|
UBND TỈNH QUẢNG NAM
SỞ
NỘI VỤ
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 205 /HD-SNV
|
Quảng Nam, ngày 03
tháng 3 năm 2014
|
HƯỚNG
DẪN
LẬP
DANH MỤC HỒ SƠ, LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Thực hiện Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011; Thông
tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn quản lý văn bản,
lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Nghị định
110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư,
Để công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, địa phương trên địa bàn tỉnh đi vào
nề nếp, đảm bảo theo đúng quy định của pháp luật hiện hành, Sở Nội vụ hướng dẫn
việc lập Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan, với các nội dung cụ thể như sau:
I. LẬP DANH
MỤC HỒ SƠ
1. Tác dụng
của việc lập Danh mục hồ sơ
- Quản lý các hoạt động của cơ quan,
địa phương và cá nhân thông qua hệ thống hồ sơ;
- Giúp cho cơ quan, địa phương
chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai
đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học;
- Là căn
cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân; góp phần nâng
cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, địa phương đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan;
- Là căn
cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ sử dụng có hiệu quả.
2. Căn cứ lập
Danh mục hồ sơ
- Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ
cấu tổ chức của cơ quan, địa phương và các đơn vị trong cơ quan, địa phương;
- Quy chế
làm việc của cơ quan, địa phương;
- Quy chế
công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, địa phương;
- Kế
hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ quan, đơn vị, địa phương và của mỗi cá nhân;
- Danh
mục hồ sơ của những năm trước;
- Bảng
thời hạn bảo quản tài liệu và Mục lục hồ sơ của cơ quan, địa phương (nếu có).
3.
Nội dung lập Danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ (Mẫu 1 kèm theo)
a) Xây dựng khung đề
mục của Danh mục hồ sơ
Khung đề mục của Danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ
chức hoặc theo lĩnh vực hoạt động của cơ quan, địa phương. Những cơ quan, địa
phương có cơ cấu tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ
của các đơn vị được phân định rõ ràng thì áp dụng khung đề mục Danh mục hồ sơ
theo cơ cấu tổ chức. Những cơ quan, địa phương
có cơ cấu tổ chức phức tạp, không rõ ràng thì xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động.
- Nếu theo
cơ cấu tổ chức thì lấy tên các đơn vị trong cơ quan, địa phương
làm đề mục lớn; trong từng đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ là các vấn đề
thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị;
- Nếu theo lĩnh
vực hoạt động thì lấy tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan, địa
phương làm đề mục lớn; trong từng đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ là các vấn
đề trong phạm vi một lĩnh vực hoạt động;
- Các đề mục lớn được
đánh số liên tục bằng chữ số La Mã;
- Các đề mục nhỏ (nếu
có) trong đề mục lớn được đánh số riêng bằng chữ số Ả rập;
Thông thường khung đề
mục Danh mục hồ sơ của Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố và các Sở, Ban,
ngành được xây dựng theo cơ cấu tổ chức.
Ví dụ: Khung
đề mục danh mục hồ sơ của Ủy ban nhân dân huyện được xây dựng theo cơ cấu tổ
chức, có các đề mục lớn sau:
|
Số
và ký hiệu HS
|
Tên
đề mục và tiêu đề hồ sơ
|
Thời
hạn bảo quản
|
Đơn vị/
người lập hồ sơ
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
|
I. VP HĐND & UBND huyện
|
|
|
|
|
|
II. Phòng Tài chính - Kế hoạch
|
|
|
|
|
|
III. Phòng Kinh tế - Hạ tầng
|
|
|
|
|
|
IV. Phòng Nội vụ
|
|
|
|
|
|
V. Phòng Tài nguyên - Môi
trường
|
|
|
|
|
|
VI. Phòng Nông nghiệp và Phát
triển nông thôn
|
|
|
|
|
|
...
|
|
|
|
Trong đó, các đề mục lớn có
thể bao gồm các đề mục nhỏ.
