|
UỶ BAN NHÂN
DÂN
TỈNH BẾN TRE
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
09/2002/CT-UB
|
Bến Tre, ngày
30 tháng 5 năm 2002
|
CHỈ THỊ
“VỀ VIỆC TIẾP TỤC
TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ”
Ngày 04 tháng 8 năm 1999, Uỷ ban nhân dân tỉnh
Bến Tre đã ban hành Chỉ thị số 15/CT-UB về việc tăng cường công tác lưu trữ;
Công văn số 49/CV-VP-UB ngày 10/3/2000 về việc ghi ký hiệu văn bản quản lý hành
chính Nhà nước; Công văn số 193/CV-VP-UB ngày 06/8/2001 về việc nhắc thực hiện
trình bày thể thức văn bản quản lý Nhà nước và quy trình gửi công văn đến.
Qua thời gian thực hiện Chỉ thị của UBND tỉnh và
công văn của VP HĐND và UBND tỉnh, công tác văn thư lưu trữ của tỉnh bước đầu
có những chuyển biến tích cực. Lãnh đạo các cơ quan có nhận thức đúng vị trí,
vai trò, công tác văn thư lưu trữ đối với hoạt động của các cơ quan Nhà nước.
Có những cơ quan đã chủ động đề xuất việc chỉnh lý tài liệu tích đống, chuẩn bị
cho việc nộp lưu vào kho lưu trữ của tỉnh. Song cũng còn không ít đơn vị chưa
quan tâm thực hiện đúng quy định về công tác văn thư - lưu trữ như: trình bày
thể thức văn bản, văn bản gửi vượt cấp, gửi trực tiếp cho cán bộ nghiên cứu
hoặc Thường trực UBND tỉnh, không qua bộ phận Văn thư của Văn phòng HĐND và
UBND tỉnh; chưa bố trí kho bảo quản tài liệu lưu trữ của cơ quan, tài liệu lưu
trữ còn bảo quản phân tán, còn trong tình trạng tích đống chưa được chỉnh lý;
cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ chưa được đào tạo qua trường lớp hoặc kiêm
nhiệm quá nhiều việc, chưa thực hiện hoặc thực hiện chưa đúng việc báo cáo
thống kê định kỳ hằng năm về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ v.v…
Ngày 15 tháng 4 năm 2001, Chủ tịch nước ký lệnh
công bố Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia đã được Uỷ ban thường vụ Quốc hội thông qua
ngày 04 tháng 4 năm 2001. Pháp lệnh có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7
năm 2001. So với các văn bản quy phạm pháp luật trước đây về công tác văn thư
lưu trữ, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia có những quy định mới về công tác lưu trữ.
Để việc thực hiện Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia
thống nhất từ Trung ương đến địa phương và sớm khắc phục tồn tại nêu trên, nâng
cao chất lượng hiệu quả công tác văn thư - lưu trữ của tỉnh, Uỷ ban nhân dân
tỉnh Bến Tre chỉ thị các ngành, các cấp trong tỉnh cần khẩn trương thực hiện
các công việc như sau:
1. Đối với công tác văn thư:
- Thủ trưởng các sở ngành, đoàn thể tỉnh, Chủ
tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thị, Giám đốc các doanh nghiệp Nhà nước chịu
trách nhiệm chỉ đạo bộ phận văn thư của đơn vị mình kiểm tra chặt chẽ công tác
ban hành văn bản theo hướng dẫn tại Công văn của Văn phòng Chính phủ số
900/VPCP-HC ngày 14/3/1998 về việc ghi ký hiệu các văn bản quản lý hành chính
Nhà nước và Công văn số 1145/VPCP-HC của Văn phòng Chính phủ ngày 01/4/1998 về
việc mẫu trình bày văn bản quản lý Nhà nước.
- Văn phòng HĐND và UBND tỉnh từ chối tiếp nhận
những văn bản sai thể thức, do các sở ngành, đoàn thể, UBND các huyện, thị gửi
trình UBND tỉnh phê duyệt hoặc tham mưu soạn thảo văn bản cho UBND tỉnh ký và
ban hành; hoàn trả lại những văn bản gửi vượt cấp, văn bản xin phê duyệt nhưng
chỉ gửi 01 bản, văn bản không thuộc thẩm quyền giải quyết.
2. Đối với công tác lưu trữ:
- Tài liệu của cơ quan tổ chức nào thì phải được
đăng ký và quản lý tại cơ quan, tổ chức đó. Cơ quan, tổ chức cá nhân trong quá
trình xây dựng, ban hành văn bản và sử dụng tài liệu văn thư phải lập thành hồ
sơ và bảo vệ an toàn.
Sau một năm kể từ năm công việc có liên quan đến
tài liệu văn thư kết thúc thì tài liệu có giá trị lưu trữ được giao nộp và lưu
trữ hiện hành (lưu trữ của cơ quan).
Mỗi cơ quan phải bố trí một kho, một phòng hoặc
một diện tích nhất định để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan. Cán bộ
làm công tác lưu trữ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm có trách nhiệm thu nhận tài
liệu của cán bộ, các phòng ban trong cơ quan đến thời hạn nộp lưu, sau đó sắp
xếp chỉnh lý, lưu trữ lâu dài.
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định
việc lựa chọn tài liệu văn thư để giao nộp và lưu trữ hiện hành, lựa chọn tài
liệu lưu trữ hiện hành để giao nộp vào lưu trữ lịch sử và loại ra tài liệu hết
giá trị để tiêu hủy theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
Thời gian nộp tài liệu từ lưu trữ hiện hành (lưu
trữ của cơ quan) vào lưu trữ lịch sử (Trung tâm lưu trữ tỉnh) là 05 năm.
