Quy trình mới về thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thất nghiệp áp dụng từ ngày 01/05/2026?

Quy trình mới về thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thất nghiệp áp dụng từ ngày 01/05/2026?

NÓNG: Thống nhất phương án nghỉ lễ Quốc khánh 2 9, Ngày Văn hóa Việt Nam 2026 9 ngày liên tiếp

NÓNG: Ai được hưởng phụ cấp tăng thêm đến 300% hàng tháng kể từ ngày 01/07/2026

Ngày 29/4/2026, Bảo hiểm xã hội Việt Nam đã ban hành Quyết định 366/QĐ-BHXH năm 2026 quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN; cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế.

Trong đó, đơn cử tại Điều 4 Quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế ban hành kèm Quyết định 366/QĐ-BHXH năm 2026 hướng dẫn kê khai, nộp hồ sơ đăng ký, đóng tiền; điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT, BHTN và cấp sổ BHXH, thẻ BHYT cụ thể như sau:

(1) Người tham gia

- Đối với người tham gia BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN; người tham gia BHXH tự nguyện; người tham gia BHTNLĐ theo hình thức tự nguyện: Kê khai Tờ khai đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) kèm theo bản sao giấy tờ liên quan (nếu có); nộp cho Đơn vị sử dụng lao động/Tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng/Cơ quan BHXH.

- Đối với người chỉ tham gia BHYT: Kê khai Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHYT (Mẫu số 2 ban hành kèm theo Nghị định 188/2025/NĐ-CP) kèm theo bản sao giấy tờ liên quan (nếu có); nộp cho Cơ quan quản lý người chỉ tham gia BHYT/Tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng/Cơ quan BHXH.

- Trường hợp điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT; cấp lại sổ BHXH, thẻ BHYT; xác nhận thời gian đóng BHXH trong trường hợp Đơn vị sử dụng lao động không còn khả năng đóng BHXH trước ngày 01/7/2024 để làm căn cứ giải quyết, điều chỉnh chế độ hưu trí, tử tuất; tính thời gian công tác đối với người tham gia trước ngày 01/01/1995; tính thời gian công tác đối với cán bộ xã có thời gian đảm nhiệm chức danh theo Nghị định số 09/1998/NĐ-CP trước ngày 01/01/1998; điều chỉnh chức danh làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm trước năm 1995; đóng BHXH bắt buộc cho thời gian còn thiếu không quá 06 tháng để đủ điều kiện hưởng lương hưu hoặc trợ cấp tuất hàng tháng; gộp sổ BHXH; hoàn trả BHXH, BHTN,...: kê khai hồ sơ kèm theo bản sao giấy tờ liên quan (nếu có) nộp cho Đơn vị sử dụng lao động hoặc cơ quan BHXH.

- Đóng tiền thuộc phần trách nhiệm đóng theo quy định.

- Người tham gia truy cập ứng dụng Định danh điện tử quốc gia (VNeID) mức độ 2 hoặc ứng dụng Bảo hiểm xã hội số (VssID) hoặc hòm thư điện tử (Email) nhận và sử dụng sổ BHXH bản điện tử để giải quyết các chế độ BHXH, BHTN; sử dụng thẻ BHYT bản điện tử để khám bệnh, chữa bệnh tại các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh BHYT và thanh toán chi phí khám, chữa bệnh BHYT.

(2) Đơn vị sử dụng lao động

- Kê khai Tờ khai đơn vị đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu TK3-TS); Lập Danh sách tham gia, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT) kèm theo hồ sơ của đơn vị, người tham gia (nếu có); nộp cho cơ quan BHXH kịp thời theo quy định. Trường hợp chậm đóng, trốn đóng BHYT cho người lao động phải hoàn trả toàn bộ chi phí khám bệnh, chữa bệnh trong phạm vi quyền lợi, mức hưởng BHYT mà người lao động đã chi trả trong thời gian chưa có thẻ BHYT do chậm đóng, trốn đóng BHYT theo quy định tại Điều 49 Luật Bảo hiểm y tế 2008

- Đóng tiền theo quy định tại Điều 33, Điều 34 Luật Bảo hiểm xã hội 2024; Điều 13, Điều 15 Luật Bảo hiểm y tế 2008 .

(3) Cơ quan quản lý người chỉ tham gia BHYT

- Kê khai Mẫu TK3-TS; Lập Danh sách đối tượng tham gia BHYT (Mẫu số 3 ban hành kèm theo Nghị định 188/2025/NĐ-CP) kèm theo hồ sơ của người tham gia (nếu có); nộp cho cơ quan BHXH. Trường hợp chậm đóng, trốn đóng BHYT cho người lao động phải hoàn trả toàn bộ chi phí khám bệnh, chữa bệnh trong phạm vi quyền lợi, mức hưởng BHYT mà người lao động đã chi trả trong thời gian chưa có thẻ BHYT do chậm đóng, trốn đóng BHYT theo quy định tại Điều 49 Luật BHYT.