Ví dụ: Đề mục “Phòng Nội vụ”:
|
Số
và ký hiệu HS
|
Tên
đề mục và tiêu đề hồ sơ
|
Thời
hạn bảo quản
|
Đơn vị/
người lập hồ sơ
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
|
IV. Phòng Nội vụ
|
|
|
|
|
|
1. Tổ chức - Biên chế
|
|
|
|
|
|
2. Cải cách hành chính - Đào
tạo
|
|
|
|
|
|
3. Công chức - Viên chức
|
|
|
|
|
|
4. Tôn giáo
|
|
|
|
|
|
5. Văn thư - Lưu trữ
|
|
|
|
|
|
...
|
|
|
|
Ví dụ:
Khung đề mục danh mục hồ sơ của Sở Nội vụ tỉnh Quảng Nam được xây dựng theo cơ
cấu tổ chức, có các đề mục lớn sau:
|
Số
và ký hiệu HS
|
Tên
đề mục và tiêu đề hồ sơ
|
Thời
hạn bảo quản
|
Đơn vị/
người lập hồ sơ
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
|
I. Văn phòng
|
|
|
|
|
|
II. Thanh tra
|
|
|
|
|
|
III. Phòng Tổ chức - Biên chế
|
|
|
|
|
|
IV. Phòng Công chức - Viên chức
|
|
|
|
|
|
V. Phòng Xây dựng chính quyền
|
|
|
|
|
|
VI. Phòng Cải cách hành chính
và Đào tạo
|
|
|
|
|
|
VII. Phòng Công tác Thanh niên
|
|
|
|
|
|
VIII. Chi cục Văn thư - Lưu trữ
|
|
|
|
|
|
...
|
|
|
|
Trong đó, đề mục lớn
“Phòng Công chức - Viên chức” có thể bao gồm các đề mục nhỏ:
|
Số
và ký hiệu HS
|
Tên
đề mục và tiêu đề hồ sơ
|
Thời
hạn bảo quản
|
Đơn vị/
người lập hồ sơ
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
|
IV. Phòng Công chức - Viên chức
|
|
|
|
|
|
1. Công tác tổ chức cán bộ
|
|
|
|
|
|
2. Công tác tiền lương
|
|
|
|
|
|
3. Nâng ngạch
|
|
|
|
|
|
4. Tuyển dụng
|
|
|
|
|
|
...
|
|
|
|
- Trong
mỗi đề mục nhỏ, các hồ sơ được sắp xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ
tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp vị trí và tầm quan trọng của hồ sơ.
b) Xác
định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc người lập
- Xác
định những hồ sơ cần lập trong năm, đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ
sơ dựa trên các căn cứ lập Danh mục hồ sơ (đã nêu trên), đặc biệt là chương
trình kế hoạch và nhiệm vụ công tác năm của cơ quan, địa phương và của các đơn vị trực thuộc, nhiệm vụ và công việc cụ thể
của từng cá nhân trong đơn vị;
- Tiêu đề hồ sơ là
nơi khái quát được nội dung của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, vì vậy tiêu
đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu.
Một số
tiêu đề hồ sơ (Mẫu 2 kèm theo)
c) Dự
kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ
Thời hạn
bảo quản của hồ sơ được ghi theo Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ
biến trong hoạt động của các cơ quan, địa phương;
Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu
của cơ quan, địa phương (nếu có).
d) Đánh
số, ký hiệu hồ sơ
- Số, ký
hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả rập và ký hiệu bằng
các chữ viết tắt của đề mục lớn. Chữ viết tắt của đề mục lớn trong Danh mục hồ
sơ do cơ quan, địa
phương quy định nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ;
Ví dụ: Hồ
sơ thuộc lĩnh vực Nâng ngạch của phòng Công chức - Viên chức sẽ được đánh số và
ký hiệu như sau: 20.CCVC hoặc 20/CCVC
Số 20: Số
thứ tự của hồ sơ
Ký hiệu CCVC:
là ký hiệu chữ viết tắt của đề mục lớn “Công chức - Viên chức”.
- Số của
hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục hoặc đánh liên tục trong phạm vi
từng đề mục lớn và được bắt đầu từ số 01.
4.
