Đối với công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam, nguyên tắc, yêu cầu thực hiện được quy định như thế nào?

Nội dung chính

• 1. Nguyên tắc, yêu cầu về công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam?
• 2. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam?
• 3. Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan, đơn vị trực thuộc trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam?

1. Nguyên tắc, yêu cầu về công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam?

Tại Điều 3 Quy chế về công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 3012/QĐ-BHXH năm 2022 có quy định về nguyên tắc, yêu cầu về công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như sau:

1. Nguyên tắc

Công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật và của BHXH Việt Nam.

2. Yêu cầu

a) Tất cả văn bản đi, văn bản đến phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan, đơn vị để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký (trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật); phải được xử lý trên Hệ thống quản lý văn bản (QLVB), trừ văn bản có độ mật và văn bản sử dụng hình thức văn bản giấy (Phụ lục I).

b) Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo; phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý. Văn bản đến có các mức độ khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận. Văn bản đi có các mức độ khẩn phải được hoàn tất thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.

c) Văn bản của cơ quan, đơn vị phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật và của BHXH Việt Nam.

d) Công chức, viên chức (CCVC) được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, đơn vị có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định.

đ) Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật.

2. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam?

Tại Điều 4 Quy chế về công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 3012/QĐ-BHXH năm 2022 có quy định về giá trị pháp lý của văn bản điện tử trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như sau:

Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.

3. Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan, đơn vị trực thuộc trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam?

Tại Khoản 1 Điều 5 Quy chế về công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 3012/QĐ-BHXH năm 2022 có quy định về trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan, đơn vị trực thuộc trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như sau:

1. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị trực thuộc

a) Chánh Văn phòng quản lý văn bản đến, văn bản đi và sao văn bản; tổ chức thực hiện việc quản lý văn bản; theo dõi, đôn đốc, tổng hợp kết quả giải quyết văn bản đến; quản lý con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật; hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ công tác văn thư; xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư.

b) Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm

Tổ chức xử lý văn bản, chỉ đạo, phân công đơn vị, cá nhân giải quyết theo quy định; chuyển trả ngay những văn bản không thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, đề xuất đơn vị chủ trì giải quyết và thông báo để Văn phòng cập nhật, điều chỉnh; tổ chức thực hiện việc quản lý văn bản; đôn đốc, theo dõi kết quả giải quyết văn bản và chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan về kết quả và thời hạn giải quyết văn bản của đơn vị; quản lý con dấu (nếu có) và thiết bị lưu khóa bí mật; chủ động tham mưu, đề xuất, tổ chức triển khai thực hiện, giải quyết công việc thuộc lĩnh vực được giao phụ trách.

Theo dõi, đánh giá việc thực hiện văn bản do đơn vị tham mưu ban hành, kịp thời báo cáo Lãnh đạo cơ quan về tác động và tính khả thi của văn bản.

Phối hợp với Văn phòng xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch ứng dụng khoa học công nghệ trong quản lý văn bản.

Trân trọng!