THUẾ - KẾ TOÁN

Cách viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2026 (Mẫu 03/TNCN)

Chuyên viên pháp lý Kiều Diễm

13:03 05/04/26

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cách viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2026 (Mẫu 03/TNCN) ban hành kèm theo Nghị định 70/2026/NĐ-CP.

>> Lợi ích khi hộ kinh doanh chuyển lên doanh nghiệp 2026

>> Tổng hợp 05 tờ khai thuế GTGT năm 2026 kèm mã thủ tục hành chính

1. Cách viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2026 (Mẫu 03/TNCN)

Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2026 là Mẫu 03/TNCN ban hành kèm theo Nghị định 70/2026/NĐ-CP.

>>TẢI VỀ<< Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2026 (Mẫu 03/TNCN)

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2026:

Mẫu số 03/TNCN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

CHỨNG TỪ KHẤU TRỪ THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN

Mẫu số:
Ký hiệu:
Số:

I. THÔNG TIN TỔ CHỨC TRẢ THU NHẬP[1]

[01] Tên tổ chức trả thu nhập: ………………………………………

[02] Mã số thuế: ........................................................................................

[03] Địa chỉ: ................................................................................................

[04] Điện thoại: ..........................................................................................

II. THÔNG TIN CÁ NHÂN, HỘ KINH DOANH, CÁ NHÂN KINH DOANH

[05] Họ và tên: [2]............................................................................................

[06] Mã số thuế: [3]..........................................................................................

[07] Quốc tịch: [4].............................................................................................

[08] Cá nhân cư trú[5] [09] Cá nhân không cư trú[6]

[10] Địa chỉ: [7].................................................................................................

[11] Điện thoại liên hệ: [8]................................................................................

[12] Số định danh cá nhân, giấy tờ tùy thân hoặc số hộ chiếu (Trường hợp chưa đăng ký thuế):[9] ..............................................................................................

III. THÔNG TIN THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN KHẤU TRỪ

[13] Khoản thu nhập:[10]

[14] Khoản đóng bảo hiểm bắt buộc: [11]

[15] Khoản đóng từ thiện, nhân đạo, khuyến học:[12]

[16] Thời điểm trả thu nhập: [13] Từ tháng: ...........đến tháng: .............năm.

[17] Tổng thu nhập chịu thuế phải khấu trừ:[14]

[18] Tổng thu nhập tính thuế:[15]

[19] Số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ:[16]

........, ngày........tháng........năm......
ĐẠI DIỆN TỔ CHỨC KHẤU TRỪ
(Chữ ký điện tử, chữ ký số)

[1] Điền đầy đủ thông tin tổ chức trả thu nhập bao gồm: Tên tổ chức trả thu nhập, Mã số thuế, Điện thoại, Địa chỉ đều được tự động lấy từ thông tin đơn vị đã khai báo ban đầu.

[2] Ghi chữ in hoa theo tên trên CCCD/Thẻ Căn cước/Hộ chiếu.

[3] Ghi mã số thuế của người nộp thuế do Cơ quan thuế cấp.

[4] Khai trong trường hợp không phải quốc tịch Việt Nam. Nếu người nộp thuế có quốc tịch ở Việt Nam thì có thể để trống trường này.

[5] Chọn nếu người nộp thuế là Cá nhân cư trú.

[6] Chọn nếu người nộp thuế là Cá nhân không cư trú.

[7] Ghi địa chỉ của người nộp thuế để phục vụ cho mục đích liên hệ giữa Cơ quan thuế và người nộp thuế.

[8] Ghi số điện thoại để phục vụ cho mục đích liên hệ giữa Cơ quan thuế và người nộp thuế.

[9] Số định danh cá nhân, giấy tờ tùy thân hoặc số hộ chiếu (Trường hợp chưa đăng ký thuế): Ghi số định danh trên CCCD.

[10] Ghi loại thu nhập cá nhân nhận được như: thu nhập từ tiền lương, tiền công; đầu tư vốn; chuyển nhượng chứng khoán, …

[11] Số tiền đóng BHXH hoặc các loại bảo hiểm bắt buộc tương tự mà đơn vị đã nộp cho nhân viên (khoản trừ trên lương của nhân viên) – giống khoản đóng bảo hiểm bắt buộc ghi vào Thư xác nhận thu nhập mẫu giấy (Trường hợp nhân viên chưa đóng BHXH thì ghi = 0).

[12] Khoản đóng từ thiện, nhân đạo, khuyến học: Ghi các khoản đóng

[13] Khoảng thời gian chi trả thu nhập cho nhân viên theo năm dương lịch. Có thể xuất chứng từ theo từng tháng hoặc theo khoảng thời gian

[14] Là tổng số thu nhập đơn vị đã trả cho cá nhân chưa có các khoản đóng góp hay giảm trừ gia cảnh

Thu nhập chịu thuế = Tổng thu nhập – Các khoản được miễn thuế

[15] Là tổng thu nhập tính thuế của cá nhân sau khi đã trừ đi các khoản giảm trừ như giảm trừ gia cảnh, giảm trừ người phụ thuộc.

Tổng thu nhập tính thuế = Tổng thu nhập chịu thuế – Các khoản giảm trừ

[16] Số tiền thuế mà đơn vị đã khấu trừ của người nộp thuế (tiền thuế đã khấu trừ theo biểu thuế lũy tiến hoặc toàn phần của khoảng thời gian trả thu nhập).

Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2026 (Mẫu 03/TNCN).

cách viết chứng từ khấu trừ thuế tncn 2026

Cách viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2026 (Mẫu 03/TNCN) - Ảnh minh họa

2. Phân biệt thời điểm lập và cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2026

Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2026 là tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Công ty bắt buộc phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi thực hiện khấu trừ tiền lương của người lao động để đóng thuế. Tuy nhiên, công ty không bắt buộc phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động mỗi lần khấu trừ. Công ty chỉ cấp khi nào người lao động có yêu cầu.

Cụ thể, thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2026 với lao động không ký hợp đồng hoặc ký dưới 3 tháng: Có thể cấp ngay sau mỗi lần khấu trừ, hoặc gộp cấp một lần vào cuối năm, nếu người lao động yêu cầu. Với lao động ký hợp đồng từ 03 tháng trở lên thì chỉ cấp duy nhất 01 lần trong năm, nếu người lao động có nhu cầu thường là vào mùa quyết toán thuế TNCN. Không cần cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN nếu cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế.

Tóm lại, doanh nghiệp chỉ bắt buộc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi người lao động yêu cầu hoặc đến kỳ quyết toán thuế TNCN cá nhân. Không bắt buộc phải lập và cấp ngay cho người lao động.

(Theo Khoản 17 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP và khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC)

3. Công ty không được phép không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN vì lý do hết thời hạn cấp

Căn cứ, khoản 1 Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 17 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP) quy định về thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:

Điều 31. Thời điểm lập chứng từ

1. Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí, phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.

…

Đồng thời, khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, công ty có trách nhiệm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi người lao động có yêu cầu (trừ trường hợp ủy quyền quyết toán thuế).

Theo đó, chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được lập tại thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của cá nhân. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế.

Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN chính là khi cá nhân có yêu cầu gửi đến tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho mình (thông thường là vào mùa quyết toán thuế). Pháp luật không có quy định về thời hạn cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Do đó, công ty không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN vì lý do hết thời hạn cấp chứng từ là trái quy định của pháp luật.

- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của Pháp luật doanh nghiệp. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected].

- Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo;

- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.