Joint circular No. 3320/1997/TTLT/QP-NG of December 11, 1997 guiding the implementation of Decree No. 55-CP of October 1, 1996 of the government on the activities of foreign warships visiting the socialist republic of Vietnam

• Số hiệu: 3320/1997/TTLT/QP-NG
• Loại văn bản: Thông tư liên tịch
• Nơi ban hành: Bộ Ngoại giao, Bộ Quốc phòng
• Người ký: Nguyễn Duy Niên, Trần Hanh
• Ngày ban hành: 11/12/1997

BỘ NGOẠI GIAO-BỘ QUỐC PHÒNG ********	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********
Số: 3320/1997/TTLT-QP-NG	Hà Nội , ngày 11 tháng 12 năm 1997

THÔNG TƯ LIÊN TỊCH

CỦA BỘ QUỐC PHÒNG - NGOẠI GIAO SỐ 3320/1997/TTLT-QP-NG NGÀY 11 THÁNG 12 NĂM 1997 HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN NGHỊ ĐỊNH SỐ 55/CP NGÀY 01/10/1996 CỦA CHÍNH PHỦ VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA TÀU QUÂN SỰ NƯỚC NGOÀI VÀO THĂM NƯỚC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Ngày 01/10/1996 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 55/CP về hoạt động của tàu quân sự nước ngoài vào thăm nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Đây là văn bản pháp lý quan trọng góp phần tăng cường và mở rộng quan hệ hữu nghị hợp tác giữa nước ta với các nước nói chung, giữa Quân đội nhân dân Việt Nam với Quân đội các nước, các tổ chức quân sự quốc tế nói riêng, là cơ sở pháp lý cho việc bảo vệ chủ quyền quốc gia và tăng cường quản lý các vùng biển, các cảng của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

Để quản lý các hoạt động của tàu quân sự nước ngoài và các thành viên trên tàu, Bộ Quốc phòng, Bộ Ngoại giao thống nhất hướng dẫn tổ chức thực hiện Nghị định 55/CP như sau:

I- NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

1- Tàu quân sự nước ngoài vào thăm nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam nêu trong Nghị định 55/CP bao gồm: tàu nổi, tàu ngầm, tàu bổ trợ thuộc lực lượng vũ trang của một quốc gia hay một tổ chức quân sự quốc tế được Nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam cho phép đến cảng Việt Nam.

2- Các chuyến thăm bao gồm:

a) Thăm chính thức là chuyến thăm do Nguyên thủ quốc gia đến thăm nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam bằng tàu quân sự để đáp lại lời mời của Nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

b) Thăm xã giao là chuyến thăm nhằm duy trì, phát triển quan hệ hữu nghị giữa nhân dân và lực lượng quân đội hai nước hoặc giữa nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam với tổ chức quân sự quốc tế hoặc các chuyến thăm mà hai bên thoả thuận không thuộc các chuyến thăm quy định tại mục a của điểm này.

c) Thăm thông thường là chuyến thăm nhằm huấn luyện, diễn tập quân sự hoặc tiến hành các công việc khác theo quy định của Hiệp định đã được ký kết giữa Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam với quốc gia, tổ chức quân sự quốc tế có tàu đến thăm (nếu Hiệp định không có quy định khác) hay các chuyến thăm nhằm cung cấp, tiếp nhận vật tư, trang thiết bị kỹ thuật, nhiên liệu, lương thực, thực phẩm hoặc cho thuỷ thủ nghỉ ngơi.

3- Tàu quân sự nước ngoài và các thành viên trên tàu đến thăm Việt Nam phải tôn trọng độc lập, chủ quyền của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam, các điều ước quốc tế Việt Nam đã ký kết hoặc tham gia và thực hiện những nội dung mà hai bên đã thoả thuận cho chuyến thăm, đồng thời phải tuân theo sự hướng dẫn của các cơ quan quản lý Nhà nước chuyên ngành của Việt Nam.

II- THỦ TỤC XIN PHÉP ĐẾN CẢNG VIỆT NAM

1- Về thủ tục:

a) Đối với chuyến thăm chính thức: Chậm nhất 15 ngày trước ngày dự kiến tàu vào cảng, quốc gia, tổ chức quân sự quốc tế có đoàn tàu đến thăm phải thông báo cho Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự) nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam những nội dung liên quan đến chuyến thăm mà hai bên đã thoả thuận.

b) Thời gian xin phép cho đoàn đến thăm bằng tàu quân sự nước ngoài tại cảng Việt Nam theo Hiệp định đã được ký kết giữa Chính phủ nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam với quốc gia, tổ chức quân sự quốc tế liên quan thực hiện theo các quy định trong Hiệp định nêu trên.

c) Đối với chuyến thăm xã giao, thăm thông thường (trừ trường hợp nêu tại mục b) quốc gia, tổ chức quân sự quốc tế có đoàn đến thăm bằng tàu quân sự phải có Công hàm cùng tờ khai gửi đến Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự) hoặc cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước sở tại chậm nhất 30 ngày trước ngày dự kiến tàu vào cảng.

d) Nội dung tờ khai theo mẫu kèm theo.

e) Sau khi được phép vào thăm, 48 giờ trước khi tàu đi vào lãnh hải Việt Nam, quốc gia, tổ chức quân sự quốc tế hoặc Trưởng đoàn/Thuyền trưởng phải thông báo cho Cục Đối ngoại Bộ Quốc phòng để tổ chức đón tiếp, đồng thời giữ liên lạc với Cảng vụ nơi tàu đến theo tần số liên lạc đã thoả thuận. Cục Đối ngoại Bộ Quốc phòng có trách nhiệm thông báo ngay cho Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao để phối hợp chỉ đạo việc tổ chức đón tiếp.

Trường hợp trên tàu có sự thay đổi về nội dung đã được thoả thuận trước trong tờ khai thì Trưởng đoàn/Thuyền trưởng phải thông báo cho Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao (nếu là chuyến thăm chính thức) hoặc thông báo cho Cục Đối ngoại Bộ Quốc phòng (đối với các chuyến thăm thông thường, chuyến thăm xã giao) giải quyết trước khi tàu vào cảng.

g) Khi đến lãnh hải để vào cảng Việt Nam, tàu quân sự nước ngoài phải tuân thủ các quy định tại Điều 7 Nghị định 55/CP và quy chế quản lý hoạt động hàng hải tại cảng Việt Nam và các khu vực hàng hải.

2- Khi tàu quân sự nước ngoài vào cảng, sỹ quan liên lạc của tàu phải liên lạc với sỹ quan liên lạc của Ban tổ chức đón tiếp tại cảng để thống nhất các hoạt động lễ tân. Riêng tàu thực hiện chuyến thăm thông thường, ghé đậu kỹ thuật; sỹ quan liên lạc của tàu cần liên hệ với Cảng vụ để đảm bảo các yêu cầu theo nội dung đã được thoả thuận trước.

III- HOẠT ĐỘNG CỦA TÀU VÀ CÁC THÀNH VIÊN TRÊN TÀU

1- Hoạt động của tàu tại cảng Việt Nam:

a) Tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam, sự hướng dẫn của Cảng vụ về địa điểm làm thủ tục nhập cảnh, xuất cảnh; việc đi lại, neo đậu, cập cầu cảng, rời cầu cảng, cập mạn, bốc dỡ và tiếp nhận hàng hoá; về thông tin liên lạc, an ninh trật tự, phòng cháy nổ, ô nhiễm môi trường... trong thời gian tàu thực hiện chuyến thăm.

b) Khi neo đậu tại cảng, việc sử dụng các phương tiện khác trên tàu để đi lại phải được sự đồng ý của Trưởng ban tổ chức đón tiếp; trưởng ban tổ chức đón tiếp sẽ thông báo ngay cho Cảng vụ và Đồn biên phòng cửa khẩu cảng biết.

c) Mọi hoạt động của tàu phải thực hiện thống nhất theo chương trình đã thoả thuận; nếu có vấn đề phát sinh Trưởng đoàn/Thuyền trưởng phải thông báo Trưởng ban tổ chức đón tiếp để xin chấp thuận.

