|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 449/2016/QĐ-UBND
|
Hải Phòng, ngày 18 tháng 3 năm 2016
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, KHAI THÁC CƠ SỞ DỮ LIỆU THÔNG TIN CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG, GIAO
DỊCH VỀ BẤT ĐỘNG SẢN TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG
ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG
Căn cứ Luật Tổ chức chính
quyền địa phương năm 2015;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản
quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân năm 2004;
Căn cứ Luật Công chứng năm
2014;
Căn cứ Nghị định số
23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng
thực hợp đồng, giao dịch;
Căn cứ Nghị định số 29/2015/NĐ-CP
ngày 15/3/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và
hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;
Thực hiện Quyết định số
2104/QĐ-TTg ngày 29/12/2012 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt "Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng
đến năm 2020";
Xét đề nghị của Sở Tư pháp
tại Tờ trình số 642/TTr-STP ngày 09/9/2015, Công văn 942/STP-BTTP ngày 16/12/2015 và Biên bản tổng hợp ý kiến Hội đồng thẩm định,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, khai thác
cơ sở dữ liệu thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản trên địa
bàn thành phố Hải Phòng.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Giám đốc các Sở:
Tư pháp, Nội vụ, Tài chính, Tài nguyên và Môi trường, Xây dựng, Thông tin và
Truyền thông, Kế hoạch và Đầu tư, Công an thành phố và Thủ trưởng các sở, ngành
liên quan, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện, phường, xã, thị trấn, Hội Công
chứng thành phố, các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, các tổ chức,
cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Chính phủ;
- BTP (Cục BTTP, Cục KTrVB);
- TTTU,
TTHĐNDTP;
- CT và các PCTUBNDTP;
- Đoàn ĐBQHTP;
- Các sở, ban, ngành tp;
- CA, VKSND, TAND, Cục THADS TP;
- NHNNVN cn Hải
Phòng;
- UBND quận, huyện;
- Như Điều 3;
- CPVP;
- CV: NC, ĐC, TH;
- Công báo TP;
- Báo HP, Đài PHTHHP, Cổng
TTĐTTP;
- Lưu: VT.
|
TM.
ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH
PHỐ
CHỦ TỊCH
Lê Văn Thành
|
QUY CHẾ
QUẢN
LÝ, KHAI THÁC CƠ SỞ DỮ LIỆU THÔNG TIN CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH VỀ BẤT ĐỘNG
SẢN TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 449/2016/QĐ-UBND ngày 18/3/2016 của Ủy ban nhân
dân thành phố Hải Phòng)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi
điều chỉnh, đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này
quy định về nguyên tắc hoạt động thông tin công chứng, cập nhật, tra cứu, cung cấp, sử dụng, lưu trữ và quản lý cơ sở dữ liệu thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản trên
địa bàn thành phố Hải Phòng; trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có
liên quan trong việc thực hiện Quy chế thông tin công chứng.
2. Đối tượng áp dụng: Các tổ chức
hành nghề công chứng (Phòng công chứng, Văn phòng công chứng), các công chứng viên, Hội
Công chứng thành phố, đơn vị quản lý thông tin công chứng,
các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan trên địa bàn thành
phố Hải Phòng.
Điều 2. Giải
thích từ ngữ
1. Thông tin
công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản (sau đây gọi tắt là thông tin công chứng) là các thông tin về
hợp đồng, giao dịch đã được công chứng và các thông tin
khác liên quan đến bất động sản; bao gồm: (a) thông tin về lịch sử
quá trình diễn biến, tham gia giao dịch
đã được công chứng của bất động sản, (b) thông tin cảnh báo, (c) thông tin ngăn chặn và (d) các thông tin khác có liên quan.
2. Thông tin về
lịch sử quá trình diễn biến, tham gia giao dịch đã được công chứng của bất động sản: Là thông tin ghi nhận về các hợp đồng, giao dịch liên
quan đến bất động sản nhất định đã được công chứng; căn cứ
thông tin này, công chứng viên xem xét, quyết định việc giải quyết yêu cầu công
chứng đảm bảo phù hợp quy định pháp luật.
