|
BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM
BẢO HIỂM
XÃ HỘI
TP.HỒ CHÍ MINH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA
VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 3513/TB-BHXH
|
TP.Hồ Chí Minh, ngày 30 tháng 10 năm 2015
|
THÔNG BÁO
VỀ VIỆC ĐIỀU
CHỈNH QUY TRÌNH TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ HỒ SƠ THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA
Căn cứ Quyết định số 2103/QĐ-BHXH ngày 06/6/2012 của Giám đốc Bảo hiểm xã hội Thành phố về việc
ban hành quy định tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả theo cơ chế một cửa tại Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh;
Theo đề nghị của Trưởng phòng Cấp sổ thẻ; Bảo hiểm xã
hội Thành phố Hồ Chí Minh điều
chỉnh quy trình tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ theo cơ chế một cửa, như sau:
1. Đối với quy trình tiếp nhận hồ
sơ, điều chỉnh 01 quy trình sau:
- Quy trình cấp lại sổ BHXH do mất: do người lao động làm mất hoặc do đơn vị làm mất (quy trình 305).
Lưu ý: Biểu mẫu C70a-HD và C70b-HD mới trong quy trình giải quyết
các chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức
phục hồi sức khoẻ có điều chỉnh phần hướng dẫn lập biểu mẫu.
2. Đối với phiếu giao nhận hồ sơ
(PGNHS), điều chỉnh 01 PGNHS sau:
- PGNHS 305.
3. Ngày áp dụng: Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí
Minh thống nhất áp dụng Quy trình và các Phiếu giao nhận hồ sơ đề cập ở mục 1
và mục 2, kể từ ngày 03/11/2015.
4. Tổ chức thực hiện:
- Phòng Công nghệ thông tin chịu trách nhiệm phối hợp với nhà cung cấp phần mềm tiếp nhận hồ sơ, để điều chỉnh Quy trình và phiếu
giao nhận hồ sơ nói ở trên.
- Các Phòng chức năng và Bảo hiểm xã hội quận/huyện
chịu trách nhiệm tổ chức, triển khai và thực hiện theo nội dung
thông báo này.
- Các tổ chức, đơn vị và cá nhân người lao động áp dụng các Phiếu giao nhận
hồ sơ mới theo quy định./.
|
Nơi nhận:
- BGĐ BHXH TP.HCM (b/c);
- Trưởng các phòng nghiệp vụ;
- Giám đốc BHXH các quận, huyện;
- Các đơn vị, tổ chức, cá nhân NLĐ;
- Trang web BHXH TP.HCM;
- Lưu: VT, TCCB(2b).
|
GIÁM ĐỐC
Cao Văn Sang
|
QUY TRÌNH TIẾP NHẬN VÀ
TRẢ KẾT QUẢ HỒ SƠ
(đính kèm Thông báo số: 3513/TB-BHXH, ngày 30/10/2015 của Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh)
1. Quy trình cấp lại sổ
BHXH do mất: do người
lao động làm mất hoặc do đơn vị làm mất (Phiếu giao nhận hồ sơ số 305, 02 bản).
1.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: Dùng để cấp lại sổ BHXH cho người lao động khi mất (bao gồm
do người lao động làm mất hoặc do đơn vị làm mất).
- Khi có các phát sinh trên, đơn vị, người lao động nộp hồ sơ cho cơ quan
BHXH theo Phiếu giao nhận hồ sơ 305 (02 bản).
- Thời
hạn trả kết quả: 45 ngày làm việc.
1.1.1. Đối với
các đơn vị do BHXH Thành phố quản lý:
- Sơ đồ:
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
+ Bước 2: Phòng Cấp sổ, thẻ; Phòng Thu; Phòng Chế độ
BHXH. Thời hạn 44 ngày làm việc.
+ Bước 3: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
1.1.2. Đối với
các đơn vị do BHXH quận, huyện quản lý:
- Sơ đồ:
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: BHXH quận, huyện. Thời gian 9 ngày làm việc
trong đó:
* Bước 1.1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
* Bước 1.2: Bộ phận sổ, thẻ. Thời hạn giải quyết 8,5 ngày làm việc.
