|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
SỞ NỘI VỤ
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
2402/KH-SNV
|
Thành
phố Hồ Chí Minh, ngày 26 tháng 6 năm 2019
|
KẾ HOẠCH
KIỂM TRA TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN, TỔ CHỨC HỘI NGHỊ SƠ KẾT GIAI ĐOẠN 1 CỦA KẾ
HOẠCH TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND PHƯỜNG,
XÃ, THỊ TRẤN TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Thực hiện Quyết định số 3731/QĐ-UBND
ngày 31 tháng 8 năm 2018 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về việc phê
duyệt Kế hoạch tăng cường công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại Ủy
ban nhân dân phường, xã, thị trấn trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh; Kế hoạch
số 3609/KH-SNV ngày 25 tháng 9 năm 2018 của Sở Nội vụ về tổ chức thực hiện Quyết
định số 3731/QĐ-UBND và Kế hoạch số 1067/KH-SNV ngày 26 tháng 3 năm 2019 của Sở
Nội vụ về Kế hoạch tổ chức thực hiện các nhiệm vụ giai đoạn 1 - Năm 2019 của Kế
hoạch tăng cường công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân
dân phường, xã, thị trấn trên địa bàn Thành phố, Sở Nội vụ xây dựng Kế hoạch kiểm
tra tiến độ thực hiện và tổ chức Hội nghị sơ kết giai đoạn 1 như sau:
I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU
Tổ chức thực hiện các nội dung, nhiệm
vụ tại Quyết định số 3731/QĐ- UBND; Công văn số 4262/SNV-CCVLT ngày 08 tháng 11
năm 2018 của Sở Nội vụ về việc thực hiện Kế hoạch tăng cường công tác quản lý
và hoạt động văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân (UBND) phường, xã, thị trấn;
Kế hoạch số 3609/KH-SNV và Kế hoạch số 1067/KH-SNV .
II. KIỂM TRA TIẾN
ĐỘ THỰC HIỆN GIAI ĐOẠN 1
1. Đối tượng kiểm tra
a) UBND phường, xã, thị trấn đã được
UBND quận, huyện chọn để tổ chức thực hiện giai đoạn 1 theo Quyết định số
3731/QĐ-UBND .
b) UBND quận, huyện chưa có kế hoạch
thực hiện Quyết định số 3731/QĐ-UBND .
2. Nội dung và thời gian kiểm tra
a) Nội dung kiểm tra
- Công tác quản lý, chỉ đạo: Chỉ đạo
xây dựng kế hoạch, phân công, triển khai và tổ chức thực hiện.
- Tiến độ, kết quả thực hiện công việc:
+ Bố trí, sửa chữa, nâng cấp, đầu tư xây
dựng phòng, kho lưu trữ có diện tích phù hợp để quản lý tài liệu lưu trữ hình
thành trong quá trình hoạt động của UBND phường, xã, thị trấn (phòng, kho có diện
tích tối thiểu là 20m2).
+ Bố trí nhân sự có trình độ nghiệp vụ
chuyên môn để làm tốt công tác văn thư, lưu trữ.
+ Ban hành các văn bản: Quy chế, Quy
định, chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường, xã, thị trấn.
+ Tổ chức tuyên truyền, triển khai,
quán triệt, tập huấn nghiệp vụ liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ cho toàn
thể cán bộ, công chức tại UBND phường, xã, thị trấn: về quản lý, xử lý văn bản;
về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; soạn thảo, ban hành văn bản;
về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; về sử dụng tài liệu lưu trữ,...
+ Xây dựng kế hoạch và thực hiện chỉnh
lý tài liệu lưu trữ, xác định giá trị, tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ theo
quy định. Mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ, bảo quản
tài liệu lưu trữ.
+ Ứng dụng công nghệ thông tin vào
công tác văn thư, lưu trữ: Trang bị phần mềm quản lý văn bản, quản lý tài liệu
lưu trữ.
+ Nghiệp vụ văn thư: Công tác quản lý
văn bản đi, đến; rà soát, kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; lập
và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu
trong lĩnh vực văn thư.
+ Nghiệp vụ lưu trữ: Công tác thu thập
hồ sơ, tài liệu và quản lý tập trung tại bộ phận lưu trữ cơ quan; chỉnh lý tài
liệu lưu trữ; xác định giá trị tài liệu lưu trữ; bảo quản tài liệu lưu trữ; thống
kê văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
b) Thời gian kiểm tra
- Thời gian: Từ tháng 9 năm 2019 đến
tháng 10 năm 2019 (thời gian cụ thể sẽ có Thông báo của Chi cục văn thư - Lưu
trữ).
