Thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ là bao lâu? Ai có thẩm quyền xác định thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ?

Nội dung chính

• Thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ là bao lâu?
• Ai có thẩm quyền xác định thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ?
• Thành phần thành viên của Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm những ai?

Thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ là bao lâu?

Căn cứ theo Điều 17 Luật Lưu trữ 2011 quy định về thời hạn bảo quản tài liệu như sau:

Thời hạn bảo quản tài liệu

1. Tài liệu bảo quản vĩnh viễn là tài liệu có ý nghĩa và giá trị không phụ thuộc vào thời gian.

Tài liệu bảo quản vĩnh viễn bao gồm tài liệu về đường lối, chủ trương, chính sách, cương lĩnh, chiến lược; đề án, dự án, chương trình mục tiêu, trọng điểm quốc gia; về nhà đất và các tài liệu khác theo quy định của cơ quan có thẩm quyền.

2. Tài liệu bảo quản có thời hạn là tài liệu không thuộc trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này và được xác định thời hạn bảo quản dưới 70 năm.

3. Tài liệu hết giá trị cần loại ra để hủy là tài liệu có thông tin trùng lặp hoặc đã hết thời hạn bảo quản theo quy định và không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử.

4. Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết khoản 1 và khoản 2 Điều này.

Đồng thời tại Điều 3 Thông tư 10/2022/TT-BNV quy định về thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ như sau:

Thời hạn bảo quản tài liệu

1. Thời hạn bảo quản tài liệu là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc.

2. Thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Thông tư này.

3. Thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động đặc thù của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân thực hiện theo quy định tại Phụ lục II Thông tư này.

4. Đối với tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức chưa được quy định tại Thông tư này, các cơ quan, tổ chức căn cứ thời hạn bảo quản của tài liệu tương ứng để xác định.

Như vậy, về thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc và gồm có 02 nhóm như sau:

- Nhóm tài liệu bảo quản vĩnh viễn: là tài liệu có ý nghĩa và giá trị không phụ thuộc vào thời gian;

- Nhóm tài liệu bảo quản có thời hạn: có thời hạn bảo quản tối đa là 70 năm.

Thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ là bao lâu? Ai có thẩm quyền xác định thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ? (Hình từ Internet)

Ai có thẩm quyền xác định thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ?

Căn cứ theo Điều 18 Luật Lưu trữ 2011 quy định về Hội đồng xác định giá trị tài liệu như sau:

Hội đồng xác định giá trị tài liệu

1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị.

2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng bao gồm:

a) Chủ tịch Hội đồng;

b) Người làm lưu trữ ở cơ quan, tổ chức là Thư ký Hội đồng;

c) Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu là ủy viên;

d) Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị là ủy viên.

3. Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

4. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, hủy tài liệu hết giá trị theo quy định tại Điều 28 của Luật này.

Theo đó, việc xác định thời hạn bảo quản tài liệu sẽ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định dựa trên sự tham mưu của Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

Thành phần thành viên của Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm những ai?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 18 Luật Lưu trữ 2011 quy định về Hội đồng xác định giá trị tài liệu như sau:

- Chủ tịch Hội đồng;

- Người làm lưu trữ ở cơ quan, tổ chức là Thư ký Hội đồng;

- Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu là ủy viên;

- Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị là ủy viên.

Trân trọng!