3. Thông tin cảnh báo: Là thông tin
do các cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp, yêu cầu liên quan đến bất động sản
nhất định, có ý nghĩa cảnh báo cho các công chứng viên để kiểm tra, xem xét,
xác minh trước khi giải quyết yêu cầu công chứng.
4. Thông tin ngăn
chặn: Là thông tin do các cơ quan nhà
nước yêu cầu ngăn chặn, dừng, tạm dừng giao dịch bằng văn
bản hoặc các thông tin khác cho thấy việc công chứng hợp đồng,
giao dịch liên quan đến bất động sản nhất định là trái quy định của pháp luật.
5. Cơ sở dữ liệu thông tin công chứng: là tập hợp có tổ chức, phân loại các thông tin công chứng, được thiết lập bằng hồ sơ giấy và số hóa.
Điều 3. Nguyên
tắc quản lý, khai thác thông tin công chứng
1. Phân biệt rõ thông tin nghiệp vụ
công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản phục vụ hoạt
động công chứng với các thông tin quản lý nhà nước về công chứng.
2. Các hoạt động cập nhật, tra cứu, cung cấp, sử dụng, lưu trữ, bổ sung, thẩm
tra, xác minh, quản lý thông tin công chứng theo Quy chế
này là một hoạt động nghiệp vụ công chứng; không làm phát
sinh thủ tục hành chính đối với người có yêu cầu công chứng.
3. Thông tin về việc công chứng hợp đồng,
giao dịch về bất động sản phải được cập nhật, tra cứu,
cung cấp, sử dụng, lưu trữ và quản lý theo chế độ tập trung, thống nhất và được xây dựng thành cơ sở dữ liệu thông tin công chứng trên phạm vi toàn
thành phố.
4. Trước khi công chứng hợp đồng,
giao dịch về bất động sản, công chứng viên phải tra cứu
thông tin công chứng tại đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu thông tin công chứng.
5. Việc quản lý, cập nhật, cung cấp
thông tin đảm bảo chính xác, đầy đủ, khách quan, nhanh chóng,
thuận tiện và đáp ứng nguyên tắc bảo mật.
6. Đẩy mạnh ứng dụng khoa học và công
nghệ, từng bước xây dựng cơ sở dữ liệu phần mềm tin học về
thông tin công chứng trên phạm vi thành phố Hải Phòng; nghiên cứu, xây dựng cơ chế liên kết cơ sở dữ liệu thông tin công chứng với
các cơ sở dữ liệu khác về bất động sản, chuẩn bị tốt cho hoạt động
thông tin công chứng trên phạm vi toàn quốc.
Chương II
CHẾ ĐỘ THÔNG TIN
CÔNG CHỨNG
Điều 4. Nguồn cơ
sở dữ liệu thông tin công chứng, cập nhật thông tin công chứng
1. Cơ sở dữ liệu thông tin công chứng
được cập nhật từ các nguồn sau:
a) Yêu cầu tra cứu của công chứng
viên và kết quả trả lời yêu cầu tra cứu;
b) Hợp đồng, giao dịch đã được công
chứng;
c) Văn bản, tài liệu khác của các tổ
chức hành nghề công chứng;
d) Văn bản cung cấp thông tin, yêu cầu,
đề nghị ngăn chặn, dừng hoặc tạm dừng giao dịch của cơ quan nhà nước có thẩm
quyền, của tổ chức, cá nhân có liên quan;
đ) Các nguồn thông tin khác về bất động
sản.
2. Sở Tư pháp có trách nhiệm quản lý
và tổ chức thực hiện việc xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin công chứng, chỉ đạo
phân loại thông tin công chứng.
3. Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở
Xây dựng, Văn phòng Đăng ký đất đai, các tổ chức hành nghề công chứng, các công
chứng viên, Cơ quan thi hành án dân sự, Văn phòng thừa phát
lại, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã, các tổ chức tín dụng và
các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân khác có liên quan có trách nhiệm phối hợp
chặt chẽ, cung cấp chính xác, kịp thời, đầy đủ, trung thực các thông tin về bất
động sản để phục vụ công tác cập nhật, tra cứu, cung cấp, sử dụng, lưu trữ và
quản lý cơ sở dữ liệu thông tin công chứng; kịp thời thông báo bằng văn bản đến
đơn vị quản lý thông tin công chứng các thông tin, yêu cầu ngăn chặn việc công
chứng hợp đồng, giao dịch trong phạm vi thẩm quyền của mình; phối hợp và tạo điều
kiện cho các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên kiểm tra, xác minh thông tin phục vụ việc giải quyết yêu cầu công chứng.
Điều 5. Tra cứu
và cung cấp thông tin công chứng
1. Trước khi công chứng hợp đồng,
giao dịch liên quan đến bất động sản, công chứng viên tra cứu thông tin công chứng
bằng các hình thức: Trực tiếp yêu cầu tra cứu tại đơn vị quản lý thông tin công chứng; gửi yêu cầu
tra cứu qua đường bưu điện; gửi yêu cầu tra cứu qua thư điện
tử; gửi yêu cầu tra cứu qua máy fax; yêu cầu tra cứu qua mạng tin học (tùy
theo điều kiện hạ tầng của hệ thống thông tin công chứng). Trường hợp không
trả lời yêu cầu tra cứu thì phải nêu rõ lý do.
2. Đối tượng được yêu cầu tra cứu, cung
cấp thông tin công chứng gồm:
a) Hội Công chứng thành phố Hải Phòng
tra cứu để thực hiện quyền giám sát, xử lý kỷ luật hội viên, giải quyết khiếu nại,
tố cáo theo quy định;
b) Các tổ chức hành nghề công chứng,
công chứng viên tra cứu theo chế độ bắt buộc;
c) Các cơ quan quản lý nhà nước có đề
nghị tra cứu, cung cấp thông tin bằng văn bản gửi đơn vị quản lý thông tin công
chứng.
3. Đơn vị quản lý thông tin công chứng
có trách nhiệm cung cấp thông tin tra cứu theo yêu cầu (cung cấp thông tin về
lịch sử giao dịch bất động sản, thông tin cảnh
báo, thông tin ngăn chặn và các thông tin khác liên
quan nếu có) trong thời hạn
hai giờ làm việc (120 phút) tính từ thời điểm đơn vị
quản lý thông tin công chứng nhận được yêu cầu tra cứu. Trường hợp phức tạp thì
thời hạn trả lời tra cứu không quá 04 giờ làm việc (240 phút).
Điều 6. Sử dụng kết
quả tra cứu thông tin công chứng
1. Căn cứ kết quả
tra cứu thông tin công chứng, công chứng viên tự mình quyết định công chứng, từ
chối yêu cầu công chứng hoặc tiến hành kiểm tra, xác minh.
2. Việc tra cứu thông tin công chứng
không thay thế trách nhiệm kiểm tra, xác minh, tìm hiểu
thông tin của công chứng viên trong những trường hợp cần
thiết.
3. Khi có thông
tin cảnh báo đối với bất động sản, công chứng viên phải tiến hành kiểm tra, xác
minh bổ sung.
4. Khi có thông tin ngăn chặn đối với
bất động sản, công chứng viên không thực hiện, dừng hoặc tạm dừng thực hiện
công chứng hợp đồng, giao dịch có liên quan đến bất động sản
đó.
5. Trường hợp công chứng viên thực hiện
việc công chứng thì sau khi thực hiện việc công chứng, công chứng viên gửi 01 bản
chụp hợp đồng đã công chứng về đơn vị quản lý thông tin công chứng để cập nhật;
bổ sung và lưu trữ trong cơ sở dữ liệu thông tin công chứng. Việc giao nhận bản
chụp thực hiện vào sáng thứ 7 hàng tuần.
6. Trường hợp công chứng viên không
thực hiện việc công chứng thì công chứng viên trả lại kết quả tra cứu (bản
chính) đã nhận được trong thời hạn 02 giờ làm việc (120
phút) kể từ khi quyết
định không thực hiện công chứng.
7. Các cơ quan quản lý nhà nước sử dụng
kết quả tra cứu phù hợp với mục đích tra cứu đã nêu trong văn bản đề nghị cung
cấp thông tin, chịu trách nhiệm quản lý thông tin công chứng được cung cấp, đảm
bảo tính bảo mật thông tin trong hoạt động công chứng.
