Quy trình tiếp nhận và cấp mã đối với hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh?

Quy trình tiếp nhận và cấp mã đối với hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 21 Quy trình Quản lý hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử ban hành kèm Quyết định 2799/QĐ-CT năm 2025 Tải về quy định Quy trình tiếp nhận và cấp mã đối với hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh cụ thể như sau:

Bước 1: Tiếp nhận đề nghị của NNT về việc cấp HĐĐT có mã của CQT theo từng lần phát sinh theo Mẫu số 06/ĐN-PSĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

(1) Tiếp nhận đề nghị cấp HĐĐT có mã CQT theo từng lần phát sinh theo Mẫu số 06/ĐN-PSĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP theo phương thức điện tử trong trường hợp NNT đã có chữ ký số hoặc tài khoản sử dụng Cổng thông tin HDĐT-CTĐT.

- Cổng thông tin HĐĐT-CTĐT tiếp nhận đề nghị cấp HĐĐT có mã do NNT lập và gửi theo các phương thức quy định tại khoản 1 Điều 6 Quy trình Quản lý hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử ban hành kèm Quyết định 2799/QĐ-CT năm 2025, kiểm tra thông tin của NNT đề nghị cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh, tự động gửi thông báo tiếp nhận không tiếp nhận đề nghị cấp hóa đơn của NNT.

Trong thời gian 15 phút kể từ khi nhận được đề nghị cấp HĐĐT có mà, Cổng thông tin HĐĐT-CTĐT tự động kiểm tra thông tin sau:

+ Trạng thái MST của NNT khác trạng thái 06 (người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký) hoặc NNT đã được CQT ban hành thông báo về việc sử dụng hóa đơn điện tử theo lần phát sinh.

+ Thông tin tên, số căn cước căn cước công dân mã định danh\hộ chiếu người đại diện theo pháp luật của NNT khớp đúng với thông tin trên Mẫu số 06/ĐN-PSĐT Phụ lục ban hành kèm Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Trên cơ sở kết quả kiểm tra, Hệ thống HĐĐT-CTĐT tự động tạo thông báo phản hồi về hồ sơ đề nghị cấp HĐĐT có mã của CQT theo từng lần phát sinh (Mẫu số 01/TB-KTDL phụ lục IB Nghị định 70/2025/NĐ-CP), ký nhân danh Cục Thuế và gửi NNT theo quy định tại điểm b khoản 4 Điều 6 Quy trình Quản lý hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử ban hành kèm Quyết định 2799/QĐ-CT năm 2025.

(2) Tiếp nhận đề nghị cấp HĐĐT có mã của CQT theo từng lần phát sinh (Mẫu số 06/ĐN-PSĐT ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP) trong trường hợp NNT chưa có chữ ký số và tài khoản sử dụng Cổng thông tin HĐĐT-CTĐT.

Công chức thuộc Bộ phận Tiếp nhận dữ liệu kiểm tra việc NNT gửi đề nghị cấp hóa đơn có mã đến đúng CQT quản lý, tiếp nhận đề nghị Mẫu số 06/ĐN-PSĐT ban hành kèm theo Nghị định số 70/2025/NĐ-CP bản giấy có ký, đóng dấu của NNT (nếu có); hướng dẫn NNT nộp hồ sơ khai thuế, nộp thuế theo quy định tại luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Trường hợp NNT gửi một đơn đề nghị cấp HĐĐT có mã của CQT cho nhiều hóa đơn của nhiều người mua thì công chức thuế hướng dẫn NNT khai đầy đủ thông tin từng người mua.

Bước 2: Đối chiếu thông tin trên đề nghị cấp HĐĐT có mã CQT theo từng lần phát sinh.

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ đề nghị cấp HĐĐT c mã của CQT theo từng lần phát sinh theo quy định, công chức thuộc bộ phận Tiế nhận dữ liệu thực hiện:

- Rà soát đối chiếu với các thông tin trên đề nghị cấp HĐĐT có mà CQT theo từng lần phát sinh tại Mẫu số 06/ĐN-PSĐT với hồ sơ khai thuế của NNT theo quy định của pháp luật về quản lý thuế; đảm bảo tính chính xác của thông tin trên HĐĐT theo từng lần phát sinh được cơ quan thuế cấp mã.

- Đối chiếu chứng từ nộp thuế của NNT thuộc trường hợp được cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh theo quy định tại điểm a khoản 10 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP đảm bảo NNT nộp đầy đủ số thuế phát sinh trên hóa đơn đề nghị cấp theo quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng, thu nhập cá nhân, thu nhập doanh nghiệp hoặc số phát sinh phải nộp theo pháp luật quản lý thuế và các loại thuế, phí khác (nếu có)

Bước 3: Trình, phê duyệt hồ sơ đề nghị cấp HĐĐT có mã của CQT theo từng lần phát sinh.

Sau khi doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đã nộp đủ thuế hoặc số phát sinh phải nộp theo quy định tại điểm b khoản 10 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo, công chức thuộc bộ phận Tiếp nhận dữ liệu trình phụ trách bộ phận phê duyệt hồ sơ đề nghị cấp HĐĐT có mà của CQT theo từng lần phát sinh.