2- Hoạt động của các thành viên trên tàu:

a) Thành viên trên tàu chỉ được đi bờ sau khi đã hoàn thành thủ tục nhập cảnh; Đồn biên phòng cửa khẩu cảng căn cứ vào đơn xin đi bờ của Trưởng đoàn/Thuyền trưởng để cấp giấy phép đi bờ cho các thành viên của đoàn. Khi đi bờ các thành viên đi theo đoàn, nhóm; quân nhân phải mang quân phục; không được mang theo vũ khí, (trừ trường hợp diễu binh, diễn tập theo chương trình kế hoạch) và phải chịu sự hướng dẫn của Đồn biên phòng cửa khẩu cảng và các cơ quan chức năng tại địa phương.

b) Khi có yêu cầu thăm quan, du lịch ngoài chương trình kế hoạch, Trưởng đoàn/Thuyền trưởng phải có đơn xin phép gửi đến Trưởng ban tổ chức đón tiếp; đơn xin phép phải ghi rõ thành phần, số lượng của đoàn, địa điểm, thời gian, phương tiện đi lại và phải đảm bảo mọi chi phí. Các yêu cầu đó chỉ được thực hiện sau khi Bộ Quốc phòng Việt Nam chấp thuận.

3- Tàu quân sự nước ngoài thực hiện chuyến thăm thông thường để tiếp nhận vật liệu, trang bị kỹ thuật, tiếp nhiên liệu, lương thực, thực phẩm... sau khi đã hoàn thành thủ tục nhập cảnh, Thuyền trưởng liên hệ với Cảng vụ để đảm bảo yêu cầu theo nội dung đã thoả thuận thông qua các đại lý dịch vụ tại cảng và phải thực hiện đầy đủ các thủ tục về hải quan, các quy định khác của pháp luật Việt Nam. Bộ Tư lệnh Hải quân có trách nhiệm cùng với cơ quan ngoại vụ cấp tỉnh nơi tàu vào cảng phối hợp đón tiếp theo đúng nội dung đã thoả thuận.

IV- TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CƠ QUAN CHỨC NĂNG, CHÍNH QUYỀN ĐỊA PHƯƠNG NƠI TÀU ĐẾN THĂM

1- Bộ Ngoại giao:

a) Chuyển Công hàm thông báo lời mời của Nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam đến quốc gia, tổ chức quân sự quốc tế liên quan đối với các chuyến thăm chính thức.

b) Tiếp nhận Công hàm của các quốc gia, tổ chức quân sự quốc tế xin phép cho đoàn vào thăm Việt Nam. Căn cứ vào tình hình thực tế, mục đích, tính chất, nội dung, của chuyến thăm và mối quan hệ giữa nước ta với quốc gia, tổ chức quân sự quốc tế có Công hàm xin đến thăm để trình Chính phủ quyết định. Trước khi trình Chính phủ, Bộ Ngoại giao tổ chức lấy ý kiến của Bộ Quốc phòng, các Bộ, Ngành, địa phương có liên quan đến chuyến thăm.

c) Thông báo cho quốc gia, tổ chức quân sự quốc tế có tàu xin phép vào thăm Việt Nam về: Quyết định của Nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam về nội dung cấp phép, chương trình kế hoạch làm việc của đoàn tại Việt Nam, Trưởng ban đón tiếp của Việt Nam và việc treo quốc kỳ Việt Nam trên tàu.

d) Phối hợp với Bộ Quốc phòng trong việc thực hiện các hoạt động lễ tân và việc đề xuất thành lập Ban tổ chức đón tiếp đối với các chuyến thăm chính thức.

đ) Giải quyết các vấn đề lãnh sự trong quá trình đoàn thực hiện chuyến thăm.

e) Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chính phủ giao.

