Thời hạn nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử vào Lưu trữ cơ quan là bao lâu?

Nội dung chính

• Thế nào là Lưu trữ cơ quan và trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan là gì?
• Thời hạn nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử vào Lưu trữ cơ quan là bao lâu?
• Ai có trách nhiệm nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử vào Lưu trữ cơ quan?

Thế nào là Lưu trữ cơ quan và trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan là gì?

Căn cứ theo khoản 4 Điều 2 Luật Lưu trữ 2011 giải thích về Lưu trữ cơ quan như sau:

Giải thích từ ngữ

Trong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

...

4. Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

...

Đồng thời tại Điều 10 Luật Lưu trữ 2011 quy định về trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan như sau:

Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan

1. Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu.

2. Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

3. Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức huỷ tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Theo đó, Lưu trữ cơ quan là một tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức và có trách nhiệm:

- Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu.

- Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử;

- Tổ chức huỷ tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Thời hạn nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử vào Lưu trữ cơ quan là bao lâu? (hình từ Internet)

Thời hạn nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử vào Lưu trữ cơ quan là bao lâu?

Căn cứ theo Điều 5 Thông tư 13/2023/TT-BNV (có hiệu lực từ ngày 15/10/2023) quy định về nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử vào Lưu trữ cơ quan như sau:

Nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử vào Lưu trữ cơ quan

1. Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đúng thành phần, cấu trúc, định dạng theo quy định tại Thông tư này và Điều 7 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

2. Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.

3. Mã hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu được giữ nguyên theo quy định tại khoản 4 Điều 4 Thông tư này và bảo đảm tính duy nhất trong Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của Lưu trữ cơ quan.

4. Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan trên cơ sở kết nối giữa Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh và Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

Theo đó, thời hạn tối đa để nộp hồ sơ thủ tục hành chính điện tử vào Lưu trữ cơ quan là 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.

Ai có trách nhiệm nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử vào Lưu trữ cơ quan?

Căn cứ theo Điều 9 Luật Lưu trữ 2011 quy định về trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan như sau:

Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1. Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức.

2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan.

Đồng thời tại Điều 9 Thông tư 13/2023/TT-BNV quy định về trách nhiệm lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử như sau:

Trách nhiệm lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc lập hồ sơ, thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.

2. Người giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính điện tử có trách nhiệm lập và giao nộp hồ sơ thủ tục hành chính điện tử vào Lưu trữ cơ quan đúng quy định.

3. Người làm lưu trữ có trách nhiệm:

a) Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.

b) Thu thập, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.

c) Giao nộp hồ sơ thủ tục hành chính điện tử có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.

d) Tổ chức hủy hồ sơ thủ tục hành chính điện tử hết giá trị theo quy định của pháp luật và theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Theo đó, trách nhiệm nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử vào Lưu trữ cơ quan thuộc về người giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính theo sự hướng dẫn của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và người làm lưu trữ.

Trân trọng!