Khóa sổ kế toán áp dụng cho UBND xã, phường, thị trấn

Theo quy định tại Khoản 7 Điều 5 Thông tư 70/2019/TT-BTC (có hiệu lực ngày 01/01/2020) thì khóa sổ kế toán áp dụng cho UBND xã, phường, thị trấn như sau:

Khoá sổ kế toán là việc cộng sổ để tính ra tổng số phát sinh bên Nợ, bên Có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản kế toán hoặc tổng số thu, chi, tồn quỹ, nhập, xuất, tồn kho.

a) Kỳ khóa sổ kế toán

- Sổ quỹ tiền mặt phải được thực hiện khoá sổ vào cuối mỗi ngày. Sau khi khóa sổ phải thực hiện đối chiếu giữa sổ tiền mặt của kế toán với sổ quỹ của thủ quỹ và tiền mặt có trong két đảm bảo chính xác, khớp đúng. Riêng ngày cuối tháng phải lập Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt, sau khi kiểm kê, Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt được lưu cùng với sổ kế toán tiền mặt ngày cuối cùng của tháng.

- Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc phải được thực hiện khóa sổ vào cuối tháng để đối chiếu số liệu với ngân hàng, kho bạc; Bảng đối chiếu số liệu với ngân hàng, kho bạc (có xác nhận của ngân hàng, kho bạc) được lưu cùng Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc hàng tháng.

- Xã phải khoá sổ kế toán tại thời điểm cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập báo cáo tài chính. Ngoài ra, xã phải khoá sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê đột xuất hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

b) Trình tự khoá sổ kế toán

(1) Đối với ghi sổ kế toán trên giấy (thủ công):

Bước 1: Kiểm tra, đối chiếu trước khi khoá sổ kế toán

- Cuối kỳ kế toán, sau khi đã phản ánh hết các chứng từ kế toán phát sinh trong kỳ vào sổ kế toán, kế toán thực hiện đối chiếu giữa số liệu trên chứng từ kế toán (nếu cần) với số liệu đã ghi sổ, giữa số liệu của các sổ kế toán có liên quan, đảm bảo sự khớp đúng giữa số liệu trên chứng từ kế toán với số liệu trong một sổ kế toán và giữa các sổ kế toán với nhau. Thực hiện cộng số phát sinh trên Sổ Cái và các sổ kế toán chi tiết.

- Căn cứ các sổ, thẻ kế toán chi tiết, lập Bảng tổng hợp chi tiết đối với những tài khoản phải ghi trên nhiều sổ hoặc nhiều trang sổ.

- Thực hiện cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Sổ Cái hoặc Nhật ký - Sổ Cái đảm bảo khớp đúng số liệu tổng hợp và chi tiết. Sau đó thực hiện đối chiếu giữa số liệu trên Sổ Cái với số liệu trên sổ kế toán chi tiết hoặc Bảng tổng hợp chi tiết, giữa số liệu của kế toán với số liệu của thủ quỹ, thủ kho. Sau khi xác định khớp đúng số liệu, thực hiện khoá sổ kế toán. Trường hợp có chênh lệch phải xác định nguyên nhân và xử lý số chênh lệch cho đến khi số liệu khớp đúng.

Bước 2: Khoá sổ

- Khi khoá sổ phải kẻ một đường ngang dưới dòng ghi nghiệp vụ cuối cùng của kỳ kế toán. Sau đó ghi “Cộng số phát sinh trong kỳ” phía dưới dòng đã kẻ;

- Ghi tiếp dòng “Số dư cuối kỳ” (tháng, quý, năm);

Dòng “Số dư cuối kỳ” tính như sau:

Sau khi tính được số dư của từng tài khoản, tài khoản nào dư Nợ thì ghi vào cột Nợ, tài khoản nào dư Có thì ghi vào cột Có.

- Ghi tiếp dòng “Cộng số phát sinh lũy kế từ đầu năm”;

- Kẻ 2 đường kẻ liền nhau để kết thúc việc khoá sổ.

- Đối với sổ chi tiết có kết cấu các cột phát sinh Nợ, phát sinh Có và cột “Số dư” (hoặc nhập, xuất, “còn lại” hay thu, chi, “tồn quỹ”...), ghi số liệu cột số dư (còn lại hay tồn) vào dòng “Số dư cuối kỳ” của cột “Số dư” hoặc cột “Tồn quỹ”, hay cột “Còn lại”.

Sau khi khoá sổ kế toán, người ghi sổ phải ký dưới 2 đường kẻ, người phụ trách kế toán kiểm tra đảm bảo sự chính xác, cân đối sẽ ký xác nhận. Sau đó trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã kiểm tra và ký duyệt để xác nhận tính pháp lý của số liệu khoá sổ kế toán.

(2) Đối với ghi sổ trên máy vi tính:

Quy trình khóa sổ kế toán trên phần mềm kế toán cần được thiết lập đảm bảo và thể hiện các nguyên tắc khóa sổ đối với trường hợp ghi sổ kế toán trên giấy (thủ công).

Trên đây là quy định khóa sổ kế toán áp dụng cho UBND xã, phường, thị trấn.

Trân trọng!