority.

3. The Minister of Home Affairs shall issue specific regulations on procedures for collecting and submitting documents to historical document-archiving units.

Article 20. Requirements for preservation and production of statistics of archived documents

...

...

...

2. The production of statistics of archived documents shall conform to the law on statistics.

3. The preservation and production of statistics of archived documents containing state secrets shall comply with the law on protection of state secrets.

Article 21. Specialized archives

1. Specialized archives include physical document archives, archives of documents on other information carriers and digital archives.

2. A specialized archive shall be built in a manner that meets modernization requirements and applies advanced technologies, and shall be fully equiped with necessary technical equipment and devices in order to serve archiving works and uphold the value of archived documents.

3. A specialized achive shall meet preservation technology requirements and be consistent with characteristics of each type of archived documents.

4. Specialized achives shall be carefully and safely protected according to regulations of law; and fully equipped with necessary technical equipment and devices for supervision, fire safety, prevention of natural disasters, destruction, loss and other factors that may cause damage to archived documents.

5. The Government shall elaborate this Article.

Article 22. Backups

...

...

...

2. Archived documents having special value and permanently archived documents that may be damaged shall be backed up.

3. Backups shall meet the following requirements:

a) Backups shall ensure the accuracy and integrity of information included in original documents;

b) Backups shall be available for use in case original documents are lost or unusable.

c) Information carriers of backups shall be resistant to environmental effects;

d) Backups shall be safely and separately preserved at locations different from those of original documents;

dd) Modern and advanced technologies and equipment shall be applied and used to create and archive backups. These technologies and equipment shall meet requiprements for creating and archiving backups and be consistent with types of archived documents.

4. Agencies managing backups shall create, preserve and decide to grant permission for use of backups within their juridiction.

5. The Government shall elaborate this Article.

...

...

...

1. Uses of archived documents include:

a) Serving readers;

b) Issuing copies of archived documents.

2. Copies of archived documents include copies of archived documents certified by heads of agencies/organizations/historical document-archiving units and copies of archived documents without certification.

Heads of agencies/organizations/historical document-archiving units shall be responsible to the law for issuing certified copies of archived documents.

Copies of archived documents certified by agencies/organizations/historical document-archiving units shall have the same value as original documents preserved at archiving units and historical document-archiving units.

3. Power to grant permission for use of archived documents is regulated as follows:

a) A head of an agency/organization has power to decide the use of archived documents that are being preserved at an archiving unit;

b) A head of a historical document-archiving unit has power to decide the use of archived documents that are being preserved at such historical document-archiving unit. The head of the historical document-archiving unit has power to decide the use of archived documents with conditional access specified in Clause 3 Article 25 of this Law after obtaining permission of the agency advising and assisting the Minister of Home Affairs, the Provincial People’s Committee in state management of archiving or the owner of private archives.

...

...

...

5. The Minister of Home Affairs shall elaborate Clauses 1 and 2 of this Article.

Article 24. Carrying archived documents out of archiving units and historical-document archiving units

1. Archived documents may be carried out of archiving units and historical-document archiving units according to decisions issued by competent persons specified in Clauses 2,3 and 4 of this Article and must be returned in a full and intact manner.

2. Documents included in fonds of the Communist Party of Vietnam may be carried out of archiving units and historical-document archiving units of the Communist Party according to regulations issued by competent authorities of the Communist Party.

3. Except for cases where archived documents recognized as national treasures are carried abroad according to regulations in Clause 2 Article 3 of this Law, power to carry archived documents out of an archiving unit or historical-document archiving unit is regulated as follows:

a) The Minister of Home Affairs has power to decide to carry documents archived at the historical document-archiving unit of the State at central level abroad;

b) Chairpersons of Provincial People’s Committees have power to decide to carry documents archived at the historical document-archiving unit of the State at provincial level abroad;

c) A head of a historical document-archiving unit has power to decide to carry archived documents out of such historical document-archiving unit for domestic use;

d) A head of an agency/organization has power to decide to carry archived documents out of the archiving unit for use in Vietnam and foreign countries.

...

...

...

5. Archived documents containing state secrets shall be carried out of archiving units and historical document-archiving units according to regulations of the law on protection of state secrets.

Article 25. Access to information included in archived documents

1. The access to information on documents archived at archiving units shall comply with regulations of law on access to information.

2. Agencies/organizations/individuals may access information on documents archived at historical document-archiving units according to regulations of this Law, and archived documents with conditional access according to regulations in Clause 3 of this Article.