Điều 7. Bổ sung
thông tin công chứng
1. Việc bổ sung thông tin vào cơ sở dữ
liệu thông tin công chứng do đơn vị quản lý thông tin công chứng thực hiện.
2. Trong trường hợp tổ chức hành nghề
công chứng, công chứng viên kiểm tra, xác minh nếu có thông tin mới, thông tin
khác với thông tin công chứng do đơn vị quản lý thông tin công chứng cung cấp
thì tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên có trách nhiệm cung cấp ngay
kết quả kiểm tra, xác minh cho đơn vị quản lý thông tin
công chứng để bổ sung vào cơ sở dữ liệu thông tin công chứng.
3. Trong trường hợp nghi ngờ giấy chứng
nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà và tài sản khác gắn liền với đất hoặc
các giấy tờ, tài liệu liên quan do người yêu cầu công chứng xuất trình là giả
thì tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên báo cáo ngay với Sở Tư pháp
và phối hợp với Cơ quan Công an, Văn phòng Đăng ký đất
đai, các cơ quan hữu quan để xử lý theo quy định pháp luật.
Điều 8. Lưu trữ
thông tin công chứng
1. Việc lưu trữ thông tin công chứng
được thực hiện bằng cách thiết lập riêng hồ sơ thông tin công chứng của từng bất
động sản cụ thể.
2. Thông tin công chứng được lưu trữ ở
dạng văn bản, hồ sơ giấy và số hóa.
3. Sở Tư pháp có trách nhiệm chỉ đạo
đơn vị quản lý thông tin công chứng thực hiện công tác lưu trữ thông tin công
chứng. Việc lưu trữ hồ sơ thông tin công chứng phải đảm bảo
khoa học, dễ tìm, dễ thấy, dễ bảo quản, dễ sử dụng và phải được bảo vệ an toàn.
Điều 9. Quản lý
thông tin công chứng
1. Thông tin công chứng được quản lý chặt
chẽ theo chế độ thông tin nghiệp vụ nội bộ. Chỉ những người
có trách nhiệm mới được tra cứu, cập nhật, bổ sung, cung cấp, sử dụng, lưu trữ,
quản lý thông tin công chứng, hồ sơ thông tin công chứng.
2. Trường hợp qua yêu cầu tra cứu, cung
cấp thông tin công chứng phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật trong hoạt động
công chứng, đơn vị quản lý thông tin công chứng báo cáo Sở
Tư pháp để thực hiện các biện pháp quản lý nhà nước về công chứng theo quy định.
Chương III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 10. Trách
nhiệm của các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân
1. Sở Tư pháp tham mưu, giúp Ủy ban
nhân dân thành phố quản lý tổ chức, hoạt động thông tin công chứng; có trách
nhiệm:
a. Phối hợp với các ngành, cấp hữu
quan nghiên cứu, xây dựng trình Ủy ban nhân dân thành phố ban hành, điều chỉnh,
bổ sung các quy định về tổ chức, hoạt động thông tin công chứng.
b. Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ, Sở
Tài chính và các cơ quan liên quan xây dựng Đề án thành lập
Trung tâm Thông tin công chứng theo định hướng xã hội hóa.
c. Nghiên cứu việc chuyển giao cơ sở
dữ liệu thông tin công chứng cho Hội công chứng thành phố quản lý, khai thác
khi có quy định mới.
d. Trước khi Trung tâm Thông tin công
chứng được thành lập, Sở Tư pháp chủ động bố trí địa điểm, nhân sự để thực hiện
việc quản lý và khai thác cơ sở dữ liệu thông tin công chứng về bất động sản
theo Quy chế này.
