THUẾ - KẾ TOÁN

Quy định về việc tiêu hủy tài liệu kế toán 2024

Tham vấn bởi luật sư Nguyễn Thụy Hân

Chuyên viên pháp lý Hồng Thía

11:14 11/12/23

Trong năm 2024, pháp luật quy định như thế nào về việc tiêu hủy tài liệu kế toán, thủ tục tiêu hủy ra sao? Mong được giải đáp cụ thể! – Hoàng Khang (Tiền Giang).

>> Quy định về thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán 2024

>> Quy định về nơi lưu trữ tài liệu kế toán 2024

1. Quy định về việc tiêu hủy tài liệu kế toán 2024

Căn cứ Điều 16 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, việc tiêu hủy tài liệu kế toán trong năm 2024 được thực hiện như sau:

- Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.

- Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị kế toán nào thì đơn vị kế toán đó thực hiện tiêu hủy.

- Tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị kế toán để lựa chọn hình thức tiêu hủy tài liệu kế toán cho phù hợp như đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.

Lưu ý: Hiện nay, thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán được quy định tại khoản 5 Điều 41 Luật Kế toán 2015 như sau:

- Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

- Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

- Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Toàn văn hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam năm 2023

tiêu hủy tài liệu kế toán

Quy định về việc tiêu hủy tài liệu kế toán 2024 (Ảnh minh họa - Nguồn từ Internet)

2. Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán 2024

Căn cứ Điều 17 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán trong năm 2024 được thực hiện như sau:

- Bước 1. Thành lập “Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”.

Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định thành lập “Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”. Thành phần Hội đồng gồm: Lãnh đạo đơn vị kế toán, kế toán trưởng, đại diện của bộ phận lưu trữ và các thành phần khác do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chỉ định.

- Bước 2. Kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu kế toán.

Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu kế toán theo từng loại, lập “Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy” và “Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”.

- Bước 3. Lập “Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”.

“Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ” phải lập ngay sau khi tiêu hủy tài liệu kế toán và phải ghi rõ các nội dung: Loại tài liệu kế toán đã tiêu hủy, thời hạn lưu trữ của mỗi loại, hình thức tiêu hủy, kết luận và chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy.

3. Xử lý vi phạm hành chính đối với hành vi tiêu hủy tài liệu kế toán không đúng quy định

Căn cứ khoản 2 Điều 6 và khoản 3 Điều 15 Nghị định 41/2018/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP), phạt tiền từ 10 triệu đồng đến 20 triệu đồng đối với hành vi tiêu hủy tài liệu kế toán không đúng quy định như sau:

- Hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán 2015 nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự.

- Không thành lập Hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định khi thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán.

- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của Pháp luật doanh nghiệp. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected].

- Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo;

- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.