+ Bước 2: Phòng TN & QLHS. Thời hạn 0,5 ngày làm
việc.
+ Bước 3: Phòng Cấp sổ, thẻ; Phòng Chế độ: 24 ngày
làm việc trong đó Phòng chế độ 7 ngày làm việc.
+ Bước 4: Phòng TN&QLHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
+ Bước 5 BHXH quận, huyện 04 ngày làm việc trong đó:
* Bước 5.1 bộ phận cấp sổ, thẻ 0,5 ngày làm việc.
* Bước 5.2. Bộ phận Thu, thời hạn 1,5 ngày làm việc.
* Bước 5.3. Bộ phận sổ, thẻ
thời hạn 02 ngày làm việc.
+ Bước 6: Phòng cấp sổ, thẻ BHXH Thành phố 4,5 ngày
làm việc (trong đó duyệt dữ liệu 02 ngày làm việc; in sổ trình ký đóng dấu 2,5
ngày làm việc).
+ Bước 7: Phòng TN & QLHS. Thời hạn 0,5 ngày làm
việc.
+ Bước 8: BHXH quận huyện 2 ngày làm việc trong đó:
* Bước 8.1. Bộ phận cấp sổ, thẻ. Thời hạn 01 ngày làm việc.
* Bước 8.2. Bộ phận TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.
1.2. Quy trình chi tiết
1.2.1. Đối với các đơn vị do BHXH Thành phố quản lý:
Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận, đối chiếu, kiểm đếm hồ sơ theo Phiếu giao nhận hồ sơ 305.
- Chuyển toàn bộ hồ sơ cho Phòng cấp sổ, thẻ.
- Xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm iQLBH.
Lưu ý:
- Người lao động có quá trình đóng BHXH đã được đơn vị cũ chốt sổ bảo lưu nhưng làm mất sổ trước khi nộp cho đơn vị mới thì phải
liên hệ đơn vị cũ (nơi chốt sổ bảo lưu sau cùng) để lập hồ sơ cấp lại sổ, nộp tại cơ quan BHXH quản lý đơn vị cũ theo quy định. Trường hợp đơn vị cũ giải thể thì người lao động lập hồ sơ cấp lại sổ và nộp trực tiếp cho cơ quan BHXH quản lý đơn vị cũ.
- Trong thời gian người lao động còn đang làm việc chỉ tiếp nhận giải quyết hồ sơ cấp lại sổ do đơn vị làm mất.
- Trường hợp đơn vị hoặc người lao động tìm thấy sổ và trả lại cơ quan BHXH thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ chuyển hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Cấp sổ,
thẻ.
Bước 2: Phòng Cấp sổ, thẻ; Phòng Thu; Phòng Chế độ
BHXH. Thời
hạn 44 ngày làm việc.
- Phòng Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 01 ngày làm việc.
+ Tiếp nhận hồ sơ từ bộ phận TNHS, đối chiếu giao nhận
trên phần mềm iQLBH.
+ Tiến hành kiểm tra đối chiếu hồ sơ với dữ liệu thu trên SMS.
+ Căn cứ Danh sách đề nghị cấp lại sổ BHXH (mẫu
03a-DS/CLS) hoặc
Đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH (mẫu D01-TS),
Kiểm tra, xác minh, đối chiếu hồ sơ với cơ sở dữ liệu hiện đang quản lý, đặc biệt
là dữ liệu của Trung tâm thông tin BHXH Việt Nam để làm cơ sở xác minh quá
trình hưởng trợ cấp 1 lần, lập Công văn xác minh quá trình đóng BHXH, BHTN ở
nơi khác (nếu có).
+ Chuyển danh sách xác minh hưởng các chế độ BHXH
(theo mẫu) cho phòng Chế độ BHXH đối với những hồ sơ có quá trình tham gia BHXH
trước năm 2005; Chuyển danh sách xác minh hưởng
BHTN đối với những hồ sơ đủ điều kiện
hưởng BHTN.
