Khi nào chứng từ điện tử bị hủy hiệu lực? Chứng từ điện tử bị hủy hiệu lực có phải tiêu hủy không?

Nội dung chính

• Khi nào chứng từ điện tử bị hủy hiệu lực?
• Chứng từ điện tử bị hủy hiệu lực có phải tiêu hủy không?
• Chứng từ điện tử phải được lưu trữ như thế nào?

Khi nào chứng từ điện tử bị hủy hiệu lực?

Theo khoản 1 Điều 10 Nghị định 165/2018/NĐ-CP quy định như sau:

Hủy hiệu lực của chứng từ điện tử

1. Chứng từ điện tử bị hủy hiệu lực theo một trong các điều kiện sau:

a) Chứng từ bị hủy theo quy trình, quy định của đơn vị khởi tạo, xử lý chứng từ điện tử trên cơ sở tuân thủ các quy định của pháp luật chuyên ngành.

b) Chứng từ bị hủy trên cơ sở đồng ý và xác nhận của các bên tham gia giao dịch. Xác nhận này được thể hiện bằng một trong các cách sau: Văn bản có chữ ký của các bên tham gia giao dịch hoặc đại diện được ủy quyền của các bên tham gia giao dịch (nếu là văn bản điện tử thì áp dụng quy định về giá trị pháp lý theo Điều 5 của Nghị định này); đề nghị hủy chứng từ của một bên tham gia giao dịch và chấp nhận đề nghị hủy chứng từ của (các) bên còn lại bằng hình thức thư điện tử hoặc thông điệp dữ liệu được tạo trên cùng hệ thống thông tin khởi tạo hoặc lưu trữ chứng từ điện tử, được xác thực bằng một trong các biện pháp được chấp nhận áp dụng cho chứng từ điện tử quy định tại Điều 5 của Nghị định này.

...

Như vậy, chứng từ điện tử sẽ bị hủy hiệu lực khi:

- Bị hủy theo quy trình, quy định của đơn vị khởi tạo, xử lý chứng từ điện tử trên cơ sở tuân thủ các quy định của pháp luật chuyên ngành.

- Bị hủy trên cơ sở đồng ý và xác nhận của các bên tham gia giao dịch.

Khi nào chứng từ điện tử bị hủy hiệu lực? Chứng từ điện tử bị hủy hiệu lực có phải tiêu hủy không? (Hình từ Internet)

Chứng từ điện tử bị hủy hiệu lực có phải tiêu hủy không?

Theo khoản 3 Điều 10 Nghị định 165/2018/NĐ-CP quy định như sau:

Hủy hiệu lực của chứng từ điện tử

...

3. Chứng từ điện tử đã hủy hiệu lực phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo thời hạn lưu trữ quy định của pháp luật chuyên ngành.

...

Đồng thời, theo Điều 11 Nghị định 165/2018/NĐ-CP quy định như sau:

Tiêu hủy chứng từ điện tử

1. Chứng từ điện tử, chứng từ giấy chuyển đổi từ chứng từ điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định nếu không có quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy.

2. Việc tiêu hủy chứng từ điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các chứng từ điện tử chưa tiêu hủy và phải bảo đảm sự hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.

3. Hệ thống thông tin phải ghi nhận việc tiêu hủy chứng từ điện tử dưới dạng danh mục kèm thông tin về thời điểm và người thực hiện tiêu hủy chứng từ điện tử, lưu trữ danh mục này trên hệ thống, sẵn sàng cho việc tra cứu khi cần thiết.

Như vậy, chứng từ điện tử bị hủy hiệu lực thì vẫn phải lưu trữ theo thời hạn lưu trữ quy định, chỉ khi hết thời hạn lưu trữ mà không có quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì mới được phép tiêu hủy.

Chứng từ điện tử phải được lưu trữ như thế nào?

Theo Điều 20 Nghị định 35/2007/NĐ-CP quy định về yêu cầu về bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử như sau:

Yêu cầu về bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử

Lưu trữ chứng từ điện tử phải đảm bảo:

1. Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ.

2. Lưu trữ đúng và đủ thời hạn đối với từng loại chứng từ theo các quy định của pháp luật.

3. In được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

Như vậy, việc lưu trữ chứng từ điện tử phải đảm bảo tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ.

Đồng thời phải lưu trữ đúng và đủ thời hạn đối với từng loại chứng từ theo các quy định của pháp luật.

Và chứng từ điện tử phải in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.