THUẾ - KẾ TOÁN

Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy kể từ 01/7/2022

Tham vấn bởi luật sư Nguyễn Thụy Hân

Chuyên viên pháp lý Ánh Hồng

09:32 06/07/22

Đến thời điểm hiện tại khi mà hai văn bản quan trọng nhất quy định về hóa đơn là Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC đã có hiệu lực, nhiều người bán vẫn khá bối rối trong việc áp dụng quy định hiện hành trong việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy. Xem bài viết dưới đây để được hướng dẫn chi tiết.

>> Có cần lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn khi xuất HĐĐT theo Thông tư 78?

>> 30 loại hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế GTGT theo quy định mới nhất năm 2022

Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy kể từ 01/7/2022

1. Các trường hợp phải xuất hóa đơn điện tử cho người mua

Theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán sẽ phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp sau:

- Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu;

- Hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi;

- Hàng hóa, dịch vụ trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất);

- Xuất hàng hóa dưới hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa.

2. Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy

Điều kiện chuyển đổi

Căn cứ Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, điều kiện được chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy:

- Thuộc một trong các trường hợp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy sau:

+ Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh yêu cầu cần dùng hóa đơn, chứng từ giấy;

+ Chuyển đổi hóa đơn, chứng từ giấy theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra kiểm tra, điều tra.

- Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử cần chuyển đổi là hóa đơn, chứng từ hợp pháp;

- Bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

Hiệu lực của hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi

Căn cứ theo quy định tại khoản 3 Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hiệu lực của hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử được quy định như sau:

- Hóa đơn chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử;

- Không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Nội dung cần có trên hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi

Người bán cần phải đảm bảo nội dung trên hóa đơn giấy sau khi được chuyển đổi phải khớp đúng với nội dung trên hóa đơn điện tử. Vì vậy, hóa đơn giấy cần có đầy đủ các nội dung sau:

- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;

- Số hóa đơn

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

- Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) của người mua

- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.

- Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua

- Thời điểm lập hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

- Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung khác liên quan (nếu có).

- Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn

- Nội dung khác trên hóa đơn

+ Người bán có thể tạo thêm thông tin về biểu trưng hay lo-go để thể hiện nhãn hiệu, thương hiệu hay hình ảnh đại diện của người bán.

+ Tùy theo đặc điểm, tính chất giao dịch và yêu cầu quản lý, trên hóa đơn có thể thể hiện thông tin về Hợp đồng mua bán, lệnh vận chuyển, mã khách hàng và các thông tin khác

>> Xem hướng dẫn chi tiết tại: Khi lập hóa đơn điện tử cần phải có những nội dung gì?

Trên đây là quy định về Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy kể từ 01/7/2022. Nếu còn thắc mắc khác, độc giả vui lòng để lại câu hỏi tại đây.

Căn cứ pháp lý:

Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của Pháp luật doanh nghiệp. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected].

- Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo;

- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.