* Trường hợp sổ mất có quá trình đóng ở nhiều nơi tại địa bàn Thành phố
thì căn cứ vào dữ liệu đồng bộ và kết quả xác minh hưởng
BHXH 1 lần, xác minh BHTN để lập
phiếu đề nghị (mẫu C02-TS) chuyển Phòng Thu nhập bổ sung quá trình.
* Trường hợp sổ mất có quá trình đóng ở
BHXH tỉnh, thành phố khác thì lập Công văn xác minh trong thời hạn 30 ngày.
Lưu ý:
- Kiểm tra quá trình nhập dữ liệu tham gia từ nơi khác chuyển
đến “CQ” (nếu có) theo đợt
phát sinh hay nhập trực tiếp (F12)
trên SMS, trường hợp nhập trực
tiếp (F12) nếu có nghi vấn, liên hệ với nơi nhập dữ liệu để kiểm tra, đối chiếu.
- Cán bộ cấp sổ sau khi kiểm tra xác định nguyên nhân do người
lao động làm mất thì ghi chú bằng mực đỏ
vào góc phải phía trên cùng Phiếu Giao nhận hồ sơ 305 dòng chữ “người lao động
làm mất sổ”.
- Phòng Chế độ BHXH. Thời hạn 07 ngày làm việc.
+ Nhận Danh sách xác minh hưởng trợ cấp 01 lần, trợ cấp
thất nghiệp (theo mẫu) từ Phòng Cấp sổ, thẻ, xác nhận trên Sổ giao nhận hồ sơ.
+ Kiểm tra đối chiếu xác nhận chi trả các chế độ trợ
cấp BHXH, trợ cấp thất nghiệp và chuyển trả Phòng Cấp sổ, thẻ.
- Phòng Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 01 ngày làm việc.
+ Căn cứ hồ sơ đã được xác minh, kiểm tra đối chiếu
quá trình đóng BHXH, BHTN. Nếu sổ có quá trình đóng ở nơi khác chưa hưởng hoặc
thông tin cá nhân (số CMND, ngày cấp, nơi cấp CMND, địa chỉ) còn thiếu, lập Phiếu
điều chỉnh theo mẫu C02-TS kèm giấy tờ có liên quan chuyển Phòng Thu.
+ Trường hợp có quá trình đã hưởng BHXH 01 lần, trợ cấp
thất nghiệp thì không tính thời gian hưởng.
Lưu ý: Nếu đã chuyển Phòng Thu bản
chính: “văn bản xác nhận quá trình đóng của Tỉnh”, thì cán bộ cấp sổ, thẻ lưu bản photo.
- Phòng Thu. Thời hạn 04 ngày làm việc.
+ Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ.
+ Căn cứ vào hồ sơ: nhập bổ sung các thông tin về
nhân thân còn thiếu trên dữ liệu SMS, đối chiếu, kiểm tra quá trình tham gia
BHXH từ nơi khác để nhập dữ liệu vào phần mềm SMS.
+ Chuyển toàn bộ hồ sơ cho Phòng Cấp sổ, thẻ, lưu phiếu
đề nghị hoặc Công văn xác nhận quá trình đóng BHXH của tỉnh.
Lưu ý: Đối với sổ BHXH có quá trình từ nơi khác chuyển đến nếu có quá trình đã hưởng BHXH 01 lần, trợ cấp
thất nghiệp thì không nhập dữ liệu.
- Phòng Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 01 ngày làm việc.
+ Đối chiếu kiểm tra dữ liệu thu trên SMS.
+ Lập Biên bản thẩm định trình hồ sơ cho Ban giám đốc
ký duyệt.
+ Căn cứ Công văn xác minh của BHXH tỉnh, Phiếu xác
minh hưởng trợ cấp 01 lần, trợ cấp thất nghiệp của Phòng Chế độ BHXH, cắt quá
trình đã hưởng trợ cấp 01 lần hoặc trợ cấp thất nghiệp (nếu có).
