|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH TIỀN GIANG
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 74/KH-UBND
|
Tiền Giang, ngày 19 tháng 3 năm
2018
|
KẾ HOẠCH
THỰC HIỆN QUY HOẠCH NGÀNH VĂN THƯ,
LƯU TRỮ TỈNH TIỀN GIANG NĂM 2018
Căn cứ Quyết định số 1957/QĐ-UBND ngày 12 tháng 8 năm 2014 của
Ủy ban nhân dân tỉnh về việc phê duyệt quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ tỉnh Tiền
Giang đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030.
Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng Kế hoạch cụ thể thực hiện quy
hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ tỉnh Tiền Giang năm 2018 như sau:
I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU
1. Mục đích
Cụ thể hóa các nội dung, nhiệm vụ cơ bản đã được xác định
trong Quyết định số 1957/QĐ-UBND, làm căn cứ để các cơ quan, đơn vị, địa phương
xây dựng kế hoạch thực hiện trong năm 2018 theo đúng lộ trình đề ra. Từ đó, từng
bước thực hiện có hiệu quả quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ tỉnh Tiền Giang đến
năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030.
2. Yêu cầu
Tăng cường trách nhiệm của các cấp, các ngành và địa phương
trong việc tổ chức thực hiện có hiệu quả quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ tỉnh
Tiền Giang năm 2018.
II. NỘI DUNG
1. Xây dựng hệ thống văn bản triển khai, hướng dẫn nghiệp vụ về
công tác văn thư, lưu trữ
a) Sở Nội vụ giúp UBND tỉnh rà soát các văn bản đã
ban hành về công tác văn thư, lưu trữ; kịp thời tham mưu, đề xuất sửa đổi, bổ
sung hoặc ban hành mới văn bản cho phù hợp với quy định hiện hành và tình hình
thực tế của địa phương. Đồng thời, ban hành Hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
b) Các cơ quan, tổ chức khẩn trương sửa đổi, bổ sung hoặc
ban hành mới Quy chế công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định tại Quyết định
số 08/2014/QĐ-UBND về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa
bàn tỉnh Tiền Giang và Quyết định số 35/2017/QĐ-UBND ngày 02 tháng 11 năm 2017 về sửa đổi, bổ
sung một số điều của Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Tiền
Giang ban hành kèm theo Quyết định số 08/2014/QĐ-UBND. Đồng thời, tiếp tục ban
hành các văn bản chỉ đạo, quản lý, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm
quyền.
2. Đối với công tác Văn thư
a) 100% các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, huyện tiếp tục duy
trì thực hiện việc quản lý văn bản đi, văn bản đến đảm bảo theo đúng quy định.
b) 40% cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, tổ chức cấp
tỉnh và 25% cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, tổ chức cấp huyện lập được
hồ sơ công việc đối với tài liệu giấy.
c) 100% các cơ quan nhà nước tiếp tục duy trì hệ thống mạng
nội bộ, hệ thống thư điện tử (Email), phần mềm quản lý văn bản và điều hành phục
vụ cho việc trao đổi, chia sẻ thông tin nội bộ đảm bảo nhanh chóng, thuận tiện
và hiệu quả.
d) 100% văn bản, tài liệu (được quy định tại khoản 3, Điều
3, Quyết định số số 03/2014/QĐ-UBND ngày 17 tháng 3 năm 2014 của UBND tỉnh ban
hành Quy chế quản lý, sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành trong các
cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Tiền Giang) của các cơ quan nhà
nước được duy trì trao đổi trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành, sử dụng
chữ ký số đảm bảo yêu cầu bảo mật thông tin.
đ) 100% cán
bộ, công chức, viên chức tại các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện tiếp tục
duy trì sử dụng thư điện tử cho công việc.
e) 25% cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, tổ chức cấp
tỉnh, cấp huyện lập hồ sơ công việc trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành.
3. Đối với công tác lưu trữ
a) Tại Lưu trữ lịch sử tỉnh
- 70% tài liệu trong kho lưu trữ được chỉnh lý hoàn
chỉnh, nâng cấp hoàn chỉnh, xác định giá trị trên tổng số 679,3 mét giá. Dự báo
số lượng tài liệu có giá trị lưu trữ lịch sử đến cuối năm 2018 khoảng 790 mét
giá.
- Tiếp tục thực hiện Dự án Số hóa tài liệu lưu trữ lịch
sử tỉnh Tiền Giang (giai đoạn 1), triển
khai thực hiện 03 gói thầu: Gói thầu số 6: Giám sát thi công lắp đặt thiết bị,
cài đặt cấu hình hệ thống, số hóa tài liệu; gói thầu số 7: Xây dựng, triển
khai, hiệu chỉnh phần mềm số hóa, đào tạo sử dụng phần mềm và gói thầu số 8: Số
hóa tài liệu.
- Tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ lịch sử về
Tiền Giang.
b) Tại Lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức cấp
tỉnh:
75% tài liệu của các sở, ban, ngành tỉnh được chỉnh
lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.
c) Tại Lưu trữ hiện hành của các cơ
quan, tổ chức cấp huyện:
55% tài liệu của các phòng, ban
chuyên môn cấp huyện được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.
d) Tại Lưu trữ UBND cấp xã: Xây dựng
kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng của UBND cấp xã; thống kê, bảo quản và phục
vụ sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
4. Tổ chức bộ máy ngành Văn
thư, Lưu trữ
a) Tiếp tục kiện toàn tổ chức bộ máy Sở Nội vụ đảm bảo
tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện tốt chức năng quản lý nhà nước về văn
thư, lưu trữ và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh.
b) Tại các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh:
Tiếp tục kiện toàn Bộ phận văn thư, lưu trữ thuộc Văn phòng hoặc Phòng
Hành chính, bố trí đủ biên chế công chức, viên chức chuyên trách làm công tác
văn thư, lưu trữ, đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định và thực hiện đầy đủ
chức năng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ cơ quan.
c) Cấp huyện:
- Duy trì việc bố trí công chức thuộc Phòng Nội vụ
các huyện, thành phố, thị xã thực hiện chức năng tham mưu cho UBND huyện, thành
phố, thị xã quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn huyện, thành phố,
thị xã.
