Xuất khẩu - nhập khẩu

Lưu giữ hồ sơ hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu 2026

Tình trạng Đã biết

Ngày hiệu lực Đã biết

Công việc thay thế: Đã biết

Công việc bị thay thế: Đã biết

Lưu giữ hồ sơ hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu là trách nhiệm của doanh nghiệp khai hải quan. Việc lưu giữ hồ sơ hải quan được thực hiện như sau:

hồ sơ hải quan

Ảnh minh họa - Nguồn từ Internet

1. Quy định về việc lưu trữ hồ sơ hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu

- Doanh nghiệp (là người khai hải quan) chịu trách nhiệm lưu giữ bản chính các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan nêu tại Mục 2 bài viết trong thời hạn 05 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai hải quan, xuất trình cho cơ quan hải quan khi kiểm tra sau thông quan.

- Bản chính có thể được thể hiện dưới dạng chứng từ điện tử hoặc chứng từ giấy. Trường hợp bản chính dưới dạng chứng từ giấy đã nộp cho cơ quan hải quan, người khai hải quan phải lưu bản chụp. Đối với chứng từ dưới dạng điện tử, người khai hải quan phải lưu bản điện tử theo quy định.

- Trường hợp người khai hải quan là đại lý làm thủ tục hải quan (bao gồm cả các doanh nghiệp chuyển phát nhanh đã được công nhận là đại lý làm thủ tục hải quan) thì chủ hàng chịu trách nhiệm lưu giữ các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan.

Trường hợp chủ hàng là thương nhân nước ngoài không hiện diện tại Việt Nam thực hiện quyền kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu thì đại lý làm thủ tục hải quan chịu trách nhiệm lưu giữ các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan.

(Căn cứ khoản 2 Điều 16a Thông tư 38/2015/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 5 Điều 1 Thông tư 121/2025/TT-BTC))

2. Các chứng từ trong hồ sơ hải quan phải được lưu giữ

Căn cứ khoản 1 Điều 16a Thông tư 38/2015/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 5 Điều 1 Thông tư 121/2025/TT-BTC)) các chứng từ trong hồ sơ hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu phải được lưu giữ bao gồm:

STT	Tên giấy tờ
1	Tờ khai hải quan >>Tham khảo Mẫu tờ khai hải quan, phụ lục tờ khai hải quan và hướng dẫn ghi tờ khai hải quan (Phụ lục IV ban hành kèm Thông tư 38/2015/TT-BTC)
2	Giấy phép xuất khẩu, giấy phép nhập khẩu và phiếu theo dõi trừ lùi (nếu có)
3	Giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành trong trường hợp hàng hóa thuộc đối tượng phải kiểm tra chuyên ngành được cơ quan hải quan cho phép đưa hàng về bảo quản và Biên bản lấy mẫu có xác nhận của cơ quan kiểm tra chuyên ngành hoặc doanh nghiệp, tổ chức đánh giá sự phù hợp đối với hàng hóa phải lấy mẫu theo quy định của pháp luật quản lý, kiểm tra chuyên ngành
4	Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành
5	- Hợp đồng mua bán hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu (bao gồm cả hợp đồng gia công, hợp đồng thuê gia công lại, hợp đồng thuê mượn, hợp đồng cho thuê tài chính, hợp đồng sửa chữa, bảo hành và Phụ lục hợp đồng, các chứng từ có liên quan đến điều chỉnh, bổ sung hợp đồng) hoặc các chứng từ có giá trị tương đương theo quy định của pháp luật về thương mại, quản lý ngoại thương. - Hợp đồng ủy thác trong trường hợp ủy thác xuất khẩu, ủy thác nhập khẩu >>Tham khảo mẫu: - Hợp đồng xuất khẩu hàng hóa. - Hợp đồng nhập khẩu hàng hóa. - Hợp đồng gia công. - Hợp đồng cho thuê tài chính. - Hợp đồng sửa chữa ô tô, tàu thủy, máy. - Hợp đồng ủy thác xuất khẩu. - Hợp đồng ủy thác nhập khẩu.
6	Chứng từ xác nhận tổ chức, cá nhân đủ điều kiện xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật về đầu tư
7	Hóa đơn thương mại hoặc chứng từ có giá trị tương đương trong trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán
8	Vận đơn hoặc các chứng từ vận tải khác có giá trị tương đương
9	Chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa đối với các trường hợp phải nộp chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa theo quy định tại Thông tư của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định về xác định xuất xứ hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu
10	Bảng kê chi tiết hàng hoá đối với hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu phải có bảng kê chi tiết hàng hoá khi làm thủ tục hải quan
11	Tài liệu kỹ thuật, catalogue, bản phân tích thành phần, chứng thư giám định liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu (nếu có)
12	Danh mục máy móc thiết bị nhập khẩu và Phiếu theo dõi trừ lùi khi khai báo mã số đối với trường hợp phân loại máy liên hợp hoặc tổ hợp máy thuộc các Chương 84, 85 và 90 của Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam và phân loại máy móc, thiết bị ở dạng chưa lắp ráp hoặc tháo rời quy định tại Điều 7, Điều 8 của Thông tư 14/2015/TT-BTC.
13	Sổ, chứng từ kế toán có liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo quy định của pháp luật về kế toán, bao gồm cả dữ liệu, chứng từ, tài liệu về xuất kho, nhập kho hàng hoá
14	Báo cáo quyết toán tình hình sử dụng nguyên liệu vật tư, máy móc, thiết bị nhập khẩu, hàng hóa xuất khẩu và chứng từ, tài liệu, dữ liệu làm cơ sở lập báo cáo quyết toán; định mức sử dụng dự kiến; sơ đồ thiết kế mẫu sản phẩm hoặc quy trình sản xuất, sơ đồ giác mẫu (nếu có); định mức sử dụng thực tế sản xuất sản phẩm xuất khẩu và chứng từ, tài liệu, dữ liệu liên quan đến hoạt động gia công, sản xuất sản phẩm xuất khẩu
15	Hồ sơ, chứng từ có liên quan đến việc kiểm tra, xác định trị giá hải quan theo quy định tại Thông tư 39/2015/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 60/2019/TT-BTC và quy định tại Điều 25 Thông tư 38/2015/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 12 Điều 1 Thông tư 121/2025/TT-BTC)
16	Hồ sơ, chứng từ, dữ liệu khác có liên quan đến việc miễn thuế; hồ sơ giảm thuế; hồ sơ hoàn thuế; hồ sơ hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu không thuộc đối tượng chịu thuế; hồ sơ xóa nợ tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt; gia hạn nộp tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt; nộp dần tiền thuế nợ; khoanh tiền thuế nợ và xác nhận hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.
17	Văn bản thông báo kết quả xác định trước về mã số, xuất xứ, trị giá hải quan (nếu có)
18	Hồ sơ liên quan đến việc khai bổ sung, khai thay đổi mục đích sử dụng, chuyển tiêu thụ nội địa hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu theo quy định tại Điều 20 và Điều 21 Thông tư 38/2015/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC và Thông tư 121/2025/TT-BTC)
19	Hồ sơ liên quan đến thủ tục hải quan đối với hàng hóa kinh doanh tạm nhập tái xuất theo quy định tại Điều 82 Thông tư 38/2015/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC và Thông tư 121/2025/TT-BTC) và hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu đăng ký tờ khai hải quan một lần theo quy định tại Điều 93 Thông tư 38/2015/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC và Thông tư 121/2025/TT-BTC)
20	Các chứng từ khác có liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo quy định tại các Nghị định ban hành Biểu thuế xuất khẩu, Biểu thuế nhập khẩu và pháp luật chuyên ngành