+ Cập nhật dữ liệu để cấp lại toàn bộ sổ BHXH trên
chương trình SMS.
* Nếu sổ có thời gian cuối cùng đã được xác nhận bảo lưu thì cấp lại Tờ rời
đến thời điểm đó.
* Nếu sổ có thời gian cuối cùng đã được xác nhận Tờ rời hàng năm thì cấp lại
Tờ rời đến thời điểm của năm đã in.
* Nếu sổ BHXH mẫu cũ (loại 48 trang hoặc 24 trang) đã được ký duyệt, xác nhận quá trình trước năm 1995 trên sổ BHXH và
tiếp tục đóng tại đơn vị đó thì cấp lại tờ rời “QT” đến thời điểm đã được xác
nhận trên sổ.
+ Chuyển dữ liệu từ SMS sang chương trình QLST để duyệt
và in sổ BHXH.
+ In Tờ bìa, Tờ rời sổ BHXH và 02 Biên bản giao nhận
sổ BHXH ký vào “Đại diện bên giao”, in 02 Phiếu sử dụng phôi bìa sổ theo mẫu
C06-TS (lưu 01 phiếu vào hồ sơ, 01 phiếu chuyển cán bộ quản lý phôi để đối chiếu quyết toán).
+ Trình Ban Giám đốc BHXH Thành phố ký trên bìa, tờ rời
sổ BHXH cấp lại; Lưu hồ sơ cấp lại sổ BHXH.
+ Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm iQLBH và
chuyển tờ bìa sổ, tờ rời sổ; 02
biên bản giao nhận sổ BHXH cho Phòng (bộ phận) TNHS.
Lưu ý: Trường hợp người lao động có nhiều số sổ BHXH thì thực hiện cấp lại sổ trên chương trình SMS (không in tờ bìa tờ rời sổ cấp lại) và chuyển dữ liệu từ SMS sang phần mềm QLST
(thực hiện yêu cầu duyệt, sau đó vào khóa in), in mẫu 07/SBH (nếu có quá trình đóng BHXH đã được xác nhận) kèm Phiếu yêu cầu gộp sổ mẫu P01-DV hoặc P02-CN để trả hồ sơ cho khách hàng.
Bước 3: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng Cấp sổ, thẻ cập
nhật vào chương trình iQLBH.
- Chuyển trả hồ sơ: tờ bìa sổ, tờ rời số, 01 Biên bản giao nhận sổ cho
khách hàng (yêu cầu khách hàng ký vào 01 biên bản giao nhận sổ để lưu).
Lưu ý: Khi trả hồ sơ cấp mất cho khách hàng nếu góc trên cùng bên
phải Phiếu giao nhận hồ sơ có dòng chữ “người lao động làm mất sổ” thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ căn cứ
vào CMND bản chính để đối chiếu, đồng thời ghi chú vào Phiếu
giao nhận hồ sơ dòng chữ “đã đối chiếu CMND”. Trường hợp nếu nhận thay
thì căn cứ vào CMND bản chính người nhận
kèm giấy ủy quyền để đối chiếu đồng thời ghi chú vào Phiếu giao nhận hồ sơ dòng
chữ “đã đối chiếu theo giấy ủy quyền ký ngày...” (không yêu cầu photo bản sao CMND
hoặc giấy ủy quyền).
1.2.2. Đối với các đơn vị do BHXH quận, huyện quản lý:
Bước 1: BHXH quận, huyện. Thời hạn 9 ngày làm việc, Trong đó:
Bước 1.1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc
+ Tiếp nhận, kiểm đếm hồ sơ theo Phiếu giao nhận hồ
sơ 305.
+ Chuyển toàn bộ hồ sơ cho bộ phận sổ, thẻ.
+ Xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm iQLBH.
