Quyết định 08/2015/QĐ-TTg thí điểm giao dịch điện tử khi tham gia bảo hiểm xã hội y tế thất nghiệp

• Số hiệu: 08/2015/QĐ-TTg
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Thủ tướng Chính phủ
• Người ký: Nguyễn Tấn Dũng
• Ngày ban hành: 09/03/2015

THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 08/2015/QĐ-TTg	Hà Nội, ngày 09 tháng 03 năm 2015

QUYẾT ĐỊNH

THÍ ĐIỂM VỀ GIAO DỊCH ĐIỆN TỬ TRONG VIỆC THỰC HIỆN THỦ TỤC THAM GIA BẢO HIỂM XÃ HỘI, BẢO HIỂM Y TẾ, BẢO HIỂM THẤT NGHIỆP VÀ ĐỀ NGHỊ CẤP SỔ BẢO HIỂM XÃ HỘI, THẺ BẢO HIỂM Y TẾ

Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Luật Bảo hiểm xã hội ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Luật Bảo hiểm y tế ngày 14 tháng 11 năm 2008 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Bảo hiểm y tế ngày 13 tháng 6 năm 2014;

Căn cứ Luật Việc làm ngày 16 tháng 11 năm 2013;

Căn cứ Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 02 năm 2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số; Nghị định số 106/2011/NĐ-CP ngày 23 tháng 11 năm 2011 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều Nghị định số 26/2007/NĐ-CP của Chính phủ ngày 15 tháng 02 năm 2007 quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số; Nghị định số 170/2013/NĐ-CP ngày 13 tháng 11 năm 2013 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 02 năm 2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số và Nghị định số 106/2011/NĐ-CP ngày 23 tháng 11 năm 2011 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 02 năm 2007;

Theo đề nghị của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam,

Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định thí điểm về giao dịch điện tử trong việc thực hiện thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và đề nghị cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế.

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quyết định này quy định về giao dịch điện tử trong việc thực hiện thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và đề nghị cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế (sau đây gọi chung là giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội).

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Doanh nghiệp, cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp và các tổ chức tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của pháp luật (sau đây gọi chung là người sử dụng lao động) lựa chọn phương thức giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội.

2. Tổ chức cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội (sau đây gọi tắt là Tổ chức I-VAN).

3. Cơ quan Bảo hiểm xã hội.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Quyết định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội là việc thực hiện thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và đề nghị cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế được thực hiện bằng phương tiện điện tử.

2. Thông điệp dữ liệu giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội là thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

3. Hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử là các thông điệp dữ liệu giao dịch điện tử về tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và đề nghị cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế.

4. Tài khoản giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử là tài khoản do Bảo hiểm xã hội Việt Nam cấp cho người sử dụng lao động để đăng nhập vào Cổng thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc Cổng giao dịch điện tử của Tổ chức I-VAN để thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội.

5. Tổ chức I-VAN là tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin được Bảo hiểm xã hội Việt Nam ký hợp đồng cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng về giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội.

6. Dịch vụ giá trị gia tăng về giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội (Tiếng Anh là Insurance - Value added network) sau đây gọi là dịch vụ I-VAN là dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ, phục hồi thông điệp dữ liệu giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội giữa người sử dụng lao động với cơ quan Bảo hiểm xã hội thông qua Tổ chức I-VAN sau khi người sử dụng lao động trả một khoản tiền để sử dụng dịch vụ về giao dịch điện tử.

7. Cổng thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam là điểm truy cập duy nhất trên môi trường mạng, để liên kết, tích hợp các kênh thông tin, các ứng dụng và dịch vụ của Bảo hiểm xã hội Việt Nam mà qua đó người dùng có thể khai thác, sử dụng.

8. Cổng giao dịch điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam là điểm truy cập duy nhất trên môi trường mạng của hệ thống công nghệ thông tin của Bảo hiểm xã hội Việt Nam để nhận, truyền, lưu trữ, thông điệp dữ liệu giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội với Tổ chức I-VAN.

Điều 4. Nguyên tắc giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội

1. Thực hiện đúng quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và pháp luật có liên quan.

2. Bảo đảm tính liên tục, kịp thời, rõ ràng, chính xác, công bằng, trung thực, an toàn, hiệu quả, tuân thủ các quy định của pháp luật về bảo mật và toàn vẹn thông tin.

3. Có chứng thư số đang còn hiệu lực do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp theo quy định của pháp luật khi tham gia giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội.

Điều 5. Điều kiện và lựa chọn thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội của người sử dụng lao động

1. Người sử dụng lao động thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Có chứng thư số theo quy định tại Khoản 3 Điều 4 của Quyết định này;

b) Có khả năng truy cập, sử dụng mạng Internet; có địa chỉ thư điện tử liên lạc ổn định và đăng ký với Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

2. Người sử dụng lao động được lựa chọn giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội trực tiếp qua Cổng thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam theo quy định tại Điều 18 của Quyết định này hoặc thông qua Cổng giao dịch điện tử của Tổ chức I-VAN theo quy định tại Điều 22 của Quyết định này.

Điều 6. Tiêu chí lựa chọn tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin để ký hợp đồng cung cấp dịch vụ I-VAN

1. Về chủ thể:

a) Là doanh nghiệp được thành lập theo quy định của Luật Doanh nghiệp, Luật Đầu tư hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin tại Việt Nam;

b) Có tối thiểu 03 năm hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin; đã triển khai thành công hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử với ít nhất 10 cơ quan, tổ chức.

2. Về tài chính, trụ sở làm việc:

a) Có đủ năng lực tài chính để thiết lập hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử, trang thiết bị kỹ thuật, tổ chức và duy trì hoạt động phù hợp với quy mô cung cấp dịch vụ I-VAN;

b) Có giấy bảo lãnh của tổ chức tín dụng hoạt động hợp pháp tại Việt Nam để giải quyết các rủi ro và bồi thường thiệt hại có thể xảy ra trong quá trình cung cấp dịch vụ;

c) Có trụ sở làm việc, địa điểm đặt trang thiết bị bảo đảm an toàn, phù hợp với loại hình dịch vụ cung cấp.

3. Về nhân sự:

a) Có tối thiểu 05 cán bộ trình độ đại học chuyên ngành công nghệ thông tin, có kinh nghiệm thực tiễn về quản trị mạng, bảo mật về hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử, quản trị cơ sở dữ liệu, am hiểu pháp luật bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp;

b) Có đội ngũ nhân viên kỹ thuật, thường xuyên trực 24 giờ trong ngày để duy trì hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử và hỗ trợ người sử dụng dịch vụ I-VAN.

4. Về kỹ thuật:

a) Hệ thống, trang thiết bị thiết bị kỹ thuật phải bảo đảm các yêu cầu sau:

- Cung cấp dịch vụ cho người sử dụng lao động và kết nối với Cổng giao dịch điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam 24 giờ trong ngày và 7 ngày trong tuần, kể cả ngày nghỉ, ngày lễ, ngày Tết, trừ thời gian bảo trì. Thời gian dừng hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử để bảo trì không quá 3% tổng số giờ cung cấp dịch vụ trong một năm;

- Có khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn các truy nhập bất hợp pháp, các hình thức tấn công trên môi trường mạng để bảo đảm tính bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu trao đổi giữa các bên tham gia;

- Có các quy trình thực hiện sao lưu dữ liệu, sao lưu trực tuyến dữ liệu, khôi phục dữ liệu; có khả năng phục hồi dữ liệu chậm nhất là 08 giờ, kể từ thời điểm hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử gặp sự cố.

b) Giao dịch, lưu trữ hồ sơ bảo hiểm xã hội phải đáp ứng yêu cầu sau:

- Lưu trữ kết quả giao dịch, lưu trữ hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử trong thời gian giao dịch chưa hoàn thành;

- Thông điệp dữ liệu giao dịch điện tử gốc phải được lưu giữ trên hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử và được truy cập trực tuyến;

- Có phương án và hệ thống dự phòng để xử lý tình huống bất thường, khắc phục sự cố nhằm bảo đảm duy trì hoạt động an toàn, liên tục của hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử.

c) Yêu cầu về nhật ký giao dịch điện tử:

- Nhật ký giao dịch điện tử phải được lưu trữ trong thời gian tối thiểu 10 năm, kể từ thời điểm thực hiện giao dịch thành công;

- Bảo đảm việc theo dõi nhật ký giao dịch điện tử và tra cứu thông tin trên hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử trong thời gian lưu trữ.

d) Bảo đảm tiêu chuẩn kết nối dữ liệu do Bảo hiểm xã hội Việt Nam quy định.

