Nghị định 110/2004/NĐ-CP công tác văn thư

• Số hiệu: 110/2004/ND-CP
• Loại văn bản: Nghị định
• Nơi ban hành: Chính phủ
• Người ký: Phan Văn Khải
• Ngày ban hành: 08/04/2004

CHÍNH PHỦ -------	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------
Số: 110/2004/NĐ-CP	Hà Nội, ngày 08 tháng 4 năm 2004

NGHỊ ĐỊNH

VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

CHÍNH PHỦ

Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002;
Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ngày 04 tháng 4 năm 2001;
Theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Nội vụ,

NGHỊ ĐỊNH:

Chương 1:

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

1. Nghị định này quy định về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư; được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).

2. Công tác văn thư quy định tại Nghị định này bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. "Bản thảo văn bản" là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức;

2. "Bản gốc văn bản" là bản thảo cuối cùng được người có thẩm quyền duyệt;

3. "Bản chính văn bản" là bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành. Bản chính có thể được làm thành nhiều bản có giá trị như nhau;

4. "Bản sao y bản chính" là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính;

5. "Bản trích sao" là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính;

6. "Bản sao lục" là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định;

7. "Hồ sơ" là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân;

8. "Lập hồ sơ" là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

Điều 3. Trách nhiệm đối với công tác văn thư

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, trong phạm vi quyền hạn được giao, có trách nhiệm chỉ đạo công tác văn thư, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư.

2. Mọi cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư, phải thực hiện nghiêm chỉnh quy định tại Nghị định này và quy định khác của pháp luật về công tác văn thư.

Chương 2:

SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN

Điều 4. Hình thức văn bản

Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức bao gồm:

1. Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002;

2. Văn bản hành chính

Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển;

3. Văn bản chuyên ngành

Các hình thức văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thoả thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ;

4. Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội

Các hình thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định.

Điều 5. Thể thức văn bản

1. Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính

a) Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau:

- Quốc hiệu;

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;

- Số, ký hiệu của văn bản;

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;

- Nội dung văn bản;

- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;

- Dấu của cơ quan, tổ chức;

- Nơi nhận;

- Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật).

b) Đối với công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển, ngoài các thành phần được quy định tại điểm a của khoản này, có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-mail; số điện thoại, số Telex, số Fax.

c) Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản do Bộ trưởng Bộ Nội vụ và Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ quy định.

2. Thể thức văn bản chuyên ngành

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thoả thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ.

3. Thể thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định.

4. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài được thực hiện theo thông lệ quốc tế.

Điều 6. Soạn thảo văn bản

1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002.

2. Việc soạn thảo văn bản khác được quy định như sau:

a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.

b) Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo;

Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

Soạn thảo văn bản;

Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;

Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan.

Điều 7. Duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.

2. Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định.

Điều 8. Đánh máy, nhân bản

Việc đánh máy, nhân bản văn bản phải bảo đảm những yêu cầu sau:

1. Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó;

2. Nhân bản đúng số lượng quy định;

3. Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.

Điều 9. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1. Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản.

2. Chánh Văn phòng các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân các cấp (sau đây gọi tắt là Chánh Văn phòng); Trưởng phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chức không có văn phòng (sau đây gọi tắt là trưởng phòng hành chính); người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác (sau đây gọi tắt là người được giao trách nhiệm) phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.

Điều 10. Ký văn bản

1. Ở cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.

2. Ở cơ quan, tổ chức làm việc chế độ tập thể

a) Đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản được quy định như sau:

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức;

Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo uỷ quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.

b) Việc ký văn bản về những vấn đề khác được thực hiện như quy định tại khoản 1 của Điều này.

3. Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quyền cho một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa uỷ quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký.

4. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

5. Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai.

Điều 11. Bản sao văn bản

1. Các hình thức bản sao được quy định tại Nghị định này gồm bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục.

2. Thể thức bản sao được quy định như sau:

Hình thức sao: sao y bản chính hoặc trích sao, hoặc sao lục; tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản; nơi nhận.

3. Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý như bản chính.

4. Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bản không được thực hiện theo đúng thể thức quy định tại khoản 2 của Điều này, chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.

Chương 3:

QUẢN LÝ VĂN BẢN, QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

MỤC 1. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

Điều 12. Trình tự quản lý văn bản đến

Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là văn bản đến) phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

2. Trình, chuyển giao văn bản đến;

3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Điều 13. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

Điều 14. Trình, chuyển giao văn bản đến

1. Văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có trách nhiệm và chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

2. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.

Điều 15. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự uỷ nhiệm của người đứng đầu và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.

2. Căn cứ nội dung văn bản đến, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức.

3. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện những công việc sau:

a) Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp;

b) Phân văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết;

c) Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Điều 16. Nghiệp vụ quản lý văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

MỤC 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

Điều 17. Trình tự quản lý văn bản đi

Tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành (sau đây gọi chung là văn bản đi) Văn bản đi là văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành. phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản;

2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);

3. Đăng ký văn bản đi;

4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

5. Lưu văn bản đi.

Điều 18. Chuyển phát văn bản đi

1. Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

2. Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh.

Điều 19. Việc lưu văn bản đi

1. Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu tại văn thư cơ quan, tổ chức và một bản lưu trong hồ sơ.

2. Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan, tổ chức phải được sắp xếp thứ tự đăng ký.

3. Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quan trọng khác của cơ quan, tổ chức phải được làm bằng loại giấy tốt, có độ pH trung tính và được in bằng mực bền lâu.

Điều 20. Nghiệp vụ quản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

MỤC 3. LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC

Điều 21. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

1. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm:

a) Mở hồ sơ;

b) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ;

c) Kết thúc và biên mục hồ sơ.

2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập:

a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan, tổ chức;

b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;

c) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

Điều 22. Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức

1. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức

a) Các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định tại khoản 2 Điều này.

b) Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm.

c) Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm.

2. Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được quy định như sau:

a) Tài liệu hành chính: sau một năm kể từ năm công việc kết thúc;

b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức;

c) Tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán;

d) Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc.

3. Thủ tục giao nộp

Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" và hai bản "Biên bản giao nhận tài liệu". Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản.

Điều 23. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình.

2. Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính, người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ:

a) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới;

b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại cơ quan, tổ chức mình.

3. Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức.

4. Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó.

Điều 24. Nghiệp vụ lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

MỤC 4. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ

Điều 25. Quản lý và sử dụng con dấu

1. Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và các quy định của Nghị định này.

2. Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:

a) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;

b) Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;

c) Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền;

d) Không được đóng dấu khống chỉ.

3. Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phòng hay của đơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau:

a) Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức;

b) Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó.

Điều 26. Đóng dấu

1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.

2. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

4. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.

Chương 4:

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

Điều 27. Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư

Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư bao gồm:

1. Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư;

2. Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư;

3. Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư;

4. Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư;

5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư;

6. Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư;

7. Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư.

Điều 28. Trách nhiệm quản lý công tác văn thư

1. Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư theo những nội dung quy định tại Điều 27 của Nghị định này.

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có trách nhiệm giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư.

2. Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và Uỷ ban nhân dân các cấp có trách nhiệm:

a) Căn cứ quy định của pháp luật, ban hành và hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư;

b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư theo thẩm quyền;

c) Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư;

d) Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư;

đ) Tổ chức sơ kết, tổng kết về công tác văn thư trong phạm vi ngành, lĩnh vực và địa phương.

Điều 29. Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư cơ quan, tổ chức

1. Căn cứ khối lượng công việc, các cơ quan, tổ chức phải thành lập phòng, tổ văn thư hoặc bố trí người làm văn thư (sau đây gọi chung là văn thư cơ quan).

2. Văn thư cơ quan có những nhiệm vụ cụ thể sau:

a) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

b) Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân;

c) Giúp Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;

d) Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành;

đ) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng; đóng dấu mức độ khẩn, mật;

e) Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

g) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu;

h) Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức;

i) Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác.

