Quản lý thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và tiếp nhận, xử lý và cấp mã của cơ quan thuế cho hóa đơn điện tử có mã

Nội dung chính

• Quản lý thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
• Tiếp nhận, xử lý và cấp mã của cơ quan thuế cho hóa đơn điện tử có mã

Quản lý thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Căn cứ Điều 7 Quy trình quản lý hóa đơn điện tử ban hành kèm theo Quyết định 1447/QĐ-TCT năm 2021 việc quản lý thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được quy định như sau:

1. Tiếp nhận và xử lý Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT của NNT (Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT):

a) Đối chiếu bước 1:

Trong thời gian 15 phút kể từ khi nhận được Tờ khai Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT của NNT, Cổng điện tử tự động đối chiếu thông tin trên Tờ khai Mẫu số 01 /ĐKTĐ-HĐĐT, bao gồm:

- Mã số thuế phải có trạng thái đang hoạt động (trạng thái 00, 04).

- CQT quản lý trên tờ khai đăng ký sử dụng HĐĐT đúng với cơ quan quản lý thuế trên phân hệ đăng ký thuế của Hệ thống TMS.

- Các chỉ tiêu trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT đúng Chuẩn dữ liệu.

- Chữ ký số của NNT theo đúng quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.

Trường hợp NNT gửi Tờ khai Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT qua tổ chức truyền nhận, Cổng điện tử tự động đối chiếu thêm các thông tin đối với tổ chức truyền nhận theo quy định tại điểm b, khoản 2 Điều 6 Quy trình này.

Căn cứ kết quả đối chiếu, Cổng điện tử tự động tạo thông báo về việc tiếp nhận/không tiếp nhận tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT (Mẫu số 01/TB-TNĐT), ký và gửi NNT theo phương thức quy định tại khoản 3 Điều 6 Quy trình này.

b) Đối chiếu bước 2:

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày Cổng điện tử gửi thông báo về việc tiếp nhận Mẫu số 01/TB-TNĐT, Hệ thống HĐĐT tự động đối chiếu các nội dung thông tin trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT, bao gồm:

- NNT không thuộc trường hợp ngừng sử dụng HĐĐT.

- NNT chỉ được đăng ký một trong hai hình thức HĐĐT là “Có mã của CQT” hoặc “Không có mã của CQT”.

- NNT đăng ký hình thức gửi dữ liệu và phương thức chuyển dữ liệu HĐĐT phải phù hợp với hình thức hóa đơn đã lựa chọn.

- NNT đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử “Có mã của CQT” và chọn hình thức gửi dữ liệu là “trường hợp sử dụng HĐĐT có mã không phải trả tiền dịch vụ” phải đáp ứng điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 14 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

- NNT đăng ký loại hóa đơn sử dụng là “Hóa đơn giá trị gia tăng” thì phương pháp tính thuế giá trị gia tăng mà NNT đăng ký trên phân hệ đăng ký thuế phải là phương pháp khấu trừ.

- NNT là hộ kinh doanh thì phải có thông tin về Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh trên phân hệ đăng ký thuế.

Căn cứ kết quả đối chiếu bước 2, Hệ thống HĐĐT tự động tạo thông báo về việc chấp nhận/không chấp nhận đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT (Mẫu số 01/TB-ĐKĐT).

c) Ban hành thông báo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT gửi NNT:

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày gửi thông báo Mẫu số 01/TB-TNĐT cho NNT, theo quy định tại điểm a, khoản 4 Điều 6 Quy trình này, công chức, Phụ trách bộ phận tiếp nhận dữ liệu, Thủ trưởng CQT (hoặc người được Thủ trưởng CQT phân công, ủy quyền), công chức được giao làm công tác văn thư thực hiện ban hành thông báo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT, Hệ thống HĐĐT tự động gửi thông báo cho NNT.

Trường hợp chấp nhận đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT, Hệ thống HĐĐT tự động tạo tài khoản, phân quyền theo quy định tại Mục 5 Quy trình này và gửi thông tin về tài khoản qua địa chỉ thư điện tử của NNT đã đăng ký trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.

2. Tiếp nhận và xử lý Tờ khai thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT trong trường hợp ủy nhiệm/nhận ủy nhiệm lập HĐĐT:

a) Đối chiếu bước 1:

Trong thời gian 15 phút kể từ khi nhận được Tờ khai thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT có nội dung về ủy nhiệm/nhận ủy nhiệm lập hóa đơn (mục 5, 6 Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT), Cổng điện tử tự động đối chiếu thông tin đăng ký của NNT gồm:

- Mã số thuế phải có trạng thái đang hoạt động (trạng thái 00, 04).

- CQT quản lý trên tờ khai đăng ký sử dụng HĐĐT đúng với cơ quan quản lý thuế trên phân hệ đăng ký thuế của Hệ thống TMS.

- Các chỉ tiêu trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT đúng Chuẩn dữ liệu.

- Chữ ký số của NNT theo đúng quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.

Trường hợp NNT gửi đăng ký thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT qua tổ chức truyền nhận, Cổng điện tử tự động đối chiếu thêm các thông tin đối với tổ chức truyền nhận theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 6 Quy trình.