2- Bộ Quốc phòng:

a) Trình Chính phủ quyết định và tổ chức thực hiện quyết định của Chính phủ về việc đón tiếp các chuyến thăm xã giao, thăm thông thường của các quốc gia, tổ chức quân sự quốc tế có đoàn đến thăm Việt Nam bằng tàu quân sự;

b) Đề xuất với Chính phủ về việc thành lập Ban tổ chức đón tiếp sau khi có ý kiến của Bộ Ngoại giao, Bộ, Ngành liên quan, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh nơi tàu cập cảng; thông báo quyết định của Chính phủ về việc phân công trách nhiệm cho các Bộ, Ngành, địa phương có liên quan để đảm bảo thực hiện chuyến thăm chậm nhất không quá 7 ngày trước khi tàu đến điểm đón trả hoa tiêu;

c) Chỉ đạo Ban tổ chức đón tiếp, các cơ quan chức năng của Bộ, Ngành liên quan, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh nơi tàu cập cảng về việc phối hợp tổ chức thực hiện các hoạt động lễ tân, nghi thức cần thiết để đón, tiếp, tiễn tàu quân sự nước ngoài thực hiện chuyến thăm và giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện chuyến thăm;

d) Tham gia ý kiến để Bộ Ngoại giao trình Chính phủ quyết định đối với những chuyến thăm chính thức theo lời mời của Nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam;

đ) Đôn đốc kiểm tra công tác chuẩn bị và tổ chức thực hiện kế hoạch của Ban tổ chức đón tiếp của các Bộ, Ngành, địa phương nơi đoàn đến thăm;

e) Làm thủ tục nhập cảnh, xuất cảnh cho tàu và các thành viên trên tàu;

g) Quản lý mọi hoạt động của tàu quân sự nước ngoài và các thành viên trên tàu trong quá trình thực hiện chuyến thăm tại Việt Nam.

3- Chính quyền địa phương:

a) Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh nơi tàu đến thăm căn cứ vào quyết định của Chính phủ, hướng dẫn của Bộ Quốc phòng, Bộ Ngoại giao để chỉ đạo các ngành có liên quan thuộc thẩm quyền tổ chức thực hiện việc đón, tiếp, tiễn và đảm bảo an toàn về người, phương tiện cho đoàn trong quá trình thực hiện chuyến thăm.

b) Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh nơi tàu đến thăm có thể huy động nhân lực, phương tiện của các cơ quan đơn vị đóng tại đại phương mình tham gia đón, tiễn và đảm bảo an toàn cho các đoàn trong quá trình chuyến thăm.

4- Ban tổ chức đón tiếp và sỹ quan liên lạc:

a) Việc đón tiếp các chuyến thăm chính thức được thực hiện theo nghi lễ Nhà nước quy định tại Nghị định 186/HĐBT ngày 02/6/1992 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) về "Quy định một số nghi lễ Nhà nước và tiếp khách nước ngoài".

b) Đối với những chuyến thăm xã giao, Ban tổ chức đón tiếp do Bộ Quốc phòng thành lập.

Thành phần gồm: Đại diện Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh nơi đoàn đến thăm; Cục Lãnh sự, Vụ lễ tân (Bộ Ngoại giao); Sở (Ban) Ngoại vụ thuộc tỉnh có đoàn đến thăm; Cục Đối ngoại, Bộ Tư lệnh biên phòng, Bộ Tư lệnh Hải quân... (Bộ Quốc phòng), sỹ quan liên lạc do Bộ Quốc phòng chỉ định.

Nhiệm vụ, quyền hạn của Ban Tổ chức đón tiếp:

- Ban Tổ chức đón tiếp được thành lập để tổ chức đón, tiếp, tiễn đoàn đến thăm Việt Nam và giải tán sau khi đoàn kết thúc chuyến thăm.

- Xây dựng chương trình kế hoạch tổ chức đón, tiếp, tiễn đoàn; đảm bảo kinh phí cần thiết cho việc thực hiện nhiệm vụ.

- Chủ trì phối hợp với các cơ quan hữu quan để thống nhất, hướng dẫn việc thực hiện chương trình kế hoạch đảm bảo cho hoạt động của đoàn.

- Tiếp nhận đơn đề xuất của đoàn để xử lý hoặc báo cáo Bộ Quốc phòng giải quyết những phát sinh trong thời gian thực hiện chuyến thăm.

- Báo cáo kết quả chuyến thăm về Cục Đối ngoại Bộ Quốc phòng để Bộ Quốc phòng báo cáo Chính phủ.

Các thành viên của Ban hoạt động theo sự phân công của Trưởng ban và theo chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị mình giao cho.