3. Documents archived at historical document-archiving units with conditional access shall be accessed as follows:

a) Archived documents containing information that may produce adverse effects on national defense, national security, national and public interests, and international relations; social order and safety; social ethics and community health may be accessed after seeking opinions from agencies advising and assisting the Minister of Home Affairs, Provincial People’s Committees in state management of archiving;

b) Private archives archived at historical document-archiving units may be accessed when obtaining permission of their owners.

4. The Government shall elaborate point a Clause 3 of this Article.

5. The Minister of Home Affairs shall approve lists of documents with conditional access archived at historical document-archiving units of the State at central level; Chairpersons of Provincial People’s Committees shall approve lists of documents with conditional access archived at historical document-archiving units of the State at provincal level.

...

...

...

Article 26. Rights and obligations of agencies/organizations/individuals to access to and use of information on archived documents

1. An agency/organization/individual has the following rights:

a) Be entitled to access information on archived documents in an accurate, full and prompt manner according to regulations of law;

b) Use information on archived documents to perform tasks, conduct scientific and historical research and meet other demands in accordance with regulations of law;

c) Make complaints and denunciations according to the law on complaints and denunciations.

2. When using information on archived documents, the agency/organization/individual has the following obligations:

a) Give guidance on archival numbers, originality of archived documents and agencies and organizations managing archived documents; ensure authenticity of information on archived documents when introducing or quoting such archived documents;

b) Pay fee for use of these archived documents according to regulations of law;

c) Comply with regulations of this Law, rules of agencies/organizations managing archived documents and other relevant laws.

...

...

...

Article 27. Scope of archiving physical documents and documents on other information carriers

Physical documents and documents on other information carriers shall be archived according to general provisions on archiving works in Section 1 of this Chapter and specific regulations in this Section.

Article 28. Collection and submission of physical documents

1. Physical documents collected and submitted to an archiving unit shall be complied into a dossier according to regulations in Clause 2 of this Article.

2. The dossier shall meet the following requirements:

a) The dossier shall satisfy general requirements applicable to dossiers and documents submitted to archiving units according to Clause 4 Article 17 of this Law;

b) The dossier shall have title, number and code, and contain information, including archiving period, dossier compiler, start date and end date; the dossier shall be paginated; if the dossier is permanently archived, a list of documents shall be made.

Article 29. Conversion from physical archived documents into digital archived documents

1. A physical archived document converted from a digital archived document shall have the same legal value as the digital archived document when the following requirements are met:

...

...

...

b) There is information to identify the information system for archiving digital archived documents and its governing body;

c) There is a sign to certify that the physical archived document has been converted from the digital archived document and the physical archived document shall bear signature and seal of the convertor.

2. The Minister of Home Affairs shall issue regulations on structure and format techniques when ditigal archived documents are converted into physical archived documents.

Article 30. Archiving documents on other information carriers

1. Documents on other information carriers shall be archived in a manner that is consistent with characteristics of the information and these information carriers.

2. Archived documents on other information carriers shall be converted into digital archived documents in order to facilitate management, use and upholding of value.

Section 3. ARCHIVING ELECTRONIC DOCUMENTS (E-DOCUMENTS)

Article 31. Scope of archiving e-documents

E-documents shall be archived according to general provisions on archiving works in Section 1 of this Chapter and specific regulations in this Section.

...

...

...

1. Electronic archived documents include digital archived documents and other electronic archived documents.

2. Digital archived documents are documents produced by way of using digital signals, including:

a) Digitally produced documents;

b) Digitized copies of archived documents.

3. Other electronic archived documents are documents produced, transmitted, received and archived by means operated applying information technology, electrical, electronic and magnetic technologies, wireless transmission, optics, electromagnetic technology or other similar technologies, excluding documents produced by way of using digital signal according to Clause 2 of this Article.

Article 33. Digitally produced documents

1. Digitally produced document means a document produced, transmitted, received, archived and used in digital format.

2. The digitally produced document shall meet the following requirements:

a) It shall be digitally certified by a document producer or its origin can be determined;

...

...

...

c) The digitally produced document and its master data shall be archived at the same time;

d) The digitally produced document may be accessed and used in final format.

Article 34. Digitized copies of archived documents.

