Bảo quản, lưu trữ hóa đơn là yêu cầu bắt buộc đối với các đơn vị kinh doanh hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Theo đó, việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn được thực hiện như sau:
>> Chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy
>> Xử lý sự cố đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Căn cứ khoản 1 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn (bao gồm cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử) do doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng được bảo quản, lưu trữ phải đảm bảo:
- Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
- Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán. Cụ thể:
+ Hóa đơn phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.
+ Hóa đơn là chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính phải được lưu trữ trong thời hạn ít nhất là 10 năm.
Ảnh minh họa - Nguồn từ Internet
(i) Đối với hóa đơn điện tử
- Hóa đơn điện tử phải được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
- Hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử sẽ do doanh nghiệp, hộ kinh doanh lựa chọn nhưng phải đảm bảo phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của chính doanh nghiệp, hộ kinh doanh.
- Hóa đơn điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
(Căn cứ khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)
(ii) Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in
- Hóa đơn chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.
- Hóa đơn đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
- Hóa đơn đã lập trong các doanh nghiệp, hộ kinh doanh không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của doanh nghiệp, hộ kinh doanh đó.
(Căn cứ khoản 3 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)
- Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT) Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (Mẫu 04/SS-HĐĐT) Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh (Mẫu 06/ĐN-PSĐT) Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử (Mẫu 01/TH-HĐĐT) Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Tờ khai dữ liệu hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra (Hóa đơn điện tử) (Mẫu 03/DL-HĐĐT) Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Đơn đề nghị mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in (Mẫu 02/ĐN-HĐG) Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Văn bản cam kết khi mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in (Mẫu 02/CK-HĐG) Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn giấy (Mẫu 02/HUY-HĐG) Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn giấy (Mẫu BC21/HĐG) Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy (Mẫu BC26/HĐG) Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng của tổ chức, cá nhân chuyển địa điểm kinh doanh khác địa bàn cơ quan thuế quản lý (Mẫu BK02/CĐĐ-HĐG) Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Bảng kê chi tiết hóa đơn của tổ chức, cá nhân đến thời điểm quyết toán hóa đơn (Mẫu BK02/QT-HĐG) Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.