Thuế - Kế toán

Việc bảo quản, lưu trữ và cung cấp thông tin, tài liệu kế toán năm 2023 quy định thế nào?

09:49 07/01/23

Trong năm 2023, các thông tin, tài liệu kế toán được bảo quản, lưu trữ và cung cấp như thế nào? Căn cứ vào quy định nào? – Hương Bình (Đồng Nai).

>> Năm 2023, quy định về tài liệu kế toán sao chụp như thế nào?

>> Việc lập, lưu trữ và ký chứng từ kế toán năm 2023 được quy định thế nào?

1. Tài liệu kế toán bao gồm những loại tài liệu nào?

Căn cứ khoản 18 Điều 3 Luật Kế toán 2015 quy định:

Điều 3. Giải thích từ ngữ

18. Tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán và tài liệu khác có liên quan đến kế toán.

Như vậy, tài liệu kế toán bao gồm các loại tài liệu sau:

- Chứng từ kế toán;

- Sổ kế toán;

- Báo cáo tài chính;

- Báo cáo kế toán quản trị;

- Báo cáo kiểm toán; và

- Báo cáo kiểm tra kế toán và tài liệu khác có liên quan đến kế toán.

Toàn văn hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam năm 2023

Quy định về việc bảo quản, lưu trữ và cung cấp thông tin, tài liệu kế toán năm 2023

(Ảnh minh họa - Nguồn từ Internet)

2. Kế toán cần lưu trữ những loại tài liệu kế toán nào?

Căn cứ vào Điều 8 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định các loại tài liệu kế toán phải lưu trữ bao gồm:

(1) Chứng từ kế toán.

(2) Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.

(3) Báo cáo tài chính; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.

(4) Tài liệu khác có liên quan đến kế toán bao gồm các loại hợp đồng; báo cáo kế toán quản trị; hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản; các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán; quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận; các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị; tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ; tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác.

3. Quy định về bảo quản, lưu trữ và cung cấp thông tin, tài liệu kế toán

Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính theo quy định của pháp luật cho từng loại tài liệu kế toán trừ một số trường hợp sau đây:

- Tài liệu kế toán quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều 6 Nghị định 174/2016/NĐ-CP chỉ có một bản chính nhưng cần phải lưu trữ ở nhiều đơn vị thì ngoài đơn vị lưu bản chính, các đơn vị còn lại được lưu trữ tài liệu kế toán sao chụp.

- Trong thời gian tài liệu kế toán bị tạm giữ, tịch thu thì đơn vị kế toán phải lưu trữ tài liệu kế toán sao chụp kèm theo "Biên bản giao nhận tài liệu kế toán".

- Tài liệu kế toán bị mất, bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan thì đơn vị kế toán phải lưu trữ tài - liệu kế toán là bản sao chụp.

Lưu ý: Nếu tài liệu kế toán không sao chụp được thì đơn vị phải lưu trữ "Biên bản xác định các tài liệu kế toán không thể sao chụp được".

Bên cạnh đó, tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng. Đơn vị kế toán phải xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán trong đó quy định rõ trách nhiệm và quyền đối với từng bộ phận và từng người làm kế toán.

Nếu đơn vị kế toán là doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa thì không bắt buộc phải xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán nhưng vẫn phải có trách nhiệm bảo quản đầy đủ, an toàn tài liệu kế toán theo quy định. Đơn vị kế toán phải đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất, phương tiện quản lý, bảo quản tài liệu kế toán. Người làm kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu kế toán của mình trong quá trình sử dụng.

Lưu ý:

- Việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán bằng giấy hay trên phương tiện điện tử do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định và phải được bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán phải đảm bảo an toàn, đầy đủ, bảo mật và cung cấp được thông tin khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

- Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.

- Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán phải có trách nhiệm cung cấp thông tin, tài liệu kế toán kịp thời, đầy đủ, trung thực, minh bạch cho cơ quan thuế và cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Các cơ quan được cung cấp tài liệu kế toán phải có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản tài liệu kế toán trong thời gian sử dụng và phải hoàn trả đầy đủ, đúng hạn tài liệu kế toán đã sử dụng.

4. Tài liệu kế toán lưu trữ trên phương tiện điện tử năm 2023

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định về tài liệu kế toán lưu trữ trên phương tiện điện tử như sau:

- Chứng từ kế toán và sổ kế toán của các đơn vị kế toán trước khi đưa vào lưu trữ phải được in ra giấy để lưu trữ theo quy định trừ trường hợp đơn vị lựa chọn lưu trữ trên phương tiện điện tử.

Lưu ý: Việc lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải đảm bảo tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

- Đối với các đơn vị trong lĩnh vực kế toán nhà nước (trừ đơn vị thu, chi ngân sách nhà nước các cấp) nếu lựa chọn lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử thì vẫn phải in sổ kế toán tổng hợp ra giấy và ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) để lưu trữ theo quy định. Việc in ra giấy chứng từ kế toán, sổ kế toán chi tiết và các tài liệu kế toán khác do người đại diện theo pháp luật của đơn vị quyết định. Các đơn vị thu, chi ngân sách nhà nước các cấp thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

- Khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền để phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra, giám sát và kiểm toán theo quy định, đơn vị kế toán phải có trách nhiệm in ra giấy các tài liệu kế toán lưu trữ trên phương tiện điện tử, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật hoặc kế toán trưởng (phụ trách kế toán) và đóng dấu (nếu có) để cung cấp tài liệu kế toán theo thời hạn yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

>> Xem thêm bài viết:

>> Năm 2023, doanh nghiệp phải lưu giữ tài liệu nào?

>> Năm 2023, chứng từ kế toán phải có những nội dung nào?

Chuyên viên pháp lý Đình Huy

- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của Pháp luật doanh nghiệp. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected].

- Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo;

- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.

Từ khóa