5- Bộ Quốc phòng, Bộ Ngoại giao có trách nhiệm giúp Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh chỉ đạo Ban tổ chức đón tiếp thực hiện đúng chương trình kế hoạch chuyến thăm của tàu quân sự nước ngoài tại Việt Nam theo thẩm quyền.

V- XỬ LÝ VI PHẠM

1- Đối với tàu: Tàu quân sự nước ngoài đến thăm Việt Nam vi phạm luật sẽ bị xử lý theo pháp luật Việt Nam, trừ trường hợp điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết hoặc tham gia có quy định khác.

2- Đối với thành viên trên tàu: Mọi hành vi vi phạm pháp luật Việt Nam đều bị xử lý theo pháp luật Việt Nam, trừ trường hợp các điều ước quốc tế mà Việt Nam đã ký kết hoặc tham gia có quy định khác.

3- Quốc gia, tổ chức quân sự quốc tế mà tàu mang cờ phải chịu trách nhiệm về mọi thiệt hại mà tàu, các thành viên trên tàu gây ra.

Trưởng đoàn/Thuyền trưởng phải chịu trách nhiệm về những hậu quả do hành vi vi phạm pháp luật Việt Nam của các thành viên trên tàu trong thời gian thực hiện chuyến thăm tại Việt Nam.

4- Thẩm quyền xử lý vi phạm thực hiện theo quy định của pháp luật Việt Nam.

VI- TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1- Bộ Quốc phòng cùng với Bộ Ngoại giao hướng dẫn Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh nơi tàu vào thăm và các Bộ, Ngành, địa phương có liên quan để phối hợp tổ chức thực hiện Thông tư này.

2- Bộ Quốc phòng chủ trì phối hợp với các Bộ, Ngành, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh nơi tàu vào thăm để đảm bảo thực hiện tốt chuyến thăm; đồng thời tổng hợp báo cáo Chính phủ về kết quả các chuyến thăm của tàu quân sự nước ngoài tại Việt Nam.

3- Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh nơi tàu đến thăm tạo mọi điều kiện thuận lợi để Ban tổ chức đón tiếp hoàn thành nhiệm vụ được giao.

4- Thông tư này có hiệu lực sau mười lăm ngày kể từ ngày ký.

Nguyễn Duy Niên (Đã ký)

Trần Hanh (Đã ký)

TỜ KHAI TÀU QUÂN SỰ NƯỚC NGOÀI ĐẾN THĂM NƯỚC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
(Kèm theo Công hàm số ngày )

CLEARANCE FORM OF FOREIGN WARSHIP VISITING THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
(Enclosed with Note No. dated )

1- Tên tàu,loại tàu, số tàu/Name, type and registration number of ship:

............................................................

2- Nơi đăng ký/Place of registration:

............................................................

3- Hô hiệu, mã lực, tốc độ/Call sign, horse power, maximum speed:

............................................................

4- Chiều dài tối đa/Maximum length:

............................................................

5- Chiều rộng/Width:

............................................................

6- Dung tích/Capacity:

............................................................

7- Cảng xuất phát/Port of departure:

............................................................

8- Cảng tiếp theo/Next port call:

............................................................

9- Hình thức thăm / Purpose of visit:

............................................................

10- Hình thức treo cờ/Flying of flag(s):

............................................................

11- Họ tên, cấp bậc, chức vụ của Trưởng đoàn/Thuyền trưởng:

- Name, rank, title of the Head of delegation/Captain:

............................................................

12- Thành viên trên tàu/Crews list:

+ Sỹ quan /Officers:.............................

+ Hạ sỹ quan/Non-commissioned officers:........

+ Binh sỹ/Soldiers:............................

13- Những người khác cùng đi/Accompanying people:

............................................................

14- Phương tiện thông tin/Communication means:

............................................................

15- Tần số liên lạc/Frequencies:

............................................................

16- Số lượng vũ khí và các thiêt bị quân sự khác trên tàu:

- Amount of weapon and other military equipment on board:

............................................................

17- Ngày giờ tàu dự kiến đến điểm đón trả hoa tiêu:

- Expected time of arrival at the points of pilot pick up and return:

............................................................

