Mẫu giấy nghiệp vụ, dấu nghiệp vụ kiểm dịch thực vật có quy cách như thế nào?

Nội dung chính

• Quy cách mẫu giấy nghiệp vụ, dấu nghiệp vụ kiểm dịch thực vật như thế nào?
• Cách ghi và sử dụng mẫu giấy nghiệp vụ kiểm dịch thực vật như thế nào?
• Quy định sử dụng dấu nghiệp vụ kiểm dịch thực vật như thế nào?

Quy cách mẫu giấy nghiệp vụ, dấu nghiệp vụ kiểm dịch thực vật như thế nào?

Tại Điều 4 Thông tư 20/2021/TT-BNNPTNT quy định quy cách mẫu giấy nghiệp vụ, dấu nghiệp vụ kiểm dịch thực vật như sau:

1. Quy cách mẫu giấy nghiệp vụ kiểm dịch thực vật tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này như sau:

a) Các mẫu giấy 1, 2, 3, 4, 5 và 6 thống nhất sử dụng khổ giấy A4 (210mm x 297mm);

b) Các mẫu giấy nghiệp vụ số 2 và 4 được thiết kế song ngữ Việt - Anh;

c) Mẫu Giấy chứng chứng nhận kiểm dịch thực vật, mẫu Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật tái xuất khẩu quy định tại Phụ lục V và Phụ lục VI ban hành kèm theo Thông tư số 33/2014/TT-BNNPTNT ngày 30 tháng 10 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn quy định trình tự, thủ tục kiểm dịch thực vật nhập khẩu, xuất khẩu, quá cảnh và sau nhập khẩu vật thể thuộc diện kiểm dịch thực vật (sau đây viết tắt là Thông tư số 33/2014/TT- BNNPTNT) sử dụng chất liệu giấy carbon loại giấy in máy tính liên tục, khổ giấy 219mm x 305mm (không kể phần biên giấy); được thiết kế song ngữ Việt - Anh; phôi giấy với hoa văn màu trên nền giấy trắng được sử dụng kết hợp với phần mềm chuyên dụng. Các liên phát hành hoa văn và nền màu xanh lá cây nhạt, liên lưu: hoa văn màu vàng trên nền trắng.

2. Quy cách dấu nghiệp vụ kiểm dịch thực vật tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư này như sau:

a) Dấu nghiệp vụ kiểm dịch thực vật hình elip; kích thước 5cm x 3cm. Phần chính giữa là kiểm dịch thực vật hiệu. Hai đầu dấu theo chiều ngang có hình ngôi sao. Viền quanh dấu ghi 2 dòng bằng tiếng Anh:

Dòng trên: “Socialist Republic of Vietnam”

Dòng dưới: “Plant Quarantine Service”.

b) Dấu nghiệp vụ kiểm dịch thực vật được làm kiểu dấu tự động, liền mực, sử dụng mực màu xanh lam. Chất liệu mặt dấu làm bằng cao su chịu dầu.

3. Quy cách tem niêm phong kiểm dịch thực vật tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư này như sau:

Tem niêm phong kiểm dịch thực vật hình elip; kích thước 7cm x 3cm. Hai đầu tem theo chiều ngang có hình ngôi sao. Viền quanh tem ghi 2 dòng bằng tiếng Anh: “Plant Quarantine of Vietnam”.

(hình ảnh minh họa)

Cách ghi và sử dụng mẫu giấy nghiệp vụ kiểm dịch thực vật như thế nào?

Tại Điều 5 Thông tư 20/2021/TT-BNNPTNT quy định cách ghi và sử dụng mẫu giấy nghiệp vụ kiểm dịch thực vật như sau:

1. Cách ghi mẫu giấy nghiệp vụ tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này như sau:

a) Tên cơ quan chủ quản: tên cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp;

b) Tên cơ quan kiểm dịch thực vật: tên cơ quan kiểm dịch thực vật cấp giấy;

c) Giấy nghiệp vụ kiểm dịch thực vật được hoàn thiện bằng cách lựa chọn và đánh dấu (x) vào các ô vuông thích hợp ở đầu dòng hoặc điền các thông tin khai báo, đăng ký theo yêu cầu cụ thể tại từng mẫu giấy. Trường hợp không có lựa chọn thích hợp, ghi nội dung vào các mục “trường hợp khác” hoặc “kết luận khác” phù hợp với thực tế.

2. Sử dụng mẫu giấy nghiệp vụ tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này như sau:

a) Mẫu giấy 1 được cơ quan kiểm dịch thực vật lập trên máy tính. Trường hợp Trạm kiểm dịch thực vật chưa có máy tính có thể sử dụng mẫu giấy in sẵn để ghi chép theo nghiệp vụ kiểm dịch thực vật;

b) Các mẫu giấy nghiệp vụ số 2, 3 và 5 được in sẵn hoặc được lập trên môi trường điện tử để công chức kiểm dịch thực vật sử dụng khi kiểm tra phương tiện vận chuyển, lấy mẫu, điều tra và giám sát khử trùng theo nghiệp vụ kiểm dịch thực vật;

c) Mẫu giấy 6 được tổ chức giám định lập trên máy vi tính;

d) Mẫu Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật, Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật tái xuất khẩu quy định tại Phụ lục V và Phụ lục VI ban hành kèm theo Thông tư số 33/2014/TT-BNNPTNT sử dụng phần mềm chuyên dụng về kiểm dịch thực vật và in ra trên các loại phôi giấy chứng nhận do Cục Bảo vệ thực vật cấp.

Trường hợp Trạm kiểm dịch thực vật chưa có máy tính có thể sử dụng máy chữ để ghi nội dung cần thiết lên phôi giấy. Liên đầu tiên (hoa văn màu vàng) được lưu tại đơn vị kiểm dịch thực vật, các liên sau (hoa văn màu xanh) được cấp cho chủ vật thể. Bản chính được đóng dấu “Origin”, bản sao được đóng dấu “Copy”.

Việc đánh số thứ tự trên các mẫu giấy quy định tại Phụ lục V và Phụ lục VI như sau: số thứ tự do đơn vị hoặc Trạm kiểm dịch thực vật cấp (6 chữ số)/năm cấp giấy (2 chữ số cuối của năm)/mã đơn vị (2 chữ số) và mã trạm kiểm dịch thực vật cấp giấy (2 chữ số) liền nhau.

Trường hợp cần đính kèm theo Danh mục vật thể kiểm dịch thực vật, phải đóng giáp lai dấu nghiệp vụ vào mặt sau Giấy chứng nhận và Danh mục.

Quy định sử dụng dấu nghiệp vụ kiểm dịch thực vật như thế nào?

Tại Điều 6 Thông tư 20/2021/TT-BNNPTNT quy định sử dụng dấu nghiệp vụ kiểm dịch thực vật như sau:

1. Dấu nghiệp vụ kiểm dịch thực vật được sử dụng đóng vào mục “Dấu của cơ quan” tại mẫu giấy quy định tại Phụ lục V và Phụ lục VI ban hành kèm theo Thông tư số 33/2014/TT-BNNPTNT.

2. Việc quản lý dấu nghiệp vụ kiểm dịch thực vật được thực hiện theo quy định pháp luật về công tác văn thư.

Trân trọng!