- Chuyển kinh phí đóng BHYT theo quy định cho cơ quan BHXH hoặc phối hợp với cơ quan BHXH đề nghị cơ quan quản lý, cơ quan tài chính chuyển kinh phí đóng BHYT theo phân cấp.

(4) Tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng

* Tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng dịch vụ

- Kê khai Mẫu TK3-TS; Lập Danh sách tham gia BHXH tự nguyện (Mẫu D05-TS) đối với người tham gia BHXH tự nguyện/ Lập Danh sách tham gia BHTNLĐ theo hình thức tự nguyện (Mẫu D06-TS) đối với người tham gia BHTNLĐ theo hình thức tự nguyện/ Lập Mẫu số 4 ban hành kèm theo Nghị định 188/2025/NĐ-CP đối với người tham gia BHYT theo hộ gia đình.

- Thu tiền đóng theo phương thức đăng ký của người tham gia; nộp hồ sơ điện tử và tiền đóng của người tham gia cho cơ quan BHXH. Trường hợp chậm đóng, trốn đóng BHYT cho người lao động phải hoàn trả toàn bộ chi phí khám bệnh, chữa bệnh trong phạm vi quyền lợi, mức hưởng BHYT mà người lao động đã chi trả trong thời gian chưa có thẻ BHYT do chậm đóng, trốn đóng BHYT theo quy định tại Điều 49 Luật BHYT.

* Tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng phối hợp

- Kê khai Mẫu TK3-TS; Lập Danh sách đối tượng tham gia BHYT (Mẫu số 3 ban hành kèm theo Nghị định số 188/2025/NĐ-CP).

- Thu tiền đóng theo phương thức đăng ký của người tham gia; nộp hồ sơ điện tử và tiền đóng của người tham gia cho cơ quan BHXH. Trường hợp chậm đóng, trốn đóng BHYT cho người lao động phải hoàn trả toàn bộ chi phí khám bệnh, chữa bệnh trong phạm vi quyền lợi, mức hưởng BHYT mà người lao động đã chi trả trong thời gian chưa có thẻ BHYT do chậm đóng, trốn đóng BHYT theo quy định tại Điều 49 Luật Bảo hiểm y tế 2008.

>> Xem chi tiết Quy trình mới về thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thất nghiệp áp dụng từ ngày 01/05/2026 tại Quyết định 366/QĐ-BHXH năm 2026

Quy trình mới về thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thất nghiệp áp dụng từ ngày 01/05/2026? (Hình từ Internet)

File word mẫu Công văn giải trình chậm đóng BHXH chuẩn, mới nhất năm 2026?

Theo Điều 38 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, chậm đóng BHXH bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp là hành vi của người sử dụng lao động thuộc một trong các trường hợp sau đây:

- Chưa đóng hoặc đóng chưa đầy đủ số tiền phải đóng theo hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp đã đăng ký kể từ sau ngày đóng bảo hiểm xã hội chậm nhất quy định tại khoản 4 Điều 34 của Luật Bảo hiểm xã hội 2024 hoặc kể từ sau ngày đóng bảo hiểm thất nghiệp chậm nhất theo quy định của pháp luật về bảo hiểm thất nghiệp, trừ trường hợp quy định tại điểm đ và điểm e khoản 1 Điều 39 của Luật Bảo hiểm xã hội 2024;

- Không đăng ký hoặc đăng ký không đầy đủ số người phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày hết thời hạn quy định tại khoản 1 Điều 28 của Luật Bảo hiểm xã hội 2024;

- Không đăng ký hoặc đăng ký không đầy đủ số người phải tham gia bảo hiểm thất nghiệp trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày hết thời hạn phải tham gia bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của pháp luật về bảo hiểm thất nghiệp;

- Thuộc trường hợp không bị coi là trốn đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định tại khoản 2 Điều 39 của Luật Bảo hiểm xã hội 2024.

Theo đó, dưới đây là File word mẫu Công văn giải trình chậm đóng BHXH chuẩn, mới nhất năm 2026 mà đơn vị, doanh nghiệp, hộ kinh doanh có thể tham khảo:

>> Tải File word mẫu Công văn giải trình chậm đóng BHXH chuẩn, mới nhất năm 2026 tại đây: Tải về

Lưu ý: File word mẫu Công văn giải trình chậm đóng BHXH chuẩn, mới nhất năm 2026 chỉ mang tính tham khảo.