Phụ trách Bộ phận xem xét trình Thủ trưởng CQT (hoặc người được Thủ trưởng CQT phân công, ủy quyền) duyệt hồ sơ đề nghị cấp HĐĐT có mã của CQT theo từng lần phát sinh.

Công chức thuộc bộ phận Tiếp nhận dữ liệu cấp mà cho hồ sơ của NNT và cấp tài khoản cho NNT sử dụng để lập hóa đơn trực tiếp trên Cổng thông tin HĐĐT-CTĐT đổi với trường hợp NNT chưa có tài khoản sử dụng Cổng thông tin HĐĐT-CTĐT.

Mã hồ sơ của NNT được Hệ thống HĐĐT-CTĐT tự sinh đảm bảo tính duy nhất, theo từng lần đề nghị, theo từng NNT, gửi đến địa chỉ thư điện tử hoặc tin nhắn điện thoại của NNT đã đăng ký trên Mẫu số 06/ĐN-PSĐT ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Trường hợp quá thời hạn nộp thuế mà NNT chưa nộp hoặc khai hồ sơ khai thuế không đúng quy định, công chức thuế rà soát, lập thông báo phản hồi về hồ sơ đề nghị cấp HĐĐT có mã của CQT theo từng lần phát sinh (Mẫu số 01/TB-KTDL phụ lục IB Nghị định 70/2025/NĐ-CP), ghi rõ lý do không chấp nhận hồ sơ trình Phụ trách bộ phận duyệt, trình Lãnh đạo CQT phê duyệt gửi NNT theo quy định tại điểm a khoản 4 Điều 6 Quy trình Quản lý hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử ban hành kèm Quyết định 2799/QĐ-CT năm 2025.

Bước 4: Tiếp nhận HĐĐT có mã của CQT theo từng lần phát sinh.

NNT sử dụng tài khoản trên Cổng thông tin HĐĐT-CTĐT để lập HĐĐT có mã của CQT theo từng lần phát sinh.

Sau khi NNT đã nộp đủ thuế hoặc số phát sinh phải nộp ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo, công chức thuộc bộ phận Tiếp nhận dữ liệu đối chiếu thông tin hoá đơn điện tử đề nghị cấp mà với hồ sơ đề nghị cấp HĐĐT có mã của CQT theo từng lần phát sinh.

Đối với đề nghị cấp nhiều HĐĐT có mã của CQT theo từng lần phát sinh trong một lần đề nghị, công chức thuộc Bộ phận tiếp nhận đối chiếu thông tin trên từng HĐĐT (thông tin người mua, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, thành tiền, hợp đồng, ...) với hồ sơ đề nghị cấp HĐĐT, tờ khai đề nghị cấp hóa đơn gắn với từng mã hồ sơ đã được CQT cấp cho NNT.

Trường hợp thông tin khớp đúng, công chức thuộc bộ phận Tiếp nhận dữ liệu thực hiện xác nhận để Hệ thống HĐĐT-CTĐT tự động cấp mã theo quy định tại Điều 18 Quy trình Quản lý hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử ban hành kèm Quyết định 2799/QĐ-CT năm 2025.

Trường hợp thông tin không khớp đúng, công chức thuộc bộ phận Tiếp nhận dữ liệu từ chối phê duyệt, hướng dẫn NNT lập HĐĐT mới để gửi cấp mã theo quy định tại Điều 18 Quy trình Quản lý hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử ban hành kèm Quyết định 2799/QĐ-CT năm 2025.

Quy trình tiếp nhận và cấp mã đối với hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh? (Hình từ Internet)

Các trường hợp nào được cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh là hóa đơn bán hàng?

Căn cứ theo điểm a khoản 2 Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm a Khoản 10 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định các trường hợp được cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh là hóa đơn bán hàng cụ thể như sau:

(1) Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo quy định tại khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng;

(2) Tổ chức không kinh doanh nhưng có phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;

(3) Doanh nghiệp sau khi đã giải thể, phá sản, đã chấm dứt hiệu lực mã số thuế có phát sinh thanh lý tài sản cần có hóa đơn để giao cho người mua;

(4) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc diện nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thuộc các trường hợp sau:

- Ngừng hoạt động kinh doanh nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế có phát sinh thanh lý tài sản, hàng hóa cần có hóa đơn để giao cho người mua;

-Tạm ngừng hoạt động kinh doanh cần có hóa đơn giao cho khách hàng để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày cơ quan thuế thông báo tạm ngừng kinh doanh;

- Bị cơ quan thuế cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn;

- Doanh nghiệp đang làm thủ tục phá sản nhưng vẫn có hoạt động kinh doanh dưới sự giám sát của Tòa án;

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trong thời gian giải trình hoặc bổ sung tài liệu quy định tại điểm d khoản 2 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh có cần phải có chữ ký của người bán không?

Theo khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi điểm d, đ khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định như sau:

Nội dung của hóa đơn

...

14. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết có đầy đủ các nội dung

a) Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (bao gồm cả trường hợp lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài). Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì hóa đơn điện tử có chữ ký số, ký điện tử của người bán và người mua theo thỏa thuận giữa hai bên.

b) Đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, người mua.

...

Như vậy, theo quy định trên, hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không cần phải có chữ ký của người bán.