1. A digitized copy of archived document shall have the same legal value as a digitally produced document when the following requirements are met:

a) The integrity of information is maintained.

b) The digitized copy of archived document is accessible and usable;

c) The digitized copy of archived document has indication of digitization and it shall be certified by a competent agency/organization/individual.

2. Power to certify a digitized copy of archived document is regulated as follows:

a) An agency/organization/individual producing the digitized copy of archived document has power to certify it;

...

...

...

c) A historical-document archiving unit has power to certify any digitized copy of archived document under its management.

3. The Minister of Home Affairs shall issue regulations on structure, format techniques and procedures for digitalizing archived documents.

Article 35. Digital archives

1. A digital archive includes technical infrastructure, software system, archived document database and digital archived documents. The digital archive shall meet the following requirements:

a) Give assistance in archiving digital archived documents; manage archived document database;

b) Ensure information safety, maintain integrity and authenticity, be accessible and usable and uphold the value of archived documents;

c) Make connection to share and access documents according to regulations of law.

2. Technical infrastructure includes infrastructure for equipment installation and information technology infrastructure.

3. The software system is built to collect, submit, classify, produce statistics of, determine value of, preserve, access and use digital archived documents and establish and manage the archived document database.

...

...

...

5. The digital archive of the State is created to manage and operate the archived document database of the fonds of the State and digital archived documents under the management of the Ministry of Home Affairs according to regulations in Clause 2 Article 10 of this Law. The digital archive of the State is managed by the Ministry of Home Affairs.

6. Digital archives of Ministries, central and local authorities are created to manage and operate archived document databases and digital archived documents under their management.

Article 36. Collection, submission, preservation and use of digital archived documents and destruction of digital archived documents whose archiving period has elapsed

1. Digital archived documents and dossiers shall be collected and submitted in a manner that follows standard procedures and complies with regulations on data structure, and inspected, certified, transmitted and received in a safe electronic environment.

If a dossier contains physical documents, such physical documents shall be digitalized; the collection and submission of digital archived documents shall comply with regulations in Articles 17, 18 and 19 of this Law.

2. A digital archived document shall be preserved as follows:

a) The digital archived document shall satisfy standards and regulations on data structure of digital archived dossiers and documents; the integrity, unity, authenticity, security and accessibility shall be ensured; the digital archived document shall be preserved and used by a specialized and separate method.

b) The digital archived document shall have its integrity ensured in terms of content and format, be preserved safely, authenticated for a long term, accessed and converted in a manner that is consistent to technological change and complies with regulations of law on cyberinformation security;

c) The period of archiving master data of the digital archived document shall be same as the period of archiving the digital archived document;

...

...

...

3. A digital archived document shall be used as follows:

a) The digital archived document shall be used to read, issue copies and provide information on the digital archived document and the archived document database;

b) The digital archived document shall have separate copies for users. Each separate copy’s format shall be converted and the structure and display manner of the copy shall also be adjusted in order to meet demands for management and access of users. Contents of the original copy shall be kept unchanged.

4. A digital archived document whose archiving period has elapsed shall be destroyed as follows:

a) The archiving period of the digital archived document has elapsed when it is not associated with other digital archived documents with longer archiving period in the same system;

b) Digital archived documents whose archiving period has elapsed and their master data and physical documents digitalized (if any) shall be destroyed at the same time.

5. Pursuant to regulations of this Law, the Minister of National Defense, the Minister of Public Security, and the Minister of Foreign Affairs shall issue regulations on principles of collection, submission, preservation, use and destruction of digital archived documents of national defense, public security and foreign affair sectors.

6. The Minister of National Defense shall preside over and cooperate with relevant Minister in making and promulgating standards and regulations and adopting methods for security and authentication in archiving works carried out by authorities of the Communisty Party and the State in the field of state management of cipher and civil service digital signature.

7. The Minister of Home Affairs shall elaborate Clauses 1, 2, 3 and 4 of this Article.

...

...

...

1. Other electronic archived documents shall be archived in a manner that is consistent with characteristics of information carriers of such documents.

2. Other electronic archived documents shall be converted into digital archived documents in order to facilitate management, use and upholding of value.

Chapter IV

ARCHIVED DOCUMENTS HAVING SPECIAL VALUE AND UPHOLDING VALUE OF ARCHIVED DOCUMENTS

Section 1. ARCHIVED DOCUMENTS HAVING SPECIAL VALUE

Article 38. Archived documents having special value

1. An archived document having special value shall meet one of the content criteria specified in Clause 2 of this Article and one of the format and origin criteria specified in Clause 3 of this Article

2. Content criteria includes:

a) Reflections on history of establishment and development of Vietnam, the public, fields and sectors;

...