Điều 30. Người được bố trí làm văn thư phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư theo quy định của pháp luật.

Chương 5:

KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM VÀ KHIẾU NẠI, TỐ CÁO

Điều 31. Khen thưởng

Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích trong công tác văn thư được khen thưởng theo quy định của pháp luật.

Điều 32. Xử lý vi phạm

Người nào vi phạm các quy định của Nghị định này và các quy định khác của pháp luật về công tác văn thư thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

Điều 33. Khiếu nại, tố cáo

1. Tổ chức, cá nhân có quyền khiếu nại đối với các hành vi vi phạm pháp luật về công tác văn thư.

2. Cá nhân có quyền tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật về công tác văn thư.

3. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

Chương 6:

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 34. Hiệu lực thi hành

1. Nghị định này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo.

2. Bãi bỏ Mục I - Công tác công văn, giấy tờ của Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định số 142/CP ngày 28 tháng 9 năm 1963 của Hội đồng Chính phủ và những quy định trước đây trái với quy định tại Nghị định này.

Điều 35. Hướng dẫn thi hành

Bộ trưởng Bộ Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn thực hiện, kiểm tra việc thi hành Nghị định này.

Điều 36. Trách nhiệm thực hiện

Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Nghị định này.

TM. CHÍNH PHỦ THỦ TƯỚNG Phan Văn Khải

Tiếng Anh (English)

THE GOVERNMENT --------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ---------------
No.: 110/2004/ND-CP	Hanoi, 08 April 2004

DECREE

ON WORK OF RECORDS AND ARCHIVES

THE GOVERNMENT

Pursuant to the Law on organization of Goernment dated 25/12/2001;

Pursuant to the Law on promulgation of legal normative documents dated 12/11/1996 and the Law amending and supplementing some articles of the Law on promulgation of legal normative documents dated 16/12/2002;

Pursuant to the Ordinance on national archive dated 04/04/2001;

At the request of the Minister of Home Affairs,

DECREE:

...

...

...

GENERAL PROVISIONS

Article 1. Scope and subjects of regulation

1. This Decree provides for the work of records and archives and state management over work of records and archives applied to state organs, political organizations, social-political organizations, social organizations, occupational-social organizations, economic organizations and people's armed units (hereafter referred to as organ or organization).

2. The work of records and archives specified in this Decree includes the drafting and promulgation of documents; management of documents anad other materials formed during activities of organ or organization; management of seal in work of records and archives.

Article 2. Interpretation of terms

In this Decree, the following terms are construed as follows:

1. “Draft document” is written or typed and is formed during the drafting of a tex by organizations or organs;

2. “Original document” is the last draft approved by the competent person;

3. “Primary document” is a complete copy on content and formula of document issued by organ or organization. The primary copy can be made into many copies with the same value;

...

...

...

5. “Excerpt copy” is a copy of a part of contents of document presented in the prescribed formula. The excerpt copy must be made from the primary copy;

6. “Extract copy” is a complete and correct copy of content of document and is made from the certified copy and presented in the prescribed formula;

7. “Record” is a set of documents or documents related to each other on one subject, a fact, specified object or there is one (or some) common characteristics such as name of type of document; organ or organization promulgating such documents; time or other characteristics formed during the process of follow-up and settlement of work within the functions and duties of an organization, organization or individual;

8. “Record making” is the collection and arrangement of documents and documents formed during the process of follow-up and settlement of work as per the certain principles and methods.

Chapter 2:

DOCUMENT DRAFTING AND PROMULGATION

Article 4. Forms of document

The forms of document which are formed in activities of organ or organization, including:

1. The legal normative documents as stipulated by the Law on promulgation of legal normative documents dated 12/11/1996 and the Law amending and supplementing some articles of the Law on promulgation of legal normative documents dated 16/12/2002;

...

...

...

