THUẾ - KẾ TOÁN

Cách ghi nội dung trên hóa đơn từ 01/7/2026

Chuyên viên pháp lý Tuyết Nhi

08:52 08/07/26

Dưới đây là hướng dẫn cách ghi nội dung trên hóa đơn từ 01/7/2026 đúng theo quy định Nghị định 254/2026/NĐ-CP

>> Công văn 14274/TCS1-NVDTPC hướng dẫn nghĩa vụ thuế hộ kinh doanh tháng 7/2026

>> Tổng hợp công việc hộ kinh doanh cần làm trước 31/7/2026

1. Các nội dung phải có trên hóa đơn

Căn cứ khoản 1 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn phải có các nội dung sau:

(1) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;

(2) Số hóa đơn;

(3) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

(4) Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua;

(5) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng;

(6) Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua

(7) Thời điểm lập hóa đơn

(8) Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử;

(9) Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

(10) Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung khác liên quan (nếu có).

(12) Nội dung khác trên hóa đơn:

- Đối với hóa đơn bán hàng của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, khuyến khích người bán thể hiện thông tin nhóm ngành nghề tương ứng với hàng hóa, dịch vụ trên dữ liệu hóa đơn điện tử theo định dạng XML gửi cơ quan thuế. Trường hợp hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế thì thể hiện tương ứng trên hóa đơn. Thông tin nhóm ngành nghề (nếu có) được hiển thị trên bản thể hiện hóa đơn điện tử.

- Ngoài các nội dung nêu trên, doanh nghiệp có thể tạo thêm thông tin về biểu trưng hay logo để thể hiện nhãn hiệu thương hiệu hay hình ảnh đại diện của người bán. Tùy theo đặc điểm, tính chất giao dịch và yêu cầu quản lý, trên hóa đơn có thể thể hiện thông tin về hợp đồng mua bán, lệnh vận chuyển, mã khách hàng và các thông tin khác.

Lưu ý: Tuy nhiên, trong một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết có đầy đủ các nội dung.

>> Xem thêm: Tổng hợp 13 trường hợp hóa đơn điện tử không cần có đầy đủ nội dung từ 01/7/2026

Cách ghi nội dung trên hóa đơn từ 01/7/2026

(Ảnh minh họa - Nguồn Internet)

2. Hướng dẫn cách ghi nội dung trên hóa đơn từ 01/7/2026

Căn cứ Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hướng dẫn cách ghi nội dung trên hóa đơn từ 01/7/2026 như sau:

2.1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn

Tên hóa đơn là tên của từng loại hóa đơn được thể hiện trên mỗi hóa đơn, như: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG KIÊM TỜ KHAI HOÀN THUẾ

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG KIÊM PHIẾU THU

HÓA ĐƠN BÁN HÀNG

HÓA ĐƠN BÁN TÀI SẢN CÔNG

TEM, VÉ, THẺ

HÓA ĐƠN BÁN HÀNG DỰ TRỮ QUỐC GIA;

2.2. Số hóa đơn

- Là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn, ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999.

- Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.

Lưu ý:

- Trường hợp có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một hệ thống lập hóa đơn điện tử thì hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn;

- Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.

2.3. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

- Trên hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán theo đúng tên, địa chỉ, mã số thuế ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký thuế,...

- Một số trường hợp đặc thù phải ghi thêm:

+ Trường hợp doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu thì phải thể hiện rõ mã, địa chỉ địa điểm kinh doanh do cơ quan có thẩm quyền cấp của từng địa điểm kinh doanh trên hóa đơn.

+ Trường hợp hóa đơn điện tử ủy nhiệm thì thể hiện, tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy nhiệm và tên, địa chỉ, mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm.

+ Trường hợp bán đấu giá tài sản để thi hành án thì hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của cơ quan được giao bán đấu giá tài sản và tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.

2.4. Thông tin người mua

(i) Người mua là cơ sở kinh doanh

- Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh (tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh) có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký thuế,...

-Trường hợp người mua cung cấp mã số đơn vị có quan hệ ngân sách thì tên, địa chỉ, mã số đơn vị có quan hệ ngân sách thể hiện trên hóa đơn là mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách được cấp.

