Công tác chuẩn bị hội nghị, họp của BHXH Việt Nam

Theo Điều 25 Quy chế làm việc của Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 1760/QĐ-BHXH năm 2012 thì công tác chuẩn bị hội nghị, họp của BHXH Việt Nam được quy định như sau:

1. Duyệt chủ trương:

a) Tổng Giám đốc quyết định các: cuộc họp sau:

- Hội nghị toàn Ngành (trường hợp phải xin ý kiến của Thủ tướng Chính phủ thì thực hiện theo Quy chế làm việc của Chính phủ);

- Hội nghị chuyên đề, tập huấn hoặc các hội nghị quan trọng khác;

- Họp lãnh đạo Ngành theo quy định;

- Họp giao ban cơ quan;

- Họp với bộ, ngành Trung ương, lãnh đạo các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

b) Phó Tổng Giám đốc quyết định các cuộc họp thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách, gồm:

- Hội nghị chuyên đề, tập huấn (đã được phê duyệt trong kế hoạch năm);

- Họp, làm việc với BHXH tỉnh, các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam;

- Họp với bộ, ngành Trung ương;

- Các cuộc họp khác để giải quyết công việc do Phó Tổng Giám đốc chủ trì.

c) Thủ trưởng các đơn vị quyết định các cuộc họp của đơn vị và các cuộc họp với các đơn vị liên quan để giải quyết việc thực hiện nhiệm vụ của đơn vị.

2. Xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị, họp:

a) Đơn vị chủ trì chuẩn bị nội dung chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị để xin ý kiến lãnh đạo Ngành quyết định về:

- Nội dung hội nghị, phân công chuẩn bị các báo cáo;

- Thành phần, thời gian, địa điểm họp;

- Dự trù kinh phí (nội dung chi, nguồn tài chính);

- Dự kiến thành lập Ban tổ chức hội nghị (nếu có);

- Dự kiến chương trình hội nghị;

- Bố trí cán bộ tiếp đón và cấp phát tài liệu cho đại biểu.

- Các vấn đề cần thiết khác.

b) Sau khi lãnh đạo Ngành duyệt kế hoạch tổ chức hội nghị, cuộc họp, đơn vị chủ trì gửi kế hoạch tới Văn phòng để: Chuẩn bị giấy mời, hội trường, trang âm, khánh tiết, phối hợp tổ chức đón tiếp đại biểu, công tác hậu cần và các vấn đề cần thiết khác; gửi dự toán kinh phí hội nghị tới Ban Chi (đối với Hội nghị tập huấn) hoặc Văn phòng để thẩm định dự toán.

3. Chuẩn bị và thông qua nội dung báo cáo:

a) Văn phòng thông báo cho các đơn vị liên quan chuẩn bị báo cáo và các tài liệu cần thiết khác. Sau khi dự thảo, Thủ trưởng đơn vị được phân công có trách nhiệm kiểm tra kỹ về nội dung, hình thức báo cáo, tài liệu và trình Phó Tổng Giám đốc xem xét, chỉnh sửa và cho ý kiến trước khi trình Tổng Giám đốc phê duyệt. Thời hạn trình duyệt báo cáo trước ngày hội nghị ít nhất 03 tuần (riêng các lớp tập huấn theo kế hoạch hàng năm, các đơn vị thực hiện công việc theo văn bản của Ngành đã ban hành).

Các cuộc hội nghị chỉ đề cập đến nội dung theo chuyên ngành thì đơn vị chủ trì chuẩn bị nội dung theo kế hoạch;

b) Các báo cáo thông qua lãnh đạo Ngành gồm: Báo cáo sơ kết, tổng kết công tác chỉ đạo điều hành sáu tháng, một năm, năm năm của Ngành; Báo cáo tổng kết thực hiện các chương trình, dự án, công việc quy đinh tại Khoản 4, Điều 3 của Quy chế này; Báo cáo kết quả triển khai thực hiện các chương trình lớn của Ngành.

Trường hợp Tổng Giám đốc ủy quyền cho Phó Tổng Giám đốc chủ trì hội nghị thì Phó Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm quyết định mọi vấn đề theo quy định trên và báo cáo Tổng Giám đốc về kết quả hội nghị.

4. Mời dự hội nghị, họp:

- Văn phòng hoặc đơn vị chủ trì tổ chức họp gửi giấy mời đúng danh sách thành phần mời. Giấy mời cấp lãnh đạo bộ, ngành và tương đương trở lên phải do lãnh đạo Ngành ký.

- Đối với những cuộc họp, buổi làm việc đã bố trí trong lịch tuần của lãnh đạo Ngành, Văn phòng làm giấy mời các cơ quan, đơn vị ngoài Ngành; Đối với các đơn vị trực thuộc thì căn cứ vào lịch làm việc của lãnh đạo Ngành, bố trí dự họp theo đúng thành phần ghi trong lịch.

5. In tài liệu và chuẩn bị các điều kiện phục vụ họp:

a) Văn phòng chịu trách nhiệm in ấn các tài liệu họp do các đơn vị chuẩn bị. Các đơn vị trực thuộc có kinh phí riêng phải tự in tài liệu họp theo số lượng cần thiết; Đơn vị chủ trì có trách nhiệm phát tài liệu cho đại biểu.

b) Nếu tổ chức họp ở trong cơ quan, Văn phòng chịu trách nhiệm bố trị phòng họp. Nếu tổ chức họp ở ngoài cơ quan, Văn phòng bố trí xe đưa đón, nơi ăn, nghỉ cho đại biểu thuộc cơ quan (trừ trường hợp họp trong nội thành Hà Nội). Đại biểu các đơn vị có kinh phí riêng do các đơn vị đó bảo đảm phương tiện đi lại và ăn nghỉ theo chế độ hiện hành;

c) Kinh phí cuộc họp được chi theo quy định chung của Nhà nước và kế hoạch được duyệt nhưng phải bảo đảm tiết kiệm, hiệu quả, đúng quy định. Đơn vị chủ trì có trách nhiệm cấp chế độ cho đại biểu (nếu có) và thanh toán với Văn phòng theo quy đinh.

d) Chương trình họp do đơn vị được phân công chủ trì dự thảo, trình lãnh đạo Ngành duyệt.

Trên đây là nội dung quy định về công tác chuẩn bị hội nghị, họp của BHXH Việt Nam. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, bạn nên tham khảo thêm tại Quyết định 1760/QĐ-BHXH năm 2012.

Trân trọng!