...

...

c) Scientific research and quality products of fields and sectors;

d) Backgrounds, careers and contributions of outstanding individuals, and typical families and clans;

dd) Other archived documents that are important to Vietnam, the public and the world.

3. Format and origin criteria includes:

a) Unique, aesthetic and artistic display methods and techniques;

b) Key features and characteristics of historical periods;

c) Historic origins in terms of time, locations or authors.

4. Archived documents having special value shall be backed up, compiled and prioritized for use and upholding of their value.

Article 39. Procedures for recognizing special value of archived documents

...

...

...

2. An application for recognizing special value of archived documents includes:

a) An application form for recognition;

b) A written explanation about archived documents;

c) A copy or photocopy of each archived document, specifying basic information on the archived document;

d) Other materials proving special value of archived documents (if any).

3. The application for recognizing special value of archived documents will not be considered in case of disputes over the ownership of or the right to manage such documents.

4. Power to recognize special value of archived documents is regulated as follows:

a) The Minister of Home Affairs has power to recognize special value of documents that are being archived at historical document-archiving units and archived documents of Ministries, central authorities and state enterprises established under decisions of the Prime Minister, Ministers and Heads of ministerial agencies; public service providers affiliated to central authorities and organizations established under decisions of the Government and the Prime Minister;

b) Chairpersons of Provincial People's Committees have power to recognize special value of private archives and archived documents of agencies and organizations within their provinces, except for the cases specified in point a of this Clause.

...

...

...

a) It is detected that the information on the application for recognizing special value of the archived document is not objective and correct;

b) The archived document having special value no longer meets the criteria specified in Clause 1 Article 38 of this Law.

6. The Minister of Home Affairs shall issue regulations on procedures for recognizing and withdrawing recognition of special value of archived documents.

Section 2. UPHOLDING VALUE OF ARCHIVED DOCUMENTS

Article 40. Archived documents having their special value upheld

1. Each archived document containing the following contents shall have its value upheld by one of the methods specified in Article 41 of this Law:

a) History of national construction and defense, establishment and exercise of sovereignty; processes of establishment and development of the nation and the public and traditional values ​​of the country and people of Vietnam;

b) Remarkable events and significant milestones in the establishment and development of the Communist Party and State of Vietnam; sectors, fields, and local areas; agencies and organizations under socio-political regimes; individuals, families, clans, and community throughout historical periods;

c) Outstanding achievements in building and defending the Fatherland of the Socialist Republic of Vietnam.

...

...

...

Article 41. Methods for upholding value of archived documents

1. The value of archived documents shall be upheld by the following methods:

a) Publicizing a list of archived documents and dossiers;

b) Announcing archived documents;

c) Exhibiting and introducing archived documents;

d) Compiling, publishing, printing and distributing archived publications;

dd) Integrating contents of upholding of the value of archived documents into activities of educational institutions;

e) Other methods.

2. The value of archived documents shall be upheld according to regulations of this Law and relevant laws.

...

...

...

1. The list of archived documents and dossiers specified in Clause 1 Article 40 of this Law shall be publicized on web portal, website of each historical document-archiving unit, agency/organization managing archived documents.

2. The head of the agency/organization/historical document-archiving unit shall be resposible for publicizing the list of archived documents and dossiers.

Article 43. Announcing archived documents

1. Announcement about an archived document means an act of officially and publicly announcing a part or the whole of the archived document to the public by an authority having power to manage such archived document.

2. A head of an agency/organization shall decide to announce archived documents under their management.

3. A historical document-archiving unit shall announce archived documents according to the decision issued by the authority having power to manage such archived documents.

Article 44. Exhibiting and introducing archived documents and compiling, publishing, printing and distributing archived publications;

1. Archived documents shall be exhibited according to the law on exhibition.

2. Radio and television programs, reports, documentaries, articles, special topics, and periodic columns shall be developed and written in order to introduce archived documents on mass media and other means.

...

...

...

Article 45. Integrating contents of upholding of the value of archived documents into activities of educational institutions;

Educational institutions in the national education system are encouraged to intergrate contents of upholding of the value of archived documents into extracurricular events and activities and experiential activities at historical document-archiving units; use archived documents containing contents specified in Clause 1 Article 40 of this Law for education and training, thereby educating students about traditions.

