|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
TỈNH HÀ NAM
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 2999/KH-UBND
|
Hà
Nam, ngày 18 tháng 10 năm 2017
|
KẾ HOẠCH
THỰC HIỆN CHỈ THỊ SỐ 35/CT-TTg NGÀY 07 THÁNG 9 NĂM 2017 CỦA THỦ TƯỚNG
CHÍNH PHỦ VỀ TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ TÀI LIỆU VÀO LƯU
TRỮ CƠ QUAN, LƯU TRỮ LỊCH SỬ.
Thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày
07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử, Ủy ban nhân dân
tỉnh Hà Nam ban hành kế hoạch triển khai thực hiện như sau:
I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU
1. Mục đích:
- Nâng cao trách nhiệm của Thủ trưởng
các cơ quan, tổ chức trong việc quản lý, chỉ đạo thực hiện công tác văn thư,
lưu trữ tại đơn vị;
- Nâng cao ý thức, trách nhiệm của
các cán bộ, công chức, viên chức đối với công tác lập hồ sơ, giao nộp, bảo quản
và khai thác hồ sơ, tài liệu;
- Triển khai chấn chỉnh thực hiện
công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch
sử.
2. Yêu cầu:
Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức (các
cơ quan, tổ chức theo Quyết định số 344/QĐ-UBND ngày 30/3/2015 của Chủ tịch
UBND tỉnh về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu
tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Nam) triển khai, thực hiện nghiêm Chỉ thị
số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường
công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch
sử (sau đây gọi tắt Chỉ thị số 35) và các nội dung của Kế hoạch này.
II. NỘI DUNG
1. Thực hiện việc
lập hồ sơ công việc
a) Lập Danh mục hồ sơ:
- Căn cứ vào các văn bản quy định về
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức và các đơn
vị trong các cơ quan tổ chức; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; Quy chế
công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức; Kế hoạch, nhiệm vụ công tác
hàng năm của cơ quan, tổ chức, của các đơn vị và của mỗi cá nhân; Danh mục hồ
sơ của những năm trước; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu và Mục lục hồ sơ của cơ
quan, tổ chức (nếu có) để lập Danh mục hồ sơ.
- Thời gian hoàn thành Danh mục hồ sơ
của cơ quan, tổ chức vào cuối tháng 01 hàng năm và nộp Danh mục hồ sơ của
cơ quan, tổ chức về Sở Nội vụ vào cuối quý I hàng năm.
b) Lập hồ sơ công việc
- Người được giao giải quyết, theo
dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc theo quy
định; Người đứng đầu đơn vị của cơ
quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và thường xuyên
kiểm tra, giám sát việc lập hồ sơ của các cán bộ, công chức, viên chức.
- Hồ sơ được lập phải đảm bảo các yêu
cầu sau:
+ Hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết.
+ Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ
phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau
và phản ánh đúng trình tự, diễn biến
của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.
- Thời gian hoàn thành việc lập hồ
sơ: Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc.
2. Giao, nhận hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
- Sau khi kết thúc hồ sơ, định kỳ
hàng năm, các cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm nộp lưu
những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào Lưu trữ cơ quan
theo quy định của pháp luật.
- Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu của
các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơ quan được quy định là 01 năm, kể từ ngày
công việc kết thúc; đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản trong thời hạn 03
tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán.
- Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu
giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn phải nộp theo quy định để phục vụ cho công việc
thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ
sơ, tài liệu giữ lại gửi cho lưu trữ cơ quan (Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu
của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu).
3. Giao nộp tài
liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh
- Hồ sơ, tài liệu sau khi được thu
vào Lưu trữ cơ quan, cán bộ lưu trữ có trách nhiệm thống kê lựa chọn những hồ
sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn để giao nộp vào
Lưu trữ lịch sử
- Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm
công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn
nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Đối với tài liệu lưu trữ có giá trị vĩnh viễn của các ngành công an, quốc phòng phải nộp lưu vào Lưu trữ Lịch sử
trong thời hạn 30 năm, kể từ năm công việc kết thúc, trừ
tài liệu lưu trữ chưa được giải mật hoặc tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày;
- Thời gian thu thập, tiếp nhận tài
liệu của cơ quan, tổ chức vào Lưu trữ lịch sử tỉnh căn cứ vào kế hoạch thu thập,
tiếp nhận tài liệu Lưu trữ lịch sử của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh được xây dựng
vào quý I hàng năm.
