Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan là bao lâu? Nội dung lập hồ sơ bao gồm những gì?

Nội dung chính

• Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan thuộc về ai?
• Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan là bao lâu?
• Nội dung lập hồ sơ bao gồm những gì?

Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan thuộc về ai?

Căn cứ theo quy định tại tiểu mục 1 Mục VI Hướng dẫn 14-HD/VPTW năm 2022 quy định về trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan như sau:

Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

b) Chánh văn phòng có trách nhiệm tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai, hướng dẫn, kiểm tra thực hiện; tổ chức việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

c) Người đứng đầu đơn vị chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ cơ quan.

d) Người được giao giải quyết, theo dõi công việc có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác, phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu theo quy định.

e) Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm giúp chánh văn phòng hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; lập kế hoạch và tiếp nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu; lập biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu; bảo quản và tổ chức sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

Theo đó, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Ngoài ra, Chánh văn phòng và các cá nhân khác phải có trách nhiệm thực hiện theo các quy định trên.

Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan là bao lâu? Nội dung lập hồ sơ bao gồm những gì? (Hình từ Internet)

Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan là bao lâu?

Căn cứ theo quy định tại tiểu mục 3 Mục VI Hướng dẫn 14-HD/VPTW năm 2022 quy định về thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan như sau:

Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

a) Hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ nộp lưu vào lưu trữ cơ quan phải đủ, đúng thành phần; việc giao nộp được thực hiện đúng thời hạn, theo trình tự, thủ tục quy định.

- Cá nhân được giao giải quyết công việc lập hồ sơ điện tử, bảo đảm liên kết chính xác dữ liệu đặc tả của hồ sơ; đến thời hạn quy định, làm thủ tục nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan trên hệ thống.

- Các loại hình tài liệu khác (ảnh, ghi âm, ghi hình, khoa học kỹ thuật, tài liệu điện tử...) nộp lưu cùng hồ sơ, tài liệu giấy.

b) Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Trong thời hạn 1 năm kể từ ngày công việc kết thúc đối với hồ sơ hành chính.

- Trong thời hạn 3 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ xây dựng cơ bản.

c) Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý bằng văn bản và phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 2 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

d) Thủ tục giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Đơn vị, cá nhân có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ công việc đã kết thúc, thống kê thành mục lục hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan (kèm theo mục lục hồ sơ, tài liệu).

- Lưu trữ cơ quan tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các đơn vị, cá nhân nộp lưu, đối chiếu thực tế hồ sơ với mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và lập biên bản giao nhận thành hai bản, bên giao nộp giữ một bản, lưu trữ cơ quan giữ một bản. Biên bản phải có đầy đủ chữ ký của người giao, người nhận và người đứng đầu đơn vị giao, nhận hồ sơ.

Như vậy, thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan sẽ là:

- Trong thời hạn 1 năm kể từ ngày công việc kết thúc đối với hồ sơ hành chính.

- Trong thời hạn 3 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ xây dựng cơ bản.

Nội dung lập hồ sơ bao gồm những gì?

Căn cứ theo quy định tại tiểu mục 2 Mục VI Hướng dẫn 14-HD/VPTW năm 2022 quy định về nội dung lập hồ sơ như sau:

Nội dung lập hồ sơ

a) Đối với văn bản giấy, nội dung lập hồ sơ gồm: Mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn bản, đưa tài liệu vào hồ sơ và sắp xếp tài liệu trong hồ sơ; kết thúc và biên mục hồ sơ.

b) Đối với văn bản điện tử: Việc lập hồ sơ điện tử trong cơ quan, tổ chức được tiến hành song song với hồ sơ tài liệu giấy và bảo đảm chính xác như hồ sơ tài liệu giấy.

c) Nội dung lập và giao nộp hồ sơ thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền.

Theo đó, nội dung lập hồ sơ sẽ phụ thuộc vào hình thức là văn bản giấy hay văn bản điện tử, ngoài ra nội dung lập và giao nộp hồ sơ thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền.

Trân trọng!