Lưu ý:
- Người lao động có quá trình đóng BHXH đã được đơn vị cũ chốt sổ bảo lưu nhưng làm mất sổ trước khi nộp cho đơn
vị mới thì phải liên hệ đơn vị cũ (nơi chốt sổ
bảo lưu sau cùng) để lập hồ sơ cấp lại sổ nộp tại cơ quan BHXH quản lý đơn vị cũ theo quy định. Trường hợp
đơn vị cũ giải thể thì người lao động lập hồ sơ cấp lại sổ và nộp trực tiếp cho cơ quan BHXH
quản lý đơn vị cũ.
- Trong thời gian người lao động còn đang làm việc chỉ tiếp nhận giải quyết hồ sơ cấp lại sổ do đơn vị làm mất.
- Trường hợp đơn vị hoặc người lao động tìm thấy sổ và trả lại cơ quan BHXH thì cán bộ tiếp nhận hồ
sơ chuyển hồ sơ cho Phòng (Bộ phận)
Cấp số, thẻ.
Bước 1.2: Bộ phận sổ, thẻ. Thời hạn giải quyết 8,5 ngày làm việc
- Tiếp nhận hồ sơ từ bộ phận TNHS.
- Tiến hành kiểm tra đối chiếu hồ sơ với dữ liệu thu trên SMS.
- Căn cứ Danh sách đề nghị cấp lại sổ BHXH (mẫu 03a-DS/CLS,02 bản) hoặc
Đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH (mẫu D01-TS); tiến hành kiểm tra, xác minh, đối chiếu
hồ sơ với cơ sở dữ liệu hiện đang quản lý, đặc biệt là dữ liệu của Trung tâm
thông tin BHXH Việt Nam. Trên cơ sở đó lập biên bản thẩm định (mẫu 02-BBTĐ) Ban
Giám đốc BHXH quận huyện ký, đóng dấu vào biên bản thẩm định.
- Chuyển toàn bộ hồ sơ cấp mất sổ BHXH cho phòng TN&QLHS (BHXH Thành phố).
Lưu ý:
- Kiểm
tra quá trình nhập dữ liệu
tham gia từ nơi khác chuyển đến
“CQ” (nếu có) theo đợt
phát sinh hay nhập trực tiếp (F12) trên SMS, trường hợp nhập trực tiếp F12) nếu có nghi vấn, liên hệ với nơi nhập dữ liệu để kiểm tra, đối chiếu.
- Cán bộ cấp sổ sau khi kiểm tra xác định nguyên nhân do người
lao động làm mất thì ghi chú bằng mực đỏ vào góc phải phía trên cùng Phiếu Giao nhận hồ sơ 305 dòng chữ “người lao động làm mất sổ”.
Bước 2: Phòng TN&QLHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ từ BHXH quận, huyện cùng phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu
thống nhất.
- Kiểm tra số lượng và tính pháp lý của hồ sơ.
- Ghi ngày nhận và ngày trả trên phiếu giao nhận hồ sơ của BHXH quận, huyện.
- Xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm iQLBH.
- Chuyển hồ sơ cho phòng Cấp sổ, thẻ kèm theo phiếu giao nhận hồ sơ với
BHXH quận, huyện.
Bước 3: Phòng cấp sổ, thẻ; Phòng Chế độ. Thời hạn 24 ngày làm việc
3.1. Phòng Cấp sổ thẻ.
- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng TN&QLHS.
- Xác nhận giao nhận trên Phần mềm iQLBH.
- Tiến hành kiểm tra đối chiếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ.
- Đối chiếu với cơ sở dữ liệu của trung tâm thông tin BHXH Việt Nam để làm
cơ sở xác minh quá trình đã hưởng trợ cấp 1 lần.
- Chuyển danh sách xác minh hưởng các chế độ BHXH (theo mẫu) cho phòng Chế
độ BHXH đối với những hồ sơ có quá trình tham gia BHXH trước năm 2005; Chuyển danh sách xác minh hưởng BHTN đối
với những hồ sơ đủ điều kiện hưởng BHTN.
- Trình lãnh đạo ký và gửi công văn
(theo mẫu) cho BHXH các tỉnh, thành phố nơi có liên quan đến quá trình tham gia
BHXH.