4. Giải quyết tài
liệu được hình thành từ năm 2015 trở về trước đang bó gói, tồn đọng tại các cơ
quan, tổ chức.
- Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp
lưu thực hiện chỉnh lý tài liệu tồn đọng, đầu tư thích đáng để xử lý tài liệu
tích đống, nhanh chóng đưa hồ sơ tài liệu của cơ quan, tổ chức phục vụ cho việc
nghiên cứu sử dụng, tiêu hủy khối lượng tài liệu không có
giá trị và tiến hành giao nộp tài liệu có giá trị vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử
tỉnh.
- Đối với các sở, ban, ngành thuộc
UBND tỉnh thực hiện theo Quyết định số 122/QĐ-UBND ngày 20/01/2017 của Chủ tịch
UBND tỉnh phê duyệt Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại các sở, ban, ngành thuộc
UBND tỉnh Hà Nam, giai đoạn 2017 - 2020;
- Đối với các cơ quan, tổ chức không
có trong Đề án chỉnh lý tài liệu của UBND tỉnh, người đứng đầu cơ quan, tổ chức
chỉ đạo xây dựng kế hoạch, bố trí kinh phí để chỉnh lý tài liệu đang bó gói, tồn
đọng ở đơn vị.
- Thời gian hoàn thành: Chậm nhất đến
năm 2020, các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh phải
giải quyết triệt để khối lượng tài liệu tồn đọng được hình thành từ năm 2015 trở
về trước.
5. Ứng dụng công
nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản, giải quyết công việc và lập hồ sơ điện
tử về văn thư, lưu trữ
- Xây dựng Đề án số hóa tài liệu lưu
trữ để từng bước hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ trong năm 2018.
- Lập hồ sơ điện tử, quản lý tài liệu
lưu trữ điện tử thực hiện theo Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ, tài liệu điện
tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được lập hồ
sơ, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin
trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử, phải đảm bảo các yêu cầu có tính xác
thực, toàn vẹn, nhất quán, an toàn thông tin, có khả năng truy cập ngay từ khi
tài liệu được tạo lập.
III. TỔ CHỨC THỰC
HIỆN
1. Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp
lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có
trách nhiệm tổ chức quán triệt Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng
Chính phủ đến cán bộ, công chức, viên chức trong đơn vị.
- Các cơ quan, tổ chức chỉ đạo triển
khai cho cán bộ, công chức, viên chức thực hiện nghiêm việc lập hồ sơ công việc
theo đúng quy định; đưa việc chấp hành pháp luật về văn thư, lưu trữ thành một
trong các tiêu chí để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao hàng năm.
- Bố trí công chức,
viên chức làm nhiệm vụ văn thư, lưu trữ theo Đề án vị trí việc làm của đơn vị.
- Bố trí kho lưu trữ đáp ứng yêu cầu
bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật; tổ chức khai
thác tài liệu có hiệu quả.
- Hàng năm xây dựng kế hoạch tài
chính bố trí kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ.
2. Sở
Nội vụ
- Tăng cường hướng dẫn, tập huấn, đôn
đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan,
Lưu trữ lịch sử tỉnh.
- Rà soát, sửa đổi, bổ sung, hướng dẫn
các văn bản về văn thư, lưu trữ đến cơ quan, tổ chức triển khai, thực hiện.
- Hàng năm xây dựng kế hoạch thu thập,
tiếp nhận tài liệu của cơ quan, tổ chức vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
- Báo cáo UBND tỉnh tình hình và kết
quả thực hiện kế hoạch thu thập, tiếp nhận tài liệu của các cơ quan, tổ chức
vào kho lưu trữ lịch sử tỉnh vào quý II hàng năm.
3. Sở Tài chính
- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức, địa
phương lập dự toán kinh phí phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ hàng năm theo
đúng quy định của pháp luật.
Trên đây là kế hoạch thực hiện Chỉ thị
số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường
công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch
sử. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, các cơ quan, tổ chức, địa
phương có văn bản gửi Sở Nội vụ để tổng hợp báo cáo UBND tỉnh
xem xét, giải quyết./.
|
Nơi nhận:
- Chủ tịch, các PCT UBND
tỉnh;
- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
- Các sở, ban, ngành thuộc tỉnh;
- UBND các huyện, thành phố;
- Các DN do nhà nước làm chủ Sở hữu đóng trên địa bàn tỉnh;
- Các cơ quan TW quản lý đóng trên địa bàn tỉnh;
- Lưu: VT, NC.
|
TM.
ỦY BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Bùi Quang Cẩm
|