Article 46. Other methods for upholding value of archived documents

1. Organize exchange activities, discussions, conferences, seminars, education and tourism events related to archives.

2. Hold competitions to learn and develop creative ideas, and apply information technology and digital transformation to upholding of the value of archived documents.

3. Connect and share information on archived documents among domestic and foreign archiving authorities.

4. Design and produce items, gifts and souvenirs.

Chapter V

PRIVATE ARCHIVES

...

...

...

1. Private archives shall be developed in a manner that complies with regulations of this Law, relevant laws and international practices and is consistent with specific conditions of organizations/individuals/families/clans/community and shall cover their own expenses.

2. Private archives shall be used to serve practical activities and scientific and historical research, preserve and uphold traditional value ​​of families, clans and community and other values ​​of archived documents, thereby contributing to preservation and promotion of Vietnamese national cultural identity

Article 48. State’s policies on development of private archives

1. Disseminating information to raise society’s awareness of meanings and importance of archived documents.

2. Protecting the ownership of private archives; taking measures to prevent and promptly handle acts of destruction, appropriation and illegal use of private archives.

3. Encouraging organizations/individuals/families/clans/community to provide information about private archives so as to build a database on private archives, transfer, gift, and sell private archives to the State.

4. Giving guidelines for archiving private archives which serve the community. Offering facilities and supplying equipment to organizations/individuals/families/clans/community to develop private archives that serve the community and uphold the value of private archives.

5. Enabling organizations/individuals/families/clans/community to invest in resources in order to develop private archives serving the community.

6. Offering services of assessment the value of private archives and recognition of special value of private archives; receiving private archives that have been transferred.

...

...

...

Article 49. Rights and obligations of owner of private archives

1. Legally own private archives.

2. Safely manage and preserve, and effectively use and uphold the value of private archives.

3. Transfer, gift and sell private archives.

4. Organize private archives to serve the community.

5. Allow agenices/organizations/individuals to use private archives as agreed.

6. Receive, mobilize and use legal resources in private archives.

7. Be commended and rewarded by the State according to regulations of the law on emulation and commendation

Article 50. Transferring private archives to historical document-archiving units

...

...

...

2. The historical document-archiving unit has the right to reject private archives in one of the following cases:

a) There are disputes over the owneship of or the right to manage private archives;

b) Private archives cannot be preserved for a long term;

c) Private archives are not conformable with preservation conditions imposed by the historical document-archiving unit.

d) Private archives violate regulations on prohibited acts specified in Article 8 of this Law.

Article 51. Gifting private archives to the State

1. Private archives may be gifted to the State if they do not fall within the cases specified in Clause 2 Article 50 of this Law.

2. Historical document-archiving units may receive private archives gifted to the State within their jurisdiction and under their management.

3. Historical document-archiving units managing and archiving private archives may gift their private archives according to regulations of this Law and relevant laws.

...

...

...

Article 52. Private archives having special value

1. Criteria for determination of and procedures for recognizing special value of private archives shall comply with regulations in Article 38 and Article 39 of this Law.

2. Private archives having special value shall be backed up by the State according to regulations in Article 22 of this Law.

3. Regarding private archives having special value self-preserved by organizations/individuals/families/clans/community, the State shall provide assistance in preserving and upholding the value of these private archives as requested by such organizations/individuals/families/clans/community. The State shall provide assistance in terms of:

a) Facilities and equipment for assurance of safety and integrity of private archives;

b) Guidelines for and assitance in archiving private archives;

c) Cooperation in use of methods for upholding the value of private archives.

4. Private archives having special value shall be transferred, gifted, purchased and sold as follows:

a) Private archives having special value are encouraged to be gifted and sold to the State. The State shall purchase private archives having special value as agreed;

...

...

...

5. The owner of private archives having special value shall be responsible for giving a written notification to the Ministry of Home Affairs after civil transactions are conducted or:

a) Private archives having special value that do not fall within the case specified in point a Clause 4 of this Article are exchanged, gifted, sold or inherited;

b) Private archives are lost or damaged.

6. Private archives having special value may be carried abroad when the following requirements are met:

a) Not causing adverse effects on national defense and security, national or public interests;

b) Obtaining written permission from the Minister of Home Affairs, except for the case specified in Clause 2 Article 3 of this Law.

Chapter VI

ARCHIVING SERVICES

Article 53. Archiving services

...

...