Doanh nghiệp chậm đóng, trốn đóng BHXH có phải nộp số tiền phạt chậm đóng không?

Căn cứ khoản 1 Điều 40 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định biện pháp xử lý hành vi chậm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp như sau:

Biện pháp xử lý hành vi chậm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp

1. Bắt buộc đóng đủ số tiền chậm đóng; nộp số tiền bằng 0,03%/ngày tính trên số tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp chậm đóng và số ngày chậm đóng vào quỹ bảo hiểm xã hội, quỹ bảo hiểm thất nghiệp.

...

Căn cứ khoản 1 Điều 41 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định biện pháp xử lý hành vi trốn đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp như sau:

Biện pháp xử lý hành vi trốn đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp

1. Bắt buộc đóng đủ số tiền trốn đóng; nộp số tiền bằng 0,03%/ngày tính trên số tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp trốn đóng và số ngày trốn đóng vào quỹ bảo hiểm xã hội, quỹ bảo hiểm thất nghiệp.

Căn cứ Điều 3 Nghị định 274/2025/NĐ-CP quy định về đôn đốc thực hiện trách nhiệm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp như sau:

Đôn đốc thực hiện trách nhiệm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp

Việc đôn đốc thực hiện trách nhiệm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định tại khoản 4 Điều 35 của Luật Bảo hiểm xã hội được quy định như sau:

1. Chậm đóng theo khoản 1 Điều 38 Luật Bảo hiểm xã hội: Hằng tháng, Giám đốc cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý trực tiếp đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp có trách nhiệm rà soát, xác định người sử dụng lao động chậm đóng theo khoản 1 Điều 38 Luật Bảo hiểm xã hội; trong thời hạn 10 ngày đầu tháng gửi văn bản yêu cầu người sử dụng lao động thực hiện trách nhiệm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp theo hướng dẫn tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này, trong đó có những nội dung chủ yếu:

a) Căn cứ Điều 35, 38, 39, 40, 41 Luật Bảo hiểm xã hội và quy định của Nghị định quy định một số điều của Luật Bảo hiểm xã hội về chậm đóng, trốn đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp; khiếu nại, tố cáo về bảo hiểm xã hội.

b) Số tiền chậm đóng, trốn đóng: chi tiết từng khoản chậm đóng, trốn đóng.

c) Số ngày chậm đóng, trốn đóng: chi tiết từng khoản chậm đóng, trốn đóng tính trên số ngày chậm đóng, trốn đóng.

d) Số tiền phải nộp bằng 0,03%/ngày tính trên số tiền, số ngày chậm đóng, trốn đóng.

đ) Quy định của pháp luật về các biện pháp xử lý hành vi chậm đóng, trốn đóng.

e) Thời hạn chuyển từ hành vi chậm đóng sang hành vi trốn đóng và các biện pháp xử lý hành vi trốn đóng.

g) Yêu cầu người sử dụng lao động báo cáo nguyên nhân chậm đóng (trường hợp vì lý do bất khả kháng, xảy ra khách quan không thể lường trước được và khắc phục được mặc dù đã áp dụng mọi biện pháp cần thiết và khả năng cho phép thì gửi kèm hồ sơ trước ngày 25 của tháng có văn bản đôn đốc).

...

Đồng thời, căn cứ khoản 2 Điều 7 Nghị định 274/2025/NĐ-CP quy định như sau:

Xác định hành vi chậm đóng, trốn đóng; tổ chức thu số tiền chậm đóng, trốn đóng và tổ chức thu số tiền bằng 0,03%/ngày tính trên số tiền chậm đóng, trốn đóng

1. Cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý trực tiếp đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp có trách nhiệm xác định hành vi chậm đóng, trốn đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp; áp dụng hoặc trình cấp có thẩm quyền áp dụng các biện pháp xử lý hành vi chậm đóng, trốn đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp.

2. Hằng tháng, cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý trực tiếp đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp xác định số tiền bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp chậm đóng, trốn đóng và số ngày chậm đóng, trốn đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp; tính số tiền người sử dụng lao động phải nộp bằng 0,03%/ngày đối với số tiền chậm đóng, trốn đóng; thông báo với người sử dụng lao động để đối chiếu; tổ chức thu và quản lý theo quy định.

Như vậy, từ những quy định trên thì pháp luật quy định khi chậm đóng, trốn đóng BHXH thì ngoài việc phải nộp đủ số tiền BHXH chậm đóng, trốn đóng doanh nghiệp còn phải nộp thêm số tiền bằng 0,03%/ngày tính trên số tiền, số ngày chậm đóng, trốn đóng BHXH.