Chương II

QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA NGƯỜI SỬ DỤNG LAO ĐỘNG, TỔ CHỨC I-VAN VÀ CƠ QUAN BẢO HIỂM XÃ HỘI

Điều 7. Quyền của người sử dụng lao động

1. Được thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật Giao dịch điện tử, Quyết định này và các quy định pháp luật có liên quan.

2. Lựa chọn một trong hai cổng giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội theo quy định tại Khoản 2 Điều 5 của Quyết định này.

3. Được Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc Tổ chức I-VAN hướng dẫn, hỗ trợ và giải quyết kịp thời khi gặp sự cố trong quá trình thực hiện giao dịch điện tử.

4. Được Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Tổ chức I-VAN bảo đảm bí mật, tính toàn vẹn về dữ liệu các thông tin giao dịch điện tử theo quy định của pháp luật.

Điều 8. Nghĩa vụ của người sử dụng lao động

1. Tạo lập, gửi, nhận các hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử trực tiếp tại Cổng thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc thông qua Cổng giao dịch điện tử của Tổ chức I-VAN.

2. Không thực hiện giao dịch bằng hồ sơ giấy đối với các thủ tục đã đăng ký bằng hình thức giao dịch điện tử trong thời gian đang thực hiện giao dịch điện tử, trừ trường hợp quy định tại Khoản 6 Điều này.

3. Quản lý chữ ký số và bảo đảm tính chính xác của chữ ký số trên hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử; quản lý tên và mật khẩu của tài khoản giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử để bảo đảm tính an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu trên hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử của Tổ chức I-VAN và hệ thống công nghệ thông tin của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

4. Lưu trữ và bảo đảm tính toàn vẹn toàn bộ hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử theo quy định của pháp luật về lưu trữ, giao dịch điện tử, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và pháp luật có liên quan.

5. Thực hiện các quy định bảo đảm an toàn, an ninh hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử của Tổ chức I-VAN và hệ thống công nghệ thông tin của cơ quan Bảo hiểm xã hội.

6. Lập hồ sơ bảo hiểm xã hội bằng giấy nộp cho cơ quan Bảo hiểm xã hội trực tiếp quản lý chậm nhất 05 ngày làm việc, kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội trong trường hợp đến hạn nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử mà hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử, hạ tầng kỹ thuật chưa khắc phục được sự cố.

7. Thực hiện các điều khoản ký kết trong hợp đồng với Tổ chức I-VAN và trả tiền sử dụng dịch vụ I-VAN trên cơ sở hợp đồng đã ký.

8. Chấp hành thanh tra, kiểm tra của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc thực hiện bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của pháp luật.

9. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về kê khai hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử của mình theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và pháp luật có liên quan.

10. Thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Điều 9. Quyền của Tổ chức I-VAN

1. Được kết nối với Cổng giao dịch điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam để thực hiện cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội.

2. Được Bảo hiểm xã hội Việt Nam hỗ trợ nghiệp vụ về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp để thực hiện các giao dịch nhận, truyền dữ liệu điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội giữa người sử dụng lao động với Bảo hiểm xã hội Việt Nam; được cung cấp các mẫu, khuôn dạng chuẩn để thực hiện hoạt động cung cấp dịch vụ I-VAN.

3. Được Bảo hiểm xã hội Việt Nam hỗ trợ để giải quyết các vướng mắc về nghiệp vụ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp phát sinh trong quá trình cung cấp dịch vụ I-VAN.

4. Được chấm dứt hợp đồng cung cấp dịch vụ I-VAN với Bảo hiểm xã hội Việt Nam theo thỏa thuận trong hợp đồng phù hợp với quy định của pháp luật.

5. Được ký, chấm dứt hợp đồng với người sử dụng lao động về việc cung cấp và sử dụng dịch vụ I-VAN theo quy định của pháp luật; được thu tiền sử dụng dịch vụ của người sử dụng lao động theo hợp đồng đã ký phù hợp với quy định của pháp luật.

6. Được từ chối cung cấp dịch vụ I-VAN đối với tổ chức không đủ điều kiện tham gia giao dịch hoặc vi phạm hợp đồng đã ký phù hợp với quy định của pháp luật.

Điều 10. Nghĩa vụ của Tổ chức I-VAN

1. Thiết lập kênh kết nối với Cổng giao dịch điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam theo đúng tiêu chuẩn kết nối do Bảo hiểm xã hội Việt Nam quy định.

2. Công khai thông báo phương thức hoạt động, chất lượng dịch vụ trên website giới thiệu dịch vụ của Tổ chức I-VAN.

3. Cung cấp dịch vụ I-VAN cho người sử dụng lao động đã ký hợp đồng với tổ chức mình.

4. Bảo đảm kết nối liên tục, bảo mật, toàn vẹn thông tin về hồ sơ và các điều kiện cần thiết để thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội.

5. Thực hiện việc nhận, truyền, lưu trữ, phục hồi thông điệp dữ liệu giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội bảo đảm đúng thời hạn, chính xác, toàn vẹn của hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử; chuyển hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử đến Cổng giao dịch điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam trong thời hạn 02 giờ, kể từ khi nhận được hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử của người sử dụng lao động; thông báo xác nhận nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử cho người sử dụng lao động sử dụng dịch vụ I-VAN theo quy định.

6. Tuân thủ các quy định pháp luật về công nghệ thông tin, viễn thông và các quy định kỹ thuật, nghiệp vụ, bảo mật thông tin do cơ quan có thẩm quyền ban hành.

7. Lưu giữ kết quả của các lần nhận, truyền dữ liệu điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội; lưu giữ hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử trong thời gian giao dịch chưa hoàn thành.

8. Lưu trữ nhật ký giao dịch điện tử trên hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử theo đúng quy định tại Điểm c Khoản 4 Điều 6 của Quyết định này.

9. Thông báo qua địa chỉ thư điện tử cho người sử dụng lao động và Bảo hiểm xã hội Việt Nam trước 10 ngày khi dừng hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử để bảo trì và có biện pháp xử lý để bảo đảm quyền lợi của các bên có liên quan.

10. Cung cấp đầy đủ thông tin, dữ liệu và thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất về hoạt động cung cấp dịch vụ I-VAN theo yêu cầu của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

11. Thường xuyên cập nhật các quy định mới của Bảo hiểm xã hội Việt Nam về các mẫu, khuôn dạng chuẩn liên quan đến giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội.

12. Phối hợp với Bảo hiểm xã hội Việt Nam thực hiện hỗ trợ người sử dụng lao động để sử dụng dịch vụ và thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội.

Điều 11. Quyền của cơ quan Bảo hiểm xã hội

1. Yêu cầu Tổ chức I-VAN thiết lập kênh kết nối theo đúng quy định về tiêu chuẩn kết nối của Bảo hiểm xã hội Việt Nam bảo đảm liên tục, an ninh, an toàn và thực hiện cung cấp dịch vụ I-VAN cho người sử dụng lao động kể từ ngày hợp đồng cung cấp dịch vụ I-VAN ký với Bảo hiểm xã hội Việt Nam có hiệu lực.

2. Yêu cầu Tổ chức I-VAN chuyển hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử tới Cổng giao dịch điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam trong thời hạn 02 giờ, kể từ khi nhận được hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử của người sử dụng lao động.

3. Yêu cầu Tổ chức I-VAN thực hiện cung cấp dịch vụ theo đúng hợp đồng đã ký.

4. Ký hợp đồng và chấm dứt hợp đồng về giao dịch điện tử với Tổ chức I-VAN theo quy định của pháp luật.

Điều 12. Trách nhiệm của cơ quan Bảo hiểm xã hội

1. Thiết lập, duy trì, bảo đảm kết nối, tiêu chuẩn kết nối giữa Cổng giao dịch điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam với Tổ chức I-VAN để thực hiện cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội. Vận hành hệ thống tiếp nhận và xử lý dữ liệu bảo hiểm xã hội điện tử bảo đảm liên tục, toàn vẹn, an ninh, an toàn và bảo mật.

2. Tiếp nhận hồ sơ và giải quyết yêu cầu của người sử dụng lao động về giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội.

3. Hỗ trợ người sử dụng lao động trong việc nhận, truyền, lưu trữ, phục hồi thông điệp dữ liệu giao dịch điện tử khi được yêu cầu.

