BẢNG TỔNG HỢP cách xử lý hóa đơn điện tử có sai sót và thời điểm lập hóa đơn 2026 theo Thông tư 91 và Nghị định 254, doanh nghiệp cần lưu ý ra sao?

Trường hợp phát sinh

Cách xử lý

Lưu ý

Hóa đơn đã lập sai tên hoặc địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc tên hàng hóa, dịch vụ.

Không phải lập hóa đơn mới. Người bán thông báo cho người mua về sai sót và gửi Thông báo giải trình cho cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.

Việc thông báo cho người mua là bắt buộc để bảo đảm thống nhất thông tin giữa hai bên.

Sai mã số thuế của người mua hoặc người bán; sai tên hàng hóa, dịch vụ; sai số lượng, đơn giá, thành tiền; sai thuế suất, tiền thuế hoặc các nội dung khác ảnh hưởng đến giá trị hóa đơn.

Người bán lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế theo quy định.

- Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế phải ghi rõ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm” hoặc “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

+ Trường hợp người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai;

+ Trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có).

+ Trường hợp trong tháng người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng, thì người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng và đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục III kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Trường hợp

Cách xử lý

Điều chỉnh giá trị quyết toán dự án đầu tư khi có sự thay đổi về đơn giá, khối lượng; điều chỉnh giá bán theo quy định của pháp luật chuyên ngành

Người bán lập hóa đơn điện tử để điều chỉnh phần chênh lệch. Trường hợp điều chỉnh giảm thì ghi số âm; trường hợp điều chỉnh tăng thì ghi số dương theo quy định.

Điều chỉnh giá trị theo kết quả thanh tra, kiểm tra, quyết toán của cơ quan nhà nước

Người bán lập hóa đơn điện tử để điều chỉnh phần chênh lệch. Trường hợp điều chỉnh giảm thì ghi số âm; trường hợp điều chỉnh tăng thì ghi số dương theo quy định.

Chiết khấu thương mại theo doanh số hoặc số lượng hàng hóa/dịch vụ.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương thức: (1) Trừ trực tiếp số tiền chiết khấu trên hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp theo (số tiền chiết khấu không được vượt quá giá trị thanh toán trên hóa đơn đó). (2) Lập một hóa đơn điều chỉnh riêng cho khoản chiết khấu và kèm bảng kê các hóa đơn được điều chỉnh.

Hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu theo quy định của pháp luật và tài sản đã được đăng ký theo tên người mua

Khi trả lại hàng hóa đảm bảo phù hợp với pháp luật liên quan, nếu người mua là đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử thì người mua thực hiện lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán

Hoạt động

Thời điểm lập hóa đơn

Lưu ý

Bán hàng hóa

Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua

Không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.

Cung cấp dịch vụ

Thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ

Không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa, trừ trường hợp thu tiền trước đối với các dịch vụ thuộc diện phải lập hóa đơn khi thu tiền.

Một số trường hợp đặc biệt

Thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ

Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền

Áp dụng đối với các trường hợp pháp luật quy định phải lập hóa đơn khi thu tiền.

Giao hàng hoặc bàn giao dịch vụ nhiều lần

Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn.

Phải lập hóa đơn tương ứng với phần giá trị đã bàn giao.

Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu giữa doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và khách hàng, đối tác

Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.

Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với người mua.

Dịch vụ viễn thông

Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ theo hợp đồng kinh tế giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ nhưng chậm nhất không quá 02 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ.

Trường hợp cung cấp dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng) thông qua bán thẻ trả trước, thu cước phí hòa mạng khi khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ mà khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn giá trị gia tăng hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế thì cuối mỗi ngày hoặc định kỳ trong tháng, cơ sở kinh doanh dịch vụ lập chung một hóa đơn giá trị gia tăng ghi nhận tổng giá trị thẻ trả trước hoặc cước phí hòa mạng đã bán mà người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế.

Xuất khẩu hàng hóa

Thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.

Không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.

Hoạt động xây dựng, lắp đặt

Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành

Không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.

Tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng

+ Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì thời điểm lập hóa đơn là ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng

+ Trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng, thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều này.

