Căn cứ để cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân là xác nhận của Tổ trưởng Tổ dân phố

Như vậy, trong trường hợp này, cán bộ tư pháp - hộ tịch đã tự đặt ra thêm một loại giấy tờ ngoài quy định là văn bản xác nhận về tình trạng hôn nhân của Tổ trưởng dân phố. Đây là hành vi cán bộ tư pháp - hộ tịch không được làm vì vi phạm quy định tại điểm d khoản 1 Điều 83 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

Với việc yêu cầu người dân phải xuất trình loại giấy tờ không có trong quy định, cán bộ tư pháp - hộ tịch phường K không chỉ vi phạm quy định về những việc không được làm, mà còn thể hiện sự thiếu ý thức trách nhiệm, đùn đẩy trách nhiệm cho người khác. Pháp luật không quy định Tổ trưởng Tổ dân phố có chức năng, nhiệm vụ cấp văn bản xác nhận về tình trạng hôn nhân của người dân. Trong nghiệp vụ đăng ký và quản lý hộ tịch, việc xác nhận tình trạng hôn nhân được thực hiện bằng cách tra cứu Sổ đăng ký kết hôn lưu trữ tại cơ quan quản lý hộ tịch. Trong trường hợp cần xác minh thì cán bộ tư pháp - hộ tịch phải tự mình thực hiện việc xác minh chứ không thể giao trách nhiệm cho người khác. Do đó, văn bản xác nhận của Tổ trưởng dân phố, nếu có, thì chỉ được coi là một nguồn thông tin tham khảo chứ không thể coi là căn cứ để xác nhận tình trạng hôn nhân của chị Thoa. Mặt khác, nếu cần có thông tin do Tổ trưởng dân phố cung cấp thì cán bộ tư pháp - hộ tịch phải tự thực hiện việc xác minh chứ không thể buộc người dân phải làm thủ tục mà pháp luật không quy định.