...

a) Trade in technical infrastructure for preservation of physical archived documents and dossiers and archived documents on other information carriers;

b) Trade in technical infrastructure for the purpose of archiving digital archived documents and dossiers and archived document databases;

c) Digitalization, creation and standardization of archived document databases;

d) Repair, disinfection, deacidification and clean of documents and document archives;

dd) Provision of advice on archiving works.

2. Archiving services specified in Clause 1 of this Article are involved in conditional business lines.

3. An organization investing on trade in archiving services specified in points a and b Clause 1 of this Article shall meet the following requirements:

a) Be an enterprise according to regulations of the law on enterprises;

b) Have appropriate facilities and human resources to operate archiving services; an individual in charge of archiving techniques and works shall have an archiving practice certificate.

...

...

...

5. Each individual in charge of archiving techniques and works at an organization trading archiving services specified in points c, d and dd Clause 1 of this Article or an independent individual trading archiving services shall have an archiving practice certificate.

6. The Government shall elaborate Clause 3 of this Article and procedures for issuing certificates of eligibility for trade in archiving services.

Article 54. Scope of provision of archiving services by organizations and individuals

1. Organizations/individuals trading archiving services include:

a) Organizations that have registered trade in archiving services are entitled to trade archiving services specified in Clause 1 Article 53 of this Law;

b) Independent individuals trading archiving services are entitled to trade archiving services specified in points c, d and dd Clause 1 Article 53 of this Law;

2. Public service providers may provide archiving services within their juridiction.

Article 55. Responsibilities of agencies, organizations and individuals

1. Archiving authorities shall be responsible for archiving services. To be specific:

...

...

...

b) People's Committees of provinces and districts shall provide guidance on, and conduct inspection of archiving services under their management; resolve complaints about and denunciations of archiving services according to regulations of law;

2. Organizations/individuals providing archiving services shall:

a) Comply with regulations of the law on archives and relevant laws;

b) Be responsible for quality of archiving services and compensation for damage (if any) during provision of archiving services according to regulations of law;

c) Secure information about dossiers and documents of agencies/organizations/individuals using archiving services; store all dossiers and documents on provision of archiving services;

d) Supply information and documents related to results of provision of archiving services as requested by competent authorities.

3. Agencies/organizations using archiving services shall:

a) Select organizations/individuals to provide quality archiving services and assume responsibilities for quality of archiving service products;

b) Manage and supervise processes and results of execution of contracts for archiving services by organizations/individuals providing such archiving services;

...

...

...

Article 56. Archiving practice certificates

1. Archiving practive certificates shall be issued to persons who are qualified and meet conditions according to regulations of law for trade in archiving services.

2. Each person issued with an archiving practice certificate has the following rights and obligations:

a) Be entitled to practice archving works nationwide according to regulations of law;

b) Comply with regulations of the law on archives and relevant laws; and code of professional ethics;

c) Be prohibited from allowing other persons to rent, borrow or use his/her archiving practice certificate;

d) Present his/her archiving practice certificate and meet inspection requirements at the request of the compentent authority.

3. A person shall be issued with an archiving practice certificate if he/she satisfies the following conditions:

a) Be a Vietnamese citizen;

...

...

...

c) Obtain at least a Diploma Level 4 of VQF suitable for archiving services and fullfil archiving requirements imposed by the Ministry of Home Affairs.

A holder of Advanced Diploma Level 5 of VQF or higher in the archiving major shall only meet conditions specified in points a and b of this Clause.

4. An archiving practice certificate must not be issued to a person who:

a) is facing criminal prosecution;

b) is serving an imprisonment sentence; is serving administrative sanction at a compulsory educational institution or a compulsory detoxification establishment;

c) has an unspent conviction for any of the offences against regulations on national security; deliberate disclosure of classified information; appropriation, trade, destruction of classified documents or items

5. An archiving practice certificate shall be re-issued in the following cases:

a) The archiving practice certificate is lost or damaged;

b) There is a change in personal information on the archiving practice certificate.

...

...

...

a) Failing to meet conditions specified in Clause 3 of this Article;

b) Falling within one of the cases specified in Clause 4 of this Article.

7. The Minister of Home Affairs shall provide for inspection of archiving works; elaborate issuance, re-issuance and revocation of archiving practice certificates.

Chapter VII

STATE MANAGEMENT OF ARCHIVING

Article 57. State management of archiving

1. Formulating, promulgating, providing guidance on and implementing strategies, plans and policies on development of archiving; legislative documents on archiving; technical regulations, standards, technical requirements and economic-technical norms, thereby improving quality of archiving products and services.

