Nội dung việc lập hồ sơ công việc để lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước

Tại Khoản 1 Điều 24 Quyết định 2175/QĐ-KTNN năm 2014 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước, có quy định nội dung việc lập hồ sơ công việc như sau:

a) Mở hồ sơ

Căn cứ vào danh mục hồ sơ và kế hoạch công tác hàng năm của Kiểm toán Nhà nước, đơn vị trực thuộc; công chức, viên chức được giao giải quyết, theo dõi công việc có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao. Khi lập hồ sơ, người lập hồ sơ phải mở hồ sơ về những công việc được giao, theo dõi, giải quyết, bao gồm: chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ, làm bìa hồ sơ. Trong quá trình giải quyết công việc, người lập hồ sơ sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ.

b) Thu thập văn bản vào hồ sơ

- Sau khi mở hồ sơ, người lập hồ sơ có trách nhiệm thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu, tư liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc vào hồ sơ; từ văn bản đầu tiên (có thể là văn bản đến) cho đến các ý kiến đóng góp của các đơn vị trong và ngoài ngành (nếu có), ý kiến chỉ đạo, giải quyết của Lãnh đạo Kiểm toán Nhà nước, văn bản đi của cơ quan, đơn vị…

- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp (chủ yếu là theo trình tự thời gian và diễn biến công việc).

c) Kết thúc và biên mục hồ sơ

Khi công việc giải quyết xong là thời điểm hồ sơ công việc kết thúc. Người lập hồ sơ phải thực hiện các công việc sau để hoàn chỉnh hồ sơ như: kiểm tra, xem xét thu thập, bổ sung những văn bản, tài liệu còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản thảo, các tư liệu, sách báo không cần thiết để trong hồ sơ; sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo trình tự thời gian giải quyết; chỉnh sửa, hoàn thiện tiêu đề hồ sơ nếu các văn bản, tài liệu trong hồ sơ chưa phù hợp với tiêu đề hồ sơ dự kiến ban đầu. Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và thời hạn 20 năm trở lên người lập hồ sơ phải biên mục văn bản trong hồ sơ. Nội dung của việc biên mục văn bản trong hồ sơ bao gồm ghi tên loại văn bản, tài liệu, trích yếu nội dung, thời gian của văn bản, tài liệu, thứ tự, số tờ của văn bản, tài liệu được sắp xếp trong hồ sơ.

Trên đây là nội dung tư vấn.

Trân trọng!