- Các phòng, ban, đơn vị cấp huyện bố trí công chức
kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ, đã qua các lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ
văn thư, lưu trữ theo quy định, thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ công tác
văn thư, lưu trữ của cơ quan.
d) Cấp xã: Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp
xã thực hiện quản lý công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ ở xã, phường,
thị trấn theo hướng dẫn trực tiếp về chuyên môn, nghiệp vụ của Ủy ban nhân dân
cấp huyện và của ngành.
5. Nhân lực làm công tác văn thư,
lưu trữ
Xây dựng đội ngũ công chức, viên chức làm công tác quản
lý nhà nước và chuyên môn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ chuyên nghiệp, có trình
độ chuyên môn nghiệp vụ, có phẩm chất đạo đức tốt, đủ số lượng, đảm bảo chất lượng,
đáp ứng yêu cầu công việc của ngành.
a) Sở Nội vụ bố trí đủ biên chế trong biên chế được
giao để thực hiện chức năng tham mưu cho UBND tỉnh quản lý nhà nước về văn thư,
lưu trữ trên địa bàn tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh (thu thập,
chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và tổ chức sử dụng tài liệu lưu
trữ lịch sử).
b) Các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh:
Mỗi cơ quan, tổ chức cấp tỉnh bố trí từ 01 đến 02
biên chế phụ trách công tác văn thư, lưu trữ (01 biên chế Văn thư; 01 biên chế
Lưu trữ hoặc 01 biên chế Văn thư kiêm Lưu trữ). Nhân sự làm công tác văn thư,
lưu trữ đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo quy
định.
c) Các phòng, ban, đơn vị cấp huyện:
- Tại các phòng, ban chuyên môn cấp huyện: bố trí 01
công chức, viên chức chuyên trách hoặc kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ.
- Tại Phòng Nội vụ cấp huyện:
Tiếp tục duy trì việc bố trí 01 công chức phụ trách công tác quản lý nhà nước
về văn thư, lưu trữ trên địa bàn huyện; 01 công chức phụ
trách công tác
văn thư, lưu trữ của phòng. Đối với
các huyện Gò Công Đông,
Tân Phước (đã xây dựng kho lưu trữ huyện và đã thu thập tài liệu của một số
phông thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ huyện trước khi Luật Lưu trữ có hiệu lực
thi hành) tiếp tục duy trì bố trí 01 viên chức thực hiện nhiệm vụ quản lý kho lưu
trữ huyện.
Nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách phải đảm
bảo tiêu chuẩn ngạch
công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định. Đối với nhân sự kiêm nhiệm công
tác văn thư, lưu trữ phải tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng ngắn hạn về văn
thư, lưu trữ để có kiến thức đảm bảo thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ công tác
văn thư, lưu trữ của đơn vị.
d) Tại
Ủy ban nhân dân cấp xã: Bố
trí công chức kiêm nhiệm hoặc người không chuyên trách phụ trách công tác văn
thư, lưu trữ của xã,
thường xuyên tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đảm
bảo thực hiện đầy
đủ chức năng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị.
6. Hệ thống cơ sở vật chất
Ngân sách nhà nước đảm bảo kinh phí
cho công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ theo hướng hiện đại hóa gồm:
a) Đầu tư xây dựng, cải tạo, nâng cấp
kho lưu trữ
- Thực hiện kiểm toán và thanh quyết
toán dự án xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh Tiền Giang đúng theo quy định.
- Đầu tư xây dựng kho lưu trữ hiện
hành hoặc cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ hiện hành đáp ứng yêu cầu kỹ thuật bảo
quản an toàn tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, huyện và UBND
cấp xã chưa có kho lưu trữ hoặc đã có kho lưu trữ nhưng chưa đảm bảo đủ điều kiện
bảo quản tài liệu (diện tích tối thiểu của các kho lưu trữ: cơ quan, tổ chức cấp
tỉnh 40m2; phòng, ban chuyên môn cấp huyện 30 m2; UBND cấp
xã 20m2).
- Đầu tư mua sắm các trang thiết bị
để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ lịch
sử tỉnh giai đoạn 1.
b) Đầu tư kinh phí để thực hiện
việc chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu tồn đọng theo đúng lộ trình đề ra năm 2018.
c) Đầu
tư kinh phí để tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ lịch sử về Tiền
Giang.
III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Các sở, ban, ngành, đoàn thể tỉnh;
các doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; UBND
các huyện, thành phố, thị xã căn cứ nội dung của Kế hoạch này và tình hình thực
tế tại cơ quan để xây dựng kế hoạch thực hiện có hiệu quả quy hoạch ngành văn
thư, lưu trữ của tỉnh năm 2018.
2. Sở Nội vụ có trách nhiệm kiểm tra,
đôn đốc các sở, ban, ngành tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã
triển khai thực hiện kế hoạch này, đồng thời đánh giá, tổng hợp báo cáo Ủy ban
nhân dân tỉnh./.
|
|
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Lê Văn
Nghĩa
|