18- Cảng đến thăm/Proposed anchorage:

............................................................

19- Thời gian trú đậu/Time of anchorage:

............................................................

20- Ngày rời cảng/Expected date of departure:

21- Chương trình hoạt động của tàu, thành viên trên tàu:

- Programme of ship/crews/accompanying people:

............................................................

............................................................

............................................................

............................................................

22- Hàng hoá trên tàu (nếu có)/Cargo (if any):

............................................................

23- Đề nghị tiếp nhận nhiên liệu, lương thực, thực phẩm/Request for fuel, food:

............................................................

24- Đề nghị khác/Additional/special request:

............................................................

Làm tại ngày tháng năm

Done at on

(dấu/Seal)

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF NATIONAL DEFENSE - THE MINISTRY OF FOREIGN AFFAIRS -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom - Happiness ---------
No. 3320/1997/TTLT/QP-NG	Hanoi, December 11, 1997

JOINT CIRCULAR

GUIDING THE IMPLEMENTATION OF DECREE No. 55-CP OF OCTOBER 1, 1996 OF THE GOVERNMENT ON THE ACTIVITIES OF FOREIGN WARSHIPS VISITING THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM

On October 1, 1996 the Government issued Decree No. 55-CP on the activities of foreign warships on visits to the Socialist Republic of Vietnam. This is an important legal document which contribute to the enhancement and expansion of the friendly and cooperative relationships between our country and other countries in general and between the Vietnam People's Army and the foreign armies as well as international military organizations in particular. It constitutes a legal basis for safeguarding the national sovereignty and enhancing the management of sea areas and ports of the Socialist Republic of Vietnam.
In order to manage the activities of foreign warships and their crews, the Ministry of Defense and the Ministry for Foreign Affairs provide hereby the following uniform guidance on the implementation of Decree No. 55-CP:

I. GENERAL PROVISIONS

1. Foreign warships on visits to the Socialist Republic of Vietnam referred to in Decree No. 55-CP include: floating ships, submarines, support ships of the armed forces of a country or an international military organization, which are permitted by the State of the Socialist Republic of Vietnam to arrive at Vietnamese ports.

2. Visits include:

a/ Official visits by the Heads of State to the Socialist Republic of Vietnam by warships at the invitation of the State of the Socialist Republic of Vietnam.

b/ Courtesy visits for the purpose of maintaining and developing the friendly relationships between the peoples and the armed forces of the two countries or between the Socialist Republic of Vietnam and an international military organization or visits which, as agreed upon between the two sides, are not those defined in Item a of this Point.

...

...

...

3. Foreign warships and their crews on visits to Vietnam shall have to respect the independence and sovereignty of the Socialist Republic of Vietnam, abide by the provisions of Vietnamese law and international agreements which Vietnam has signed or acceded to and follow the program of the visits already agreed upon by the two sides and the guidance of the specialized State management agencies of Vietnam.

II. PROCEDURES TO APPLY FOR VISITS TO VIETNAMESE PORTS

1. Regarding procedures:

a/ For official visits: Not later than 15 days before the expected date of the ship's arrival at a port, the country or international military organization owning the visiting ship shall have to notify the Ministry of Foreign Affairs (the Consular Department) of the Socialist Republic of Vietnam of the details of the visit already agreed upon by the two sides.

b/ The time of application for foreign delegations visiting on board warships to a Vietnamese port under the agreements signed between the Government of the Socialist Republic of Vietnam and the concerned countries or international military organizations shall comply with the provisions of the above-mentioned agreements.

c/ For courtesy and ordinary visits (except for the case specified in Item b) the country or international military organization that sends a delegation by warship shall send a note together with a declaration to the Ministry of Foreign Affairs (the Consular Department) or the diplomatic representative mission or the consular office of Vietnam in the concerned country not later than 30 days before the expected date of the ship's arrival at a port.

d/ The declaration form is enclosed herewith.

e/ After obtaining permission for a visit, not later than 48 hours before the ship entering the territorial waters of Vietnam, the country, the international military organization or the chief delegate/ship captain shall have to notify the External Relations Department of the Ministry of Defense so that the latter can organize a reception and, at the same time, contact the port authority at the place where the ship is arriving on the frequency already agreed upon. The External Relations Department of the Ministry of Defense shall have to notify immediately the Consular Department of the Ministry for Foreign Affairs thereof, for coordination in guiding the organization of the reception.

