Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót từ ngày 1/6/2025?

Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót từ ngày 1/6/2025?

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót như sau:

(1) Xử lý hóa đơn điện tử đã lập sai

Hóa đơn điện tử (bao gồm có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế) khi phát hiện sai sót sẽ được xử lý theo các trường hợp sau:

* Trường hợp sai tên hoặc địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế

- Hóa đơn ghi sai tên hoặc địa chỉ của người mua, nhưng mã số thuế và các nội dung khác (số tiền, thuế suất, hàng hóa, v.v.) đúng.

- Cách xử lý:

+ Người bán thông báo cho người mua về lỗi sai.

+ Không cần lập lại hóa đơn.

+ Người bán lập Thông báo hóa đơn sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA) và gửi cơ quan thuế.

+ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tự động gửi Thông báo tiếp nhận theo Mẫu số 01/TB-SSĐT (Phụ lục IB) cho người bán.

* Trường hợp sai các nội dung quan trọng (mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa không đúng quy cách/chất lượng)

- Hóa đơn sai về: mã số thuế; số tiền ghi trên hóa đơn; thuế suất hoặc tiền thuế; thông tin hàng hóa/dịch vụ (quy cách, chất lượng không đúng).

- Cách xử lý: Người bán có thể chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn sai

+ Lập hóa đơn điều chỉnh

(a) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn sai.

(b) Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

(c) Giá trị điều chỉnh:

Tăng: Ghi dấu dương (+).

Giảm: Ghi dấu âm (-).

(d) Ký số trên hóa đơn điều chỉnh:

Nếu là hóa đơn không có mã, gửi trực tiếp cho người mua.

Nếu là hóa đơn có mã, gửi cơ quan thuế để cấp mã trước khi gửi người mua.

+ Lập hóa đơn thay thế

(a) Người bán lập hóa đơn điện tử mới để thay thế hóa đơn sai.

(b) Hóa đơn thay thế phải ghi rõ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

(c) Ký số trên hóa đơn thay thế:

Nếu là hóa đơn không có mã, gửi trực tiếp cho người mua.

Nếu là hóa đơn có mã, gửi cơ quan thuế để cấp mã trước khi gửi người mua.

(d) Trường hợp người bán lập sai nhiều hóa đơn cho cùng một người mua trong cùng tháng (cùng lỗi về thông tin người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất), có thể:

Lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho tất cả các hóa đơn sai.

Đính kèm Bảng kê hóa đơn sai sót theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT (Phụ lục IA).

(e) Yêu cầu trước khi điều chỉnh/thay thế:

Trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ/cá nhân kinh doanh: Lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót, lưu giữ và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.

Trường hợp người mua là cá nhân: Người bán thông báo cho người mua hoặc đăng thông báo trên website (nếu có).

* Trường hợp sai hóa đơn ngành hàng không

- Cần đổi hoặc hoàn chứng từ vận chuyển hàng không.

- Cách xử lý:

+ Hóa đơn đổi/hoàn được coi là hóa đơn điều chỉnh, không cần ghi dòng chữ “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn...”.

+ Doanh nghiệp hàng không có thể lập hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn/đổi chứng từ do đại lý xuất.

(2) Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn sai

- Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn (có mã hoặc không có mã) có sai sót và cơ quan thuế gửi Thông báo hóa đơn sai theo Mẫu số 01/TB-RSĐT (Phụ lục IB) cho người bán.

- Cách xử lý:

+ Người bán kiểm tra nội dung sai sót theo thông báo.

+ Thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo quy trình ở khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Xem thêm: [Chính thức] Sẽ không còn nộp thuế khoán kể từ ngày 1 6 đối với các hộ kinh doanh TP HCM?

Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót từ ngày 1/6/2025?

Lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử theo nguyên tắc nào?