Decision (specific), directive (specific), announcement, notice, program, plan, project, scheme, report, minutes, statement, contract, official letter, official order, certificate, proxy, invitation, letter of introduction, leave permit, travel warrant, receipt, sending slip, transfer slip;

3. Specialized documents

The forms of specialized document are stipulated by Ministers and Heads of sector management organs after reaching an agreement with the Minister of Home Affairs;

4. Documents of political organizations, political – social organizations.

The forms of documents of political organizations, political – social organizations are stipulated by the Heads of Central organs of political organizations, political – social organizations.

Article 5. Formula of document

1. Formula of legal normative document and administrative document

a) The formula of legal normative document and administrative document consists of the following components:

- Official name of country;

...

...

...

- Number and symbol of document;

- Geographical name and date of issue of document;

- Name of type and excerpt of document content;

- Document content;

- Position, full name and signature of the competent person;

- Seal of organ or organization;

- Place of receipt;

- Sign of urgency or confidentiality level (for types of urgent or secret document)

b) For official letter, public order, letter of introduction, invitation, sending slip and transfer slip, in addition to the components specified under Point a of this Clause, there can be the address of organ or organization; E-mail address, telephone number, telex or fax number.

...

...

...

2. Formula of specialized document

The formula and techniques of presentation of specialized documents are stipulated by Ministers and Heads of sector management organs after reaching an agreement with the Minister of Home Affairs;

3. Formula of document of political organization, social-political organization

The formula and techniques of presentation of document of political organization, social-political organization are stipulated by the head of central organs of political organization, social-political organization.

4. The formula and techniques of presentation of document to be sent to foreign organs, organizations or individuals shall comply with the international practices.

Article 6. Document drafting

1. The drafting of legal normative documents shall comply with the provisions of the Law on promulgation of legal normative documents dated 12/11/1996 and the Law amending and supplementing some articles of the Law on promulgation of legal normative documents dated 16/12/2002;

2. The drafting of other documents are stipulated as follows:

a) Based on the nature and content of documents to be drafted, the heads of organ or organization shall assign their units or individuals to do or monitor the drafting.

...

...

...

Define the form, content, confidentiality and urgency level of the document to be drafted;

Collect and process relevant information;

Draft documents;

In case of necessity, request the head of organ or organization to ask for advice from other relevant organizations and units; study and be open to advice to complete the drafts;

Submit for approval such documents with relevant materials;

Article 7. Draft approval, correction and addition of approved drafts

1. The draft document must be approved by the person with authority to sign.

2. In case of correction or addition of approved draft documents, they must be presented to the approver for consideration and decision.

Article 8. Typing and duplication

...

...

...

1. Typing of exact content of draft with proper formula and techniques of presentation of document. In case of error or ambiguousness detection in the draft, the typer must ask the unit or individual making such drafts or the draft approver;

2. Duplicating the prescribed number;

3. Keeping the document content confidential, typing and duplicating such documents at prescribed time.

Article 9. Document check before signing for promulgation

1. The head of unit or individual in charge of drafting must check and take responsibility for the accuracy of document content.

2. The Chief of Office of Ministries, ministerial-level organs, governmental organs and People’s Committee at all levels (hereafter referred to as Chief of Office); Head of Administrative Department at organ or organization having no office (hereafter referred to as Head of Administrative Department); the person assigned with tasks to assist the head of organ and organization to manage work of records and archives at other organ or organization (hereafter referred to as task assignee) must check and take responsibility for the form, formula, presentation techniques and procedures for document promulgation.

Article 10. Document signing

1. At organ or organization working under the leadership mode, the head of organ and organization has the authority to sign all documents of such organ or organization. The head may authorize his deputy to sign on his behalf the documents which are under the deputy’s assigned fields.

2. At organ or organization working under collective mode:

...

...

...

