Thuế - Kế toán

Năm 2023, quy định về tài liệu kế toán sao chụp như thế nào?

09:24 07/01/23

Cho tôi hỏi tài liệu kế toán được sao chụp như thế nào? Trường hợp nào được phép sao chụp tài liệu kế toán? – Hoài Thương (Phú Yên).

>> Việc lập, lưu trữ và ký chứng từ kế toán năm 2023 được quy định thế nào?

>> Năm 2023, kỳ kế toán được quy định như thế nào?

1. Tài liệu kế toán được sao chụp như thế nào?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, tài liệu kế toán sao chụp phải được chụp từ bản chính. Tài liệu kế toán sao chụp có giá trị và thực hiện lưu trữ như bản chính. Trên tài liệu kế toán sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán lưu bản chính hoặc của cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định tạm giữ, tịch thu tài liệu kế toán.

Đơn vị kế toán chỉ được sao chụp tài liệu kế toán trong các trường hợp tại Mục 2 bên dưới.

Toàn văn hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam năm 2023

Quy định về tài liệu kế toán sao chụp năm 2023 (Ảnh minh họa)

2. Các trường hợp đơn vị kế toán được phép sao chụp tài liệu kế toán

Các trường hợp đơn vị kế toán được phép sao chụp tài liệu kế toán được quy định tại khoản 2, 3, 4 và 5 Điều 6 Nghị định 174/2016/NĐ-CP bao gồm:

(1) Trường hợp đơn vị kế toán có dự án vay nợ, viện trợ của nước ngoài theo cam kết phải nộp chứng từ kế toán bản chính cho nhà tài trợ nước ngoài thì chứng từ kế toán sao chụp sử dụng tại đơn vị phải có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) của nhà tài trợ hoặc của đơn vị kế toán.

(2) Trường hợp dự án, chương trình, đề tài do một cơ quan, đơn vị chủ trì nhưng được triển khai ở nhiều cơ quan, đơn vị khác nhau thì chứng từ kế toán được lưu trữ tại cơ quan, đơn vị trực tiếp sử dụng kinh phí dự án, chương trình, đề tài. Trường hợp có quy định phải gửi chứng từ về cơ quan, đơn vị chủ trì thì cơ quan, đơn vị trực tiếp sử dụng kinh phí thực hiện sao chụp chứng từ kế toán và gửi bản sao chụp có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) của đơn vị cho cơ quan, đơn vị chủ trì.

(3) Trường hợp tài liệu kế toán của đơn vị kế toán bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu bản chính thì tài liệu kế toán sao chụp để lại đơn vị phải có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) của cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định tạm giữ hoặc tịch thu tài liệu kế toán theo quy định tại khoản 2 Điều 7 Nghị định 174/2016/NĐ-CP.

(4) Trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan như thiên tai, lũ lụt, hỏa hoạn và các nguyên nhân khách quan khác thì đơn vị kế toán phải đến đơn vị mua, đơn vị bán hàng hóa, dịch vụ hoặc các đơn vị có liên quan khác để xin sao chụp tài liệu kế toán. Trên tài liệu kế toán sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) của đơn vị mua, đơn vị bán hoặc các đơn vị có liên quan khác.

Lưu ý: Trường hợp đơn vị có liên quan đến việc cung cấp tài liệu kế toán để sao chụp đã giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động thì người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán cần sao chụp tài liệu kế toán phải thành lập hội đồng và lập "Biên bản xác định các tài liệu kế toán không thể sao chụp được" đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc xác định đó (khoản 6 Điều 6 Nghị định 174/2016/NĐ-CP).

3. Lưu ý khi sao chụp tài liệu kế toán trong trường hợp tài liệu kế toán của đơn vị kế toán bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu bản chính

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 7 Nghị định 174/2016/NĐ-CP thì trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu tài liệu kế toán thì đơn vị kế toán và người đại diện theo pháp luật của cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu tài liệu kế toán phải lập "Biên bản giao nhận tài liệu kế toán". "Biên bản giao nhận tài liệu kế toán" phải ghi rõ: Lý do, loại tài liệu, số lượng từng loại tài liệu, kỳ kế toán và các nội dung cần thiết khác của từng loại tài liệu bị tạm giữ hoặc bị tịch thu; nếu tạm giữ thì ghi rõ thời gian sử dụng, thời gian trả lại tài liệu kế toán.

Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán và người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) của cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu tài liệu kế toán phải ký tên và đóng dấu (nếu có) vào "Biên bản giao nhận tài liệu kế toán", đồng thời đơn vị kế toán phải sao chụp tài liệu kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu. Trên tài liệu kế toán sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) của cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu tài liệu kế toán.

Đối với tài liệu kế toán lập trên phương tiện điện tử thì đơn vị kế toán phải in ra giấy và ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) để cung cấp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu tài liệu kế toán.

>> Xem thêm các bài viết và công việc liên quan:

>> Chữ viết, chữ số và đơn vị tính sử dụng trong kế toán năm 2023 được quy định thế nào?

>> Quy định hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa về thuế, kế toán năm 2023?

>> Các hành vi bị nghiêm cấm trong lĩnh vực kế toán năm 2023?

>> Bổ nhiệm kế toán trưởng, người phụ trách kế toán

>> Bảo quản, lưu trữ hóa đơn

>> Hồ sơ khai thuế ban đầu

Chuyên viên pháp lý Quang Hưng

- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của Pháp luật doanh nghiệp. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected].

- Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo;

- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.

Từ khóa