4. Hỗ trợ về nghiệp vụ bảo hiểm xã hội cho Tổ chức I-VAN để thực hiện các giao dịch nhận, truyền, lưu trữ, phục hồi thông điệp dữ liệu giao dịch điện tử giữa người sử dụng lao động với Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

5. Thông tin kịp thời tới Tổ chức I-VAN và người sử dụng lao động các quy định mới của Bảo hiểm xã hội Việt Nam về các mẫu, khuôn dạng chuẩn của dịch vụ giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội trên Cổng giao dịch điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

6. Phối hợp với Tổ chức I-VAN hỗ trợ nghiệp vụ cho người sử dụng lao động để thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội khi được yêu cầu.

7. Hỗ trợ Tổ chức I-VAN và người sử dụng lao động giải quyết các vướng mắc phát sinh liên quan đến nghiệp vụ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp trong quá trình thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội khi được yêu cầu.

8. Thông báo và trả kết quả giải quyết theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và các quy định pháp luật có liên quan.

9. Công khai danh sách các tổ chức cung cấp dịch vụ I-VAN trên Cổng thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam để người sử dụng lao động lựa chọn.

10. Ngừng giao dịch hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử khi người sử dụng lao động vi phạm quy định về an toàn, an ninh hệ thống công nghệ thông tin của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

11. Kiểm tra việc thực hiện bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp đối với người sử dụng lao động theo quy định của pháp luật.

Chương III

HỒ SƠ BẢO HIỂM XÃ HỘI ĐIỆN TỬ

Điều 13. Hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử

1. Hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử bao gồm: Tờ khai và các tài liệu theo quy định của pháp luật bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp ở dạng điện tử.

2. Các tài liệu kèm theo ở dạng giấy phải được chuyển đổi sang dạng điện tử và đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của tài liệu giấy;

b) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển tài liệu từ dạng giấy sang thông điệp dữ liệu giao dịch điện tử;

c) Có chữ ký số và họ tên của người thực hiện chuyển từ tài liệu giấy sang thông điệp dữ liệu giao dịch điện tử.

3. Khi tài liệu giấy không còn giá trị pháp lý thì những nội dung liên quan tại thông điệp dữ liệu giao dịch điện tử cũng không còn giá trị pháp lý.

Điều 14. Yêu cầu và giá trị pháp lý của hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử

1. Yêu cầu đối với hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử:

a) Hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử phải đáp ứng được các yêu cầu về quản lý, phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì thông điệp dữ liệu giao dịch điện tử được coi là hợp pháp khi thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số;

b) Hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử phải có đủ chữ ký số của những người có trách nhiệm ký thông điệp dữ liệu giao dịch điện tử theo quy định. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản phải được đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thì thông điệp dữ liệu giao dịch điện tử đó được coi là hợp pháp khi thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và chữ ký số.

2. Giá trị pháp lý của hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử

Hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử có giá trị pháp lý như hồ sơ bằng giấy khi đáp ứng các điều kiện quy định tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 13 và Khoản 1 Điều 14 của Quyết định này.

Điều 15. Thời gian nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử

1. Người nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử được thực hiện các giao dịch điện tử qua Cổng thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc Cổng giao dịch điện tử của Tổ chức I-VAN 24 giờ trong ngày và 7 ngày trong tuần, kể cả ngày nghỉ, ngày lễ, ngày Tết.

2. Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc Tổ chức I-VAN gửi thông báo xác nhận đã nhận được hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử đến địa chỉ thư điện tử của người nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội chậm nhất 15 phút sau khi nhận được hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử của người nộp gửi đến.

Điều 16. Lưu trữ hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử

Thời hạn lưu trữ hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ. Trường hợp hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử hết thời hạn lưu trữ theo quy định nhưng có liên quan đến tính toàn vẹn về thông tin của hệ thống thông tin và các hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử đang lưu hành, thì tiếp tục được lưu trữ cho đến khi việc hủy hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử mà không làm ảnh hưởng đến các giao dịch điện tử khác.

Điều 17. Hủy và tiêu hủy hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử

1. Hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của các bên tham gia giao dịch, phù hợp với quy định của pháp luật hoặc theo kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

2. Hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định thì được phép tiêu hủy, trừ trường hợp có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Việc tiêu hủy hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử chưa tiêu hủy và phải bảo đảm sự hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.

Chương IV

THỰC HIỆN GIAO DỊCH ĐIỆN TỬ TRONG LĨNH VỰC BẢO HIỂM XÃ HỘI QUA CỔNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM

Điều 18. Đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử

1. Người sử dụng lao động lập Tờ khai đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội theo Mẫu số 01/ĐK-GD tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định này và gửi đến Cổng thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

2. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được Tờ khai đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội của người sử dụng lao động, trường hợp chấp thuận, Bảo hiểm xã hội Việt Nam thông báo kèm theo việc cấp tài khoản để thực hiện giao dịch điện tử qua địa chỉ thư điện tử của người sử dụng lao động; trường hợp không chấp thuận, Bảo hiểm xã hội Việt Nam thông báo lý do cho người sử dụng lao động.

Điều 19. Thay đổi, bổ sung thông tin tờ khai đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử

1. Trường hợp thay đổi, bổ sung thông tin về chứng thư số, địa chỉ thư điện tử, điện thoại và người liên hệ tại Tờ khai đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử, trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày phát sinh thay đổi, bổ sung, người sử dụng lao động truy cập vào tài khoản giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử của mình để lập Tờ khai thay đổi, bổ sung thông tin đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội theo Mẫu số 02/SĐ-GD tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định này.

2. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được Tờ khai thay đổi, bổ sung thông tin đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử, Bảo hiểm xã hội Việt Nam gửi thông báo xác nhận thay đổi, bổ sung thông tin đến địa chỉ thư điện tử của người sử dụng lao động.

Điều 20. Đăng ký ngừng giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội

1. Người sử dụng lao động muốn ngừng giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội phải lập Tờ khai đăng ký ngừng sử dụng phương thức giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội theo Mẫu số 03/NG-GD tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định này và gửi đến Cổng thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

2. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được Tờ khai đăng ký ngừng sử dụng phương thức giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội của người sử dụng lao động, Bảo hiểm xã hội Việt Nam gửi thông báo xác nhận ngừng giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội đến địa chỉ thư điện tử của người sử dụng lao động.

3. Kể từ thời điểm Bảo hiểm xã hội Việt Nam thông báo xác nhận ngừng giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội, người sử dụng lao động thực hiện giao dịch bảo hiểm xã hội bằng hồ sơ giấy theo quy định. Trường hợp người sử dụng lao động muốn tiếp tục sử dụng lại phương thức giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội thì phải thực hiện đăng ký theo quy định tại Điều 18 của Quyết định này.

Điều 21. Nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử qua Cổng thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam

1. Người sử dụng lao động thực hiện nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử theo một trong hai cách sau:

a) Người sử dụng lao động truy cập tài khoản giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử, thực hiện lập hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử trực tuyến tại Cổng thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam và gửi hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử cho Bảo hiểm xã hội Việt Nam;

b) Người sử dụng lao động lập hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử bằng các phần mềm, công cụ hỗ trợ giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử đáp ứng chuẩn định dạng dữ liệu của Bảo hiểm xã hội Việt Nam; sau đó truy cập vào tài khoản giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử để thực hiện gửi hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử cho Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

2. Trong thời hạn 02 giờ, kể từ khi nhận được hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử của người sử dụng lao động, Bảo hiểm xã hội Việt Nam gửi thông báo xác nhận nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử qua địa chỉ thư điện tử cho người sử dụng lao động.

Chương V

THỰC HIỆN GIAO DỊCH ĐIỆN TỬ TRONG LĨNH VỰC BẢO HIỂM XÃ HỘI THÔNG QUA TỔ CHỨC I-VAN

Điều 22. Đăng ký sử dụng dịch vụ I-VAN

1. Người sử dụng lao động lập Tờ khai đăng ký sử dụng dịch vụ I-VAN theo Mẫu số 04/ĐK-IVAN tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định này và gửi đến Cổng giao dịch điện tử của Tổ chức I-VAN. Trong thời hạn 02 giờ, kể từ khi nhận được Tờ khai, Tổ chức I-VAN gửi đến Cổng giao dịch điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

2. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được Tờ khai đăng ký sử dụng dịch vụ I-VAN của người sử dụng lao động, Bảo hiểm xã hội Việt Nam gửi thông báo xác nhận đến Tổ chức I-VAN; trường hợp không chấp thuận, Bảo hiểm xã hội Việt Nam thông báo lý do cho Tổ chức I-VAN.

3. Trong thời hạn 02 giờ, kể từ khi nhận được thông báo của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Tổ chức I-VAN gửi thông báo cho người sử dụng lao động.

