Hướng dẫn thực hiện căn lề chuẩn văn bản hành chính đối với Word 2003, 2007, 2010, 2013, 2019?

Nội dung chính

• Căn lề chuẩn văn bản hành chính theo Nghị định 30 cụ thể ra sao?
• Hướng dẫn thực hiện cách căn lề chuẩn văn bản hành chính đối với Word 2003, 2007, 2010, 2013, 2019?
• Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần nào?

Căn lề chuẩn văn bản hành chính theo Nghị định 30 cụ thể ra sao?

Theo Điều 9 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về kỹ thuật trình bày văn bản hành chính như sau:

Kỹ thuật trình bày văn bản

Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản. Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này. Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục II Nghị định này. Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục III Nghị định này.

Như vậy, quy định căn lề chuẩn văn bản hành chính cụ thể như sau:

Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm) theo chiều dài của khổ A4.

Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản hành chính có thể được trình bày theo chiều rộng.

Ngoài ra, theo Nghị định 30 thì việc căn chỉnh, căn lề văn bản hành chính được thực hiện theo quy định sau đây (cách căn chỉnh văn bản chuẩn):

- Căn lề trên: Cách mép trên từ 20 – 25mm (2cm – 2.5cm).

- Căn lề dưới: Cách mép dưới từ 20 – 25mm (2cm – 2.5cm).

- Căn lề trái: Cách mép trái từ 30 – 35 mm (3cm – 3.5cm).

- Căn lề phải: Cách mép phải từ 15 – 20 mm (1.5cm – 2cm).

Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới 20 - 25 mm, cách mép trái 30 - 35 mm, cách mép phải 15 - 20 mm.

Hướng dẫn thực hiện căn lề chuẩn văn bản hành chính đối với Word 2003, 2007, 2010, 2013, 2019? (Hình từ Internet)

Hướng dẫn thực hiện cách căn lề chuẩn văn bản hành chính đối với Word 2003, 2007, 2010, 2013, 2019?

Hướng dẫn thực hiện cách căn lề chuẩn văn bản hành chính đối với Word mới nhất 2024 như sau:

[1] Cách căn lề theo Nghị định 30 đối với Word 2003

Bước 1: Mở thẻ File trên thanh công cụ phía trên cùng góc trái của phần mềm và chọn Page Setup để mở bảng tùy chọn định dạng trang in như sau:

Lúc này, giao diện bảng Page Setup hiện ra như sau:

Bước 2: Trong thẻ Margins, các tùy chọn canh chỉnh lần lượt cho Lề trên (Top), Lề dưới (Bottom), Lề trái (Left), Lề phải (Right). Để chọn các thông số này theo đúng hướng dẫn tại Nghị định 30, ta bấm trực tiếp vào từng ô để sửa cho phù hợp.

Ví dụ nếu ta muốn Lề trên là 2,5 cm, Lề dưới là 2 cm, Lề trái là 3 cm, Lề phải là 2 cm thì bấm vào từng ô và sửa lại như sau:

Bước 3: Sau khi đã chỉnh xong các lề cần sửa, nếu muốn chọn kích thước căn lề nay làm lề chuẩn cho những tài liệu tiếp theo nhấn Set As Default. Chọn Yes để lưu lại và cuối cùng bấm OK.

[2] Cách căn lề theo Nghị định 30 đối với Word 2007, 2010, 2013, 2019

Tương tự như Word 2003, để căn lề, cần mở bảng Page Setup lên. Sau đó, vào thẻ Page Layout trên thanh công cụ phía trên cùng và click vào mũi tên nhỏ phía dưới góc phải của thẻ Page Layout cạnh chữ Page Setup:

Hoặc chọn biểu tượng Margins, chọn tiếp Custom Margins ở phía cuối danh sách hiển thị để chiều chỉnh lại lề trong Word.:

Lúc này bảng Page Setup hiện ra, tùy chọn các thông số canh lề tương tự như Word 2003: chọn thẻ Margins và sửa lại khoảng cách canh lề theo ý muốn, bấm Set As Default/OK để hoàn tất.

Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần nào?

Căn cứ Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định thể thức văn bản:

Thể thức văn bản

1. Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.

2. Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính

a) Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

c) Số, ký hiệu của văn bản.

d) Địa danh và thời gian ban hành văn bản.

đ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

e) Nội dung văn bản.

g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

h) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.

i) Nơi nhận.

...

Theo đó, thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau:

- Các thành phần chính, bao gồm:

+ Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

+ Số, ký hiệu của văn bản.

+ Địa danh và thời gian ban hành văn bản.

+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

+ Nội dung văn bản.

+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

+ Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.

+ Nơi nhận.

- Các thành phần khác, bao gồm:

+ Phụ lục.

+ Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.

+ Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.

+ Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử;

+ Trang thông tin điện tử;

+ Số điện thoại;

+ Số Fax;

Trân trọng!