3.2. Phòng Chế độ BHXH. Thời hạn 7 ngày làm việc
- Nhận phiếu xác minh hưởng trợ cấp BHXH (theo mẫu), xác minh hưởng BHTN từ
phòng cấp sổ thẻ, xác nhận trên sổ
giao nhận hồ sơ.
- Kiểm tra đối chiếu xác nhận chi trả trợ cấp hưu trí, BHXH một lần, TNLĐ,
BNN các chế độ ngắn hạn, BHTN và chuyển trả phòng Cấp sổ thẻ.
3.3. Phòng cấp sổ, thẻ
- Căn cứ kết quả giải quyết của phòng Chế độ BHXH và BHXH các tỉnh, thành
phố khác, Phòng cấp sổ thẻ trình Ban giám đốc ký duyệt biên bản thẩm định hồ
sơ.
- Bàn giao toàn bộ hồ sơ cho phòng TN&QLHS, kể cả hồ sơ không đủ điều
kiện kèm phiếu báo trả hồ sơ.
- Xác nhận giao nhận trên Phần mềm iQLBH.
Bước 4: Phòng TN&QLHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc
- Tiếp nhận hồ sơ đã giải quyết từ Phòng Cấp sổ, thẻ.
- Kiểm tra hồ sơ đầy đủ theo quy định.
- Xác nhận trên phần mềm iQLBH.
- Trả hồ sơ cho BHXH quận, huyện theo Phiếu giao nhận hồ sơ.
- Xác nhận giao nhận trên Phần mềm iQLBH.
Bước 5: BHXH quận, huyện. Thời hạn 4 ngày làm việc trong đó:
Bước 5.1. Bộ phận cấp sổ, thẻ. Thời hạn 0,5 ngày làm việc
- Tiếp nhận hồ sơ từ phòng TN&QLHS.
- Căn cứ vào kết quả thẩm định (mẫu 02-BBTĐ):
+ Nếu không đủ điều kiện cấp lại sổ BHXH thì chuyển hồ
sơ cho bộ phận TNHS để trả hồ sơ và thông báo cho đơn vị, người lao động biết.
+ Nếu đủ điều
kiện cấp lại thì lập phiếu đề nghị (mẫu C02-TS) cùng hồ sơ cấp lại chuyển bộ phận
Thu.
Lưu ý: Nếu đã chuyển Phòng Thu bản
chính: “văn bản xác nhận quá trình đóng của Tỉnh”, thì cán bộ Cấp sổ, thẻ lưu bản
photo.
Bước 5.2. Bộ phận Thu. Thời hạn 1,5 ngày làm việc
- Căn cứ vào hồ sơ: nhập bổ sung các thông tin về nhân thân còn thiếu trên
dữ liệu SMS, đối chiếu, kiểm tra quá trình tham gia BHXH từ nơi khác để nhập dữ
liệu vào phần mềm SMS.
- Chuyển toàn bộ hồ sơ cho bộ phận sổ, thẻ; lưu phiếu đề nghị hoặc Công
văn xác nhận quá trình đóng BHXH của tỉnh.
Lưu ý: Đối với sổ BHXH có quá trình từ nơi khác chuyển đến nếu có
có quá trình đã hưởng BHXH 01 lần, trợ cấp thất nghiệp thì không nhập dữ liệu.
- Kiểm tra đối chiếu, hoàn chỉnh dữ liệu trên SMS.
- Chuyển hồ sơ cho bộ phận cấp sổ, thẻ.
Bước 5.3. Bộ phận sổ, thẻ. Thời hạn 02 ngày làm việc
- Tiếp nhận hồ sơ từ bộ phận thu, kiểm tra đối chiếu, thực hiện cấp lại sổ
do mất trong chương trình quản lý thu (SMS).
* Nếu sổ có thời gian cuối cùng đã được xác nhận bảo lưu thì cấp lại Tờ rời
đến thời điểm đó.
* Nếu sổ có thời gian cuối cùng đã được xác nhận Tờ rời hàng năm thì cấp lại Tờ rời đến thời điểm của năm
đã in.