Không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.

Tổ chức kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế

Thời điểm lập hóa đơn chậm nhất không quá 05 ngày kế tiếp

Kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống website và hệ thống thương mại điện tử

Hoạt động tìm kiếm thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô

Thời điểm lập hóa đơn bán dầu thô, condensate, các sản phẩm được chế biến từ dầu thô (bao gồm cả hoạt động bao tiêu sản phẩm theo cam kết của Chính phủ) là thời điểm bên mua và bên bán xác định được giá bán chính thức

Không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.

Hoạt động bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than được chuyển bằng đường ống dẫn khí đến người mua

Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm bên mua, bên bán xác định khối lượng khí giao của tháng nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế theo quy định pháp luật về thuế.

Trường hợp thỏa thuận bảo lãnh và cam kết của Chính phủ có quy định khác về thời điểm lập hóa đơn thì thực hiện theo quy định tại thỏa thuận bảo lãnh và cam kết của Chính phủ.

Hoạt động bán điện của các công ty phát điện

Thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định căn cứ thời điểm về đối soát số liệu thanh toán giữa đơn vị vận hành hệ thống điện và thị trường điện, đơn vị phát điện và đơn vị mua điện theo quy định của Bộ Công Thương hoặc hợp đồng mua bán điện đã được Bộ Công Thương hướng dẫn, phê duyệt nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế theo quy định pháp luật về thuế.

Riêng hoạt động bán điện của các công ty phát điện có cam kết bảo lãnh của Chính phủ về thời điểm thanh toán thì thời điểm lập hóa đơn điện tử căn cứ theo bảo lãnh của Chính phủ, hướng dẫn và phê duyệt của Bộ Công Thương và các hợp đồng mua bán điện đã được ký kết giữa bên mua điện và bên bán điện;

Bán xăng, dầu tại các cửa hàng bán lẻ

Thời điểm kết thúc việc bán xăng, dầu theo từng lần bán

Cung cấp dịch vụ vận tải hàng không, dịch vụ bảo hiểm qua đại lý

Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh;

Hoạt động cho vay của tổ chức tín dụng

Thời điểm lập hóa đơn được xác định theo kỳ hạn thu lãi tại thỏa thuận cho vay giữa tổ chức tín dụng và khách hàng đi vay, trừ trường hợp đến kỳ hạn thu lãi không thu được thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu được tiền lãi vay của khách hàng.

Trường hợp trả lãi trước hạn theo thỏa thuận cho vay, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu lãi trước hạn.

Kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền

Thời điểm kết thúc chuyến đi, doanh nghiệp, hợp tác xã kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền thực hiện lập hóa đơn điện tử cho khách hàng đồng thời chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo quy định;

Cơ sở khám bệnh, chữa bệnh sử dụng phần mềm quản lý khám chữa bệnh kết nối với hệ thống công nghệ thông tin

Được lập hóa đơn điện tử tổng hợp vào cuối ngày

Trường hợp người bệnh yêu cầu nhận hóa đơn ngay thì phải lập hóa đơn tại thời điểm phát sinh giao dịch.

Thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ theo hình thức điện tử không dừng

Ngày lập hóa đơn điện tử là ngày xe lưu thông qua trạm thu phí.

Trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ thu phí đường bộ theo hình thức điện tử không dừng có một hoặc nhiều phương tiện cùng sử dụng dịch vụ nhiều lần trong tháng, đơn vị cung cấp dịch vụ có thể lập hóa đơn điện tử theo định kỳ, ngày lập hóa đơn điện tử chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ thu phí. Nội dung hóa đơn liệt kê chi tiết từng lượt xe lưu thông qua các trạm thu phí (bao gồm: thời gian xe qua trạm, giá phí sử dụng đường bộ của từng lượt xe)

Hoạt động kinh doanh bảo hiểm

Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm ghi nhận doanh thu bảo hiểm theo quy định của pháp luật về kinh doanh bảo hiểm

Trừ trường hợp quy định của điểm a, điểm i khoản 4 Điều 9.