In case there is a change in the ship's program already agreed upon in advance in the declaration, the chief delegate/ship captain shall have to notify the Consular Department of the Ministry of Foreign Affairs (for official visits) or the External Relations Department of the Ministry of Defense (for courtesy and ordinary visits) for settlement before the ship enters the port.

...

...

...

2. When a foreign warship arriving at a port, its liaison officer shall have to contact the liaison officer of the reception organizing committee at the port so as to reach agreement on the protocol activities. For ships on ordinary visits or for technical calls, the ship's liaison officer should contact the concerned port authority for meeting the requirements as previously agreed upon.

III. ACTIVITIES OF SHIPS AND CREW

1. Activities of ships at Vietnamese ports:

a/ Abiding by the provisions of Vietnamese law and the guidance of the port authority regarding the place where the entry and exit procedures are filled; the navigation, anchoring and docking, mooring alongside, loading and unloading of goods, information and communication, security and order, fire and explosion prevention, environmental pollution... during the visits.

b/ When anchoring at a port, the use of any other means from the ship for traveling must be approved by the head of the reception organizing committee who shall have to inform the port authority and the port's coast guard station thereof.

c/ All activities of a ship must be carried out in accordance with the already agreed program; if any problem arises, the chief delegate/ship captain shall have to inform the head of the reception organizing committee thereof for approval.

2. Activities of crews:

a/ Crews can go ashore only after they have completed the entry procedures; The port's coast guard station shall base itself on the application for ashore travel of the chief delegate/ship captain to issue ashore travel permits for the delegation members. When traveling ashore, the ship's members shall go in delegation or groups, military personnel must wear uniform and must not carry weapons (except for cases of military parades or maneuvers as planned) and shall place themselves under the guidance of the port's coast guard station and other local functional agencies in the locality.

b/ When there is a need for sightseeings or visits outside the program, the chief delegate/ship captain shall have to send a written request to the head of the reception organizing committee, clearly indicating the composition and number of delegates, location, time and means of transport and all costs shall be paid by the delegation. Such request can be realized only after it is approved by Vietnam's Ministry of Defense.

...

...

...

IV. RESPONSIBILITIES OF FUNCTIONAL AGENCIES AND ADMINISTRATIONS OF THE LOCALITIES TO BE VISITED BY FOREIGN WARSHIPS

1. The Ministry of Foreign Affairs:

a/ Sending notes notifying the invitation of the Socialist Republic of Vietnam State to the concerned countries and/or international military organizations with regard to official visits.

b/ Receiving notes from the countries and/or international military organizations seeking permission for visits to Vietnam. On the basis of the actual situation, the purpose, nature, program of a visit as well as the relationships between our country and the country or international organization that has a note seeking permission for a visit, submitting the notes to the Government for decision. Before submitting a note to the Government, the Ministry of Foreign Affairs shall consult the Ministry of Defense, the concerned ministries, branches and localities regarding the visit.

c/ Notifying the country or international organization owning the ship applying for a visit to Vietnam of: the decision of the State of the Socialist Republic of Vietnam on the permission, the delegation's working program in Vietnam, the head of the reception committee of Vietnam and the flying of the national flag of Vietnam on the ship.

d/ Coordinating with the Ministry of Defense in conducting protocol activities and proposing the setting up of a reception organizing committee for official visits.

e/ Resolving consular matters during the visit of the delegation.

f/ Performing other tasks assigned by the Government.

2. The Ministry of Defense:

...

...