Điều 23. Thay đổi, bổ sung thông tin tờ khai đăng ký sử dụng dịch vụ I-VAN

1. Trường hợp thay đổi, bổ sung thông tin trên Tờ khai đăng ký sử dụng dịch vụ I-VAN, người sử dụng lao động truy cập vào tài khoản giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử của mình để lập Tờ khai thay đổi, bổ sung thông tin đăng ký sử dụng dịch vụ I-VAN theo Mẫu số 05/SĐ-IVAN tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định này gửi đến Cổng giao dịch điện tử của Tổ chức I-VAN; Tổ chức I-VAN chuyển đến Cổng giao dịch điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam trong thời hạn 02 giờ, kể từ khi nhận được Tờ khai.

2. Trường hợp thay đổi Tổ chức I-VAN, người sử dụng lao động phải thực hiện đăng ký ngừng sử dụng dịch vụ I-VAN theo quy định tại Điều 24 và thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng dịch vụ I-VAN theo quy định tại Điều 22 của Quyết định này.

Điều 24. Đăng ký ngừng sử dụng dịch vụ I-VAN

1. Người sử dụng lao động muốn ngừng sử dụng dịch vụ I-VAN, phải lập Tờ khai đăng ký ngừng sử dụng dịch vụ I-VAN theo Mẫu số 06/NG-IVAN tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định này gửi đến Cổng giao dịch điện tử của Tổ chức I-VAN; Tổ chức I-VAN chuyển đến Cổng giao dịch điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam chậm nhất là 02 giờ, kể từ khi nhận được Tờ khai.

2. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được Tờ khai đăng ký ngừng sử dụng dịch vụ I-VAN, Bảo hiểm xã hội Việt Nam gửi thông báo xác nhận ngừng sử dụng dịch vụ I-VAN đến người sử dụng lao động qua Tổ chức I-VAN đang cung cấp dịch vụ cho người sử dụng lao động.

3. Trong thời hạn 02 giờ, kể từ khi nhận được thông báo xác nhận ngừng sử dụng dịch vụ I-VAN của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Tổ chức I-VAN gửi thông báo cho người sử dụng lao động.

4. Kể từ thời điểm nhận được thông báo xác nhận ngừng sử dụng dịch vụ I-VAN, người sử dụng lao động thực hiện thủ tục đăng ký giao dịch bảo hiểm xã hội bằng hồ sơ giấy.

Điều 25. Nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử qua Tổ chức I-VAN

1. Người sử dụng lao động thực hiện khai và nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử theo một trong hai cách sau:

a) Người sử dụng lao động truy cập tài khoản giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử, thực hiện lập hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử trực tuyến tại Cổng giao dịch điện tử của Tổ chức I-VAN và gửi hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử cho Tổ chức I-VAN;

b) Người sử dụng lao động lập hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử bằng các phần mềm, công cụ hỗ trợ giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử đáp ứng chuẩn định dạng dữ liệu của Bảo hiểm xã hội Việt Nam; sau đó truy cập vào tài khoản giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử để thực hiện gửi hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử cho Tổ chức I-VAN.

2. Sau khi nhận được hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử của người sử dụng lao động, Tổ chức I-VAN thực hiện việc gửi hồ sơ đến Cổng giao dịch điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam và gửi thông báo xác nhận nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử qua địa chỉ thư điện tử cho người sử dụng lao động trong thời hạn 02 giờ.

Chương VI

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 26. Hiệu lực thi hành

Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 5 năm 2015 đến khi Nghị định của Chính phủ quy định trình tự, thủ tục tham gia và giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội bằng phương thức giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội có hiệu lực thi hành.

Điều 27. Tổ chức thực hiện

1. Bảo hiểm xã hội Việt Nam có trách nhiệm hướng dẫn hồ sơ, thủ tục, quy trình giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và các quy định pháp luật có liên quan để tổ chức thực hiện Quyết định này.

2. Bảo hiểm xã hội Việt Nam có trách nhiệm tổng kết, đánh giá kết quả thực hiện thí điểm giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội và đề xuất ý kiến báo cáo Thủ tướng Chính phủ trước ngày 01 tháng 01 năm 2016, đồng thời gửi Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, Bộ Y tế, Bộ Tài chính./.

Nơi nhận: - Ban Bí thư Trung ương Đảng; - Thủ tướng, các Phó Thủ tướng Chính phủ; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - HĐND, UBND các tỉnh, TP trực thuộc Trung ương; - Văn phòng Trung ương và các Ban của Đảng; - Văn phòng Tổng Bí thư; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Hội đồng dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội; - Văn phòng Quốc hội; - Tòa án nhân dân tối cao; - Viện kiểm sát nhân dân tối cao; - Kiểm toán Nhà nước; - Ủy ban Giám sát tài chính Quốc gia; - Ngân hàng Chính sách Xã hội; - Ngân hàng Phát triển Việt Nam; - UBTW Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; - Cơ quan Trung ương của các đoàn thể; - VPCP: BTCN, các PCN, Trợ lý TTg, TGĐ Cổng TTĐT, các Vụ, Cục, đơn vị trực thuộc, Công báo; - Lưu Văn thư, KTTH (3b).XH

THỦ TƯỚNG Nguyễn Tấn Dũng

PHỤ LỤC

(Ban hành kèm theo Quyết định số 08/2015/QĐ-TTg Ngày 09 tháng 3 năm 2015 của Thủ tướng Chính phủ)

Mẫu số 01/ĐK-GD	Tờ khai đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội
Mẫu số 02/SĐ-GD	Tờ khai thay đổi, bổ sung thông tin đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội
Mẫu số 03/NG-GD	Tờ khai đăng ký ngừng sử dụng phương thức giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội
Mẫu số 04/ĐK-IVAN	Tờ khai đăng ký sử dụng dịch vụ I-VAN
Mẫu số 05/SĐ-IVAN	Tờ khai thay đổi, bổ sung thông tin đăng ký sử dụng dịch vụ I-VAN
Mẫu số 06/NG-IVAN	Tờ khai đăng ký ngừng sử dụng dịch vụ I-VAN

Mẫu số 01/ĐK-GD

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

……, ngày…. tháng…. năm…..

TỜ KHAI

Đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội Việt Nam

Tên người sử dụng lao động (đơn vị sử dụng lao động):.............................................

......................................................................................................................................

Mã số bảo hiểm xã hội: ................................................................................................

Địa chỉ liên hệ: (Ghi rõ địa chỉ nơi đơn vị đóng trụ sở) .................................................

......................................................................................................................................

Số chứng thư số: ..........................................................................................................

Tên tổ chức chứng thực chữ ký số: .............................................................................

Thời hạn sử dụng chứng thư số từ ngày... tháng... năm.... đến ngày… tháng ... năm….

Địa chỉ thư điện tử: .......................................................................................................

Điện thoại: ....................................................................................................................

Người liên hệ: ...............................................................................................................

Điện thoại của người liên hệ: .......................................................................................

Theo Quyết định số ……../20.../QĐ-TTg ngày ..../.../20... của Thủ tướng Chính phủ, đơn vị chúng tôi có đủ các điều kiện sử dụng phương thức nộp hồ sơ, giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử. Chúng tôi đăng ký với cơ quan Bảo hiểm xã hội được sử dụng phương thức giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội, cụ thể như sau:

- Đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử trong lĩnh vực Bảo hiểm xã hội từ ngày... tháng... năm……

- Đăng ký giao dịch tại:

+ Cổng thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam □

+ Cổng giao dịch điện tử của Tổ chức I-VAN □

(Tên tổ chức cung cấp dịch vụ I-VAN: ………………………. (trong trường hợp giao dịch qua Tổ chức I-VAN).

Chúng tôi cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của nội dung nêu trên và thực hiện nộp hồ sơ, giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội theo đúng quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội./.

Chữ ký số của người sử dụng lao động

Mẫu số 02/SĐ-GD

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

……, ngày…. tháng…. năm…..

TỜ KHAI

Thay đổi, bổ sung thông tin đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội Việt Nam

Tên người sử dụng lao động (đơn vị sử dụng lao động):............................................

.....................................................................................................................................

Mã số bảo hiểm xã hội: ...............................................................................................

Ngày......tháng..... năm………, chúng tôi đã gửi Tờ khai đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội cho cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Nay đề nghị Bảo hiểm xã hội Việt Nam cho thay đổi, bổ sung thông tin đã đăng ký, cụ thể như sau:

- Số chứng thư số: .......................................................................................................

- Tên tổ chức chứng thực chữ ký số: ..........................................................................

- Thời hạn sử dụng chứng thư số: Từ ngày ... tháng ... năm ... đến ngày ... tháng... năm....

- Địa chỉ thư điện tử: ....................................................................................................

(Chỉ ghi những nội dung có thay đổi, bổ sung)

- Các thông tin trên đề nghị thay đổi kể từ ngày……. tháng……. năm…….

Chúng tôi cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của nội dung nêu trên./.

Chữ ký số của người sử dụng lao động

Mẫu số 03/NG-GD

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

……, ngày…. tháng…. năm…..

TỜ KHAI

Đăng ký ngừng sử dụng phương thức giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội Việt Nam

Tên người sử dụng lao động (đơn vị sử dụng lao động):.............................................

......................................................................................................................................

Mã số bảo hiểm xã hội: ................................................................................................

Đang tham gia giao dịch với cơ quan Bảo hiểm xã hội (tỉnh hoặc huyện):

Chúng tôi là đơn vị đã được cơ quan Bảo hiểm xã hội chấp thuận việc đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội kể từ ngày ... tháng .... năm ……

Nay đề nghị Bảo hiểm xã hội Việt Nam cho đăng ký ngừng sử dụng phương thức giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội từ ngày ... tháng ... năm …..

Lý do ngừng: ................................................................................................................

......................................................................................................................................

Chúng tôi cam kết chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của nội dung nêu trên./.

Chữ ký số của người sử dụng lao động

Mẫu số 04/ĐK-IVAN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

……, ngày…. tháng…. năm…..

TỜ KHAI

Đăng ký sử dụng dịch vụ I-VAN

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội Việt Nam

Tên người sử dụng lao động (đơn vị sử dụng lao động):..............................................

Mã số bảo hiểm xã hội: .................................................................................................

Địa chỉ liên hệ: ..............................................................................................................

Qua xem xét và nhận thấy chúng tôi có đủ các điều kiện sử dụng dịch vụ I-VAN, chúng tôi đăng ký với cơ quan Bảo hiểm xã hội được sử dụng dịch vụ I-VAN, cụ thể như sau:

1. Thông tin về người sử dụng lao động (đơn vị sử dụng lao động):

- Số chứng thư số: .........................................................................................................

- Tên tổ chức chứng thực chữ ký số: ............................................................................

- Thời hạn sử dụng chứng thư số: từ ngày…… tháng…… năm…… đến ngày…… tháng…… năm……

- Địa chỉ thư điện tử: .....................................................................................................

- Điện thoại: ..................................................................................................................

- Sử dụng dịch vụ I-VAN để thực hiện thủ tục (ghi tên các thủ tục):

......................................................................................................................................

......................................................................................................................................

......................................................................................................................................

2. Thông tin về Tổ chức I-VAN:

Tên tổ chức: (ghi rõ tên đầy đủ tổ chức)......................................................................

.....................................................................................................................................

Chúng tôi cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của nội dung nêu trên và thực hiện theo đúng quy định của pháp luật về giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội./.

Chữ ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ I-VAN

Chữ ký số của người sử dụng lao động

Mẫu số 05/SĐ-IVAN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

……, ngày…. tháng…. năm…..

TỜ KHAI

Thay đổi, bổ sung thông tin đăng ký sử dụng dịch vụ I-VAN

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội Việt Nam

Tên người sử dụng lao động (đơn vị sử dụng lao động): ...........................................

.....................................................................................................................................

Mã số bảo hiểm xã hội: ...............................................................................................

Căn cứ Tờ khai đăng ký sử dụng dịch vụ I-VAN ngày……… tháng………năm ........., chúng tôi đề nghị được thay đổi, bổ sung thông tin đã đăng ký, cụ thể như sau:

- Số chứng thư số: .......................................................................................................

- Tên tổ chức chứng thực chữ ký số: ..........................................................................

- Thời hạn sử dụng chứng thư số: từ ngày……… tháng……… năm……… đến ngày……… tháng……… năm………

- Địa chỉ thư điện tử: ....................................................................................................

(Chỉ ghi những nội dung có thay đổi, bổ sung)

Chúng tôi cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của nội dung nêu trên./.

Chữ ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ I-VAN

Chữ ký số của người sử dụng lao động

Mẫu số 06/NG-IVAN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

……, ngày…. tháng…. năm…..

TỜ KHAI

Đăng ký ngừng sử dụng dịch vụ I-VAN

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội Việt Nam

Tên người sử dụng lao động (đơn vị sử dụng lao động): ...........................................

.....................................................................................................................................

Mã số bảo hiểm xã hội:................................................................................................

Địa chỉ liên hệ: ............................................................................................................

Chúng tôi đăng ký với Bảo hiểm xã hội Việt Nam để được ngừng sử dụng dịch vụ I-VAN của Tổ chức I-VAN đã đăng ký sau:

- Tên Tổ chức I-VAN: (ghi rõ tên đầy đủ tổ chức) .......................................................

.....................................................................................................................................

- Thời điểm ngừng từ ngày ... tháng ... năm ………

- Lý do ngừng: .............................................................................................................

.....................................................................................................................................

Chúng tôi cam kết chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của nội dung nêu trên./.

Chữ ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ I-VAN

Chữ ký số của người sử dụng lao động

Tiếng Anh (English)

THE PRIME MINISTER -------	THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ---------------
No. 08/2015/QD-TTg	Hanoi, March 9, 2015

DECISION

EXPERIMENTING ON ELECTRONIC TRANSACTIONS IN PROCEDURE FOR APPLICATION FOR PARTICIPATION IN SOCIAL, HEALTH AND UNEMPLOYMENT INSURANCE AND ISSUANCE OF SOCIAL INSURANCE BOOKLET AND HEALTH INSURANCE CARD

Pursuant to the Law on Government Organization dated December 25, 2001;

Pursuant to the Law on Electronic Transaction dated November 29, 2005;

Pursuant to the Law on Information Technology dated June 29, 2006;

Pursuant to the Law on Social Insurance dated June 29, 2006;

Pursuant to the Law on Health Insurance dated November 14, 2008 and the Law on Amendment to several articles of the Law on Health Insurance dated June 13, 2014;

Pursuant to the Law on Employment dated November 16, 2013;

...

...

...

At the request of the General Director of Vietnam Social insurance,

The Prime Minister hereby promulgates the Decision to experiment on electronic transactions in procedure for application for participation in social, health and unemployment insurance and issuance of social insurance booklet and health insurance card.

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

Article 1. Scope of application

This Decision stipulates electronic transactions in procedure for application for participation in social, health and unemployment insurance and issuance of social insurance booklet and health insurance card (hereinafter referred to as electronic transactions in social insurance).

Article 2. Applicable entities

1. Enterprises, governmental bodies, non-business agencies and other organizations as participants in social, health and unemployment insurance under the provisions of laws (hereinafter referred to as employer) who decide on the method of electronic social insurance transaction.

2. Organizations providing electronic social insurance transaction services (hereinafter referred to as I-VAN organization).

...

...

...

Article 3. Interpretation of terms

Terms used herein shall be construed as follows:

1. Electronic transaction in social insurance refers to the use of electronic means to complete procedure for application for participation in social, health and unemployment insurance and issuance of social insurance booklet and health insurance card.

2. Electronic transaction data message in the field of social insurance refers to information created, sent, received and stored by electronic means.

3. Electronic social insurance documentation refers to electronic transaction data messages about application for participation in social, health and unemployment insurance and issuance of social insurance booklet and health insurance card.

4. Electronic social insurance transaction account refers to the account issued by Vietnam Social insurance to employers to log in the information portal of Social insurance Vietnam or the electronic transaction portal of the I-VAN organization to serve the purpose of carrying out electronic social insurance transactions.

5. I-VAN organization refers to the organization operating in the information technology sector who has signed contract with Social insurance Vietnam to supply value-added service in terms of electronic social insurance transactions.

6. Insurance – Value Added Network (hereinafter referred to as I-VAN) refers to services such as receipt, transmission, storage and restoration of electronic transaction data messages in the field of social insurance between employers and social insurance offices through I-VAN organization after the employer has made payment for use of electronic transaction services.

7. The electronic information portal of Social Insurance Vietnam refers to the exclusive access point in the network environment used for connecting and integrating information channels, applications and Social Insurance Vietnam's services offered to users.

...

...

...

Article 4. Principles of electronic social insurance transactions  

1. Comply with legal regulations on electronic transactions, social insurance, health insurance, unemployment insurance and relevant laws.

2. Ensure continuity, timeliness, transparency, accuracy, equity, honesty, safety, efficiency and compliance with legal regulations on information security and integrity.

3. Have valid digital certificate issued by the organization providing digital signature authentication service as stipulated by laws when participating in electronic social insurance transactions.  