Căn cứ Điều 90 Luật Quản lý thuế 2019 nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

- Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế, pháp luật về kế toán, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

- Trường hợp người bán có sử dụng máy tính tiền thì người bán đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

- Việc đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử trong giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải tuân thủ quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế.

- Việc cấp mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử dựa trên thông tin của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh lập trên hóa đơn. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn.

Tuy nhiên, từ ngày 01/07/2026, Luật Quản lý thuế 2025 chính thức có hiệu lực thi hành, trừ những quy định tại Điều 13, Điều 26 Luật Quản lý thuế 2025 sẽ có hiệu lực từ ngày 01/01/2026.

Căn cứ tại khoản 5 Điều 26 Luật Quản lý thuế 2025 có quy định các nguyên tắc khi sử dụng hóa đơn điện tử.

Đồng nghĩa với việc, từ năm 2026, việc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử phải được thực hiện theo những nguyên tắc sau đây:

- Tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế và pháp luật về kế toán, bảo đảm phản ánh đầy đủ, trung thực nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của hóa đơn đã lập, trừ trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Chính phủ;

-Việc đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử phải tuân thủ quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, pháp luật về kế toán và pháp luật về thuế;

- Thời điểm lập hóa đơn điện tử thực hiện theo quy định của Chính phủ;

- Người nộp thuế có trách nhiệm triển khai hệ thống hạ tầng kỹ thuật đáp ứng yêu cầu kết nối, lưu trữ, bảo mật và truy xuất hóa đơn điện tử theo đúng định dạng chuẩn và quy định của pháp luật;

- Dữ liệu hóa đơn điện tử được quản lý tập trung, thống nhất để xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn; được kết nối, chia sẻ với các cơ quan, tổ chức có liên quan nhằm phục vụ công tác quản lý nhà nước và bảo vệ quyền lợi người mua.

Cơ quan thuế có trách nhiệm tổ chức, xây dựng, quản lý và vận hành hệ thống dữ liệu hóa đơn điện tử. Căn cứ kết quả phân tích rủi ro, cơ quan thuế áp dụng các biện pháp quản lý phù hợp, bao gồm cả việc ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đối với các trường hợp có rủi ro cao về thuế và hóa đơn;

- Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có trách nhiệm xây dựng cơ chế kiểm tra, phát hiện, cảnh báo trong sử dụng hóa đơn điện tử và cung cấp thông tin cho cơ quan thuế;

- Người mua có quyền và trách nhiệm yêu cầu người bán cung cấp hóa đơn điện tử khi mua hàng hóa, dịch vụ; được hưởng các biện pháp khuyến khích theo quy định của pháp luật.

Quản lý hoá đơn, chứng từ có phải nội dung quản lý thuế không?

Căn cứ khoản 1 Điều 4 Luật Quản lý thuế 2019 về nội dung quản lý thuế như sau:

Nội dung quản lý thuế

...

5. Quản lý hóa đơn, chứng từ.

6. Kiểm tra thuế, thanh tra thuế và thực hiện biện pháp phòng, chống, ngăn chặn vi phạm pháp luật về thuế.

...

Như vậy, nội dung quản lý thuế bao gồm quản lý hóa đơn, chứng từ như một phần trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ quản lý thuế.

Lưu ý: Như đã nêu ở mục 2, Luật Quản lý thuế 2025 sẽ có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2026, trừ quy định tại Điều 13, Điều 26 Luật Quản lý thuế 2025 có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2026.

Căn cứ vào khoản 2 Điều 5 Luật Quản lý thuế 2025 có quy định nội dung của hóa đơn như sau:

Nội dung quản lý thuế

1. Cơ quan thuế thực hiện quản lý thuế theo phân nhóm người nộp thuế.

2. Các nội dung quản lý thuế bao gồm:

...

d) Quản lý hóa đơn, chứng từ;

...

Theo đó, từ ngày 01/07/2026, nội dung quản lý hoá đơn, chứng từ vẫn là một trong những nội dung của quản lý thuế