* Nếu sổ BHXH mẫu cũ (loại 48 trang hoặc 24 trang) đã được ký duyệt, xác
nhận quá trình trước năm 1995 trên sổ BHXH và tiếp tục đóng tại đơn vị đó thì cấp lại tờ rời “QT” đến
thời điểm đã được xác nhận trên sổ.
- Chuyển dữ liệu từ SMS sang phần mềm quản lý sổ, thẻ (QLST) chuyển dữ liệu cấp lại sổ về BHXH Thành phố
(Phòng Cấp sổ, thẻ) để yêu cầu duyệt.
Lưu ý: Trường hợp người lao động có nhiều số sổ BHXH thì thực hiện
cấp lại sổ trên chương trình SMS (không in tờ bìa tờ rời sổ cấp lại) và chuyển
dữ liệu từ SMS sang phần mềm QLST (thực hiện yêu cầu duyệt, sau đó vào khóa
in), in mẫu 07/SBH (nếu có quá trình đóng BHXH đã được xác nhận) Phiếu yêu
cầu gộp sổ mẫu P01-DV hoặc P02-CN để trả hồ sơ cho khách hàng.
Bước 6: Phòng cấp sổ, thẻ. Thời hạn 4,5 ngày làm việc
- Căn cứ vào dữ liệu yêu cầu duyệt của quận huyện, kiểm tra duyệt dữ liệu và căn cứ vào biên bản thẩm định, thực hiện
in toàn bộ sổ cấp lại do mất cho BHXH quận
huyện; in 02 danh sách cấp lại sổ BHXH (lưu 01 danh sách, 01 danh sách chuyển
BHXH quận huyện để lưu tại BHXH quận huyện).
- Trình Ban Giám đốc BHXH Thành phố ký và chuyển phòng HCTH đóng dấu, thời
hạn 0,5 ngày làm việc.
- Chuyển “Phiếu thông báo nhận hồ sơ’" bằng file PDF qua đường truyền FTP thư mục;
Trao đổi nghiệp vụ /04-CSTHE/Thông báo nhận hồ sơ “năm xxxx”.
- Chuyển Phòng TNQLHS sổ BHXH kèm danh sách cấp lại sổ và 02 biên bản giao
nhận sổ (1 bản giao BHXH quận huyện, 01 bản phòng TNHS lưu).
Bước 7: Phòng TNQLHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc
Nhận sổ BHXH kèm danh sách cấp lại sổ và 02 biên bản
giao nhận sổ từ Phòng Cấp sổ, thẻ chuyên trả cho BHXH quận huyện theo “Phiếu thông báo nhận hồ sơ”.
Bước 8: BHXH quận huyện. Thời hạn 2 ngày làm việc trong đó:
Bước 8.1. Bộ phận Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- In “phiếu thông báo nhận hồ sơ” từ File PDF, căn cứ trên ngày hẹn trả
ghi trên thông báo để nhận hồ sơ tại phòng TN&QLHS.
- Lưu hồ sơ cấp lại sổ BHXH và chuyển tờ bìa, tờ rời sổ BHXH, biên bản
giao nhận sổ BHXH cho bộ phận TNHS.
Bước 8.2. Bộ phận TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc
- Tiếp nhận hồ sơ từ bộ phận sổ, thẻ.
- Chuyển trả: tờ bìa sổ, tờ rời sổ, 01 biên bản giao nhận sổ cho khách
hàng.
- Xác nhận giao nhận trên phần mềm iQLBH.