Tổ chức lập Danh mục hồ sơ
a) Phương
pháp lập Danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ được lập theo hai cách
Cách
1:
+ Văn thư
xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ của cơ quan;
+ Lấy ý
kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân có liên quan;
+ Hoàn
thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính
để trình người đứng đầu cơ quan ký ban hành.
Cách
2:
+ Các đơn
vị dự kiến Danh mục hồ sơ của đơn vị mình theo hướng dẫn nghiệp vụ của Văn thư;
+ Văn thư
tổng hợp thành Danh mục hồ sơ của cơ quan và bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần);
+ Hoàn thiện dự thảo,
trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan,
địa
phương ký ban hành.
b) Danh mục hồ sơ do người
đứng đầu cơ quan, địa phương duyệt, ký ban hành
vào đầu năm.
c) Văn thư gửi cho các đơn
vị, cá nhân bản Danh mục hồ sơ (bản giấy photo hoặc qua hệ thống Quản lý văn
bản và hồ sơ công việc của cơ quan, địa phương) đã được
ban hành để thực hiện việc lập hồ sơ theo Danh mục. Trong quá trình thực hiện,
nếu có hồ sơ hoặc công việc phát sinh thuộc trách nhiệm của cá nhân, đơn vị nào
thì cá nhân đơn vị đó cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần DMHS của mình để
Văn thư tổng hợp, bổ sung vào DMHS của cơ quan.
II.
LẬP HỒ SƠ
1. Tác
dụng của việc lập hồ sơ
- Giúp cho cán
bộ, công chức, viên chức nắm chắc thành phần, nội dung và khối lượng văn bản
hình thành khi giải quyết công việc, tránh được tình trạng phân tán, thất lạc
tài liệu;
- Giúp cho lãnh đạo quản lý được toàn
bộ nội dung công việc trong cơ quan, địa phương, phân loại giấy tờ trong cơ
quan một cách khoa học, quản lý hồ sơ của cơ quan được chặt chẽ; tránh được
tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống, bó gói tại cơ quan, địa phương;
- Làm tốt công
tác lập
hồ sơ sẽ quản lý được
toàn bộ công việc trong cơ quan, địa phương, phân loại văn bản, giấy tờ trong
cơ quan một cách khoa học, hợp lý, quản lý hồ sơ cơ quan được chặt chẽ, lưu giữ
những hồ sơ cần thiết, có giá trị;
- Lập hồ sơ tốt
sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao nộp những hồ sơ có giá trị vào Lưu trữ
cơ quan.
2. Yêu
cầu đối với hồ sơ được lập
- Hồ sơ lập ra phải thể hiện đúng chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan, địa phương có hồ sơ;
- Văn bản, tài liệu được thu thập vào
hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự, diễn
biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;
- Văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải
có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
3. Nội
dung và phương pháp lập hồ sơ: Hồ sơ được lập theo 3 bước
a) Bước 1:
Mở hồ sơ
- Mở hồ
sơ là việc lấy tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ. Bìa hồ sơ
được thiết kế và in theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251: 2012 Bìa hồ sơ lưu trữ;
(Mẫu 3 kèm theo)
- Căn cứ vào Danh mục hồ
sơ của cơ quan đã được ban hành vào đầu năm để điền các thông tin theo yêu cầu
lên bìa hồ sơ (ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ, ...); Trong trường
hợp cơ quan, địa
phương chưa ban hành Danh mục hồ sơ thì cán bộ, công
chức, viên chức vẫn tiến hành lập hồ sơ thuộc phạm vi công việc của mình;
- Khi mở hồ sơ, tiêu
đề hồ sơ và thời hạn bảo quản có thể viết bằng bút chì, khi kết thúc và hoàn
chỉnh hồ sơ mới ghi chính thức bằng bút mực;
- Trong năm, nếu có những công việc
phát sinh thì cán bộ, công chức, viên chức cũng phải mở hồ sơ về những công
việc thuộc trách nhiệm của mình.
b) Bước 2:
Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
- Thu thập kịp thời, đầy
đủ các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công
việc vào hồ sơ tương ứng đã mở (kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm). Những văn
bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại
hội nghị, hội thảo ... cũng cần đưa vào hồ sơ để bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ
của hồ sơ, tránh bị thất lạc;
- Tài liệu đưa vào hồ sơ
phải là bản chính, bản gốc hoặc bản sao có giá trị như bản chính;
- Tài liệu về việc nào
phải được đưa vào đúng hồ sơ về việc đó.