Article 5. Requirement and option of employer whilst dealing with electronic social insurance transactions   

1. Article 5. Employers whilst dealing with electronic social insurance transactions must meet the following requirements:

a) Have digital signatures under the provisions of Clause 3 Article 4 hereof;

b) Have capability of accessing, using internet network; Have temporary electronic mail address registered with Social Insurance Vietnam.

2. Employers shall be entitled to choose electronic social insurance transactions directly carried out through the information portal of Social Insurance Vietnam under the provision of Article 18 hereof or the information portal of I-VAN organization under the Provision of Article 22 hereof.

...

...

...

1. In terms of legal status and performance:

a) This organization must be established in accordance with the Enterprise Law and Investment Law under which they are licensed to operate in the information technology in Vietnam;

b) Have at least 3 years' experience of operation in the information technology sector; succeed in running the system on exchanging electronic data with a minimum of 10 organizations or agencies.

2. In terms of finance and work place:

a) Have financial capability to develop the electronic data exchange system, invest in technical equipment or facilities, and arrange and maintain operations so that they can match the I-VAN service provision scale;  

b) Obtain the written guarantee of credit institutions legally operating in Vietnam to deal with any potential risk and compensation for damage or loss likely to happen in the course of service provision;   

c) Have a space used for building their work place and installing their equipment which must be safe and match the type of services rendered.

3. In terms of human force:

a) Have a minimum of 05 staff members achieving the university degree in information technology, and accumulate sufficient practical experience of network administration and security for the electronic data exchange, database administration system, and have a good command of the legislation on social, health and unemployment insurance;

...

...

...

4. In terms of technology:

a) Technical equipment, facilities must satisfy the following requirements:

- Provide service for employers and get connected with the electronic transaction portal of Social Insurance Vietnam during 24 hours a day and 7 days a week, regardless of days-off and holidays or others but exclusive of technical maintenance duration. Down time for maintenance of the electronic data exchange system shall be restricted to less than 3% of total service hours per year;

- Have the ability to detect, issue warning against and prevent any impermissible access or types of network attacks in order to ensure confidentiality and integrity of data exchanged between participants; 

- Set up the data backup process, online data storage and backup; have the ability to restore data within a maximum of 08 hours from the time the failure of the electronic data exchange system occurs.

b) Carry out social insurance transactions and documentation storage so that the following requirements are met:

- Store the social insurance transaction result and electronic documentation over the time when such transactions have not been completed:  

- Store the original electronic transaction data message on the electronic data exchange system and enable the online access to such message;

- Set up the plan and create standby system to deal with any unexpected circumstance, and get over breakdowns in order to maintain the electronic data exchange system to the safe and continuous working condition.

...

...

...

- The electronic transaction journal must be stored for the minimum period of 10 years from the date on which such transactions are completed;

- Ensure the electronic transaction journal is monitored and data on the electronic data exchange system can be accessible during the storage period.

d) Ensure that the data connection must conform to the standard stipulated by Social Insurance Vietnam.

Chapter II

RIGHT AND OBLIGATION OF EMPLOYER, I-VAN ORGANIZATION AND SOCIAL INSURANCE OFFICE

Article 7. Right of the employer

1. Carry out electronic social insurance transactions under the provisions of the Law on Electronic Transaction, this Decision and other relevant legal regulations.

2. Decide on either of two electronic social insurance transaction portals as stipulated by Clause 2 Article 5 hereof. 

3. Have the right to request Social Insurance Vietnam or I-VAN organization to give their instructions, support and deal with any problem that may arise during the electronic transaction process.

...

...

...

Article 8. Obligation of the employer

1. Create, send and receive electronic social insurance applications directly submitted through the information portal of Social Insurance Vietnam or the electronic transaction portal of I-VAN organization.

2. Do not carry out paper-based transactions when completing registered electronic transaction procedures, except for cases stipulated by Clause 6 of this Article.

3. Manage the digital signature and ensure the accuracy of such digital signature attached to the electronic social insurance documentation; manage names and passwords of electronic social insurance transaction accounts in order to ensure the safety and security for information and data stored on the electronic data exchange system of the I-VAN system and the information technology system of Social Insurance Vietnam. 

4. Store and ensure the integrity for all of electronic social insurance documentation under the provisions of laws on electronic storage and transactions, social insurance, health insurance, unemployment insurance and relevant laws.

5. Implement regulations on guaranteeing the safety and security for the electronic data exchange system of the I-VAN system and the information technology of social insurance office.

6. Create paper-based social insurance documentation submitted to social insurance office directly managing such documentation within a maximum period of 05 working days from the deadline for filing application for social insurance if the electronic data exchange system and technical infrastructure have not recovered from breakdown by the deadline for electronically filing application for social insurance. 

7. Observe terms and conditions of the contract with I-VAN organization and pay I-VAN service charge as agreed upon in such contract.

8. Be subjected to inspection and investigation conducted by competent regulatory agencies concerning compliance with regulations on social, health and unemployment insurance as stipulated by laws.

...

...

...

10. Fulfill other obligations in accordance with laws.

Article 9. Right of I-VAN organization

1. Get connected with the electronic transaction portal of Social Insurance Vietnam in order to render electronic social insurance transaction services.

2. Receive professional assistance from Social Insurance Vietnam with social, health and unemployment insurance in order to carry out transactions in receipt and transmittance of electronic social insurance data between the employer and Social Insurance Vietnam; be provided with standard forms or templates for rendering of I-VAN services.

3. Receive assistance from Social Insurance Vietnam in handling any professional difficulty concerning social, health and unemployment insurance which may arise during I-VAN service provision process.

4. Terminate the contract for I-VAN service provision with Social Insurance Vietnam as agreed upon in such contract in accordance with legal regulations.

5. Sign and terminate the contract with employers for provision and use of I-VAN service in accordance with laws; collect service charge from employers as agreed upon in the contract in accordance with legal regulations.

6. Refuse to provide I-VAN service if any organization is found ineligible to participate in transactions or defaults on the contract as prescribed in legal regulations.

Article 10. Obligation of I-VAN organization

...

...

...

2. Send a public notification of operational method and service quality on the service promotion website administrated by I-VAN organization.

3. Offer I-VAN service to employers who have signed the contract with I-VAN organization.

4. Ensure the continuity, security and integrity for connection of information about applications and necessary requirements for electronic social insurance transactions.

5. Receive, transmit, store and restore electronic transaction data messages in the field of social insurance on the basis of guaranteeing the timeliness, accuracy and integrity for electronic social insurance applications; transfer electronic social insurance applications to the electronic transaction portal of Social Insurance Vietnam within a permitted period of 02 hours from the receipt of such electronic social insurance applications from Vietnam; send a written notification of confirming submission of electronic social insurance applications to employers who use I-VAN services in accordance with legal regulations.

6. Comply with legal regulations on information technology, telecommunications and other technical or professional regulations, and information security introduced by competent regulatory agencies.

7. Store the result of electronic social insurance data receipt or transmittance; store electronic social insurance applications for the period when transactions have not been complete. 

8. Store the journal of electronic transactions on the electronic data exchange system in conformity with regulations laid down at Point c Clause 4 Article 6 hereof.

9. Send a notification via emails addresses of employers and Social Insurance Vietnam within 10 days before the electronic data exchange system is under maintenance and recommend any solution to ensuring rights and benefits of interested parties.

10. Provide sufficient information or data and send a periodic or spontaneous report on I-VAN service performance to Social Insurance Vietnam upon request.

...

...

...

12. Collaborate with Social Insurance Vietnam in offering assistance to employers while they are using their service and carry out electronic social insurance transactions. 

Article 11. Right of social insurance office

1. Request I-VAN organization to establish the connection channel in conformity with regulations on connection standards of Social Insurance Vietnam in order to ensure the continuity, security and safety, and provide I-VAN service for employers from the effective date of the service provision contract between I-VAN organization and Social Insurance Vietnam.

2. Request I-VAN organization to transfer electronic social insurance applications to the electronic transaction portal of Social Insurance Vietnam within a permitted period of 02 hours from the receipt of electronic social insurance applications submitted by employers.

3. Request I-VAN organization to render their service as agreed upon in the contract.

4. Sign and terminate the contract for electronic transactions with I-VAN organization as stipulated by laws.

Article 12. Obligation of social insurance office

1. Create, maintain and guarantee the connection and standard of connection between the electronic transaction portal of Social Insurance Vietnam and I-VAN organization in order to render electronic social insurance transaction services. Operate the system on receiving and processing electronic social insurance data in order to ensure the continuity, integrity, security and safety.

2. Receive social insurance applications and handle electronic social insurance transaction requests made by employers.

...

