Hóa đơn

Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

Tình trạng Đã biết

Ngày hiệu lực Đã biết

Công việc thay thế: Đã biết

Công việc bị thay thế: Đã biết

Doanh nghiệp được quyền ủy nhiệm cho bên thứ ba để lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ. Việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử được quy định như sau:

>> Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

>> Các loại hóa đơn

Doanh nghiệp khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được ủy nhiệm cho bên thứ ba (sau đây gọi là bên nhận ủy nhiệm) lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

1. Nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp

(i) Đối tượng được quyền nhận ủy nhiệm

Căn cứ điểm a khoản 1 Điều 3 Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được quyền ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử nếu bên thứ ba đáp ứng đủ 03 điều kiện sau:

- Bên thứ ba là bên có quan hệ liên kết với doanh nghiệp.

Cụ thể khi thuộc một trong các trường hợp sau (theo khoản 21 Điều 3 Luật Quản lý thuế 2019):

+ Bên thứ ba tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào việc điều hành, kiểm soát, góp vốn vào doanh nghiệp hoặc ngược lại;

+ Các bên cùng chịu sự điều hành, kiểm soát trực tiếp hoặc gián tiếp bởi một tổ chức hoặc cá nhân;

+ Các bên cùng có một tổ chức hoặc cá nhân tham gia góp vốn;

+ Các doanh nghiệp được điều hành, kiểm soát bởi các cá nhân có mối quan hệ mật thiết trong cùng một gia đình.

- Là đối tượng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử.

- Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử quy định tại Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

(ii) Hình thức ủy nhiệm

Căn cứ điểm b khoản 1 Điều 3 Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc ủy nhiệm phải được lập bằng văn bản (hợp đồng hoặc thỏa thuận ủy nhiệm lập hóa đơn) giữa doanh nghiệp ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.

Căn cứ khoản 7 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hợp đồng ủy nhiệm hoặc thỏa thuận ủy nhiệm phải thể hiện đầy đủ các thông tin về:

- Tên, địa chỉ, mã số thuế, chứng thư số của doanh nghiệp ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm;

- Thông tin về hóa đơn điện tử ủy nhiệm: loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;

- Mục đích ủy nhiệm;

- Thời hạn ủy nhiệm;

- Phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm (ghi rõ trách nhiệm thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn ủy nhiệm).

Lưu ý: Doanh nghiệp ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm lưu trữ hợp đồng ủy nhiệm/thỏa thuận ủy nhiệm và xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

(iii) Nội dung của hóa đơn điện tử do bên nhận ủy nhiệm lập

Căn cứ khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử do doanh nghiệp được ủy nhiệm lập là hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế và phải thể hiện đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp ủy nhiệm và của bên nhận ủy nhiệm.

Hóa đơn được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập vẫn phải thể hiện tên tên đơn vị bán là doanh nghiệp ủy nhiệm.

(iv) Việc ủy nhiệm phải thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (xem chi tiết tại Mục 2).

lập hóa đơn điện tử

Hình từ Internet

2. Thông báo với cơ quan thuế về việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

Căn cứ khoản 3 Điều 3 Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử được xác định là việc thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Do vậy, doanh nghiệp ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải thông báo với cơ quan thuế về việc ủy nhiệm này (bao gồm cả trường hợp chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử theo thỏa thuận giữa các bên) theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Việc điền thông tin tại Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện theo nguyên tắc: doanh nghiệp ủy nhiệm điền thông tin của bên nhận ủy nhiệm, bên nhận ủy nhiệm điền thông tin của doanh nghiệp ủy nhiệm, cụ thể:

- Đối với doanh nghiệp ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm tại Phần 5 “Danh sách chứng thư số sử dụng” điền thông tin đầy đủ chứng thư số sử dụng của cả hai bên;

- Đối với bên nhận ủy nhiệm tại cột 5 Phần 6 “Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn” điền thông tin tên và mã số thuế của doanh nghiệp ủy nhiệm.

3. Các công việc khác cần thực hiện khi ủy nhiệm lập hóa đơn đối với doanh nghiệp

- Doanh nghiệp ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm niêm yết về việc ủy nhiệm lập hóa đơn trên website của đơn vị mình hoặc thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng để người mua hàng hóa, dịch vụ được biết về việc ủy nhiệm này.

- Khi hết thời hạn ủy nhiệm hoặc chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử theo thỏa thuận giữa các bên thì doanh nghiệp ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm hủy các niêm yết, thông báo trên website của đơn vị mình hoặc thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng về việc ủy nhiệm lập hóa đơn;

- Trường hợp hóa đơn ủy nhiệm là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì doanh nghiệp ủy nhiệm phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ để chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế;

- Bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử ủy nhiệm theo đúng thực tế phát sinh, theo thỏa thuận với doanh nghiệp ủy nhiệm và tuân thủ nguyên tắc nêu tại mục 1 và mục 3 này.

(Căn cứ khoản 1 Điều 3 Thông tư 78/2021/TT-BTC)