Trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam, nội dung lập danh mục hồ sơ vào lưu trữ cơ quan được quy định ra sao?

Nội dung chính

• 1. Xây dựng khung đề mục của danh mục hồ sơ vào lưu trữ cơ quan trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như thế nào?
• 2. Thời hạn bảo quản hồ sơ của danh mục hồ sơ vào lưu trữ cơ quan trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như thế nào?
• 3. Việc đánh số, ký hiệu các đề mục và mã hồ sơ điện tử trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như thế nào?

1. Xây dựng khung đề mục của danh mục hồ sơ vào lưu trữ cơ quan trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như thế nào?

Tại Điểm a, Điểm b Khoản 3 Điều 25 Quy chế về công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 3012/QĐ-BHXH năm 2022 có quy định về xây dựng khung đề mục của danh mục hồ sơ vào lưu trữ cơ quan trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như sau:

3. Nội dung lập Danh mục hồ sơ

a) Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ

Khung đề mục của Danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức. Thực hiện như sau:

Lấy tên các đơn vị trong cơ quan làm đề mục lớn (các phần) của Danh mục hồ sơ.

Trong từng đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ là các vấn đề thuộc chức năng nhiệm vụ của đơn vị.

Trong mỗi đề mục nhỏ, các hồ sơ được sắp xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí và tầm quan trọng của hồ sơ.

Mẫu danh mục hồ sơ: Mẫu số 03 - Phụ lục IV

b) Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc người lập

Xác định những hồ sơ cần lập trong năm, đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ dựa trên các căn cứ lập Danh mục hồ sơ tại khoản 2 Điều này; đặc biệt là chương trình kế hoạch và nhiệm vụ công tác năm của cơ quan và của các đơn vị, nhiệm vụ và công việc cụ thể của từng cá nhân trong đơn vị.

Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dung của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc.

Mẫu một số loại tiêu đề hồ sơ tiêu biểu: Mẫu số 04 - Phụ lục IV.

2. Thời hạn bảo quản hồ sơ của danh mục hồ sơ vào lưu trữ cơ quan trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như thế nào?

Tại Điểm c Khoản 3 Điều 25 Quy chế về công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 3012/QĐ-BHXH năm 2022 có quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ của danh mục hồ sơ vào lưu trữ cơ quan trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như sau:

c) Xác định thời hạn bảo quản của hồ sơ

Căn cứ Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của hệ thống BHXH Việt Nam, thời hạn bảo quản của hồ sơ được xác định theo Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của hệ thống BHXH Việt Nam.

3. Việc đánh số, ký hiệu các đề mục và mã hồ sơ điện tử trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như thế nào?

Tại Điểm d, Điểm e Khoản 3 Điều 25 Quy chế về công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 3012/QĐ-BHXH năm 2022 có quy định về việc đánh số, ký hiệu các đề mục và mã hồ sơ điện tử trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như sau:

d) Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ

Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã.

Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớn được đánh số riêng bằng chữ số Ả-rập.

Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả rập và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn. Chữ viết tắt của các đề mục lớn trong Danh mục hồ sơ do cơ quan quy định nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ.

Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách sau:

+ Số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01 (đối với Danh mục hồ sơ hồ sơ của cơ quan).

+ Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục, bắt đầu từ số 01 (đối với Danh mục hồ sơ của các đơn vị).

e) Mã hồ sơ điện tử

- Mỗi một mã hồ sơ điện tử là duy nhất, có chức năng định vị địa chỉ của hồ sơ trong một phông lưu trữ.

- Mã hồ sơ điện tử bao gồm:

+ Mã định danh điện tử của cơ quan, đơn vị.

+ Năm hình thành hồ sơ.

+ Số, ký hiệu hồ sơ.

+ Tên viết tắt của cán bộ lập hồ sơ.

- Năm hình thành hồ sơ và số, ký hiệu hồ sơ được xác định theo Danh mục hồ sơ được ban hành hàng năm. Các thành phần của mã hồ sơ được phân định bằng dấu chấm.

Ví dụ: G24.119.2022.26/LT.Hant là mã hồ sơ của “Hồ sơ xây dựng, ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ đối với BHXH các tỉnh, thành phố” của Phòng Hồ sơ nghiệp vụ, Trung tâm Lưu trữ, Bảo hiểm xã hội Việt Nam, do cán bộ Nguyễn Thị Hà lập. Trong đó:

+ G24.119 là mã định danh điện tử của Trung tâm Lưu trữ, BHXH Việt Nam.

+ 2022 là năm hình thành hồ sơ.

+ 26/LT là số, ký hiệu hồ sơ (quy định tại Danh mục hồ sơ năm 2022).

+ Hant là tên viết tắt của cán bộ lập hồ sơ.

Trân trọng!