Hóa đơn

Bảo quản, lưu trữ hóa đơn

Tình trạng Đã biết

Ngày hiệu lực Đã biết

Công việc thay thế: Đã biết

Công việc bị thay thế: Đã biết

Bảo quản, lưu trữ hóa đơn là yêu cầu bắt buộc đối với các đơn vị kinh doanh hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Theo đó, việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn được thực hiện như sau:

>> Chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy

>> Xử lý sự cố đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

1. Yêu cầu bảo quản, lữu trữ chung đối với hóa đơn

Căn cứ khoản 1 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn (bao gồm cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử) do doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng được bảo quản, lưu trữ phải đảm bảo:

- Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

- Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán. Cụ thể:

+ Hóa đơn phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.

+ Hóa đơn là chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính phải được lưu trữ trong thời hạn ít nhất là 10 năm.

bảo quản, lưu trữ hóa đơn

Ảnh minh họa - Nguồn từ Internet

2. Yêu cầu bảo quản, lưu trữ riêng của mỗi loại hóa đơn

(i) Đối với hóa đơn điện tử

- Hóa đơn điện tử phải được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

- Hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử sẽ do doanh nghiệp, hộ kinh doanh lựa chọn nhưng phải đảm bảo phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của chính doanh nghiệp, hộ kinh doanh.

- Hóa đơn điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

(Căn cứ khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

(ii) Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in

- Hóa đơn chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.

- Hóa đơn đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

- Hóa đơn đã lập trong các doanh nghiệp, hộ kinh doanh không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của doanh nghiệp, hộ kinh doanh đó.

(Căn cứ khoản 3 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)