Doanh nghiệp, hộ kinh doanh sẽ phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế trong các trường hợp sau đây:
Căn cứ khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế trong các trường hợp sau:
(i) Doanh nghiệp, hộ kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế;
(ii) Doanh nghiệp, hộ kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;
(iii) Doanh nghiệp, hộ kinh doanh thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh;
(iv) Doanh nghiệp, hộ kinh doanh nhận thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế;
(v) Trường hợp có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;
(vi) Trường hợp có hành vi lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;
(vii) Trường hợp doanh nghiệp không đáp ứng đủ điều kiện theo quy định pháp luật khi kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện và bị cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền phát hiện và yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề này.
Sau đó, căn cứ kết quả thanh tra, kiểm tra, nếu cơ quan thuế xác định doanh nghiệp được thành lập để thực hiện mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn điện tử để trốn thuế thì cơ quan thuế ban hành quyết định ngừng sử dụng hóa đơn điện tử; doanh nghiệp bị xử lý theo quy định của pháp luật.
Lưu ý:
Căn cứ khoản 4 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trường hợp doanh nghiệp, hộ kinh doanh đang trong thời hạn tạm ngừng kinh doanh cần có hóa đơn điện tử giao cho người mua để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày tạm ngừng kinh doanh thì doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
Ảnh minh họa - Nguồn từ Internet
(i) Doanh nghiệp, hộ kinh doanh (người nộp thuế) ngừng sử dụng hóa đơn điện tử thuộc trường hợp (v), (vi) và (vii) nêu tại Mục 1 bên trên thì cơ quan thuế quản lý trực tiếp sẽ gửi thông báo đề nghị doanh nghiệp, hộ kinh doanh giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử.
(ii) Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế ra thông báo, doanh nghiệp, hộ kinh doanh đến cơ quan thuế giải trình trực tiếp hoặc bổ sung thông tin, tài liệu hoặc giải trình bằng văn bản.
(iii) Trường hợp doanh nghiệp, hộ kinh doanh đã giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu đầy đủ và chứng minh được việc sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định pháp luật thì doanh nghiệp, hộ kinh doanh được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử.
Trường hợp doanh nghiệp, hộ kinh doanh đã giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu mà không chứng minh được việc sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định pháp luật thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo yêu cầu doanh nghiệp, hộ kinh doanh bổ sung thông tin, tài liệu. Thời hạn bổ sung là 02 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế ra thông báo.
(iv) Hết thời hạn theo thông báo mà doanh nghiệp, hộ kinh doanh không giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu thì cơ quan thuế ra thông báo đề nghị doanh nghiệp, hộ kinh doanh ngừng sử dụng hóa đơn điện tử và xử lý theo quy định.
(Căn cứ khoản 3 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)
>> Xem thêm mẫu: Thông báo về việc ngừng sử dụng hóa đơn theo Mẫu số 04-1/CC ban hành kèm theo Nghị định 91/2022/NĐ-CP.
Căn cứ khoản 3 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp, hộ kinh doanh nêu tại Mục 1 được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử khi trong trường hợp:
- Thông báo với cơ quan thuế về việc tiếp tục kinh doanh; hoặc
- Được cơ quan thuế khôi phục mã số thuế; hoặc
- Cơ quan thuế ban hành quyết định chấm dứt hiệu lực quyết định cưỡng chế thi hành quyết định hành chính về quản lý thuế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn; hoặc
- Khi có thông báo của cơ quan chức năng.
Lưu ý:
Căn cứ khoản 9 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn (trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế) sẽ bị xem là hành vi sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp.
(i) Danh mục biểu mẫu về hồ sơ hóa đơn, chứng từ
- Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT) Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (Mẫu 04/SS-HĐĐT) Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh (Mẫu 06/ĐN-PSĐT) Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử (Mẫu 01/TH-HĐĐT) Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Tờ khai dữ liệu hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra (Hóa đơn điện tử) (Mẫu 03/DL-HĐĐT) Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Đơn đề nghị mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in (Mẫu 02/ĐN-HĐG) Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Văn bản cam kết khi mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in (Mẫu 02/CK-HĐG) Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn giấy (Mẫu 02/HUY-HĐG) Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn giấy (Mẫu BC21/HĐG) Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy (Mẫu BC26/HĐG) Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng của tổ chức, cá nhân chuyển địa điểm kinh doanh khác địa bàn cơ quan thuế quản lý (Mẫu BK02/CĐĐ-HĐG) Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Bảng kê chi tiết hóa đơn của tổ chức, cá nhân đến thời điểm quyết toán hóa đơn (Mẫu BK02/QT-HĐG) Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
(ii) Danh mục mẫu biểu cung cấp thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử
- Đề nghị đăng ký mới hoặc bổ sung tài khoản truy cập/nội dung cung cấp thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử (Mẫu 01/CCTT-ĐK) Phụ lục II ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Đăng ký sử dụng hình thức nhắn tin tra cứu thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử (Mẫu 01/CCTT-NT) Phụ lục II ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Đăng ký kết nối, dừng kết nối với Cổng thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử (Mẫu 01/CCTT-KN) Phụ lục II ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý về việc đăng ký mới hoặc bổ sung nội dung cung cấp thông tin/tài khoản truy cập hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử (Mẫu 01/CCTT-TB) Phụ lục II ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
(iii) Danh mục thông báo của cơ quan quản lý thuế
- Thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý về việc hóa đơn điện tử đã lập có sai sót (Mẫu số 01/TB-HĐSS) ban hành kèm theo Nghị định 41/2022/NĐ-CP.
- Thông báo về việc tiếp nhận/không tiếp nhận (Mẫu 01/TB-TNĐT) Phụ lục IB ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Thông báo về việc chấp nhận/không chấp nhận đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử/biên lai điện tử (Mẫu 01/TB-ĐKĐT) Phụ lục IB ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Thông báo về hóa đơn điện tử cần rà soát (Mẫu 01/TB-RSĐT) Phụ lục IB ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Thông báo về việc kết quả kiểm tra dữ liệu hóa đơn điện tử (Mẫu 01/TB-KTDL) Phụ lục IB ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Thông báo về việc hết thời gian sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không thu tiền và chuyển sang thông qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế/qua ủy thác tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử; không thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (Mẫu 01/TB-KTT) Phụ lục IB ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Thông báo phát hành hóa đơn (hóa đơn, chứng từ giấy) dành cho cơ quan thuế (Mẫu 02TB/PH-HĐG) Phụ lục IB ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
(iv) Các mẫu tham khảo về hóa đơn/biên lai điện tử hiển thị
- Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng (dùng cho tổ chức, cá nhân khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ) (Mẫu 01/GTGT) Phụ lục III ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng (dùng cho một số tổ chức, doanh nghiệp đặc thù) (Mẫu 01/GTGT-ĐT) Phụ lục III ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng (dùng cho một số tổ chức, doanh nghiệp đặc thù thu bằng ngoại tệ) (Mẫu 01/GTGT-NT) Phụ lục III ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Hóa đơn điện tử bán hàng (dùng cho tổ chức, cá nhân khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp) (Mẫu 02/BH) Phụ lục III ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Hóa đơn bán tài sản công (Mẫu 08/TSC) Phụ lục III ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia (Mẫu 01/DTQG) Phụ lục III ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03/XKNB) Phụ lục III ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý (Mẫu 04/HGĐL) Phụ lục III ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Bảng kê hàng hóa bán ra (Mẫu 01/BK-CSGH) Phụ lục III ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (Mẫu 03/TNCN) Phụ lục III ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP