Cách xử lý sai sót hóa đơn điện tử từ máy tính tiền?

Cách xử lý sai sót hóa đơn điện tử từ máy tính tiền?

Căn cứ Điều 19 Nghị Định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử, theo đó, hiện nay hóa đơn điện tử từ máy tính có sai sót sẽ không được hủy mà chỉ được thay thế hoặc điều chỉnh, sau đây là cách xử lý sai sót hóa đơn điện tử từ máy tính tiền:

Trường hợp 1: Sai tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai

- Thực hiện: Thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn.

- Các bước xử lý:

Bước 1: Người bán thông báo việc hóa đơn sai sót cho người mua.

Gửi thông báo cho người mua tại danh sách hóa đơn (thông báo hóa đơn sai sót).

Hoặc gửi tại mục Xử lý hóa đơn lập sai/Thông báo HĐ lập sai (thông báo hóa đơn sai sót).

Bước 2: Thông báo cho cơ quan thuế về việc sai sót thông tin trên hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.

>> Tải Mẫu số 04/SS-HĐĐT: Tải về

Bước 3: Không cần phải lập lại hóa đơn.

Bước 4: Gửi cho người mua kết quả đã thông báo cho cơ quan thuế về sai sót.

Trường hợp 2: Sai mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng

Thực hiện: Có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế cho hóa đơn có sai sót.

(1) Lập hóa đơn ĐIỀU CHỈNH

Quy trình xử lý:

Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót để gửi cho bên mua.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh phải có dòng chữ:

“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”

Nội dung ghi trên hóa đơn điều chỉnh:

Điều chỉnh tăng => ghi dấu dương (+).

Điều chỉnh giảm => ghi dấu âm (-).

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử điều chỉnh rồi gửi cho người mua (nếu HĐĐT không có mã) hoặc gửi CQT cấp mã rồi sau đó gửi cho người mua (nếu HĐĐT có mã).

Lưu ý:

Nếu có thỏa thuận giữa người bán và người mua thì 2 bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót trước khi lập hóa đơn điều chỉnh.

>> Xem thêm Mẫu văn bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn điện tử từ ngày 01/6/2025?

Cần tra cứu MST cá nhân/doanh nghiệp trước khi lập hóa đơn để hạn chế sai sót.

(2) Lập hóa đơn THAY THẾ

Quy trình xử lý:

Bên bán lập hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn sai sót.

Trường hợp có thỏa thuận giữa 2 bên thì ghi rõ sai sót vào văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế.

Hóa đơn thay thế phải có dòng chữ:

“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”

Người bán ký số trên hóa đơn thay thế rồi gửi cho người mua (HĐĐT không có mã) hoặc gửi CQT cấp mã rồi sau đó gửi cho người mua (HĐĐT có mã).

Trường hợp 3: Hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã đã lập sai do cơ quan thuế phát hiện

Quy trình xử lý:

Bước 1: Người bán nhận thông báo rà soát của cơ quan thuế.

Cơ quan thuế gửi thông báo theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP để người bán kiểm tra nội dung sai.

Bước 2: Người bán lập thông báo hóa đơn điện tử có sai sót gửi cơ quan thuế.

Trường hợp 4: Người bán chủ động thông báo hóa đơn sai sót với cơ quan thuế

Quy trình xử lý:

Người bán gửi thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

>> Tải Mẫu số 04/SS-HĐĐT: Tải về

Sau khi tiếp nhận, Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tự động phản hồi cho người bán theo Mẫu số 01/TB-SSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Trường hợp 5: Các trường hợp lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập (Các tình huống phát sinh):

(1) Hóa đơn điện tử đã lập khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không bị sai nhưng khi thanh toán thực tế hoặc khi quyết toán có sự thay đổi về giá trị, khối lượng trên cơ sở kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

- Người bán lập hóa đơn điện tử mới đối với số chênh lệch qua quyết toán, phản ánh theo đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

- Nếu khoản điều chỉnh phát sinh giảm => ghi âm (-).

- Nếu khoản điều chỉnh phát sinh tăng => ghi dương (+) phù hợp với thực tế.

(2) Điều chỉnh chiết khấu thương mại căn cứ vào số lượng, doanh số hàng hóa, dịch vụ.

- Số tiền chiết khấu được điều chỉnh trên hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau.

- Số tiền chiết khấu phải đảm bảo không vượt quá giá trị hàng hóa, dịch vụ ghi trên hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau.

- Có thể lập hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê các số hóa đơn cần điều chỉnh, số tiền, tiền thuế điều chỉnh.

- Bảng kê được lưu tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

=> Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, bên bán và bên mua kê khai điều chỉnh doanh thu mua - bán, thuế đầu ra, đầu vào tại kỳ lập hóa đơn điều chỉnh.

(3) Xử lý hóa đơn điện tử trong trường hợp trả lại hàng hoá, dịch vụ.

- Người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa (bao gồm cả đổi hàng làm thay đổi giá trị) => người bán lập hóa đơn điều chỉnh.

- Nếu hàng hóa là tài sản phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu và đã đăng ký tên người mua => khi trả lại phải tuân thủ pháp luật liên quan. Nếu người mua dùng HĐĐT => người mua lập hóa đơn trả lại cho người bán.

- Trường hợp hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm, hoặc các khoản chi để giảm thu khác theo quy định pháp luật kinh doanh bảo hiểm:

+ Căn cứ vào hóa đơn đã lập và biên bản/thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ:

++ Số tiền phí bảo hiểm được hoàn, giảm (chưa bao gồm VAT).

++Số tiền VAT theo hóa đơn thu phí bảo hiểm đã thu (số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn).

++ Lý do hoàn, giảm phí bảo hiểm.

+ Người bán lập hóa đơn điều chỉnh giao cho khách hàng tham gia bảo hiểm, không phân biệt đã chi tiền hay chưa chi tiền.

Trên đây là cách xử lý sai sót hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

>> Xem thêm

Tổng hợp mẫu hóa đơn điều chỉnh sai sót cho từng trường hợp chi tiết theo NĐ70?

Người bán có được xuất một hóa đơn thay thế khi sai nhiều hóa đơn trong cùng một tháng không?

Cách xử lý sai sót hóa đơn điện tử từ máy tính tiền?

Nên chọn điều chỉnh hay thay thế khi hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có sai sót?

Căn cứ Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về Thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử, theo đó, nếu hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua có sai sót thì thực hiện theo nguyên tắc sau:

(1) Hóa đơn có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai:

Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.

(2) Hóa đơn có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử.

Như vậy, việc lựa chọn điều chỉnh hay thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai sẽ tùy thuộc vào loại hóa đơn theo ngành hàng và trường hợp lập hóa đơn khác nhau, trong đó:

- Hóa đơn điều chỉnh được sử dụng để sửa các sai sót như sai sót về nội dung, số lượng, giá trị, hoặc các thông tin khác trên hóa đơn đã lập và chưa kê khai thuế. Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ số hóa đơn gốc, nội dung điều chỉnh, và lý do điều chỉnh.

- Hóa đơn thay thế sẽ thay thế hoàn toàn hóa đơn cũ, và phải ghi rõ số hóa đơn cũ, lý do thay thế.

Lưu ý: Trường hợp trả lại hàng hóa thì phải lập hóa đơn điều chỉnh.

Người bán có được điều chỉnh hóa đơn nhiều lần trong tháng nếu có sai sót?

Căn cứ điểm a khoản 5 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về Thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử như sau:

Thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử

...

5. Áp dụng hóa đơn điều chỉnh, thay thế

a) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều này, sau đó lại phát hiện hóa đơn sai thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý lần đầu;

...

Theo quy định trên, trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn sau đó lại phát hiện hóa đơn sai thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý lần đầu.

Như vậy, hiện nay pháp luật không có quy định giới hạn số lần được thay thế hóa đơn hay điều chỉnh hóa đơn khi hóa đơn điện tử có sai sót. Các lần hóa đơn có sai sót sau sẽ được xử lý tương tự với hình thức lần xử lý ban đầu đối với hóa đơn đó.