Trung tâm Lưu trữ tỉnh sẽ thu nhận tài liệu lưu
trữ lịch sử của các sở ngành, đoàn thể tỉnh theo Quyết định số 1022/2000/QĐ-UB
ngày 18/4/2000 của UBND tỉnh về việc ban hành danh mục các cơ quan là nguồn nộp
lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
- Trong trường hợp cơ quan, tổ chức giải thể,
doanh nghiệp Nhà nước phá sản thì trước khi chấm dứt hoạt động, người đứng đầu
cơ quan, tổ chức doanh nghiệp đó phải quản lý, giao nộp tài liệu lưu trữ theo
quy định sau đây:
+ Tài liệu lưu trữ của cơ quan tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu của lưu trữ lịch sử phải được giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
+ Tài liệu lưu trữ của cơ quan tổ chức không
thuộc nguồn nộp lưu của lưu trữ lịch sử phải được giao nộp vào lưu trữ của cơ
quan, tổ chức cấp trên trực tiếp.
+ Trong trường hợp cơ quan, tổ chức chia tách,
sáp nhập thì khi chia tách, sáp nhập người đứng đầu cơ quan, tổ chức đó phải
quản lý, giao nộp tài liệu lưu trữ theo quy định của cơ quan Trung ương.
+ Trong trường hợp chia tách, sáp nhập đơn vị hành
chính thì việc quản lý, giao nộp tài liệu lưu trữ theo quy định của Chính phủ.
- Tài liệu về các công trình xây dựng cơ bản có
ý nghĩa lịch sử, khi công trình hoàn thành, cấp có thẩm quyền phê duyệt quyết
toán công trình, cơ quan quản lý công trình có trách nhiệm nộp toàn bộ tài liệu
thuộc công trình về Trung tâm Lưu trữ tỉnh 01 bộ, lưu tại cơ quan 01 bộ. Giao
Giám đốc Sở Tài chánh- Vật giá và cơ quan có công trình xây dựng kiểm tra và tổ
chức thực hiện.
- Các đơn vị trực thuộc UBND tỉnh phải thực hiện
đúng chế độ báo cáo thống kê định kỳ hằng năm về công tác lưu trữ và tài liệu
lưu trữ chậm nhất là 31/01 hằng năm gửi về Trung tâm Lưu trữ để kịp thời tổng
hợp báo cáo về Cục Lưu trữ Nhà nước.
3. Trong năm 2002, UBND các huyện, thị
xúc tiến thành lập Bộ phận Lưu trữ thuộc Văn phòng UBND các huyện, thị; bố trí
kho lưu trữ tài liệu Văn phòng HĐND và UBND các huyện, thị. Trước mắt bố trí
một cán bộ lưu trữ chuyên trách để sắp xếp, chỉnh lý, bảo quản tài liệu của
HĐND, UBND huyện, thị và các ban, ngành huyện, thị nộp về; đồng thời hướng dẫn
nghiệp vụ văn thư lưu trữ cho các đơn vị trực thuộc, các xã, phường, thị trấn.
Biên chế cán bộ lưu trữ trong tổng biên chế do UBND tỉnh giao cho huyện, thị.
4. Giao Giám đốc Sở Tài chánh -Vật giá
căn cứ quy định hiện hành và Công văn số 2569/TC-HCSN ngày 27/6/2000 của Bộ Tài
chính về việc bố trí kinh phí cho các Trung tâm và các kho lưu trữ đế hướng dẫn
các đơn vị điều chỉnh, bố trí nguồn chi từ dự toán của đơn vị được giao đầu
năm, đảm bảo kinh phí phục vụ cho công tác lưu trữ thường xuyên và chỉnh lý tài
liệu tích đống từ năm 1995 trở về trước.
- Đối với những cơ quan có khối lượng tài liệu
lớn Trung tâm Lưu trữ hướng dẫn đơn vị lập kế hoạch sắp xếp tài liệu, dự trù bổ
sung kinh phí thông qua Sở Tài chánh - Vật giá trình UBND tỉnh quyết định.
- Về chế độ phụ cấp độc hại và bồi dưỡng bằng
hiện vật đối với cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ chuyên trách hoặc kiêm
nhiệm được hưởng theo quy định hiện hành. Giám đốc Sở Tài chánh - Vật giá hướng
dẫn cụ thể để Thủ trưởng các đơn vị tổ chức thực hiện.
5. Giao Văn phòng HĐND và UBND tỉnh, Giám
đốc Trung tâm Lưu trữ chịu trách nhiệm kiểm tra đôn đốc, hướng dẫn nghiệp vụ về
văn thư - lưu trữ, đồng thời tiến hành thu thập tài liệu lưu trữ đến hạn nộp
lưu từ các cơ quan đơn vị thuộc nguồn nộp lưu về bảo quản tại kho lưu trữ tỉnh
theo quy định hiện hành, theo dõi việc thực hiện Chỉ thị này và báo cáo định kỳ
cho UBND tỉnh.
Thủ trưởng các sở ngành, đoàn thể, Chủ tịch UBND
các huyện, thị, Giám đốc các Doanh nghiệp Nhà nước tỉnh thực hiện nghiêm chỉnh
Chỉ thị này. Trong quá trình thực hiện có khó khăn điều gì báo cáo về UBND tỉnh
để kịp thời chỉ đạo.
Những văn bản trước đây trái với tinh thần Chỉ
thị này đều bãi bỏ./.
|
|
TM. UỶ BAN
NHÂN DÂN TỈNH
CHỦ TỊCH
Huỳnh Văn Be
|