Căn cứ kết quả đối chiếu, Cổng điện tử tự động tạo thông báo về việc tiếp nhận/không tiếp nhận tờ khai thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT (Mẫu số 01/TB-TNĐT), ký nhân danh Tổng cục Thuế và gửi NNT theo phương thức tại khoản 3 Điều 6 Quy trình.

b) Đối chiếu bước 2:

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày Cổng điện tử gửi thông báo Mẫu số 01/TB-TNĐT cho bên ủy nhiệm/bên nhận ủy nhiệm (tùy thuộc vào việc bên nào gửi tờ khai Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT đến sau), Hệ thống HĐĐT tự động đối chiếu các nội dung trên tờ khai Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT của bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm, bao gồm:

- NNT đã được CQT gửi thông báo chấp nhận đối với các tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT trước đó.

- NNT không thuộc trường hợp ngừng sử dụng HĐĐT.

- Thông tin đăng ký ủy nhiệm do bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm kê khai trên tờ khai Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT phải thống nhất.

Căn cứ kết quả đối chiếu bước 2, Hệ thống HĐĐT tự động tạo thông báo về việc chấp nhận/không chấp nhận ủy nhiệm/nhận ủy nhiệm (Mẫu số 01/TB-ĐKĐT).

c) Ban hành thông báo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT gửi NNT:

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày Cổng điện tử gửi thông báo Mẫu số 01/TB-TNĐT cho bên ủy nhiệm/bên nhận ủy nhiệm (tùy thuộc vào việc bên nào gửi tờ khai Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT đến sau), theo quy định tại điểm a, khoản 4 Điều 6 Quy trình này, công chức, Phụ trách bộ phận tiếp nhận dữ liệu, Thủ trưởng CQT (hoặc người được Thủ trưởng CQT phân công, ủy quyền), công chức được giao làm công tác văn thư thực hiện ban hành thông báo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT, Hệ thống HĐĐT tự động gửi thông báo cho NNT.

Tiếp nhận, xử lý và cấp mã của cơ quan thuế cho hóa đơn điện tử có mã

Theo Điều 9 Quy trình này việc tiếp nhận, xử lý và cấp mã của cơ quan thuế cho hóa đơn điện tử có mã được quy định như sau:

1. Đối chiếu bước 1:

Trong thời gian 05 phút kể từ khi Cổng điện tử tiếp nhận HĐĐT đề nghị cấp mã từ NNT (không bao gồm HĐĐT theo từng lần phát sinh thực hiện theo quy định tại Điều 12 Quy trình này), Hệ thống HĐĐT tự động đối chiếu các thông tin, bao gồm:

- Mã số thuế phải có trạng thái đang hoạt động (trạng thái 00, 02, 04).

- Các chỉ tiêu trên hóa đơn đúng Chuẩn dữ liệu.

- Chữ ký số của NNT theo đúng quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.

- Loại hóa đơn phù hợp với thông tin NNT đã đăng ký trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.

- Số hóa đơn là duy nhất trong một ký hiệu hóa đơn của NNT.

- NNT không thuộc trường hợp ngừng sử dụng HĐĐT.

- HĐĐT có thời điểm lập phù hợp với hình thức áp dụng HĐĐT theo đăng ký sử dụng của NNT hoặc các thông báo của CQT đã gửi NNT.

- Trường hợp NNT gửi HĐĐT qua tổ chức truyền nhận, Hệ thống HĐĐT tự động đối chiếu thêm các thông tin đối với tổ chức truyền nhận theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 6 Quy trình.

- Trường hợp NNT ủy nhiệm lập hóa đơn, Hệ thống HĐĐT tự động đối chiếu thêm các thông tin đối với hóa đơn ủy nhiệm theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 6 Quy trình.

- Trường hợp hóa đơn đề nghị cấp mã là hóa đơn thay thế thì tình trạng hóa đơn bị thay thế phải đảm bảo: chưa bị hủy, chưa bị thay thế, chưa bị điều chỉnh và không phải là hóa đơn điều chỉnh.

- Trường hợp hóa đơn đề nghị cấp mã là hóa đơn điều chỉnh thì tình trạng hóa đơn bị điều chỉnh phải đảm bảo: chưa bị hủy, chưa bị thay thế.

2. Cấp mã cho HĐĐT:

Trường hợp HĐĐT đảm bảo thông tin theo quy định tại khoản 1 Điều này, Hệ thống HĐĐT thực hiện cấp mã hóa đơn, ký số nhân danh Tổng cục Thuế và gửi cho NNT chậm nhất trong thời gian 05 phút kể từ thời điểm nhận được HĐĐT đề nghị cấp mã theo phương thức quy định tại khoản 3 Điều 6 Quy trình.

Trường hợp HĐĐT không đảm bảo thông tin theo quy định tại khoản 1 Điều này, Hệ thống HĐĐT tự động tạo thông báo kết quả kiểm tra dữ liệu HĐĐT (Mẫu số 01/TB-KTDL), ký nhân danh Tổng cục Thuế và gửi NNT theo phương thức quy định tại khoản 3 Điều 6 Quy trình.

3. Đối chiếu bước 2:

Định kỳ từ ngày 01 đến ngày 10 hàng tháng, căn cứ dữ liệu hóa đơn NNT đã được cấp mã, các thông tin đã được cập nhật trong quá trình quản lý hóa đơn điện tử, Hệ thống HĐĐT tiếp tục đối chiếu tự động các thông tin theo quy định tại khoản 1 Điều này. Kết quả đối chiếu là căn cứ để CQT đề nghị NNT giải trình về hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều 19 Quy trình này.

Trân trọng!