The head of organ or organization shall sign such documents on behalf of leadership collective;

The head’s deputy and the members holding other positions may sign on behalf of collective or head of organ or organization the documents under the authorization from the head and the documents which are under their assigned fields.

b) The signing of documents related to other issues shall comply with the provisions specified in Clause 1 of this Article;

3. In special cases, the head of organ or organization may authorize a cadre in charge lower than one level to sign on his behalf a number of documents he must sign. The authorized signing must be stipulated in writing and limited in a certain period. The authorized person must not authorize another person to sign such documents.

4. The head of organ or organization may assign the Chief of Office, Head of Administrative Department or Head of some units to sign by order a number of documents. The signing by order must be specified in the operation regulation or regulation on work of records and archives of organs ororganizations.

5. Do not use pencil, red ink or other types of fadable ink upon document signing.

Article 11. Document copy

1. The forms of document copy specified in this Decree include the certified copy, excerpt copy, extract copy.

2. The formula of copy is specified as follows:

...

...

...

3. The certified copy, excerpt copy or extract copy shall be done in accordance with the provisions in this Decree with their legal value as the primary copy.

4. The copy with seal and signature of document not comply with the formula specified in Clause 2 of this Article shall be for only information or reference;

Chapter 3:

MANAGEMENT OF DOCUMENT, MANAGEMENT AND USE OF SEAL

SECTION 1. MANAGEMENT OF ARRIVING DOCUMENT

Article 12. Order to manage the arriving documents

All documents, including personal petition or letter sent to organ or organization (hereafter referred to as arriving documents) must be managed in the order as follows:

1. Receipt and registration of arriving documents;

2. Presentation and transfer of arriving documents;

...

...

...

Article 13. Receipt and registration of arriving documents

The document arriving from any source must be gathered at the record and archive section of organ or organization to carry out the procedures for receipt and registration. The arriving documents which are not registered at the record and archive section shall not be processed by units or individuals.

Article 14. Presentation and transfer of arriving document

1. The arriving documents must be promptly presented to the responsible person and transferred to the units and individuals for settlement. The arriving documents with sign of urgency or confidentiality level must be presented transferred right after their receipt.

2. The transfer of document must ensure the accuracy and keep the content of document confidential.

Article 15. Processing, follow-up and urge of processing of arriving documents

1. The head of organ or organization shall direct the timely processing of arriving documents. The deputy of the head shall be assigned to direct the processing of arriving document as authorized by the head and such arriving documents are under the deputy’s assigned fields.

2. Based on the content of arriving documents, the head of organ or organization shall assign the unit or individual for processing. Such unit or individual shall study and process the arriving documents according to the time limit prescribed by law or by organ or organization.

3. The head of organ or organization may assign the Chief of Office, Head of Administrative Department or the person assigned with tasks to carry out the following tasks:

...

...

...

b) Distributing such document to other units or individuals for processing;

c) Following and urging the processing of arriving documents.

Article 16. Management operation of arriving documents complies with the guidance of Director of State Records Management and Archives Department of Vietnam

SECTION 2. MANAGEMENT OF ISSUED DOCUMENT

Article 17. Order to manage the issued documents

All of the documents are promulgated by the organ or organization (hereafter referred to as issued documents).

The issued documents are promulgated by the organ or organization and managed in the following order:

1. Checking formula, form and presentation techniques, numbering, symbol and date of document;

2. Affix of seal and sign of urgency or confidentiality level (if any);

...

...

...

4. Implementation of procedures, transfer and follow-up of transfer;

5. Keeping of issued documents;

Article 18. Transfer of issued documents

1. The issued documents must be completed with the record and archive procedures and transferred within its signing date and no later than the next working day.

2. The issued documents may be transferred to the place of receipt by fax or internet for rapid information.

Article 19. Keeping of issued documents

1. Each issued document must be kept at least two primary copies, one kept at the record and archive section of organ or organization and one kept in the record.

2. The kept copy at the record and archive section of organ or organization must be arranged in the order of registration.

3. The kept copy of legal normative document and other important documents of organ or organization must be made of paper of good quality with neutral pH and printed with unfaded ink.

...

...

...

