Chứng thực tài liệu tại các trung tâm Lưu trữ lịch sử như thế nào?

Tại Điều 11 Thông tư 10/2014/TT-BNV quy định về việc chứng thực tài liệu tại các trung tâm Lưu trữ lịch sử như sau:

- Hình thức chứng thực tài liệu bao gồm: Chứng thực bản sao nguyên văn toàn bộ văn bản, tài liệu và chứng thực bản sao một phần nội dung thông tin của văn bản, tài liệu.

- Nội dung chứng thực tài liệu.

+ Viên chức Phòng đọc xác nhận các thông tin về nguồn gốc, địa chỉ lưu trữ của tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử, gồm: Tờ số, số hồ sơ, số Mục lục hồ sơ, tên phông, số chứng thực được đăng ký trong Sổ chứng thực. Các thông tin về chứng thực tài liệu được thể hiện trên Dấu chứng thực. Mẫu Dấu chứng thực thực hiện theo quy định tại Phụ lục số XI.

+ Viên chức Phòng đọc điền đầy đủ các thông tin vào Dấu chứng thực đóng trên bản sao, ghi ngày, tháng, năm chứng thực, trình người đứng đầu Lưu trữ lịch sử ký xác nhận và đóng dấu của cơ quan Lưu trữ lịch sử.

+ Trang đầu tiên của bản sao đóng dấu bản sao vào chỗ trống phía trên bên phải. Đối với văn bản, tài liệu có 02 tờ trở lên, sau khi chứng thực phải được đóng dấu giáp lai. Cơ quan Lưu trữ lịch sử lưu 01 bản chứng thực để làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết.

- Dấu chứng thực được đóng vào chỗ trống, phần cuối cùng của bản sao tài liệu.

- Việc thực hiện chứng thực lưu trữ phải đảm bảo trung thực, khách quan, chính xác. Người chứng thực phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực.

- Độc giả có nhu cầu cấp chứng thực tài liệu phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu chứng thực.

- Hồ sơ thực hiện chứng thực tài liệu được bảo quản ít nhất 20 năm, kể từ ngày chứng thực. Hồ sơ chứng thực tài liệu, gồm có:

+ Phiếu Yêu cầu chứng thực tài liệu;

+ Bản lưu, bản chứng thực tài liệu.

Trên đây là quy định về việc chứng thực tài liệu tại các trung tâm Lưu trữ lịch sử.

Trân trọng!