đ. Phối hợp với Ủy ban nhân dân các
quận, huyện đề xuất Ủy ban nhân dân thành phố chỉ đạo việc tập hợp và quản lý tập
trung, thống nhất thông tin, hồ sơ về hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động
sản được chứng thực tại Ủy ban nhân dân các quận, huyện, phường, xã, thị trấn
trên địa bàn thành phố.
e. Phối hợp với Sở Tài nguyên và Môi
trường, Sở Xây dựng, Cục Thi hành án dân sự thành phố, Ngân hàng Nhà nước Việt
Nam chi nhánh thành phố Hải Phòng, Ủy ban nhân dân các quận, huyện, Hội Công chứng
thành phố nghiên cứu, xây dựng cơ chế liên kết cơ sở dữ liệu thông tin công chứng
với các cơ sở dữ liệu khác có liên quan đến bất động sản.
g. Thanh tra, kiểm
tra, giám sát và xử lý vi phạm trong việc chấp hành các quy định về tổ chức, hoạt
động thông tin công chứng.
Việc xử lý vi phạm của tổ chức hành
nghề công chứng, công chứng viên, nhân viên tra cứu của các tổ chức hành nghề
công chứng thực hiện theo các quy định pháp luật về quản lý nhà nước về công chứng,
pháp luật dân sự, hình sự và các quy định pháp luật có
liên quan.
Việc xử lý vi phạm của đơn vị quản lý
thông tin công chứng, cán bộ quản lý, khai thác cơ sở dữ
liệu thông tin công chứng thực hiện theo các quy định pháp
luật về quản lý cán bộ, công chức, viên chức hoặc người lao động khác, pháp luật
dân sự, hình sự và các quy định pháp luật có liên quan.
2. Sở Tài chính,
Sở Tư pháp tham mưu Ủy ban nhân dân
thành phố về việc tính giá dịch vụ sự nghiệp công trong hoạt động thông tin công chứng
theo quy định pháp luật.
3. Sở Nội vụ, Sở
Tài chính phối hợp với Sở Tư pháp tham mưu, đề xuất Ủy ban nhân dân thành phố
cơ chế hỗ trợ ban đầu để đảm bảo cho việc xây dựng, quản
lý, khai thác cơ sở dữ liệu thông tin
công chứng.
4. Sở Thông tin
và Truyền thông, Sở Tài chính, Sở Kế hoạch và Đầu tư phối
hợp với Sở Tư pháp đề xuất, hỗ trợ một
phần kinh phí để số hóa và xây dựng phần mềm tin học hóa quản lý thông tin công
chứng trên địa bàn thành phố Hải Phòng; hoàn thành trước
ngày 31/12/2017.
5. Công an thành phố, Cục Thi hành án
dân sự thành phố phối hợp thực hiện và chỉ đạo các đơn vị
trực thuộc, cơ quan cấp dưới kịp thời thông báo đến đơn vị quản lý thông tin công chứng các thông tin, yêu cầu ngăn chặn việc công chứng
hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi thẩm quyền của mình.
6. Sở Tư pháp phối hợp với Ủy ban
nhân dân các quận, huyện đề xuất Ủy ban nhân dân thành phố xây dựng và quản lý tập trung, thống nhất cơ sở dữ liệu về
chứng thực hợp đồng, giao dịch về bất động sản trên địa bàn thành phố.
7. Hội Công chứng thành phố thực hiện
và hướng dẫn, giám sát các hội viên tuân thủ các nguyên tắc
hành nghề công chứng và thực hiện Quy chế này; tham mưu Sở
Tư pháp, Ủy ban nhân dân thành phố xây dựng, quản lý và nâng cấp tổ chức,
hoạt động thông tin công chứng, liên kết
thông tin công chứng.
Điều 11. Khen
thưởng, xử lý vi phạm
1. Tập thể, cá nhân có thành tích trong công tác thông tin công chứng được xem xét khen thưởng theo quy định của pháp luật như đối với các công tác tư pháp khác.
2. Các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá
nhân liên quan nếu vi phạm Quy chế này bị xử lý theo quy định pháp luật liên
quan trong từng trường hợp cụ thể.
Điều 12. Tổ chức
thực hiện
1. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên
quan trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình chịu trách nhiệm tổ
chức thực hiện Quy chế này.
2. Giám đốc Sở Tư pháp chịu trách nhiệm
hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện Quy chế; tổng hợp, báo cáo, đề xuất
Ủy ban nhân dân thành phố xem xét chỉ đạo giải quyết khó khăn, vướng mắc trong
quá trình thực hiện./.