2. Disseminating laws on archives.

3. Managing reports on and statistics of archives.

...

...

...

5. Providing training and refresher training and developing human resouces for archiving; orientating programs for training in archiving works.

6. Conducting emulation and commendation affairs in relation to archiving.

7. Carrying out inspection and dealing with complaints and denunciations, and handling violations against law on archives.

8. Making international cooperation in archiving.

Article 58. Responsibilities for state management of archiving

1. The Government shall perform uniform state management of archiving.

2. The Ministry of Home Affairs shall act as a presiding agency which assists the Goverment in performing uniform state management of archiving; take charge of and cooperate with Ministries, and ministerial agencies in performing state management of archiving.

3. The Ministry of Public Security, within its tasks and powers, shall be responsible for ensuring information security on cyberspace in the archiving sector.

4. The Ministry of Information and Communications shall be responsible for establishing and issuing standards and technical regulations on cyberinformation security for archiving e-documents, except for the contents specified in Clause 6 Article 36 of this Law; cooperating with the Ministry of Home Affairs to apply information technology, digital transformation, cyberinformation security and electronic transactions to the archiving sector.

...

...

...

6. People's Committees at all levels, within their tasks and powers, shall perform state management of archiving in their local areas.

Article 59. Responsibilities of heads of agencies/organizations and individuals

1. Heads of agencies/organizations, within their tasks and powers, shall be responsible for:

a) Disseminating information to raise awareness of protecting and upholding the value of archived documents;

b) Directing digitization and establishment of archived document databases; managing archived documents and archived document databases and organizing archiving operations according to regulations of law;

c) Directing archiving units to submit dossiers and documents to historical document-archiving units in a full and punctual manner;

d) Selecting organizations/individuals to provide archiving services with regard to archived documents under their management.

2. Heads of historical document archiving-units shall be responsible for meeting necessary conditions to enable agencies/organizations/individuals to promptly access all information on archived documents when they have demands.

3. The Minister of National Defense, the Minister of Public Security, and the Minister of Foreign Affairs shall assume their responsibilities specified in points a,b and d Clause 1 of this Article and be responsible for:

...

...

...

b) Building up specialized archives to manage archived documents under their management;

c) Making lists of dossiers and documents permanently archived under their management, except for documents containing state secrets and annually updating and sending these lists to the Ministry of Home Affairs.

4. Officials, public employees and employees shall be responsible for submitting dossiers and documents to archiving units in a manner that meets requirements, is punctual and conforms to regulations of law.

Article 60. Funds for archiving

Funds for archiving of regulatory bodies, political organizations, Vietnam Fatherland Front Committee, socio-political organizations, people's armed forces, historical document archiving-units shall be covered by state budget and used for:

1. Collection and submission of archived documents and dossiers; collection of archived documents;

2. Correction, determination of value, and compilation of lists of archived dossiers and documents;

3. Preservation, creation of backups, assurance of information safety and security and production of statistics of archived documents;

4. Digitization, establishment and standardization of archived document databases;

...

...

...

6. Research into, scientific application and transfer of technologies for archiving;

7. Development of human resouces for archiving;

8. International cooperation in archiving.

9. Establishment and arrangement of archives; technical infrastructure and IT infrastructure for archiving;

10. Procurement of equipment and devices for archiving;

11. Other activities;

Article 61. Archivists

Archivists working for regulatory bodies, political organizations, Vietnam Fatherland Front Committee, socio-political organizations, state-owned enterprises, public service providers, people's armed forces, historical document archiving-units shall be entitiled to incentives for special works and other benefits according to regulations of law.

Article 62. International cooperation in archiving

...

...

...

2. Contents of international cooperation in archiving include:

a) Signing and organizing implementation of international agreements and treaties on archiving;

b) Acceding to international archiving organizations;

c) Developing and carrying out programs and projects on international cooperation in archiving;

d) Exchanging and cooperating in management of archiving and archiving works;

dd) Cooperating with foreign agencies and organizations in exhibiting and displaying archived documents on Vietnam;

e) Researching, applying and transferring archiving technologies;

g) Cooperating in protection of Vietnam’s archived documents in foreign countries;

h) Cooperating in development of human resource and exchanging experts in archiving;

...

...

...