Hợp đồng bảo hiểm

Khi thu phí bảo hiểm, từng doanh nghiệp đồng bảo hiểm lập hóa đơn cho khách hàng theo phí bảo hiểm nhận được.

Trường hợp ủy quyền cho một doanh nghiệp thu hộ phí bảo hiểm thì doanh nghiệp thu hộ thực hiện lập hóa đơn cho khách hàng trên toàn bộ giá trị hợp đồng và doanh nghiệp nhờ thu hộ lập hóa đơn cho doanh nghiệp thu hộ đối với phí bảo hiểm được hưởng theo thỏa thuận của các bên.

Khi mua hàng hóa, dịch vụ để bồi thường hoặc thanh toán các khoản chi khác liên quan đến hợp đồng đồng bảo hiểm, trường hợp một doanh nghiệp bảo hiểm được ủy quyền chi hộ thì doanh nghiệp chi hộ thực hiện lập hóa đơn khi thu đòi các doanh nghiệp bảo hiểm nhờ chi hộ.

Kinh doanh vé xổ số truyền thống, xổ số biết kết quả ngay (vé xổ số) theo hình thức bán vé số in sẵn đủ mệnh giá cho khách hàng

Sau khi thu hồi vé xổ số không tiêu thụ hết và chậm nhất là trước khi mở thưởng của kỳ tiếp theo, doanh nghiệp kinh doanh xổ số lập 01 hóa đơn giá trị gia tăng điện tử có mã của cơ quan thuế cho từng đại lý là tổ chức, cá nhân cho vé xổ số được bán trong kỳ gửi cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn

Kinh doanh casino và trò chơi điện tử có thưởng

Thời điểm lập hóa đơn điện tử chậm nhất là 01 ngày kể từ thời điểm kết thúc ngày xác định doanh thu, đồng thời doanh nghiệp kinh doanh casino và trò chơi điện tử có thưởng chuyển dữ liệu ghi nhận số tiền thu được (do đổi đồng tiền quy ước cho người chơi tại quầy, tại bàn chơi và số tiền thu tại máy trò chơi điện tử có thưởng) trừ đi số tiền đổi trả cho người chơi (do người chơi trúng thưởng hoặc người chơi không sử dụng hết) theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định đến cơ quan thuế cùng thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử.

Ngày xác định doanh thu là khoảng thời gian từ 06:00:00 sáng đến 05:59:59 ngày hôm sau. Trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác thì thực hiện theo pháp luật chuyên ngành

Đối với doanh nghiệp cung cấp các dịch vụ cho cá nhân là người tiêu dùng:

Dịch vụ ngân hàng; dịch vụ trung gian thanh toán; dịch vụ thông tin tín dụng; kinh doanh chứng khoán; giao dịch tài sản mã hóa; dịch vụ hỗ trợ giao dịch trên sàn giao dịch các-bon; kinh doanh bảo hiểm; dịch vụ chuyển tiền qua ví điện tử; dịch vụ ngừng, cấp điện trở lại; dịch vụ thương mại điện tử; dịch vụ bưu chính, vận chuyển trực tiếp phục vụ hoạt động thương mại điện tử; dịch vụ vận tải hành khách công cộng bằng tàu điện, xe buýt; kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi, xe hợp đồng, xe mô tô hai bánh; dịch vụ trông giữ xe; hoạt động chiếu phim và các dịch vụ khác, đáp ứng điều kiện có hệ thống phần mềm quản lý chi tiết từng giao dịch, có dữ liệu thu tiền được lưu trữ trên hệ thống theo từng giao dịch.

Cơ sở dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch phát sinh của doanh nghiệp được chuyển đến cơ quan thuế.

Người bán chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin giao dịch, lưu trữ đầy đủ dữ liệu chi tiết của từng giao dịch, bảo đảm khả năng truy xuất, đối chiếu và cung cấp dữ liệu, chứng từ liên quan theo yêu cầu của cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Người bán không có điều kiện lập hóa đơn tự động, phát sinh giao dịch ngoài giờ làm việc hoặc ban đêm

Chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo.

Doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ chứng từ chứng minh thời điểm phát sinh giao dịch khi cần giải trình với cơ quan thuế.