- Địa điểm cơ quan được kiểm tra
(theo Phụ lục đính kèm):
+ Tại UBND phường, xã, thị trấn (đối
với UBND quận, huyện đã ban hành Kế hoạch chọn UBND phường, xã, thị trấn thực
hiện giai đoạn 1).
+ Tại UBND quận, huyện (đối với UBND
quận, huyện chưa ban hành Kế hoạch chọn UBND phường, xã, thị trấn thực hiện
giai đoạn 1).
c) Thành phần tham dự kiểm tra
- Đoàn kiểm tra:
Gồm các thành viên Tổ công tác theo
Quyết định số 4122/QĐ-UBND ngày 24 tháng 9 năm 2018 của Ủy ban nhân dân Thành
phố.
- Thành phần cơ quan được kiểm tra:
+ Đối với UBND quận, huyện đã ban
hành Kế hoạch chọn UBND phường, xã, thị trấn thực hiện giai đoạn 1, gồm: Đại diện
lãnh đạo UBND phường, xã, thị trấn; cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu
trữ của UBND phường, xã, thị trấn; Đại diện lãnh đạo Phòng Nội vụ và công chức
quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ của Phòng Nội vụ.
Trường hợp quận, huyện có 02 UBND phường,
xã, thị trấn thí điểm trở lên, mời đại diện lãnh đạo UBND phường, xã, thị trấn
và cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ đến UBND phường, xã, thị trấn
có Đoàn kiểm tra đến cùng tham dự kiểm tra.
+ Đối với UBND quận, huyện chưa ban
hành Kế hoạch thực hiện Quyết định số 3731/QĐ-UBND , gồm: Đại diện lãnh đạo
Phòng Nội vụ và công chức quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ của
Phòng Nội vụ; đại diện lãnh đạo Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
và đại diện lãnh đạo Phòng Tài chính - Kế hoạch quận, huyện.
d) Trình tự và cách thức kiểm tra
Đoàn kiểm tra thực hiện kiểm tra theo
trình tự như sau:
- Nghe UBND phường, xã, thị trấn báo
cáo tiến độ tổ chức thực hiện; những khó khăn, vướng mắc và đề xuất kiến nghị;
ý kiến của Phòng Nội vụ.
- Kiểm tra thực tế việc tổ chức thực
hiện.
- Họp trao đổi, góp ý, hướng dẫn các
nội dung còn vướng mắc.
- Kết luận của Trưởng Đoàn kiểm tra
và lập biên bản kiểm tra.
d) Báo cáo phục vụ kiểm tra
- Phòng Nội vụ quận, huyện tổng hợp,
báo cáo tiến độ UBND phường, xã, thị trấn thực hiện giai đoạn 1 gửi về Chi cục
Văn thư - Lưu trữ trước ngày 31 tháng 7 năm 2019 để phục vụ công tác kiểm tra.
- Bố trí địa điểm, phân công cán bộ,
công chức liên hệ, hợp tác, phối hợp để Đoàn kiểm tra hoàn thành nhiệm vụ.
III. TỔ CHỨC HỘI
NGHỊ SƠ KẾT GIAI ĐOẠN 1
1. Nội dung Hội nghị
a) Báo cáo tổng hợp tiến độ thực hiện
giai đoạn 1 của quận, huyện; những khó khăn, vướng mắc và đề xuất, kiến nghị.
b) Báo cáo tham luận của quận, huyện
thực hiện tốt giai đoạn 1.
c) Quận, huyện; UBND phường, xã, thị
trấn báo cáo những khó khăn, vướng mắc và đề xuất kiến nghị.
2. Thành phần tham dự và khách mời: dự kiến khoảng 80 người.
a) Lãnh đạo Sở Nội vụ.
b) Đại diện Lãnh đạo Sở Tài chính.
c) Đại diện lãnh đạo Phòng Nội vụ,
Phòng Tài chính - Kế hoạch quận, huyện và cán bộ phụ trách quản lý nhà nước về
văn thư, lưu trữ Phòng Nội vụ quận, huyện.
3. Tài liệu Hội nghị
a) Kế hoạch số 3609/KH-SNV ngày 25
tháng 9 năm 2018 của Sở Nội vụ về tổ chức thực hiện Quyết định số 3731/QĐ-UBND
và Kế hoạch số 1067/KH-SNV ngày 26 tháng 3 năm 2019 của Sở Nội vụ về Kế hoạch tổ
chức thực hiện các nhiệm vụ giai đoạn 1 - Năm 2019 của Kế hoạch tăng cường công
tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị
trấn trên địa bàn Thành phố.
b) Báo cáo tổng hợp tiến độ thực hiện
giai đoạn 1 của quận, huyện; những khó khăn, vướng mắc và đề xuất, kiến nghị;
báo cáo tham luận.
