DOANH NGHIỆP

Tài liệu doanh nghiệp bắt buộc phải lưu giữ 2025

Chuyên viên pháp lý Diễm Quỳnh

08:30 29/05/25

Bài viết dưới đây về tài liệu doanh nghiệp bắt buộc phải lưu giữ 2025, có thể lưu giữ tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ doanh nghiệp

>> Thủ tục mở thêm địa điểm kinh doanh của hộ kinh doanh 2025

>> 07 trường hợp miễn trừ giấy phép hoạt động điện lực

1. Tài liệu doanh nghiệp bắt buộc phải lưu giữ 2025

Căn cứ Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020, tùy theo loại hình, doanh nghiệp bắt buộc phải lưu giữ các tài liệu sau đây:

- Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông.

- Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác.

- Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty.

- Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp.

- Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán.

- Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán.

- Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.

Lưu ý: Doanh nghiệp bắt buộc phải lưu giữ các tài liệu theo quy định nêu trên tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty; thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật.

Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn

Tài liệu doanh nghiệp bắt buộc phải lưu giữ 2025

(Ảnh minh họa – Nguồn Internet)

2. Loại tài liệu kế toán phải lưu trữ

Căn cứ Điều 8 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, loại tài liệu kế toán phải lưu trữ bao gồm:

(i) Chứng từ kế toán.

(ii) Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.

(iii) Báo cáo tài chính; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.

(iv) Tài liệu khác có liên quan đến kế toán bao gồm các loại hợp đồng;

- Báo cáo kế toán quản trị.

- Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia.

- Báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.

- Các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán.

- Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán.

- Quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận.

- Các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị.

- Tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ.

- Tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác.

3. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ kế toán

Căn cứ Điều 15 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, quy định thời điểm tính thời hạn lưu trữ kế toán như sau:

(i) Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán quy định tại Mục 1, khoản 1, 2, 7 Điều 13 và Điều 14 Nghị định 174/2024/NĐ-CP, được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.

(ii) Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với các tài liệu kế toán quy định tại khoản 3 Điều 13 Nghị định 174/2024/NĐ-CP được tính từ ngày báo cáo quyết toán dự án hoàn thành được duyệt.

(iii) Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán liên quan đến thành lập đơn vị tính từ ngày thành lập.

- Tài liệu kế toán liên quan đến chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình được tính từ ngày chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình.

- Tài liệu kế toán liên quan đến giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án được tính từ ngày hoàn thành thủ tục giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án.

- Tài liệu kế toán liên quan đến hồ sơ kiểm toán, thanh tra, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền tính từ ngày có báo cáo kiểm toán hoặc kết luận thanh tra, kiểm tra.

- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của Pháp luật doanh nghiệp. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected].

- Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo;

- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.