...

b/ Proposing to the Government the setting up of a reception organizing committee after consulting the Ministry for Foreign Affairs, the concerned ministries and branches and the provincial People's Committee of the locality where the ship will arrive; not later than 7 days before the ship arrives at the area of receiving or returning a pilot, notifying the Government's decision regarding the assignment of responsibilities to the concerned ministries, branches and localities so as to ensure that the visit can be made ;

c/ Directing the reception organizing committee, the functional bodies of the concerned ministries and branches and the provincial People's Committee of the locality where the ship will arrive, in coordinating the organization of the necessary reception activities and formalities to welcome, receive and see off visiting foreign warships as well as resolving matters arising during the visit;

d/ Contributing comments to the Ministry of Foreign Affairs so that the latter can report to the Government for decision on official visits at the invitation of the State of the Socialist Republic of Vietnam;

e/ Overseeing the preparatory work and plan implementation by the reception committees of the concerned ministries, branches and localities where the delegation will visit;

f/ Processing the entry and exit procedures for ships and crews;

g/ Managing all activities of foreign warships and crews during their visits to Vietnam.

3. Local administrations:

a/ The provincial People's Committee of the locality where a ship is to visit shall base itself on the Government's decision, the guidance of the Ministry of Defense and the Ministry for Foreign Affairs to direct the concerned branches under its management to organize the welcome, reception and farewell and to ensure safety for the human lives and facilities of the delegation during its visit.

b/ The provincial People's Committee of the locality where a ship shall visit may mobilize human and material resources from agencies and units stationing therein for the welcome and farewell as well as the security of the delegation during its visit.

...

...

...

a/ For official visits, the reception shall comply with the State protocols stipulated in Decree No. 186/HDBT of June 02, 1992 of the Council of Ministers (now the Government) on the "Regulation on State Protocols and Reception of Foreign Guests."

b/ For courtesy visits, the reception organizing committee shall be set up by the Ministry of Defense.

The committee shall be composed of: the representatives of the provincial People's Committee of the locality where a delegation shall visit, the Consular Department and the Protocols Department (the Ministry of Foreign Affairs); the provincial foreign affairs office of the locality where the delegation shall visit; the External Relations Department, the Border Guard Headquarters, the Navy Command... (the Ministry of Defense), and the liaison officer designated by the Ministry of Defense.

The tasks and powers of the reception organizing committee:

- The reception organizing committee is set up to organize the welcome, reception and farewell of a delegation visiting Vietnam and is dissolved after the delegation concludes its visit.

- To elaborate the plan for the welcome, reception and farewell of a delegation; ensure necessary expenses for the performance of tasks.

- To assume the prime responsibility and coordination with the concerned agencies in providing uniform guidance on the implementation of the plan on the delegation's activities.

- To receive written requests of the delegation for handling or reporting to the Ministry of Defense for dealing with matters arising during the visit.

- To report the results of the visit to the External Relations Department of the Ministry of Defense so that the Ministry of Defense can report them to the Government.

...

...

...

5. The Ministry of Defense and the Ministry for Foreign Affairs shall have to assist the provincial People's Committee in directing the reception organizing committee to correctly implement the plan of the visit to Vietnam by the foreign warship(s) according to their competence.

V. HANDLING OF VIOLATIONS

1. With regard to ships: Foreign warships on visits to Vietnam that violate law shall be handled according to Vietnamese law, except otherwise provided for by international agreements which Vietnam has signed or acceded to.

2. With regard to crews: All acts of violation of Vietnamese law shall be handled according to Vietnamese law, except otherwise provided for by international agreements which Vietnam has signed or acceded to.

3. The country or international military organization the flag of which is flown by a ship shall be liable for any damage caused by such ship and/or its crew.

The head of the delegation/ship captain shall be accountable for consequences of the ship crew's acts of violation of Vietnamese laws during the visit to Vietnam.

4. Competence to handle violations shall comply with the provisions of Vietnamese laws.

VI. ORGANIZATION OF IMPLEMENTATION

1. The Ministry of Defense shall, together with the Ministry for Foreign Affairs guide the provincial People's Committee of the locality where the ship shall visit and the concerned ministries, branches and localities coordinate in organizing the implementation of this Circular.

...

...

...

3. The provincial People's Committee of the locality where the ship will visit shall create every favorable condition for the reception organizing committee to fulfill its assigned task.

4. This Circular takes effect 15 days after its signing.

THE MINISTRY OF NATIONAL DEFENSE  
VICE MINISTER  

 
 
 
Tran Hanh

THE MINISTRY OF FOREIGN AFFAIRS
VICE MINISTER




Nguyen Dy Nien