- Được viết tắt một số cụm từ thông dụng nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, đặc khu, tỉnh, thành phố xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

+ “Phường” thành “P”

+ “Thành phố” thành “TP”

+ “Việt Nam” thành “VN”

+“Cổ phần” là “CP”

+ “Trách nhiệm hữu hạn” thành “TNHH”

+ “khu công nghiệp” thành “KCN”

+ “sản xuất” thành “SX”,

+ “Chi nhánh” thành “CN”

(ii) Người mua là người tiêu dùng

- Nếu cung cấp thông tin thì trên hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, số định danh cá nhân (hoặc số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch đối với người nước ngoài)

- Trường hợp người mua không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì trên hóa đơn thể hiện rõ “Bán cho người tiêu dùng”.

Lưu ý:

- Một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ, số định danh cá nhân của người mua (Xem chi tiết tục Mục 2)

- Hóa đơn không có thông tin người mua hoặc hóa đơn xuất cho người tiêu dùng thì không có giá trị để tổ chức kinh tế, cơ quan, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng vào mục đích hạch toán chi phí hoặc quyết toán thuế theo quy định pháp luật về thuế.

2.5. Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ

(i) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ

- Tên hàng hóa, dịch vụ ghi bằng tiếng Việt, trường hợp có nhiều chủng loại phải ghi chi tiết từng loại (ví dụ: Điện thoại Samsung; mặt hàng ăn, uống (trừ trường hợp tính tiền theo suất, theo phần;...)).

- Trường hợp pháp luật có quy định về định danh hàng hóa, dịch vụ thì phải thể hiện tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn theo quy định pháp luật về định danh hàng hóa, dịch vụ.

- Đối với hàng hóa phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì phải thể hiện các số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu (ví dụ: địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng của một ngôi nhà).

- Trường hợp người bán ô tô, xe máy lập hóa đơn điện tử có đủ các thông tin sau:

+ Họ và tên người mua;

+ Số định danh cá nhân hoặc mã số thuế (đối với tổ chức);

+ Nhãn hiệu, loại xe, năm sản xuất;

+ Số khung, số máy;

+ Số Giấy chứng nhận chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường (đối với xe nhập khẩu) hoặc số Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng (đối với xe sản xuất, lắp ráp trong nước).

- Đối với kinh doanh dịch vụ vận tải đường bộ trong nước thì trên hóa đơn phải thể hiện biển số phương tiện vận tải, hành trình (điểm đi - điểm đến).

- Đối với doanh nghiệp kinh doanh vận tải cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa trên nền tảng số, hoạt động thương mại điện tử thì phải thể hiện tên hàng hóa vận chuyển, thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân của người gửi hàng.

- Đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ vận tải, cho thuê xe có ký hợp đồng với đối tác theo tuyến cố định thì trên hóa đơn không cần thể hiện biển số phương tiện vận tải, hành trình (điểm đi - điểm đến).

- Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn “( )” hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Trường hợp hàng hóa, dịch vụ được giao dịch có quy định về mã hàng hóa, dịch vụ thì trên hóa đơn phải ghi cả tên và mã hàng hóa, dịch vụ;

(ii) Đơn vị tính

- Đối với hàng hóa: ghi theo đơn vị đo lường theo quy định pháp luật về đo lường (ví dụ như: tấn, tạ, yến, kg, g, mg hoặc lượng, lạng, cái, con, chiếc, hộp, can, thùng, bao, gói, tuýp, m3, m2, m).

- Đối với dịch vụ: Không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính”. Đơn vị tính xác định theo từng lần cung cấp dịch vụ và nội dung dịch vụ cung cấp;

(iii) Số lượng hàng hóa, dịch vụ

- Ghi số lượng bằng chữ số Ả-rập căn cứ theo đơn vị tính.

- Trường hợp cung cấp các loại hàng hóa dịch vụ đặc thù (điện, nước, và các loại dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính và chuyển phát, ngân hàng, chứng khoán, tài sản mã hóa, bảo hiểm, dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh và các trường hợp khác theo quy định tại điểm a, điểm b khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP) được lập hóa đơn kèm bảng kê.

- Đối với hàng hóa, dịch vụ khuyến mại; hàng hóa, dịch vụ cho, biếu, tặng, được lập hóa đơn tổng hợp cho các giao dịch phát sinh trong tháng, quý. Trường hợp khách hàng yêu cầu lập hóa đơn theo từng giao dịch thì người bán phải lập hóa đơn giao cho khách hàng.

- Hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số..., ngày... tháng... năm”. Bảng kê phải đáp ứng các điều kiện sau:

+ Bảng kê phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập bảng kê.

+ Trường hợp người bán nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất thuế giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”.

+ Tổng cộng tiền thanh toán đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng.

+ Hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày.

+ Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số...ngày... tháng... năm”;

(iv) Đơn giá hàng hóa, dịch vụ

- Ghi theo đơn vị tính

- Trường hợp sử dụng bảng kê thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn giá.

(iv) Thuế suất và số tiền

- Thuế suất thuế GTGT thể hiện trên hóa đơn là thuế suất thuế GTGT tương ứng với từng loại hàng hóa, dịch vụ.

- Thành tiền chưa có thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT thể hiện bằng đồng Việt Nam theo chữ số Ả-rập, trừ trường hợp bán hàng thu ngoại tệ không phải chuyển đổi ra đồng Việt Nam thì thể hiện theo nguyên tệ.

- Tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn được thể hiện bằng đồng Việt Nam theo chữ số Ả-rập và bằng chữ tiếng Việt, trừ trường hợp bán hàng thu ngoại tệ không phải chuyển đổi ra đồng Việt Nam thì tổng số tiền thanh toán thể hiện bằng nguyên tệ và bằng chữ tiếng nước ngoài;

(v) Chiết khấu thương mại, khuyến mại

Nếu áp dụng hình thức chiết khấu thương mại hoặc khuyến mại thì phải thể hiện rõ khoản chiết khấu thương mại, khuyến mại trên hóa đơn. Việc xác định giá tính thuế thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế GTGT.

(vi) Trường hợp doanh nghiệp vận tải hàng không sử dụng hệ thống xuất vé được lập theo thông lệ quốc tế

- Các khoản phí dịch vụ thu trên chứng từ vận tải hàng không (phí quản trị hệ thống, phí đổi chứng từ vận tải và các khoản phí khác) và các khoản thu hộ phí dịch vụ sân bay của các doanh nghiệp vận tải hàng không (như phí phục vụ hành khách, phí soi chiếu an ninh và các loại phí khác) ghi trên hóa đơn là giá thanh toán đã có thuế GTGT.

- Được làm tròn số đến hàng nghìn đối với các khoản thu trên chứng từ vận tải theo quy định của Hiệp hội hàng không quốc tế (IATA).

2.6. Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua

- Người bán là doanh nghiệp sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp

- Người bán là cá nhân sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.

- Nhà cung cấp nước ngoài sử dụng chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử

Lưu ý: Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua (trừ trường hợp người mua, người bán có thỏa thuận) (xem hướng dẫn chi tiết tại Mục 2 bài viết)

2.7. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử

- Là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử.

- Trường hợp thời điểm ký số khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm ký số và thời điểm gửi cơ quan thuế cấp mã đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn (trừ trường hợp gửi dữ liệu theo Bảng tổng hợp, Bảng thông tin chi tiết giao dịch quy định tại Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP).

- Người bán khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn; còn người mua là thời điểm nhận hóa đơn đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung.

2.8. Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn

(i) Chữ viết hiển thị trên hóa đơn là tiếng Việt.

- Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn “()” hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

- Trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn;

(ii) Chữ số hiển thị trên hóa đơn là chữ số Ả-rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9.

Người bán được lựa chọn: sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ đặt dấu chấm (.), nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị hoặc sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán;

(iii) Đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”.

+ Trường hợp nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối thì đơn giá, thành tiền, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng ngoại tệ, đơn vị tiền tệ ghi tên ngoại tệ.

+ Người bán đồng thời thể hiện trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá theo quy định.

- Mã ký hiệu ngoại tệ theo tiêu chuẩn quốc tế (ví dụ: 13.800,25 USD - Mười ba nghìn tám trăm đô la Mỹ và hai mươi nhăm xu, ví dụ: 5.000,50 EUR- Năm nghìn ơ-rô và năm mươi xu);

- Trường hợp bán hàng hóa phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối và được nộp thuế bằng ngoại tệ thì tổng số tiền thanh toán thể hiện trên hóa đơn theo ngoại tệ, không phải quy đổi ra đồng Việt Nam.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách ghi nội dung trên hóa đơn từ 01/7/2026 theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của Pháp luật doanh nghiệp. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected].

- Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo;

- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.