Bản chính văn bản công chứng được lưu trữ tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong thời gian bao lâu?

Nội dung chính

• Bản chính văn bản công chứng được lưu trữ tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong thời gian bao lâu?
• Ngoài bản chính văn bản công chứng, hồ sơ công chứng còn có những thành phần nào?
• Công chứng viên không được nhận và công chứng bản chính văn bản công chứng là bản dịch trong trường hợp nào?

Bản chính văn bản công chứng được lưu trữ tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong thời gian bao lâu?

Khoản 2 Điều 64 Luật Công chứng 2014 quy định về chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng như sau:

Chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng

1. Tổ chức hành nghề công chứng phải bảo quản chặt chẽ, thực hiện biện pháp an toàn đối với hồ sơ công chứng.

2. Bản chính văn bản công chứng và các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng phải được lưu trữ ít nhất là 20 năm tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng; trường hợp lưu trữ ngoài trụ sở thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp.

3. Trong trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền có yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng thì tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản công chứng và các giấy tờ khác có liên quan. Việc đối chiếu bản sao văn bản công chứng với bản chính chỉ được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng nơi đang lưu trữ hồ sơ công chứng.

4. Việc kê biên, khám xét trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện theo quy định của pháp luật và có sự chứng kiến của đại diện Sở Tư pháp hoặc đại diện tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên tại địa phương.

...

Theo quy định nêu trên, bản chính văn bản công chứng được lưu trữ ít nhất là 20 năm tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.

Trường hợp lưu trữ ngoài trụ sở thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp.

Bản chính văn bản công chứng được lưu trữ tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong thời gian bao lâu? (Hình từ Internet)

Ngoài bản chính văn bản công chứng, hồ sơ công chứng còn có những thành phần nào?

Điều 63 Luật Công chứng 2014 quy định về các thành phần có trong hồ sơ công chứng như sau:

Hồ sơ công chứng

1. Hồ sơ công chứng bao gồm phiếu yêu cầu công chứng, bản chính văn bản công chứng, bản sao các giấy tờ mà người yêu cầu công chứng đã nộp, các giấy tờ xác minh, giám định và giấy tờ liên quan khác.

2. Hồ sơ công chứng phải được đánh số theo thứ tự thời gian phù hợp với việc ghi trong sổ công chứng.

Theo quy định nêu trên, ngoài bản chính văn bản công chứng, hồ sơ công chứng còn có các thành phần như phiếu yêu cầu công chứng, bản sao các giấy tờ mà người yêu cầu công chứng đã nộp, các giấy tờ xác minh, giám định và giấy tờ liên quan khác.

Hồ sơ công chứng phải được đánh số theo thứ tự thời gian phù hợp với việc ghi trong sổ công chứng.

Công chứng viên không được nhận và công chứng bản chính văn bản công chứng là bản dịch trong trường hợp nào?

Khoản 4 Điều 61 Luật Công chứng 2014 quy định về công chứng bản dịch như sau:

Công chứng bản dịch

...

Từng trang của bản dịch phải được đóng dấu chữ “Bản dịch” vào chỗ trống phía trên bên phải; bản dịch phải được đính kèm với bản sao của bản chính và được đóng dấu giáp lai.

3. Lời chứng của công chứng viên đối với bản dịch phải ghi rõ thời điểm, địa điểm công chứng, họ tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng; họ tên người phiên dịch; chứng nhận chữ ký trong bản dịch đúng là chữ ký của người phiên dịch; chứng nhận nội dung bản dịch là chính xác, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội; có chữ ký của công chứng viên và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.

4. Công chứng viên không được nhận và công chứng bản dịch trong các trường hợp sau đây:

a) Công chứng viên biết hoặc phải biết bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc không hợp lệ; bản chính giả;

b) Giấy tờ, văn bản được yêu cầu dịch đã bị tẩy xoá, sửa chữa, thêm, bớt hoặc bị hư hỏng, cũ nát không thể xác định rõ nội dung;

c) Giấy tờ, văn bản được yêu cầu dịch thuộc bí mật nhà nước; giấy tờ, văn bản bị cấm phổ biến theo quy định của pháp luật.

Theo đó, nếu văn bản công chứng là bản dịch thì công chứng viên không được nhận và công chứng bản chính văn bản công chứng nếu:

- Công chứng viên biết hoặc phải biết bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc không hợp lệ; bản chính giả;

- Giấy tờ, văn bản được yêu cầu dịch đã bị tẩy xoá, sửa chữa, thêm, bớt hoặc bị hư hỏng, cũ nát không thể xác định rõ nội dung;

- Giấy tờ, văn bản được yêu cầu dịch thuộc bí mật nhà nước; giấy tờ, văn bản bị cấm phổ biến theo quy định của pháp luật.

Trân trọng!