...

...

4. Provide I-VAN organization with professional social insurance assistance in order for them to receive, transmit, store and restore electronic transaction data messages between employers and Social Insurance Vietnam.

5. Promptly inform I-VAN organization and employers of new regulations of Social Insurance Vietnam on standard forms or templates of electronic social insurance transactions through the electronic transaction portal of Social Insurance Vietnam.

6. Collaborate with I-VAN organization in offering professional assistance to employers while they are carrying out electronic social insurance transactions upon request.

7. Assist I-VAN organization and employers in dealing with any difficulty with professional issues relating to social, health and unemployment insurance in the course of carrying out electronic social insurance transactions upon request.

8. Announce and respond with the problem-solving result in accordance with legal regulations on electronic transactions, social, health and unemployment insurance and other relevant legal regulations.

9. Publicly post the list of I-VAN service providers which employers can select on the information portal of Social Insurance Vietnam.

10. Withhold the permission for electronic transactions in social insurance applications when employers infringe regulations on the safety and security for the information technology system of Social Insurance Vietnam.  

11. Verify employer’s compliance with legal regulations on social, health and unemployment insurance.

Chapter III

...

...

...

Article 13. Electronic social insurance application 

1. Documentation submitted to electronically apply for social insurance policies shall include electronic declarations and documents stipulated by the law on social, health and unemployment insurance.

2. Attached paper documents must be converted into electronic version and meet the following requirements:

a) Reflect the integrity of paper document contents;

b) Have particular signs confirming the conversion from paper-based documentation into electronic transaction data messages;

c) Have digital signature and full name of the person who has carried out the conversion from paper-based documentation into electronic transaction data messages.

3. If the paper-based documentation is not legitimate any more, relevant contents of electronic transaction data messages shall not be legitimate as well. 

Article 14. Requirement and legitimacy of electronic social insurance application

1. Requirements of electronic social insurance application:

...

...

...

b) Electronic social insurance application must be validated by a sufficient number of digital signatures affixed by the person charged with signing electronic transaction data messages as stipulated by laws. If this documentation is required to be stamped by competent regulatory organizations in accordance with laws, electronic transaction data messages shall be considered licit on condition that these data is validated by digital signatures of authorized persons in accordance with laws on management and use of digital stamp and signature.

2. Legitimacy of electronic social insurance application

Electronic social insurance application shall have the same legitimacy as the paper-based one if it adheres to the requirements stipulated in Clause 1, Clause 2 Article 13 and Clause 1 Article 14 hereof.

Article 15. Time of submitting electronic social insurance application

1. Those who electronically submit their social insurance documentation shall be entitled to carry out electronic transactions through the information portal of Social Insurance Vietnam or the electronic transaction portal of I-VAN organization within 24 hours a day and 7 days a week, regardless of days-off and holidays.

2. Social Insurance Vietnam or I-VAN organization shall send a written notification of confirming the receipt of electronic social insurance application to the electronic mail address of applicants not later than 15 minutes after receipt of such electronic social insurance application.

Article 16. Storage of electronic social insurance application

Time limit for storage of electronic social insurance application shall be governed by regulations laid down in the law on archives.  If the statutory valid term of storage of electronic social insurance application expires, but the integrity of current information system and electronic social insurance applications is affected, such application shall be further stored until there is a proof that the destruction of such electronic social insurance application shall not cause any impact on other electronic transactions.

Article 17. Deletion and destruction of electronic social insurance application

...

...

...

2. Electronic social insurance application of which the statutory valid term of storage has expired shall be allowed to be destroyed, unless otherwise stipulated by competent regulatory agencies. The destruction of electronic social insurance documentation shall not cause any adverse impact on the integrity of other undestroyed electronic social insurance documentation and ensure the normal operation of information system.

Chapter IV

ELECTRONIC SOCIAL INSURANCE TRANSACTION CARRIED OUT THROUGH THE ELECTRONIC INFORMATION OF SOCIAL INSURANCE VIETNAM

Article 18. Registration of use of electronic transaction modality 

1. Employees shall complete the declaration of registration of use of electronic social insurance transaction modality according to the Form No. 01/DK-GD given in the Appendix enclosed herewith and send it through to the information portal of Social Insurance Vietnam.

2. Within a maximum period of 03 working days of receipt of such declaration from employers, if it is accepted, Social Insurance Vietnam shall send a notification enclosing the account used for electronic social insurance transactions to the electronic mail address of these employers; if it is refused, Social Insurance Vietnam shall send a notification to these employers in which reasons for such refusal must be clearly stated.

Article 19. Change or supplementation of information provided in the declaration of registration of use of electronic transaction modality

1. If there is any change or supplementation of information about digital certificate, electronic mail address, telephone number and contact person provided in the declaration of registration of use of electronic transaction modality within a maximum period of 05 working days from the date on which such change or supplementation arises, employers shall log in their electronic social insurance transaction account to create the declaration about change or supplementation of registration information of use of electronic social insurance transaction modality according to the Form No. 02/SD-GD enclosed in the Appendix issued together with this Decision.

2. Within a permitted period of 03 working days of receipt of the declaration about change or supplementation of registration information of use of electronic transaction modality, Social Insurance Vietnam shall send a written notification of confirming such change or supplementation to the electronic mail address of employers.

...

...

...

1. Employers who wish to cease their electronic social insurance transactions must prepare the declaration about registration of cessation of use of electronic social insurance transaction modality according to the Form No. 03/NG-GD enclosed in the Appendix issued together with this Decision and send it through to the information portal of Social Insurance Vietnam.

2. Within a maximum period of 05 working days of receipt of the declaration about registration of cessation of use of electronic social insurance transaction modality from employers, Social Insurance Vietnam shall send a notification of confirming cessation of electronic social insurance transaction to the electronic mail address of these employers.

3. As from the date on which Social Insurance Vietnam send their notification of confirming cessation of electronic social insurance transactions, employers shall carry out paper-based social insurance transactions in accordance with legal regulations.  If employers wish to continue reusing the electronic social insurance transaction modality, they must complete their registration in accordance with regulations laid down in Article 18 hereof.

Article 21. Submission of electronic social insurance applications through the information portal of Social Insurance Vietnam

1. Employers shall submit their electronic social insurance application by applying either of two following methods:

a) Employers shall log in their electronic social insurance transaction account, post their online social insurance documentation on the information portal of Social Insurance Vietnam and send electronic social insurance application to Social Insurance Vietnam;   

b) Employers shall use softwares or tools for assisting electronic social insurance transactions which conform to the data format standard defined by Social Insurance Vietnam in order to create their electronic social insurance application; then log in their electronic social insurance transaction accounts to send electronic social insurance application to Social Insurance Vietnam.

2. Within a maximum period of 02 hours of receipt of electronic social insurance application from employers, Social Insurance Vietnam shall send a notification of confirming the submission of electronic social insurance application to the electronic mail address of employers.

Chapter V

...

...

...

Article 22. Registration of use of I-VAN service

1. Employers shall complete the declaration of registration of use of I-VAN service according to the Form No. 04/DK-IVAN given in the Appendix enclosed herewith and send it through to the electronic transaction portal of I-VAN organization. Within a permitted period of 02 hours of receipt of such declaration, I-VAN organization shall send it through to the electronic transaction portal of Social Insurance Vietnam.

2. Within a maximum period of 03 working days of receipt of such declaration from employers, if it is accepted, Social Insurance Vietnam shall send a written confirmation to I-VAN organization; if it is refused, Social Insurance Vietnam shall notify I-VAN organization of reasons for such refusal.

3. Within a maximum period of 02 hours of receipt of notification from Social Insurance Vietnam, I-VAN organization shall notify these employers.

Article 23. Change or supplementation of information provided in the declaration of registration of use of I-VAN service

1. If there is a need for any change or supplementation of information provided in the declaration of registration of use of I-VAN service, employers shall log in their electronic social insurance transaction account to create the declaration about such change or supplementation according to the Form No. 05/SD-IVAN enclosed in the Appendix issued together with this Decision, and then send it through to the electronic transaction portal of I-VAN organization; I-VAN organization shall transfer it to the electronic transaction portal of Social Insurance Vietnam within 02 hours from receipt of such declaration.

2. In case I-VAN organization is replaced, employers shall register their cessation of I-VAN service under the provisions of Article 24 and follow procedures for registering use of new I-VAN service under the provisions of Article 22 hereof.

Article 24. Registration of cessation of use of I-VAN service

1. Employers who wish to cease to use I-VAN service shall be required to submit the declaration about registration of cessation of use of I-VAN service according to the Form No. 06/NG-IVAN enclosed in the Appendix issued together with this Decision which shall be then sent through to the electronic transaction portal of Social Insurance Vietnam within a maximum period of 02 hours of receipt of such declaration.

