Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót trong công ty TNHH hai thành viên trở lên

Hình từ Internet

Việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên được chia làm hai trường hợp sau:

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử có sai sót đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua

1. Công ty gửi thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (quy định tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP) về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập bị sai sót.

2. Công ty lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn bị sai sót và ký số trên hóa đơn mới.

3. Gửi hóa đơn mới cho cơ quan thuế để cấp mã.

4. Gửi cho người mua hóa đơn điện tử mới đã được cấp mã của cơ quan thuế.

Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc công ty phát hiện có sai sót

(1) Sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì công ty tiến hành xử lý như sau:

- Công ty phải thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót.

- Sau đó, công ty gửi Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP) tới cơ quan thuế.

(Công ty không phải gửi thông báo nêu trên trong trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nhưng chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế).

- Công ty không phải lập lại hóa đơn mới để thay thế hay điều chỉnh cho hóa đơn bị sai sót.

(2) Hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế có sai về mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng

Công ty TNHH hai thành viên trở lên có thể lựa chọn một trong hai hình thức xử lý như sau:

Hình thức 1: Lập hóa đơn điều chỉnh

- Công ty và người mua tiến hành lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót (trong trường hai bên có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh).

- Công ty lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót, trên hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

- Sau khi ký số trên hóa đơn điều chỉnh, công ty gửi cho người mua (đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cho cơ quan thuế để cấp mã và gửi cho người mua (đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Hình thức 2: Lập hóa đơn thay thế

- Công ty và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót (trong trường hai bên có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế).

- Công ty lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót, lưu ý trên hóa đơn thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

- Sau khi ký số trên hóa đơn thay thế, công ty gửi cho người mua (đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cho cơ quan thuế để cấp mã rồi gửi cho người mua (đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Lưu ý:

- Hóa đơn điện tử được lập theo quy định không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn mà khi hóa đơn có sai sót thì công ty TNHH hai thành viên trở lên chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.

- Sau khi tiến hành lập hóa đơn điện tử thay thế/điều chỉnh, công ty được lựa chọn một trong hai hình thức thông báo cho cơ quan thuế như sau:

+ Thông báo cho từng hóa đơn có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT;

+ Thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh/thay thế;

- Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và được xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo công ty sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

- Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không (hoàn vé) được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... ngày... tháng... năm”. Công ty TNHH hai thành viên trở lên vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.

- Hóa đơn điện tử bị sai sót đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu.