Quy định về việc lưu trữ chứng từ, hồ sơ các khoản chi ngân sách nhà nước tại Kho bạc Nhà nước cấp tỉnh

Nội dung chính

• Lưu trữ chứng từ, hồ sơ đối với hồ sơ chứng từ đơn vị giao dịch trực tiếp tại KBNN
• Lưu trữ chứng từ, hồ sơ đối với hồ sơ, đơn vị giao dịch gửi trực tuyến qua hệ thống DVC

Tại Điều 12 Quy định ban hành kèm theo Quyết định 3519/QĐ-KBNN năm 2020, có quy định về việc lưu trữ chứng từ, hồ sơ, như sau:

Lưu trữ chứng từ, hồ sơ đối với hồ sơ chứng từ đơn vị giao dịch trực tiếp tại KBNN

Việc lưu trữ hồ sơ, chứng từ thực hiện theo quy định tại Quyết định số 858/QĐ-KBNN ngày 15/10/2014 của Tổng Giám đốc KBNN về việc ban hành Quy chế bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy tài liệu kế toán của hệ thống KBNN trong điều kiện vận hành hệ thống TABMIS.

- Về hồ sơ, chứng từ chi: Hàng ngày, GDV in liệt kê chứng từ S2-06/KB/TABMIS theo từng mã nhân viên, kèm hồ sơ, chứng từ kiểm soát chi theo từng mã nhân viên của từng phân hệ. Trong ngày, nếu phát sinh hồ sơ, chứng từ về dự toán, cam kết chi, in Liệt kê chứng từ S2-06/KB/TABMIS của phân hệ BA và PO lưu kèm hồ sơ, chứng từ ngày.

- Đối với hồ sơ gửi lần đầu (đối với chi thường xuyên), hồ sơ gửi từng lần, Bảng xác nhận số dư tài khoản tiền gửi tại KBNN, Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách tại KBNN, Bảng đối chiếu tình hình sử dụng kinh phí tại KBNN, thực hiện lưu trữ theo quy định tại Quyết định số 858/QĐ-KBNN.

Riêng đối với chi đầu tư: Việc lưu trữ hồ sơ dự án theo quy định tại Quyết định số 5657/QĐ-KBNN ngày 28/12/2016 của Tổng Giám đốc KBNN, trong đó lưu ý:

- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư:

+ Đối với các dự án sử dụng nguồn vốn NSNN (bao gồm vốn trái phiếu Chính phủ), đơn vị giao dịch lập 02 liên (01 liên lưu hồ sơ dự án và 01 liên chứng từ trả lại đơn vị giao dịch).

+ Đối với các dự án sử dụng nguồn vốn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) và vốn vay ưu đãi của các nhà tài trợ nước ngoài, đơn vị giao dịch lập 03 liên (01 liên lưu hồ sơ dự án và 02 liên chứng từ trả lại đơn vị giao dịch để đơn vị giao dịch lưu 01 liên và 01 liên gửi ngân hàng phục vụ để làm thủ tục rút vốn ngoài nước).

- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, ứng trước vốn đầu tư, đơn vị giao dịch lập 02 liên (01 liên lưu vào tập chứng từ ngày và 01 liên chứng từ trả lại đơn vị giao dịch); GDV phô tô 01 liên lưu hồ sơ dự án.

- Đối với chứng từ chuyển tiền, đơn vị giao dịch lập 02 liên chứng từ (trường hợp không khấu trừ thuế VAT 2%) và 03 liên chứng từ (trường hợp khấu trừ thuế VAT 2%):

+ Trường hợp không khấu trừ thuế VAT 2% (01 liên lưu vào tập chứng từ ngày và 01 liên chứng từ trả lại đơn vị giao dịch); GDV phô tô 01 liên lưu hồ sơ dự án.

+ Trường hợp khấu trừ thuế VAT 2% (01 liên lưu vào tập chứng từ ngày và 02 liên chứng từ trả lại đơn vị giao dịch để đơn vị giao dịch lưu 01 liên và gửi đơn vị hưởng 01 liên để chứng minh nghĩa vụ đã nộp thuế VAT 2% của đơn vị hưởng); GDV phô tô 01 liên lưu hồ sơ dự án.

- Đối với chứng từ đề nghị GTGC vốn ODA, vốn vay ưu đãi nước ngoài, đơn vị lập 03 liên Giấy đề nghị GTGC vốn ODA, vốn vay ưu đãi nước ngoài (01 liên lưu tập chứng từ ngày và 02 liên chứng từ trả lại đơn vị giao dịch); GDV phô tô 01 liên lưu hồ sơ dự án.

- Đối với hồ sơ quản lý cam kết chi: đơn vị lập 02 liên chứng từ đề nghị cam kết chi NSNN (01 liên lưu tập chứng từ ngày, 01 liên chứng từ trả lại đơn vị giao dịch); GDV phô tô 01 liên lưu hồ sơ dự án.

Lưu trữ chứng từ, hồ sơ đối với hồ sơ, đơn vị giao dịch gửi trực tuyến qua hệ thống DVC

- Hệ thống dịch vụ công trực tuyến thực hiện lưu điện tử đối với hồ sơ, chứng từ và thực hiện sao lưu theo định kỳ trên hệ thống đảm bảo an toàn.

- Đối với chi đầu tư: Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, chứng từ chuyển tiền, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư, Giấy đề nghị cam kết chi ngân sách nhà nước, Giấy đề nghị điều chỉnh cam kết chi ngân sách nhà nước:

GDV thực hiện lưu trữ 01 liên in phục hồi vào hồ sơ dự án và 01 liên lưu vào tập chứng từ hàng ngày.

- Đối với chi thường xuyên: Chứng từ chuyển tiền, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, Giấy đề nghị cam kết chi ngân sách nhà nước, Giấy đề nghị điều chỉnh cam kết chi ngân sách nhà nước:

GDV thực hiện lưu trữ 01 liên in phục hồi vào tập chứng từ hàng ngày.

- Hồ sơ gửi kèm thực hiện lưu trữ điện tử trên hệ thống dịch vụ công (không phải in phục hồi)

Trân trọng.