...

...

...

3. Not later than 02 hours of receipt of written notification of confirming cessation of use of I-VAN service from Social Insurance Vietnam, I-VAN organization shall notify employers of this.

4. As from the date on which the notification of confirming cessation of use of I-VAN service, employers shall carry out the registration of paper-based social insurance transactions.

Article 25. Submission of electronic social insurance application through I-VAN organization

1. Employers shall respectively carry out and submit the electronic social insurance declaration and application by employing either of two following methods:

a) Employers shall log in their electronic social insurance transaction account, post their online social insurance application on the electronic transaction portal of I-VAN organization and send such electronic social insurance application to I-VAN organization; 

b) Employers shall use softwares or tools for assisting electronic social insurance transactions which conform to the data format standard defined by Social Insurance Vietnam in order to create the electronic social insurance application; then log in their electronic social insurance transaction account to send this electronic social insurance application to I-VAN organization.

2. After obtaining the electronic social insurance application from employers, I-VAN organization shall send it through to the electronic transaction portal of Social Insurance Vietnam and send a written notification of confirming submission of electronic social insurance application to the electronic mail address of employers within a permitted period of 02 hours.

Chapter VI

IMPLEMENTATION

...

...

...

This Decision shall come into force from May 1, 2015 to the effective date of the Government's Decree on stipulating process and procedure for participating in and dealing with social insurance benefits by using electronic social insurance transaction modality.

Article 27. Implementation

1. Social Insurance Vietnam shall be responsible for providing guidance on documentation, formality and process of electronic social insurance transactions under the provisions of laws on electronic transactions, social, health and unemployment insurance as well as other relevant laws with the aim of implementing this Decision.

2. Social Insurance Vietnam shall assume their responsibility for making an evaluation report on the result of experiment in electronic social insurance transactions and submit their proposal to the Prime Minister ahead of January 1, 2016 and concurrently forward it to the Ministry of Labor, War Invalids and Social Affairs, the Ministry of Health and the Ministry of Finance./.

THE PRIME MINISTER




Nguyen Tan Dung

APPENDIX

...

...

...

Form No. 01/DK-GD

Declaration about registration of use of electronic social insurance transaction modality

Form No. 02/SD-GD

Declaration about change or supplementation of registration information of use of electronic social insurance transaction modality

Form No. 03/NG-GD

Declaration about registration of cessation of use of electronic social insurance transaction modality

Form No. 04/DK-IVAN

Declaration about registration of use of I-VAN service

Form No. 05/SD-IVAN

...

...

...

Form No. 06/NG-IVAN

Declaration about registration of cessation of use of I-VAN service

Form No. 01/DK-GD

THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence - Freedom - Happiness
---------------

……, date……..

DECLARATION

Registration of use of electronic social insurance transaction modality

Dear Social Insurance Vietnam,

...

...

...

......................................................................................................................................

Social insurance code:……………………………………………………………………………..

Contact address: (specify the address of an organization’s office):.........................

......................................................................................................................................

Certificate No.:………………………………………………………………………………………

Title of organization authenticating digital signature:…………………………………………

Term of use of digital certificate: from date................to date...............

Email address:............................................................................................................

Telephone number:……………………………………………………………………………

...

...

...

Contact person’s phone number:……………………………………………………………………..

Pursuant to the Prime Minister’s Decision No…………./20.../QD-TTg dated……….., we are eligible to submit our electronic social insurance application or carry out our electronic social insurance transactions.  We would like to register use of electronic social insurance transaction modality with social insurance offices as follows:

- Registration of use of electronic social insurance transaction modality shall be valid from date………………

- This transaction registration shall be carried out through:

+ The information portal of Social Insurance Vietnam        □

+ The electronic transaction portal of I-VAN organization           □

(Name of organization providing I-VAN service:………………..(if transactions are carried out through I-VAN organization).

We undertake to wholly bear our legal responsibility for the accuracy and authenticity of the above-mentioned contents, and submit electronic social insurance application or carry out electronic social insurance transactions in conformity with legal regulations on social insurance./. 

...

...

...

Digital signature of the employer

Form No. 02/SD-GD

THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence - Freedom - Happiness  
---------------

……, date……..

DECLARATION

Change or supplementation of registration information of use of electronic social insurance transaction modality

Dear Social Insurance Vietnam,

Full name of the employer (organization hiring employees):………………………..

...

...

...

Social insurance code:……………………………………………………………………………..

Since date…………., we have already submitted the declaration about registration of use of electronic social insurance transaction modality to Social Insurance Vietnam. We are writing to request Social Insurance Vietnam to allow our change or supplementation of registration information as follows:

- Certificate No.:………………………………………………………………………………………

- Title of organization authenticating digital signature:…………………………………………

- Term of use of digital certificate: from date................to date...............

- Email address:............................................................................................................

(Only changed or supplemented contents specified)

- We are requesting to change the above-mentioned contents from date…………..

We undertake to wholly bear our legal responsibility for the accuracy and authenticity of the above-mentioned contents./.

...

...

...

Digital signature of the employer

Form No. 03/NG-GD

THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence - Freedom - Happiness
---------------

……, date….…..

DECLARATION

Registration of cessation of use of electronic social insurance transaction modality

Dear Social Insurance Vietnam,

...

...

...

......................................................................................................................................

Social insurance code:……………………………………………………………………………..

Transacting with the social insurance office (province or district):

We are the organization who has obtained the social insurance office’s consent to registration of use of electronic social insurance transaction modality since date………………

We are requesting Social Insurance Vietnam to give their permission for registration of cessation of use of electronic social insurance transaction modality from date………………

Reasons for such cessation:…………………………………………………………………

......................................................................................................................................

We undertake to wholly bear our legal responsibility for the accuracy and authenticity of the above-mentioned contents./.

...

...

...

Digital signature of the employer

Form No. 04/DK-IVAN

THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence - Freedom - Happiness  
---------------

……, date…..

DECLARATION

Registration of use of I-VAN service

Dear Social Insurance Vietnam,

Full name of the employer (organization hiring employees):………………………..

...

...

...

Contact address:............................................................................................................

After considering and realizing our eligibility for use of I-VAN service, we are writing to register use of I-VAN service with the social insurance office as follows:

1. Particulars of the employer (organization hiring employees):………………………..

- Certificate No.:………………………………………………………………………………………

- Title of organization authenticating digital signature:…………………………………………

- Term of use of digital certificate: from date................to date...............

- Email address:............................................................................................................

- Telephone number:……………………………………………………………………………

- Using I-VAN service for dealing with the following formalities (specify name of such formalities):

...

...

...

......................................................................................................................................

......................................................................................................................................

2. Particulars of I-VAN organization:

Name of I-VAN organization: (specify full name of this organization)………….

.....................................................................................................................................

We undertake to wholly bear our legal responsibility for accuracy and authenticity of the above-mentioned contents, and comply with legal regulations on electronic social insurance transactions./.

Digital signature of I-VAN service provider

Digital signature of the employer

...

...

...

Form No. 05/SD-IVAN

THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence - Freedom - Happiness
---------------

……, date…..…..

DECLARATION

Change or supplementation of registration information of use of I-VAN service

Dear Social Insurance Vietnam,

Full name of the employer (organization hiring employees):………………………..

.....................................................................................................................................

Social insurance code:……………………………………………………………………………..

...

...

...

- Certificate No.:………………………………………………………………………………………

- Title of organization authenticating digital signature:…………………………………………

- Term of use of digital certificate: from date................to date...............

- Email address:............................................................................................................

(Only changed or supplemented contents specified)

We undertake to wholly bear our legal responsibility for the accuracy and authenticity of the above-mentioned contents./.

Digital signature of I-VAN service provider

Digital signature of the employer

...

...

...

Form No. 06/NG-IVAN

THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence - Freedom - Happiness
---------------

……, date……..

DECLARATION

Registration of cessation of use of I-VAN service

Dear Social Insurance Vietnam,

Full name of the employer (organization hiring employees):………………………..

.....................................................................................................................................

Social insurance code:……………………………………………………………………………..

...

...

...

We hereby register the cessation of use of registered I-VAN service of I-VAN organization with Social Insurance Vietnam as follows:

- Name of I-VAN organization: (specify full name of this organization)………….

.....................................................................................................................................  

- Start date of the cessation:...........................

- Reasons for such cessation:…………………………………………………………………

.....................................................................................................................................

We undertake to wholly bear our legal responsibility for the accuracy and authenticity of the above-mentioned contents./.

Digital signature of I-VAN service provider

...

...

...