Ví dụ: Hồ sơ hội nghị tổng
kết công tác hằng năm bao gồm:
1. Kế hoạch tổ chức hội
nghị;
2. Chương trình hội nghị;
3. Lời khai mạc;
4. Dự thảo các báo cáo
tổng kết;
5. Các báo cáo tham luận
(nếu có);
6. Bài phát biểu của lãnh
đạo cấp trên (nếu có);
7. Nghị quyết hội nghị
(nếu có);
8. Biên bản hội nghị;
9. Ảnh, tài liệu ghi âm,
ghi hình (nếu có).
Ví dụ: Hồ sơ về bổ nhiệm cán bộ
bao gồm:
1. Các văn bản đề nghị, chỉ đạo,
hướng dẫn việc bổ nhiệm cán bộ;
2. Tài liệu về quá trình lấy
phiếu tín nhiệm của cán bộ trong đơn vị;
3. Các tài liệu về lý lịch và quá
trình công tác của cán bộ;
4. Biên bản cuộc họp và ý kiến của
các tổ chức Đảng, Chính quyền về các cán bộ đề nghị bổ nhiệm;
5. Quyết định của thủ trưởng cấp
trên hoặc thủ trưởng cơ quan về việc bổ nhiệm cán bộ đề nghị bổ nhiệm.
c) Bước 3: Kết
thúc hồ sơ
- Hồ sơ kết thúc khi công việc được
giải quyết xong. Người lập hồ sơ có trách nhiệm:
+ Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn
bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu cần bổ sung cho đủ;
+ Loại bỏ bản trùng, bản nháp,
bản thảo nếu đã có bản chính;
+ Sắp xếp các văn bản, tài liệu
trong hồ sơ theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian, tên loại,
tác giả của văn bản... Trường hợp trong hồ sơ có tài liệu phim, ảnh thì bỏ vào
bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ
sơ (và ghi là có tài liệu phim, ảnh, băng, đĩa ghi âm,... kèm theo vào cột ghi
chú của Danh mục hồ sơ). Nếu hồ sơ dày quá 3 cm thì tách thành các đơn vị bảo
quản khác nhau (không nên tách dưới 01 cm) để thuận tiện cho việc quản lý và sử
dụng;
+ Xem xét lại thời hạn bảo quản
của hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ sơ và thực tế tài liệu trong, hồ sơ).
- Biên mục hồ sơ: Hồ sơ chỉ biên mục khi công việc đã giải quyết xong. Việc biên
mục hồ sơ gồm những nội dung sau:
+ Đánh số tờ: Mục đích của việc đánh số tờ là để cố định vị
trí các văn bản,
tài liệu
trong hồ sơ, bảo đảm không bị thất lạc và tra tìm được nhanh chóng. Số tờ được đánh
trên góc phải của mỗi tờ văn bản và đánh bằng bút chì;
+ Viết mục lục văn bản: ghi nội dung
các thông tin về từng văn bản có trong hồ sơ vào mục lục văn bản. Mục lục văn bản được in theo
(Mẫu
4
kèm theo);
+ Viết tờ kết thúc: ghi số lượng tờ và trạng thái vật
lý của tài liệu trong hồ sơ. Cách ghi tờ kết thúc thực hiện theo (Mẫu 5 kèm theo);
Chú ý: Đối với hồ
sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải viết tờ kết thúc và mục lục văn bản
trong hồ sơ.
+ Viết bìa hồ sơ: Căn cứ vào
nội dung các văn bản, tài liệu có trong hồ sơ và đối chiếu với Danh mục hồ sơ
của cơ quan, địa phương đã ban hành vào đầu năm để hoàn chỉnh việc viết bìa hồ
sơ.
Nếu hết năm mà công việc
chưa giải quyết xong thì chưa thực hiện việc biên mục và kết thúc hồ sơ, hồ sơ
đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau (ở cột ghi chú của Danh mục hồ sơ
phải ghi Hồ sơ chuyển sang năm sau).
