Những lưu ý đối với doanh nghiệp khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Theo quy định pháp luật hiện hành, hầu hết các doanh nghiệp đều đang trong lộ trình thực hiện việc sử dụng hóa đơn điện tử trong quá trình giao dịch, mua bán. Tuy nhiên, pháp luật cũng đồng thời linh hoạt, dành ra những quy định cho phép cơ sở kinh doanh được phép chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy trong một số trường hợp nhất định.

Cụ thể, khi thực hiện việc chuyển đổi, doanh nghiệp cần lưu ý các quy định tại Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC về chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy như sau:

1. Khi nào thì được chuyển đổi?

- Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định về điều kiện chuyển đổi, giá trị pháp lý của hóa đơn chuyển đổi, ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

- Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế tóan theo quy định của Luật Kế tóan. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế tóan phải đáp ứng các quy định về điều kiện chuyển đổi, giá trị pháp lý của hóa đơn chuyển đổi, ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi.

2. Điều kiện chuyển đổi:

Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

- Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;

- Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;

- Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

3. Giá trị pháp lý của các hoá đơn điện tử chuyển đổi

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

4. Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau:

- Chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”);

- Họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi;

- Thời gian thực hiện chuyển đổi.

Trên đây là những lưu ý khi doanh nghiệp chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Các cơ sở kinh doanh lưu ý để áp dụng đúng, tránh những sai sót không đáng có trong quá trình hoạt động của cơ sở mình.

Trân trọng!