Yêu cầu chức năng của Hệ thống lưu trữ điện tử đối với việc bảo quản và lưu trữ văn bản, hồ sơ

Yêu cầu chức năng của Hệ thống lưu trữ điện tử đối với việc bảo quản và lưu trữ văn bản, hồ sơ được quy định tại Khoản 4 Điều 20 Thông tư 01/2019/TT-BNV quy định về quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành, (có hiệu lực từ ngày 10/03/2019), gồm:

- Lưu văn bản và các thông tin về quá trình giải quyết công việc gồm: ý kiến chỉ đạo, phân phối văn bản đến của người có thẩm quyền; các dự thảo văn bản của công chức, viên chức được phân công soạn thảo; ý kiến góp ý của cá nhân, đơn vị có liên quan; ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo; ý kiến phê duyệt, chịu trách nhiệm nội dung của lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo; ý kiến phê duyệt chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của người có thẩm quyền; lịch sử truy cập và xem văn bản; các tác động khác vào văn bản;

- Liên kết các văn bản, tài liệu có cùng mã hồ sơ trong Hệ thống để tạo thành hồ sơ;

- Cho phép tự động thông báo hồ sơ đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan trước 30 ngày kể từ ngày Lưu trữ cơ quan thông báo danh mục hồ sơ nộp lưu cho đơn vị giao nộp tài liệu;

- Bảo đảm thực hiện nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan;

- Bảo đảm chuyển giao hồ sơ vào Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ lịch sử;

- Cho phép gán một văn bản, tài liệu cho nhiều hồ sơ mà không cần nhân bản;

- Bảo đảm sự toàn vẹn, tin cậy, không thay đổi của văn bản, hồ sơ;

- Bảo đảm khả năng truy cập và sử dụng hồ sơ, văn bản theo thời hạn bảo quản;

- Bảo đảm khả năng di chuyển hồ sơ, tài liệu, dữ liệu đặc tả và thay đổi định dạng văn bản khi có sự thay đổi về công nghệ;

- Có khả năng sao lưu định kỳ, đột xuất và phục hồi dữ liệu khi gặp sự cố.

Trên đây là tư vấn về yêu cầu chức năng của Hệ thống lưu trữ điện tử đối với việc bảo quản và lưu trữ văn bản, hồ sơ. Để biết thêm thông tin chi tiết bạn hãy tham khảo tại Thông tư 01/2019/TT-BNV. Mong rằng những tư vấn của chúng tôi sẽ giúp giải đáp được những vướng mắc của bạn.  

Chúc sức khỏe và thành công!