SECTION 3. MAKING CURRENT RECORDS AND HANDOVER OF DOCUMENT FOR CURRENT STORAGE OF ORGAN OR ORGANIZATION

Article 21. Content of making of current records and requirements for made records

1. The contents of making of current records include:

a) Record opening;

b) Collection and updating of documents and materials formed during the process of follow-up and processing of issues into the records;

c) Finish and cataloguing of records.

2. Requirements for each made record:

a) The record made must properly reflects functions and duties of unit, organ or organization;

b) The documents and materials collected into the record must be closely related and properly reflect the order and development of facts or order of settlement of work.

...

...

...

Article 22. Handover of document for current keeping of organ or organization

1. Responsibility of units and individuals in organ or organization

a) The units and individuals in in organ or organization must hand over the records and materials with storage value for current keeping of organ or organization as per the time limit specified in Clause 2 of this Article.

b) Where units or individuals need to retain documents and materials whose time limit for handover and keeping has expired, they must make catalogue to be sent to the current keeping of organ or organization but the retention period shall not exceed 02 years.

c) All cadres, public servants and officers before retirement, resignation or transfer to another job must hand over records and materials to the succeeding unit or individual.

2. The time limit for handover of materials for current keeping is specified as follows:

a) Administrative materials: after one year since the end of work;

b) Scientific research materials or scientific and technological application materials: after one year since the works were officially accepted;

c) Basic constructional materials: after three months since the works were finalized;

...

...

...

3. Handover procedures

Upon handover of materials, make two copies of “Index of record and material handed over and kept” and two copies of “Material receipt”. The unit or individual handing over materials for current keeping of organ or organization keeps one copy of each type.

Article 23. Responsibility for record making and material handover for current keeping

1. The head of organ or organization shall direct the record making and material and record handover for current keeping for current keeping for organs or organizations under their management.

2. The Chief of Office, Head of Administrative Department and the person assigned with tasks shall:

a) Give advice to the head of organ or organization in direction, inspection and guidance about record making and material and record handover for current keeping of inferior organs or organizations;

b) Organize the implementation of record making and material and record handover for current keeping at their organ or organization;

3. The head of units in organ or organization shall take responsibility before the head of organ or organization for implementation of record making, record storage and handover of their unit for current keeping;

4. During the process of follow-up and settlement of work, each individual must make record of such work.

...

...

...

SECTION 4. MANAGEMENT AND USE OF SEAL IN WORK OF RECORDS AND ARCHIVES

Article 25. Management and use of seal

1. The management and use of seal in work of records and archives shall comply with regulations of law on management and use of seal and the provisions of this Decree.

2. The seal of organ or organization must be kept by the filing staff and affixed at the organ or organization. The filing staff shall comply with the following provisions:

a) Do not hand over the seal to other people without a written permission from the competent person;

b) Affix the seal in his/her own hand on documents and papers of organ or organization;

c) Only affix the seal on documents and papers with the signature of the competent person;

d) Do not affix seal without the signature of the competent person;

3. The use of seal of organ or organization and of office or unit in organ or organization is provided for as follows:

...

...

...

b) The documents issued by office or unit within assigned power must be affixed with seal of such office or unit;

Article 26. Seal affix

1. The seal affixed must be clear, straight, proper direction and prescribed ink.

2. When affixing seal on signature, the seal must cover over 1/3 signature to the right side

3. The affix of seal on annexes attached to main documents shall be decided by the document signer and the seal is affixed on the first page covering a part of name of organ or organization or name of such annexes.

4. The affix of seal on joining page or embossing seal on specialized documents and materials shall comply with regulations of the Ministers and Heads of sector managing organs;

Chapter 4:

STATE MANAGEMENT OVER WORK OF RECORDS AND ARCHIVES

Article 27. Content of state management over work of records and archives

...

...

...