Lưu ý: Khi trả hồ sơ cấp mất cho khách hàng nếu góc trên cùng bên
phải Phiếu giao nhận hồ sơ có dòng chữ “người lao động làm mất sổ” thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ căn cứ vào CMND bản chính để đối chiếu, đồng thời ghi chú
vào Phiếu giao nhận hồ sơ dòng chữ “đã
đối chiếu CMND”. Trường hợp nếu nhận thay thì căn cứ vào CMND bản chính người
nhận kèm giấy ủy quyền để đối chiếu đồng thời ghi chú vào Phiếu giao nhận hồ sơ
dòng chữ “đã đối chiếu
theo giấy ủy quyền ký ngày...” (không yêu cầu photo bản sao CMND hoặc giấy ủy quyền)./.
|
Phiếu giao nhận hồ sơ này áp dụng
kể từ ngày 03/11/2015
Số Hồ sơ: 305/......../SO
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA
VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
PHIẾU
GIAO NHẬN HỒ SƠ
Loại hồ
sơ: Cấp lại sổ BHXH do mất
(Thời hạn giải quyết loại hồ
sơ này: 45 ngày làm việc)
1. Tên đơn vị…...................................................... Mã đơn vị:.......................................
2. Điện thoại: .......................................................... Email:............................................
3. Địa chỉ nhận trả kết quả hồ sơ qua bưu điện (nếu có):
|
STT
|
Loại giấy tờ, biểu mẫu
|
Số lượng
|
|
I.
|
Cấp lại sổ BHXH do mất:
|
|
|
1.
|
- Trường hợp đơn vị làm mất: Danh sách đề nghị cấp lại sổ BHXH (mẫu
03a-DS/CLS, 01 bản); Biên bản xác định
nguyên nhân (01 bản) hoặc
- Trường hợp người lao động làm mất: Đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH (mẫu
D01-TS)
|
|
|
2.
|
Đối với
người lao động có quá trình tham gia trước tháng 7/1995. bổ sung:
- Tờ khai cấp sổ BHXH đã được duyệt
- Nếu mất tờ khai thì nộp hồ sơ gốc
|
|
|
II.
|
Thu hồi sổ do mất nay tìm lại được:
|
|
|
1.
|
- Trường hợp đơn vị tìm thấy: Công văn đề nghị của đơn vị (mẫu D01b-TS)
hoặc
- Trường hợp người lao động tìm thấy: Đơn đề nghị (mẫu D01-TS)
|
|
|
2.
|
Sổ BHXH cấp lần đầu (sổ mẫu cũ hoặc tờ bìa sổ, các trang tờ rời sổ BHXH)
|
|
Lưu ý:
1. Thủ
tục nộp hồ sơ:
- Đối với người đang tham gia BHXH thì đơn vị nơi đang tham
gia nộp hồ sơ.
- Đối
với người đã nghỉ việc thì đơn vị nơi tham gia cuối
cùng trước khi nghỉ việc nộp hồ sơ.
- Trường hợp đơn vị đã giải thể thì đơn vị quản lý cấp trên trực tiếp nộp, nếu không có đơn vị quản lý cấp trên thì người lao động nộp cho cơ quan BHXH nơi
tham gia cuối cùng trước khi giải thể.
- Kê
khai trên mẫu D01-TS: Người tham gia BHXH phải kê
khai đầy đủ quá trình đóng BHXH, BHTN
chưa hưởng BHXH 1 lần (từ tháng/năm đến tháng/năm, tên đơn vị và địa chỉ đơn vị,
chức danh, mức lương); cam kết việc chưa hưởng (hoặc đã hưởng) BHXH 1 lần, trợ cấp thất nghiệp, nếu tìm lại sổ BHXH cũ sẽ hoàn trả lại cho cơ quan BHXH.
2. Đối với trường hợp cá nhân người lao động nộp hồ sơ cấp mất
sổ BHXH khi nhận kết quả giải quyết hồ sơ: Người lao động cung cấp bản chính giấy CMND để đối chiếu. Trường hợp nhận thay thì người nhận cung cấp giấy ủy quyền theo đúng quy định kèm bản chính CMND để đối chiếu.
Ngày trả kết quả:……./……./20……(Quá hạn trả hồ sơ 30 ngày, các đơn
vị chưa đến nhận, cơ quan BHXH sẽ chuyển hồ sơ vào kho lưu trữ).
|
..............,. ngày…..tháng……….năm……..
Cán bộ
tiếp nhận hồ sơ
(Ký,
ghi họ tên)
|
Người
nộp hồ sơ
(Ký,ghi họ tên)
|