Yêu cầu chức năng của Hệ thống lưu trữ điện tử đối với việc tạo lập và theo dõi văn bản

Yêu cầu chức năng của Hệ thống lưu trữ điện tử đối với việc tạo lập và theo dõi văn bản được quy định tại Khoản 1 Điều 20 Thông tư 01/2019/TT-BNV quy định về quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành, (có hiệu lực từ ngày 10/03/2019), gồm: 

- Cho phép đính kèm các tệp tin;

- Cho phép tạo mã định danh văn bản đi;

- Cho phép tạo mã cho hồ sơ và số thứ tự văn bản trong hồ sơ;

- Hiển thị mức độ khẩn của văn bản;

- Cho phép tự động cấp số, ngày, tháng, năm cho văn bản đi sau khi văn bản đã được người có thẩm quyền ký số và số đến, ngày, tháng, năm đến cho văn bản đến theo thứ tự và trình tự thời gian trong năm;

- Cho phép bên nhận tự động thông báo cho bên gửi đã nhận văn bản;

- Cho phép tự động cập nhật các Trường thông tin số 1, 2.1, 2.2, 3, 11, 13, 14 Phụ lục IV, Trường thông tin số 1, 2.1, 2.2, 3, 5, 7, 11, 14.1 Phụ lục V, Trường thông tin số 1.1, 1.2, 9, 10 Phụ lục VI Thông tư này;

- Thông báo cho văn thư cơ quan khi có sự trùng lặp mã định danh văn bản;

- Cho phép thống kê, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;

- Cho phép người có thẩm quyền phân phối văn bản đến, theo dõi, đôn đốc đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản đúng thời hạn;

- Cho phép người có thẩm quyền truy cập, chỉnh sửa, chuyển lại dự thảo văn bản, tài liệu;

- Cho phép thông báo khi có văn bản mới;

- Cho phép cơ quan, tổ chức gửi văn bản biết được tình trạng nhận văn bản tại cơ quan, tổ chức nhận văn bản.

Trên đây là tư vấn về yêu cầu chức năng của Hệ thống lưu trữ điện tử đối với việc tạo lập và theo dõi văn bản. Để biết thêm thông tin chi tiết bạn hãy tham khảo tại Thông tư 01/2019/TT-BNV. Mong rằng những tư vấn của chúng tôi sẽ giúp giải đáp được những vướng mắc của bạn.  

Chúc sức khỏe và thành công!