1. Developing, issuing, directing and guiding the implementation of legal normative documents on work of records and archives;

2. Uniformly managing the operation of work of records and archives;

3. Managing scientific research and scientific and technological application in work of records and archives;

4. Managing the training and retraining to cadres, public servants and officers performing work of records and archives; managing the emulation and commendation in work of records and archives;

5. Carrying out the inspection, examination and settlement of complaints, denunciations and handling of law violation on work of records and archives;

6. Organizing preliminary and final summary of work of records and archives;

7. Carrying out the international cooperation in the field of records and archives;

Article 28. Responsibility for management over work of records and archives

1. The Ministry of Home Affairs shall take responsibility before the Government for state management over the work of records and archives in accordance with the provisions specified in Article 27 of this Decree.

...

...

...

2. Within their duties and powers, the Ministries, ministerial-level organs, governmental organs, central organs of political organizations, social-political organizations, social organizations, occupational-social organizations, economic organizations and People’s Committees at all levels shall:

a) Based on regulations of law, issue and guide the implementation of regulations on work of records and archives;

b) Inspect the compliance with regulations on work of records and archives of organs or organizations under their management; deal with complaints, denunciations and handle law violation regarding the work of records and archives;

c) Organize and direct the scientific and technological research and application to the work of records and archives;

d) Organize the training and retraining to cadres, public servants and officers performing work of records and archives; manage the emulation and commendation in work of records and archives;

dd) Organize the preliminary and final summary of work of records and archives within sectors, fields and localities;

Article 29. Organization and duties of record and archive section of organ or organization

1. Based on the volume of work, the organs or organizations should establish their record and archive section or group or arrange persons to perform the work of records and archives (hereafter referred to as record and archive section of organ);

2. The record and archive section of organ has the following duties:

...

...

...

b) Presents and transfers documents to other units and individuals;

c) Assists the Chief of Office, Head of Administrative Department or the person assigned with tasks to follow up and urge the processing of arriving documents;

d) Receives the draft documents to be presented to the competent person for review, approval and signing for promulgation;

dd) Checks the formula, form and presentation techniques, numbering, date and with seal of urgency and confidentiality.

e) Registers and performing procedures for promulgation, transfer and follows the transfer of issued documents;

g) Performs the filing, storage for lookup and use of kept copies;

h) Manages books and database; registers and manages documents; performs the procedures for issue of letter of introduction and travel warrant to cadres, public servants and officers;

i) Protects and uses the seals of organ or organization and other types of seal.

Article 30. The person arranged to perform work of records and archives must have professional criteria of scale of public servant in the field of records and archives as prescribed by law.

...

...

...

COMMENDATION AND AWARD AND HANDLING OF VIOLATION, COMPLAINTS AND DENUNCIATION

Article 31. Commendation and award

All organs, organizations and individuals have achievements in the work of records and archives shall receive commendation and award as prescribed by law.

Article 32. Handling of violation

Any person who violates the provisions of this Decree shall be disciplined or prosecuted for criminal liability in accordance with regulations of law depending on the nature and severity of the violation.

Article 33. Complaint and denunciation

1. All of the organizations and individuals have the right to lodge their complaints about acts of violation of law on work of records and archives.

2. All individuals have the right to denounce acts of violation of law on work of records and archives.

3. The settlement of complaints and denunciations in work of records and archives shall comply with regulations of law on complaints and denunciations;

...

...

...

IMPLEMENTATION PROVISION

Article 34. Effect

1. This Decree takes effect 15 days after its publication in the Official Gazette.

2. Annulling Section I – Work of official letters and papers of Charter on work of official letters and papers and archiving work issued with Decree No. 142/CP dated 28 September 1963 of the Government Council and the previous regulation in contradiction with the provisions in this Decree.

Article 35. Implementation guidance

The Minister of Home Affairs is responsible for guiding and inspecting the implementation of this Decree.

Article 36. Responsibility for implementation

The Ministers, heads of ministerial-level organs, heads of governmental organs, Chairman of the People's Committees of provinces and centrally-run cities are liable to execute this Decree./.

...

...

...

FOR THE GOVERNMENT
PRIME MINISTER




Phan Van Khai