THUẾ - KẾ TOÁN

Lưu ý về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử 2025 thành hóa đơn giấy

Chuyên viên pháp lý Kiều Diễm

08:53 31/07/25

Dưới đây là các lưu ý về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử 2025 thành hóa đơn giấy theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

>> Thời gian chính thức bãi bỏ lệ phí môn bài

>> Danh mục hàng hóa được giảm thuế GTGT năm 2025

1. Lưu ý về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử 2025 thành hóa đơn giấy

(i) Các trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy:

Khi doanh nghiệp, hộ kinh doanh bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và có yêu cầu của khách hàng cần xuất hóa đơn giấy thì doanh nghiệp không được phép xuất hóa đơn giấy để thay thế cho hóa đơn điện tử, trừ trường hợp hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy khi thuộc một trong hai trường hợp sau:

- Khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh cần phải xuất hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử;

- Theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.

(Theo khoản 1 Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

(ii) Điều kiện để chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh chỉ được chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy khi đáp ứng đủ các điều kiện sau:

- Hóa đơn điện tử được chuyển đổi phải là hóa đơn hợp pháp;

- Thuộc một trong các trường hợp được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy (nêu ở mục i);

- Đảm bảo sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi.

(Căn cứ theo khoản 2 Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

(iii) Hiệu lực của hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi

Hóa đơn giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế vẫn có hiệu lực trong giao dịch và thanh toán

(Căn cứ theo khoản 3 Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

Trên đây là các lưu ý về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử 2025 thành hóa đơn giấy.

>> Xem thêm: Hóa đơn điện tử hợp lệ từ ngày 01/06/2025

>> Xem thêm: Tổng hợp biểu mẫu về hóa đơn chứng từ

File Excel so sánh Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Lưu ý về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử 2025 thành hóa đơn giấy (Ảnh minh họa – Nguồn Internet)

2. Trường hợp thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử 2025

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trong các trường hợp sau:

- Thay đổi thông tin người nộp thuế (mã số thuế, người đại diện theo pháp luật,Số CC/CCCD/số định danh/Hộ chiếu, thư điện tử,...)

- Thay đổi hình thức hóa đơn: (Có mã của cơ quan thuế; Hóa đơn khởi tạo từ Máy tính tiền; Không có mã của cơ quan thuế)

- Thay đổi từ đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử (có trả phí).

- Thay đổi hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử: (Gửi trực tiếp đến cơ quan thuế; Gửi đến cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử;…)

- Thay đổi phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử: (Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn; Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử)

- Thay đổi loại hóa đơn sử dụng: (Hóa đơn GTGT; Hóa đơn GTGT tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí; Hóa đơn bán hàng;…

- Thay đổi chứng thư số sử dụng.

- Thay đổi về việc ủy nhiệm lập hóa đơn.

- Thay đổi tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

- Thay đổi thông tin đơn vị truyền nhận.

- Thay đổi thông tin đơn vị hạch toán phụ thuộc cần cấp quyền tra cứu hóa đơn.

>> Xem chi tiết tại công việc pháp lý: Thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/6/2025

3. Các loại hóa đơn áp dụng cho các doanh nghiệp hiện nay

Căn cứ Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi điểm a, điểm b, điểm c, điểm d khoản 5 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), các loại hóa đơn áp dụng hiện nay bao gồm:

- Hóa đơn giá trị gia tăng (hay còn gọi là hóa đơn đỏ, hóa đơn VAT)

- Hóa đơn bán hàng

- Hóa đơn thương mại điện tử

- Hóa đơn điện tử bán tài sản công

- Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia

- Các loại hóa đơn khác (gồm tem, vé, thẻ có hình thức và nội dung quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP; Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng (trừ tem, vé, thẻ nêu trên) có hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan)

- Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn (Gồm: phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý).

>> Xem thêm công việc pháp lý: Các loại hóa đơn từ ngày 01/6/2025

- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của Pháp luật doanh nghiệp. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected].

- Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo;

- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.