4. Thời gian và địa điểm
a) Thời gian: Tháng 11 năm 2019.
b) Địa điểm: Hội trường UBND Quận 10.
c) Chủ trì Hội nghị: Giám đốc Sở Nội
vụ.
5. Kinh phí tổ chức Hội nghị
Trong kinh phí hoạt động Kế hoạch
tăng cường công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân
phường, xã, thị trấn trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh năm 2019 cấp cho Chi cục
Văn thư - Lưu trữ.
IV. TỔ CHỨC THỰC
HIỆN
1. Văn Phòng Sở Nội vụ
Phối hợp với Chi cục Văn thư - Lưu trữ
tham mưu văn bản mời quận, huyện tham dự Hội nghị, tổ chức Hội nghị sơ kết.
2. Chi cục Văn thư - Lưu trữ
a) Liên hệ UBND phường, xã, thị trấn
và Phòng Nội vụ quận, huyện chuẩn bị công tác kiểm tra. Lập hồ sơ kiểm tra, ghi
Biên bản và tham mưu thông báo kết quả kiểm tra cho UBND phường, xã, thị trấn
và UBND quận, huyện. Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm tra và đề xuất, kiến nghị
trình Lãnh đạo Sở Nội vụ.
b) Liên hệ với các cơ quan liên quan
để thuê Hội trường, phòng Hội nghị, nước uống...
c) Chuẩn bị nội dung, in ấn tài liệu
phục vụ Hội nghị.
d) Báo cáo lãnh đạo Sở Nội vụ về kết
quả tổ chức Hội nghị.
Trên đây là Kế hoạch kiểm tra việc thực
hiện và tổ chức Hội nghị sơ kết giai đoạn 1 Kế hoạch tăng cường công tác quản
lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại UBND phường, xã, thị trấn của Sở Nội vụ./.
|
Nơi nhận:
- UBND quận, huyện;
- UBND TP (để b/c);
- Giám đốc SNV(để b/c)
- VP Sở và Chi cục VT- LT - SNV;
- Lưu: VT.
|
KT.
GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
Đỗ Văn Đạo
|
PHỤ
LỤC
(Kèm
theo Kế hoạch số 2402/KH-SNV ngày 26 tháng 6
năm 2019 của Sở Nội vụ)
|
STT
|
Quận,
huyện
|
Đơn
vị và địa điểm kiểm tra
|
Ghi
chú
|
|
1
|
Quận
1
|
UBND phường Tân Định
|
|
|
2
|
Quận
2
|
UBND quận
|
Chưa xây dựng Kế hoạch
|
|
3
|
Quận
3
|
UBND quận
|
Chưa xây dựng Kế hoạch
|
|
4
|
Quận
4
|
UBND Phường 3
|
|
|
5
|
Quận
5
|
UBND quận
|
Chưa xây dựng Kế hoạch
|
|
6
|
Quận
6
|
UBND Phường 4
|
Mời UBND Phường 14 cùng tham dự
|
|
7
|
Quận
7
|
UBND phường Tân Thuận Đông
|
|
|
8
|
Quận
8
|
UBND Phường 3
|
|
|
9
|
Quận
9
|
UBND phường Hiệp Phú
|
|
|
10
|
Quận
10
|
UBND Phường 14
|
Mời UBND Phường 2, 6 cùng tham dự
|
|
11
|
Quận
11
|
UBND Phường 1
|
|
|
12
|
Quận
12
|
UBND quận
|
Chưa xây dựng Kế hoạch
|
|
13
|
Bình
Tân
|
UBND phường An Lạc
|
|
|
14
|
Tân
Phú
|
UBND phường Tân Quý
|
|
|
15
|
Tân
Bình
|
UBND quận
|
Chưa xây dựng Kế hoạch
|
|
16
|
Gò Vấp
|
UBND Phường 10
|
|
|
17
|
Bình
Thạnh
|
UBND quận
|
Chưa xây dựng Kế hoạch
|
|
18
|
Hóc
Môn
|
UBND xã Thới Tam Thôn
|
|
|
19
|
Phú
Nhuận
|
UBND quận
|
Chưa xây dựng Kế hoạch
|
|
20
|
Thủ
Đức
|
UBND quận
|
Chưa xây dựng Kế hoạch
|
|
21
|
Bình
Chánh
|
UBND xã An Phú Tây
|
Mời UBND xã Vĩnh Lộc B cùng tham dự
|
|
22
|
Cần
Giờ
|
UBND thị trấn Cần Thạnh
|
Mời UBND xã An Thới Đông, Bình Khánh,
Thạnh An, Long Hòa cùng tham dự
|
|
23
|
Củ
Chi
|
UBND huyện
|
Chua xây dựng Kế hoạch
|
|
24
|
Nhà
Bè
|
UBND xã Phước Kiển
|
|