Doanh nghiệp

Năm 2023, doanh nghiệp phải lưu giữ tài liệu nào?

15:03 03/01/23

Doanh nghiệp cần lưu giữ những tài liệu nào trong quá trình hoạt động của mình? Nếu không lưu giữ những loại tài liệu đó thì doanh nghiệp bị phạt bao nhiêu? – Hải Long (Trà Vinh).

>> Hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa tham gia cụm liên kết ngành, chuỗi giá trị năm 2023 được thực hiện thế nào?

>> Năm 2023, tiêu chí, quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp xã hội được quy định thế nào?

1. Doanh nghiệp cần phải lưu giữ những loại tài liệu nào?

Theo Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định tùy theo loại hình doanh nghiệp, doanh nghiệp phải lưu giữ các loại tài liệu sau:

(1) Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;

(2) Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác;

(3) Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;

(4) Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;

(5) Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán;

(6) Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;

(7) Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.

Địa điểm lưu giữ tài liệu: các tài liệu nêu trên phải được lưu giữ tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty.

File word Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản sửa đổi, hướng dẫn mới nhất (còn hiệu lực)

Những tài liệu doanh nghiệp cần lưu giữ trong năm 2023 (Ảnh minh họa - Nguồn từ Internet)

2. Thời hạn lưu giữ tài liệu

Theo khoản 2 Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định thời hạn lưu giữ được thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan.

Hiện nay, theo Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức (Ban hành kèm theo Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011) của Bộ Nội vụ thì thời hạn lưu giữ các loại tài liệu như sau:

Tài liệu		Thời hạn lưu giữ
Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty		Vĩnh viễn
Biên bản họp		10 năm
Kế hoạch, báo cáo công tác tài chính, kế toán :	Dài hạn, hàng năm	Vĩnh viễn
	6 tháng, 9 tháng	20 năm
	Quý, tháng	5 năm
Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính		10 năm
Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính		5 năm
Hồ sơ, tài liệu về việc chuyển nhượng, bàn giao, thanh lý tài sản cố định - Nhà đất - Tài sản khác		Vĩnh viễn 20 năm

Lưu ý: Theo khoản 5, khoản 6 Điều 6 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định:

- Trong trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan như thiên tai, lũ lụt, hỏa hoạn và các nguyên nhân khách quan khác thì đơn vị kế toán phải đến đơn vị mua, đơn vị bán hàng hóa, dịch vụ hoặc các đơn vị có liên quan khác để xin sao chụp tài liệu kế toán. Trên tài liệu kế toán sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) của đơn vị mua, đơn vị bán hoặc các đơn vị có liên quan khác.

Trường hợp đơn vị có liên quan đến việc cung cấp tài liệu kế toán để sao chụp đã giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động thì người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán cần sao chụp tài liệu kế toán phải thành lập hội đồng và lập "Biên bản xác định các tài liệu kế toán không thể sao chụp được" đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc xác định đó.

3. Nếu không lưu giữ các tài liệu theo quy định, doanh nghiệp bị xử phạt thế nào?

Trường hợp doanh nghiệp không lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong điều lệ công ty thì sẽ bị phạt từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng theo quy định tại điểm d khoản 2 Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP.

Trường hợp doanh nghiệp để hư hỏng, mất mát tài liệu, chứng từ kế toán đang trong quá trình sử dụng sẽ bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng theo Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP và khoản 2 Điều 5 Nghị định 102/2021/NĐ-CP.

>> Xem thêm bài viết:

>> Quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp năm 2023 được quy định thế nào?

>> Năm 2023, tiêu chí, quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp xã hội được quy định thế nào?

Chuyên viên pháp lý Đình Huy

- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của Pháp luật doanh nghiệp. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email khoinghiep@thuvienphapluat.vn.

- Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo;

- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.

Từ khóa