Chapter VIII

IMPLEMENTATION CLAUSE

Article 63. Amendments to some articles of relevant laws

1. Business Line No. 229 shall be added after the Bussiness Line No. 228 Appendix IV- List of conditional business lines issued together with the Law on Investment No. 61/2020/QH14 amended by Law No. 72/2020/QH14, Law No. 03/2022/QH15, Law No. 05/2022/QH15, Law No. 08/2022/QH15, Law No. 09/2022/QH15, Law No. 20/2023/QH15, Law No. 26/2023/QH15, Law No. 27/2023/QH15, Law No. 28/2023/QH15 and Law No. 31/2024/QH15 as follows:

229

Trade in archiving services

2. No. 10 shall be added after No. 9 section V Part B Appendix 01- List of fees and charges issued together with the Law on Fees and Charges No. 97/2015/QH13 amended by Law No. 09/2017/QH14, Law No. 23/2018/QH14, Law No. 72/2020/QH14, Law No. 16/2023/QH15, Law No. 20/2023/QH15 and Law No. 24/2023/QH15 as follows:

10

Fee for issuance of archiving practice certificate

...

...

...

Article 64. Effect

1. This Law comes into force from July 01, 2025.

2. The Law on Archives No. 01/2011/QH13 shall cease to have effect from the effective date of this Law, except for the cases specified in points a, b, c and d Clause 1, Clause 5 and Clause 6 Article 65 of this Law.

Article 65. Transitional provisions

1. From the effective date of this Law:

a) Within 10 years, provincial People's Committees shall be responsible for correcting and determining the value of documents according to regulations of the Law on Archives No. 01/2011/QH13 and submitting documents eligible for permanent preservation and produced during operation by People's Councils, People's Committees of communes to provincial historical document-archiving units of the State before the effective date of this Law;

b) Within 05 years, agencies and organizations being sources of document providers according to the Law on Archives No. 01/2011/QH13 shall finish correcting and determining the value of documents that are produced before the effective date of this Law but have not yet been corrected according to regulations of the Law on Archives No. 01/2011/QH13 and submit these documents to historical document-archiving units according to regulations of this Law.

c) Within 10 years, historical document-archiving units shall finish correcting and determining the value of documents that are being preserved at such historical document-archiving units but have not yet been corrected according to regulations of the Law on Archives No. 01/2011/QH13;

d) Organizations and individuals eligible for correction of documents according to regulations of the Law on Archives No. 01/2011/QH13 and organizations and individuals providing advice on archiving works according to regulations of this Law may correct and determine the value of documents specified in points a, b and c of this Clause;

...

...

...

2. In case agencies determining state secrets no longer operate, the declassification of archived documents specified in point dd Clause 1 of this Article is regulated as follows:

a) Heads of agencies advising and assisting the Minister of Home Affairs, Provincial People’s Committees in state management of archiving shall decide declassification of archived documents to meet practical requirements for protection of national and public interests; socio-economic development; international cooperation and integration;

b) If documents are no longer included in the list of state secrets; heads of historical document-archiving units shall take forms of determination of the declassification of archived documents;

c) If the declassification of archived documents may bring harm to national and public interests, it shall be prohibited.

3. Documents containing state secrets and submitted to historical document-archiving units before the effective date of this Law shall be destroyed as follows:

a) The Minister of Home Affairs shall decide the destruction of documents archived at the central historical document-archiving unit of the State; Chairpersons of provincial People's Committees shall decide the destruction of documents archived at provincial historical document-archiving units of the State;

b) Archived documents containing state secrets shall be destroyed in cases it is not necessary to archive these documents and the destruction causes no harm to national and public interests; the failure to immediately destroy such documents will bring harm to national and public interests.

c) The destruction of archived documents containing state secrets shall meet requirements according to regulations of the law on protection of state secrets.

4. Any document archived at a historical document-archiving unit for a certain period before the effective date of this Law shall continue to be archived until such period ends.

...

...

...

6. Regarding any dossier or document that is eligible for permanent preservation and produced before the effective date of this Law, and must be submitted and archived at a historical document-archiving unit, the time limit for submitting and archiving such dossier or document at the historical document-archiving unit shall comply with regulations of the Law on Archives No. 01/2011/QH13 but the dossier or document shall be submitted and archived by July 01, 2030.

This Law is approved in the 7^th session of the 15^thNational Assembly of the Socialist Republic of Vietnam in June 21, 2024.

CHAIRMAN OF NATIONAL ASSEMBLY




Tran Thanh Man