III.
NỘP LƯU HỐ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
1. Thời
hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
- Tài liệu hành chính: Sau 01 năm, kể
từ ngày công việc kết thúc;
- Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng
dụng khoa học và công nghệ: Sau một năm kể từ ngày công trình được nghiệm thu;
- Tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể
từ ngày công trình được quyết toán;
- Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, mi-crô-phim,
tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: sau ba tháng kể từ ngày công việc
kết thúc.
Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại
hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được Lãnh đạo
cơ quan đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ
quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể
từ ngày đến hạn nộp lưu.
2. Thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp
Thành phần hồ sơ, tài liệu của mỗi đơn vị, cá
nhân thuộc diện giao nộp vào Lưu trữ cơ quan bao gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu có
giá trị lưu trữ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc
trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị, cá nhân đó, trừ những tài liệu sau:
- Các hồ sơ nguyên tắc được lưu tại đơn vị,
cá nhân thực hiện và được hủy theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể
của cơ quan, địa phương;
- Các văn bản, tài liệu gửi đến để biết, để
tham khảo hoặc để phối hợp thực hiện nhưng ko thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của
đơn vị, cá nhân.
3. Cách thức và thủ tục giao nộp
- Hàng năm, các đơn vị thu thập những hồ sơ
cần nộp lưu (tức là những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và những hồ sơ
có thời hạn bảo quản từ 5 năm trở lên) của năm trước nộp lưu theo từng đơn vị
vào Lưu trữ cơ quan kèm theo bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu (Mẫu 6 kèm theo);
- Lập biên bản giao nhận tài liệu (Mẫu 7 kèm theo). Mục lục
hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận tài liệu mỗi loại được lập thành
2 bản: đơn vị nộp hồ sơ giữ một bản, Lưu trữ cơ quan giữ một bản;
- Công chức, viên chức làm công tác văn thư,
lưu trữ, khi nhận hồ sơ nộp lưu phải đối chiếu với bản mục lục hồ sơ nộp lưu,
kiểm tra thiếu đủ, xem xét hồ sơ và nếu cần yêu cầu đơn vị bổ sung cho đủ, rồi
ký nhận vào bản mục lục;
- Công chức, viên chức làm công tác văn thư,
lưu trữ, căn cứ vào nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, kiểm tra lại chất
lượng hồ sơ, hoàn chỉnh các khâu kỹ thuật (nếu có), xem xét lại thời hạn bảo
quản, làm thống kê, sắp xếp lên giá, xây dựng công cụ tra tìm phục vụ cho
nghiên cứu, khai thác.
IV. TRÁCH NHIỆM ĐỐI
VỚI VIỆC LẬP DANH MỤC HỒ SƠ, LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ
CƠ QUAN
Thực hiện theo quy định tại Chương V Thông tư
số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ.
V. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Thủ trưởng các cơ
quan, địa phương căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được
giao, căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ và hướng
dẫn này để quy định việc lập Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan; đồng thời triển khai hướng dẫn đến các đơn vị trực
thuộc.
2. Chi cục Văn thư - Lưu
trữ tỉnh theo
dõi, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện công tác lập Danh mục hồ sơ,
lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các đơn vị thuộc
phạm vi quản lý. Danh mục hồ sơ của cơ quan được gửi về Sở Nội vụ (Chi cục Văn
thư - Lưu trữ Quảng Nam) trước ngày 31/01 hằng năm để theo dõi, tổng hợp.
3. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề
khó khăn, vướng mắc, đề nghị các cơ quan, địa phương phản ánh về Sở Nội vụ (Chi
cục Văn thư - Lưu trữ, 159B Trần Quý Cáp, Tam Kỳ, Quảng Nam, điện thoại 0510.3811.097)
để cùng phối hợp, giải quyết./.
|
Nơi nhận:
-
Các Sở, Ban, Ngành;
- UBND các huyện, TP;
- Phòng Nội vụ các huyện, TP;
- Lưu: VT, CCVTLT (05b).
|
KT.GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
Trần Thế Thái
|