Quyết định 161/QĐ-BTP thủ tục hành chính sửa đổi bổ sung lĩnh vực Chứng thực thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tư pháp

Quyết định 161/QĐ-BTP thủ tục hành chính sửa đổi bổ sung lĩnh vực Chứng thực thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tư pháp

Ngày 16/01/2026, Bộ Tư pháp đã ban hành Quyết định 161/QĐ-BTP năm 2026 công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực Chứng thực thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tư pháp.

Công bố kèm theo Quyết định 161/QĐ-BTP năm 2026 các thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực chứng thực thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tư pháp.

Quyết định 161/QĐ-BTP năm 2026 có hiệu lực thi hành kể từ ngày 16/01/2026.

Nội dung công bố thủ tục hành chính tại điểm 1 mục A Phụ lục I ban hành kèm theo Quyết định 3152/QĐ-BTP năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung, thủ tục hành chính bị bãi bỏ trong lĩnh vực chứng thực thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tư pháp hết hiệu lực kể từ ngày Quyết định 161/QĐ-BTP năm 2026 có hiệu lực thi hành.

Theo đó, thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực chứng thực thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tư pháp là thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc, cụ thể như sau:

- Trình tự thực hiện:

+ Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc xuất trình các giấy tờ theo quy định để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra.

+ Trường hợp nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính, người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải gửi kèm hồ sơ theo quy định và 01 phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận.

+ Trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến, người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc có thể nộp bản điện tử hoặc bản sao điện tử giấy tờ theo quy định.

+ Cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao; nội dung bản sao phải đúng theo sổ gốc. Trường hợp sổ gốc không còn được lưu trữ hoặc không có thông tin theo yêu cầu thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.

+ Kết quả được trả trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc trực tuyến theo phương thức người yêu cầu đã đăng ký.

+ Người thực hiện chứng thực không yêu cầu người yêu cầu chứng thực nộp, xuất trình bản chính hoặc bản sao các giấy tờ, tài liệu đã được tích hợp trên VNeID khi người yêu cầu chứng thực đã xuất trình thông tin tương ứng từ VNeID.

Trường hợp người yêu cầu chứng thực đề nghị và người thực hiện chứng thực có thể khai thác thông tin, giấy tờ từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc các cơ sở dữ liệu khác theo quy định của pháp luật thì người thực hiện chứng thực có trách nhiệm thực hiện việc khai thác thông tin, giấy tờ từ các cơ sở dữ liệu này, không yêu cầu người yêu cầu chứng thực xuất trình bản chính, bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực đối với các thông tin, giấy tờ đã được khai thác.

+ Trong trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc là người được quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 16 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP, cơ quan, tổ chức tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính thực hiện việc khai thác, sử dụng thông tin về giấy tờ chứng minh quan hệ của người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc với người được cấp bản chính trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử (giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn).

Trường hợp không khai thác được thông tin hoặc thông tin khai thác được không đầy đủ, không chính xác thì cơ quan, người có thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính yêu cầu cá nhân, tổ chức bổ sung thành phần hồ sơ để giải quyết thủ tục hành chính; đồng thời đề nghị cá nhân, tổ chức thực hiện cập nhật, điều chỉnh thông tin trong các cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật.

- Cách thức thực hiện: Nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến trên môi trường điện tử đến cơ quan, tổ chức lưu sổ gốc. Kết quả được trả trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc trực tuyến theo phương thức người yêu cầu đã đăng ký (đã đủ điều kiện thực hiện dịch vụ công trực tuyến toàn trình).

- Thành phần, số lượng hồ sơ:

Hồ sơ đề nghị cấp bản sao từ sổ gốc bao gồm các giấy tờ sau đây:

+ Một trong các giấy tờ sau: Căn cước điện tử; bản chính hoặc bản sao của Thẻ căn cước công dân hoặc Thẻ căn cước hoặc Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng.

+ Bản chính hoặc bản sao có chứng thực giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính trong trường hợp người yêu cầu là người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính; cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết (Không yêu cầu người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc nộp giấy tờ này khi cơ quan giải quyết thủ tục hành chính khai thác được thông tin về giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử).

- Thời hạn giải quyết: Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực là ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ. Thời hạn được tính từ ngày cơ quan, tổ chức nhận đủ hồ sơ hợp lệ trực tiếp, theo dấu bưu điện đến hoặc theo thời điểm hệ thống dịch vụ công ghi nhận đã nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

- Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cá nhân, tổ chức.

- Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Cơ quan, tổ chức lập sổ gốc.

- Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Bản sao được cấp từ sổ gốc.

- Phí: Không.

- Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không.

- Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính:

+ Cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao; nội dung bản sao phải đúng theo sổ gốc.

Quyết định 161/QĐ-BTP thủ tục hành chính sửa đổi bổ sung lĩnh vực Chứng thực thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tư pháp (Hình từ Internet)

Hợp đồng mua bán nhà ở nào không cần công chứng chứng thực?

Căn cứ Điều 164 Luật Nhà ở 2023 quy định như sau:

Điều 164. Công chứng, chứng thực hợp đồng và thời điểm có hiệu lực của hợp đồng về nhà ở

1. Trường hợp mua bán, thuê mua, tặng cho, đổi, góp vốn, thế chấp nhà ở thì phải thực hiện công chứng hoặc chứng thực hợp đồng, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

Đối với giao dịch quy định tại khoản này thì thời điểm có hiệu lực của hợp đồng là thời điểm hoàn thành việc công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực.

2. Trường hợp tổ chức tặng cho nhà tình nghĩa, nhà tình thương, nhà đại đoàn kết; mua bán, thuê mua nhà ở thuộc tài sản công; mua bán, thuê mua nhà ở mà một bên là tổ chức, bao gồm: nhà ở xã hội, nhà ở cho lực lượng vũ trang nhân dân, nhà ở phục vụ tái định cư; góp vốn bằng nhà ở mà có một bên là tổ chức; thuê, mượn, ở nhờ, ủy quyền quản lý nhà ở thì không phải thực hiện công chứng, chứng thực hợp đồng, trừ trường hợp các bên có nhu cầu.

Đối với giao dịch quy định tại khoản này thì thời điểm có hiệu lực của hợp đồng là do các bên thỏa thuận; trường hợp các bên không có thỏa thuận thì thời điểm có hiệu lực của hợp đồng là thời điểm ký kết hợp đồng.

3. Văn bản thừa kế nhà ở được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật về dân sự.

4. Việc công chứng hợp đồng về nhà ở được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng; việc chứng thực hợp đồng về nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà ở.

Theo đó, trường hợp mua bán nhà ở thuộc tài sản công; mua bán nhà ở mà một bên là tổ chức, bao gồm: nhà ở xã hội, nhà ở cho lực lượng vũ trang nhân dân, nhà ở phục vụ tái định cư thì không phải thực hiện công chứng chứng thực hợp đồng mua bán nhà ở, trừ trường hợp các bên có nhu cầu.

Hiệu lực và giá trị pháp lý của văn bản công chứng như thế nào?

Căn cứ Điều 6 Luật Công chứng 2024 quy định về hiệu lực và giá trị pháp lý của văn bản công chứng như sau:

- Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ thời điểm được công chứng viên ký và tổ chức hành nghề công chứng đóng dấu vào văn bản; trường hợp là văn bản công chứng điện tử thì có hiệu lực theo quy định tại khoản 2 Điều 64 Luật Công chứng 2024.

- Văn bản công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan, là cơ sở để các bên tham gia giao dịch đề nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện các thủ tục liên quan đến giao dịch đã được công chứng.

- Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu.